Asana au banc d'essai : test de la rédaction et nouveautés 2019

Asana est un outil de productivité plébiscité par tous les enthousiastes de solutions permettant de travailler de manière plus efficace et plus intelligente. Au-delà de remplir les fonctions clés de gestion de tâches et de gestion de projet, Asana est conçu comme un outil de collaboration pour rendre le travail en équipe plus fluide, plus clair et plus efficace. Les récentes évolutions d’Asana et l’intérêt grandissant qu’il suscite nous ont donné envie de mettre le logiciel au banc d’essai. Alors, pensez-vous qu’Asana est fait pour vous ? Réponse dans ce test.

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Qu’est-ce qu’Asana ? Présentation générale

Présentation générale

Asana est un outil de productivité en ligne (SaaS) couvrant des fonctionnalités de gestion de tâches et de gestion de projet dans un environnement très collaboratif. Asana a vocation à permettre à des collaborateurs de travailler ensemble en se concentrant sur les objectifs à atteindre et le travail productif plutôt que sur l’organisation des tâches à faire sans valeur ajoutée. Asana a été créé en 2008 et a beaucoup évolué depuis, sans perdre de vue sa mission originale : l’amélioration de la productivité des employés.

Spécificités par rapport aux autres gestionnaires de tâches et de projets

Asana se positionne de manière assez unique sur le spectre des plateformes collaboratives pourtant très fourni en solutions innovantes. Voici les principales caractéristiques différenciantes d’Asana :

• La clarté de l’information est la première des priorités. Quel que soit le nombre de tâches et d’informations, Asana permet de garder un espace de travail lisible.
• L’Agilité : Asana simplifie et assouplit l’organisation de travail traditionnelle. Chacun contribue à alimenter une (ou plusieurs) tâche(s) et un responsable est désigné pour la mener à bien. L’ensemble est transparent et rassemble stratégie et opérations dans l’intérêt du projet.
• L’adaptabilité : Asana offre de nombreuses vues différentes, des tris et de filtres permettant à chacun de naviguer dans l’information du projet selon son fonctionnement personnel et/ou ses besoins.
• La centralisation : Asana a vocation à devenir un « hub » collaboratif qui absorbe les usages collaboratifs, la communication formelle et informelle, la gestion documentaire et bien plus grâce à la centaine d’intégrations possibles (Google Drive, DropBox, Slack, etc.). La centralisation de l’information renforce la capacité de l’outil à soutenir la productivité.
• L’universalité : Asana est un logiciel qui convient à un freelance qui recherche un gestionnaire de tâche, jusqu’à une entreprise de plusieurs centaines de salariés qui recherche une solution de PPM (Project Portfolio Management) pour des projets complexes. Les différentes vues et la flexibilité de l’expérience utilisateur permettent à tout type d’utilisateur de s’épanouir dans le logiciel.

Utilité d’un logiciel d’organisation des tâches et des projets

Généralités

La question de l’utilité d’un logiciel comme Asana et ses alternatives (Trello, Bitrix24, Wimi, etc.) peut se poser quand une entreprise n’est pas encore équipée. L’argument principal en faveur d’un tel outil est la suppression des tâches dépourvues de valeur ajoutée (relatives à l’organisation) pour allouer plus de ressources aux tâches à forte valeur ajoutée (relatives à la réflexion et à la production). Cet argument est résumé dans l’illustration ci-dessous :

Un outil qui favorise les interactions autour des tâches organise naturellement les documents, les informations, les responsabilités et les milestones. À l’inverse, l’absence d’un tel outil oblige les collaborateurs à extraire les documents, les données et les informations utiles d’emails isolés pour organiser par eux même le travail à faire. La première option est la moins chronophage, la plus productrice de valeur ajoutée et la moins pénible pour les collaborateurs.

Le cas précis d’Asana

Asana s’inscrit pleinement dans cette démarche tout en apportant d’autres bénéfices intéressants :

• Réduit l’encombrement des messageries en remplaçant les emails par les commentaires et les descriptions de tâches. Les commentaires sont par ailleurs plus pertinents que les emails, car ils sont contextualisés. Asana a d’ailleurs lancé la synchronisation avec Gmail et Outlook fin octobre 2018 ;
• Permet d’identifier les bonnes personnes immédiatement (responsable et parties prenantes) ;
• Permet de prendre de bonnes décisions grâce à la centralisation des informations et aux tableaux de bord ;
• Centralise toutes les informations dans un seul endroit (communication ET collaboration) ;
• Centralise les aspects collaboratifs, productifs et organisationnels (partage d’idées, gestion de tâches, gestion de projets, etc.) ;
• Apporte de la transparence aux projets et de la confiance ;
• Permet de gagner en clarté et en efficacité.

Qui utilise Asana et pour quels usages ?

Les utilisateurs d’Asana

Les start up ont été les premières utilisatrices d’Asana pour une raison principale : elles recherchent toutes des outils efficaces au meilleur rapport qualité-prix, or Asana s’inscrit parfaitement dans ce besoin. Asana fonctionne en outre tout aussi bien pour les freelance et autoentrepreneurs (pour la partie gestion de tâches), les équipes de développement/gestion de produit, les équipes marketing et les grandes entreprises en transition vers la méthode Agile. Les cabinets de conseil peuvent également travailler avec Asana pour collaborer avec leurs clients.

Côté individus, Asana est apprécié par les marketeurs, les chefs de projet et l’ensemble des salariés de manière générale, des plus créatifs aux plus proches des activités administratives. Certains y trouveront un cadre structurant et d’autres un environnement libérateur et transparent.

Pour quels usages

Asana est adapté aux usages suivants :

• Gestion de tâches ponctuelles et récurrentes (relation client, ressources humaines, administratif, etc.),
• Gestion de projets simples (réalisation d’une plaquette commerciale par exemple) et intermédiaires (création d’un site Web, content marketing, création d’un produit, etc.),
• Collaboration et productivité quotidienne : gestion des idées, répartition des tâches, partage de documents, votes, commentaires,
• Planning d’équipe.

Asana est en revanche moins adapté aux projets très complexes impliquant des budgets, une gestion des risques, des calculs de coûts et de marge, etc.

Fonctionnalités

Dans la catégorie des logiciels de gestion de projet collaboratifs à moins de 10 € par mois/utilisateur, Asana fait figure de très bon élève aux côtés de ses concurrents. Sa couverture fonctionnelle est une des plus généreuses :

* Les intégrations permettent d’étendre la couverture fonctionnelle d’Asana avec des solutions spécialisées (gestion de documents, CRM, messagerie instantanée, analyse de données, développement informatique [comme GitHub], email marketing, etc.).

En revanche Asana ne couvre pas les fonctions suivantes :

• Workflows complexes : interdépendances entre les étapes,
• Messagerie instantanée (chat) : mais les intégrations avec Slack, Google Hangouts Chat et Microsoft Teams sont très bien conçues,
• PPM (Project Portfolio Management) : la fonction arrivera cependant fin 2018,
• Gestion des feuilles de temps (timesheet) pour le suivi du temps passé,
• Devis et facturation,
• Gestion des ressources,
• Plan de charge (charge de travail),
• Cycle de vie du projet,
• Gestion des risques,
• Gestion financière : gestion des coûts, suivi budgétaire.

Tarifs : les offres gratuites et premium d’Asana

Version gratuite jusqu’à 15 utilisateurs

Asana offre une version gratuite jusqu’à 15 collaborateurs qui permet de profiter des fonctionnalités les plus utiles pour une petite équipe : gestion de tâches, création de projets, discussions, pièces jointes, échéances, agenda. Beaucoup d’entreprises restent longtemps sur l’offre gratuite (généralement jusqu’à 10 salariés), car elle est suffisamment complète pour ne pas frustrer ses utilisateurs.

Versions premium à partir de 5,75 €

La version payante d’Asana offre toutes les fonctions de la version gratuite ainsi que du confort additionnel et des fonctionnalités plus poussées : 

• La vue chronologique (adaptation du diagramme de Gantt),
• Recherche avancée et rapports,
• Champs personnalisés dans les tâches,
• Dépendances entre tâches (si une tâche est réalisée, la seconde peut démarrer par exemple),
• Projets composés uniquement de conversations (adaptation de l’expérience Slack),
• Équipes et projets privés (dans la version gratuite, tous les projets sont visibles par tous les membres),
• Dates de début d’une tâche,
• Commandes d’administration de l’entreprise,
• Assistance prioritaire,
• Authentification unique avec Google (SSO).

Ergonomie et utilisabilité

L’ergonomie d’Asana est pensée autour de l’efficacité : l’environnement est clair, sobre et la technologie utilisée (conceptualisée sous le nom de « Luna ») offre beaucoup de vélocité à l’application.

Le logiciel est disponible en ligne ainsi que sur mobile avec une version simplifiée Android et iOS (elle permet d’être productif même depuis son téléphone). A contrario il n’existe pas à ce jour de version officielle à installer sur votre ordinateur ni de version en Cloud privé. Ceci étant dit, l’intérêt d’une version locale est quasi nul et les très bons standards de sécurité d’Asana rendent l’intérêt d’une installation sur un serveur privé très discutable.

Autre particularité de l’ergonomie d’Asana : les raccourcis clavier. Peu de gens les utilisent vraiment alors qu’ils peuvent faire gagner du temps. Voici nos préférés :

• Tab + M : s’attribuer une tâche,
• Tab + Z : afficher la liste de ses tâches,
• Tab + retour : supprimer la tâche sélectionnée,
• Tab + X : voir la tâche en plein écran,
• Mise en forme du texte :
  • CTRL + B : Mise en gras,
  • CTRL + I : Italique,
  • CTRL + U : Souligné,
  • CTRL + Shift + 8 : liste à puces.

Enfin, le point le plus différenciant entre Asana et Trello par exemple, est la possibilité de changer de vue très rapidement selon ses besoins et son confort personnel. Voici les vues disponibles :

• Kanban,
• Chronologie,
• Liste des tâches,
• Liste des fichiers,
• Agenda/Planning.

Sécurité et confidentialité

Les données des utilisateurs d’Asana sont hébergées sur des serveurs dédiés dans des centres de données sécurisés fournis par Amazon Web Services. Ces centres de données offrent une sécurité physique 24 h/24, avec contrôle biométrique des accès et surveillance continue. De plus, ces centres de données sont conformes SOC 1, SOC 2 et SOC3. Les données hébergées ainsi que les données en transit entre deux points géographiques sont chiffrées selon le meilleur standard actuel : AES 256.

Asana est également conforme aux accords internationaux sur les échanges de données entre Union européenne et États-Unis. Une évolution intéressante sur ce point serait l’hébergement des données en Europe pour les utilisateurs européens comme le propose aujourd’hui Microsoft ou Salesforce.

Avantages et inconvénients d’Asana

Avantages d’Asana

• Son utilisation au quotidien est autant adaptée que pour des projets ponctuels ;
• Son rapport qualité/prix est excellent ;
• La possibilité de changer de vues en fonction de ses préférences et de ses besoins rend l’outil agréable pour tous ;
• L’équilibre offert entre environnement structurant et environnement flexible est très bien exécuté ;
• Il est très complet sur le plan fonctionnel avec de bonnes intégrations. Par ailleurs Asana évolue rapidement sans changer son prix.

Inconvénients d’Asana

• Une gestion plus poussée des workflows et des numéros de tickets permettrait de remplacer des logiciels comme Redmine (logiciel de gestion de projet Open Source).

Quelles sont les nouveautés à venir en 2019 ?

Asana a beaucoup amélioré ses performances (rapidité du logiciel) en 2017-2018. En cette fin d’année, nous observons une accélération du nombre de fonctionnalités (chronologie, intégrations avec Gmail et Outlook, refonte de la page d’accueil, etc.). Selon nos informations, Asana va continuer dans ce sens en ajoutant notamment la fonction de PPM très attendue qui fera monter la solution en puissance.

Petite histoire des débuts d’Asana

Asana a été fondé par Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein suite à leur départ de Facebook en 2008. Au fil du temps, ils se sont rendu compte qu’ils étaient tous deux adeptes de Yoga et de méditation (« Asana » signifie « pause » en Hindi). Dix ans plus tard, l’entreprise tout entière et le produit qui portent le même nom sont toujours imprégnés de sérénité et de bienveillance.

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Conclusion

Asana est une solution de productivité d’une qualité exceptionnelle sur le marché. Cependant, elle ne doit pas être confondue avec des logiciels de gestion de projet à grande échelle impliquant une gestion poussée des risques, des budgets et des ressources. Pour tout le reste, Asana offre ce qui existe de mieux à l’heure actuelle en termes de collaboration et de productivité. Sa version gratuite est très satisfaisante jusqu’à 10 utilisateurs. Les petites entreprises peuvent ainsi passer à la version premium dès qu’elles en ressentent le besoin avant d’atteindre la limite des 15 utilisateurs gratuits.