Comment cadrer votre projet ? Questions et exemple de note de cadrage

Le cadrage projet, en anglais project framing, est la phase clé qui donne le cap à tenir et les repères à garder à l’œil, avant la planification du projet et son lancement. 

Un bon cadrage permet notamment de fixer des objectifs cohérents et de définir les délais et les budgets afin d’éviter toute déconvenue.

C’est donc une étape à ne pas sauter dans le cadre d’un management de projet efficace.

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Pourquoi faut-il cadrer un projet ?

Le cadrage permet de définir les contours du projet et intervient juste après la phase de l’avant-projet, incluant en général :

• l’étude des besoins,
• l’étude d’opportunité,
• l’étude de faisabilité (par exemple au moyen de la méthode Proof of Concept).

Au moment du cadrage projet, réalisé sous forme d’un ou de plusieurs entretiens, les premiers éléments alors collectés permettent de : 

• structurer le projet,
• rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs,
• identifier les ressources humaines et techniques nécessaires,
• définir un budget et les délais.

Cette phase clé permet au client et au maître d’ouvrage, ou chef de projet, d’échanger et de communiquer les consignes à l’équipe projet, pour que toutes les parties prenantes aient une bonne compréhension et une bonne visibilité des attentes et des moyens à mobiliser.

À l’issue de ces réunions, une note de cadrage est réalisée, sorte de référentiel du projet pour partager en interne les informations clés. Elle est aussi appelée :

• lettre de mission, 
• note de synthèse,
• note de lancement,
• charte projet.

Comment rédiger une note de cadrage ?

La méthode QQOQCP peut être utilisée ici, pour répondre aux principales questions de cadrage projet :

• ⃞  Qui : 
• le commanditaire, 
• le chef de projet, 
• l’équipe projet, 
• toutes les parties prenantes, comme les sous-traitants éventuels,
• les utilisateurs finaux ;
  
  
• ⃞  Quoi : 
• l’objet du projet, 
• son périmètre, ou scope, c’est-à-dire son contenu, les processus à respecter, son découpage en différents sous-projets le cas échéant,
• les spécificités fonctionnelles (projet web) ;
  
  
• ⃞  Où  :
• le lieu du projet, si c’est sur le web, quelle page, front ou back ?
• le lieu des prochaines réunions de contrôle suivant les différents jalons identifiés ;
  
  
• ⃞  Quand :
• le début et la fin du projet, 
• les délais,
• les différentes grandes étapes ;
  
  
• ⃞  Comment :
• les méthodes à employer, 
• les ressources humaines, techniques et budgétaires à mobiliser, 
• les opportunités à saisir, 
• les contraintes et les risques potentiels à éviter ;
  
  
• ⃞  Pourquoi :
• le contexte, 
• les objectifs, 
• les besoins exprimés, 
• les bénéfices attendus.

☝️ En gestion de projet, il est préférable d’indiquer le quoi et le pourquoi dès le début de la note de cadrage.

Pour vous inspirer, Appvizer met à votre disposition un exemple de note de cadrage téléchargeable au format .doc ou .pdf. 

Les méthodes et outils pour cadrer un projet

Outre la méthode QQOQCP pour rédiger la note de cadrage, d’autres techniques complémentaires peuvent être utilisées pour définir son contenu, notamment les grandes étapes, les ressources projet et les échéances du projet, par exemple : 

• le Product Breakdown Structure (PBS), c’est-à-dire le découpage, l’organigramme des livrables (documentation, produit, etc.) ;
  
  
• le Work Breakdown Structure (WBS), la structure du projet divisé en tâches et sous-tâches ;
  
  
• l’Organisation Breakdown Structure, une cartographie des parties prenantes ;
  
  
• le macro-planning, la planification dans le temps des grandes étapes du projet,
  
  
• le budget prévisionnel projet, pour avoir une estimation des ressources et des contraintes budgétaires,
  
  
• un logiciel de gestion de projet, pour vous accompagner, du cadrage à la rédaction du cahier des charges, de la planification au suivi du projet.

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Après le cadrage, l’action !

L’étape de cadrage arrive à son terme, la note de cadrage a été écrite, éventuellement reprise et modifiée, et toutes les parties prenantes sont prêtes ?

C’est le moment de lancer le projet ! À votre kick-off !