Avantages de la gestion de projet

Qu'est-ce que la gestion de projet? Elaborer une véritable stratégie de gestion de projet peut sembler difficile si vous n’en avez pas l’habitude. Pourtant, au vu des avantages qu’elle peut vous amener, il semble judicieux de choisir cette option plutôt que de réaliser votre projet sans préparation en espérant que le projet se déroulera de lui même sans encombres. Voici quelques avantages à mettre en place dans votre entreprise une bonne stratégie de gestion de projet.

Pouvoir évaluer si le projet est viable

Ça semble évident et pourtant ! Combien d’entrepreneurs se lancent sans avoir évalué le degré de réussite possible et la faisabilité de leur projet. Si vous manquez de budget, de ressources humaines compétentes ou d’un délai suffisant, votre projet sera voué à l’échec dans bien des cas.

Mieux prévoir les événements

La gestion de projet permet d’avoir une vision globale mais aussi sur du plus long terme. Plutôt que d’attendre que les problèmes arrivent, vous les connaissez à l’avance et pouvez ainsi mieux les gérer. Avec une meilleure planification, le travail des équipes est mieux organisé et vous pouvez estimer les besoins matériels et humains. Les dysfonctionnements sont plus vite corrigés. Si vous arrivez à encadrer 80% de votre projet, vous êtes quasiment assuré de mener à bien votre entreprise. Et pour bien encadrer, il faut connaître les éventuels problèmes, les indisponibilités de certaines machines ou l’absence de quelques collaborateurs. Un logiciel de gestion de produit gratuit ou payant pourra vous amener une réelle visibilité. 

Réduire les efforts et les coûts

En gérant votre projet, vous pouvez espérer réduire le temps que vous passez sur une tâche. En préparant un travail, on y passe souvent moins de temps que prévu. De plus, c’est aussi un gain pour votre budget, certaines tâches peuvent être réalisées en parallèle. Bien préparer un projet est un gage de réussite.

Proposer une planification réaliste

Pas la peine de se lancer dans des délais intenables et faire miroiter à votre client ou à votre équipe que vous aurez terminé le projet avant même de l’avoir commencé !

Avec un outil de planification, vous disposez d’une estimation réaliste des délais de livraison et pouvez alors trouver un accord entre les membres de votre équipe et le client potentiel. Chacun sera impliqué dans la proposition de délai et s’efforcera de respecter les dates. De plus, avec un outil de suivi de projet, chaque participant pourra consulter le diagramme de Gantt indiquant les dates de livraison et le seuil critique à ne pas dépasser.

Résoudre les problèmes plus rapidement

En connaissant les problèmes, on les résout souvent plus facilement et rapidement. Essayez de lister les éventuels freins au début de la constitution de votre projet afin de prendre conscience de ce qui pourrait dysfonctionner. Il est toujours plus facile de faire face à un problème quand on sait qu’il peut arriver. Gérer les risques avant leur apparition comme une pénurie de matériel, un budget trop réduit ou un membre du personnel en congés.

Mieux gérer son budget

En élaborant votre projet, vous allez devoir budgétiser et imaginer les besoins financiers pour réussir à aller jusqu’au bout de votre volonté. Avec la gestion de projet, vous avez la possibilité de consulter régulièrement les modifications liées au budget et ajuster en fonction des dépenses et recettes à venir. L’estimation sera plus précise et le contrôle se fera aisément.

Eviter les produits ou services de mauvaise qualité

Avec un outil de gestion de projet, vous pourrez utiliser un système de suivi des problèmes. Ils sont relevés et indiqués sur le logiciel. Tous les intervenants concernés reçoivent une notification et un échange peut se faire afin de trouver une solution avant livraison. Faire des modifications sur un produit après la livraison au client coûte plus qu’une modification avant de livrer. Peaufinez votre produit ou votre service avant de valider la livraison et offrez une qualité plus poussée à votre client.

Communiquer rapidement

En favorisant la bonne connaissance des informations, la gestion de projet apporte un véritable plus dans les échanges entre collaborateurs. Ils ont le même niveau d’information et peuvent aussi profiter de la messagerie liée à un projet collaboratif proposé dans les logiciels d’aide à la gestion de projet pour discuter en direct. Les échanges sont plus rapides, plus claires et les problèmes se résolvent aussi plus rapidement. Il est toujours plus intéressant de privilégier une communication proactive plutôt que d’attendre que l’on vous expose les problèmes. Posez des questions, intéressez-vous au travail de vos collaborateurs et à leur ressenti.

Ne pas se démotiver 

Au cours d’un projet fastidieux ou qui s’étale sur une longue période, vous pouvez ressentir des périodes de découragement. Réalisez une gestion de projet vous permet de travailler en collaboration mais aussi d’avoir conscience de l’avancement de votre projet. Vous vous perdez moins dans les méandres de la multitude d’informations et toutes les données sont centralisées pour les retrouver plus efficacement. De plus, la méthodologie utilisée pour votre première gestion de projet pourra être réutilisée dans un projet futur. Vous perdrez ainsi moins de temps car les outils sont déjà connus.