Le comité de pilotage : la clé de la réussite de tous vos projets ?

Le comité de pilotage (COPIL), en rassemblant à la fois des décisionnaires et des managers de différents services, concourt à la réussite des projets. En effet, cette réunion constitue l’occasion de dresser un état des lieux de l’avancée des opérations, de lever des points bloquants et d’échanger sur les décisions à prendre.

Mais pour que le COPIL se transforme en succès, encore faut-il connaître ses objectifs et son champ d’action.

Qui compose le COPIL ? À quoi sert-il ? Quel est son fonctionnement ? On vous livre tous ses petits secrets.

Voir tous les logiciels Gestion de projet

Définition du comité de pilotage

Le comité de pilotage, que nous retrouvons également sous l’acronyme COPIL, se définit comme un organe chargé de veiller au bon déroulement d’un projet.

En réunissant des membres de l’entreprise et des « portes parole » du client à l’origine de la demande, les décisions sont prises de concert et les responsabilités quant à la bonne réalisation des missions sont partagées. De ce fait, le COPIL s’intègre aux opérations de gouvernance des projets.

💡 À savoir : cette réunion se tient généralement dans le cadre de projets aux enjeux majeurs, comptant sur un nombre important d’interlocuteurs et d’interdépendances entre eux.

Quel est le rôle du COPIL ?

Le but premier du comité de pilotage est, tout simplement, de garantir la bonne gestion du projet. Il facilite donc la collaboration entre le client et l’entreprise, afin que tous avancent ensemble dans la bonne direction et atteignent, in fine, les objectifs dans les délais impartis.

Différents rôles échoient alors au COPIL, et ce à diverses étapes de la vie du projet :

• définition des objectifs du projet et des moyens à déployer pour les atteindre,
• désignation des équipes,
• planification avec étapes, jalons et échéances,
• validation des décisions du chef de projet et des choix stratégiques (périmètre du projet, allocation du budget et des ressources, etc.),
• analyse des avancées et des résultats, à l’aide de métriques,
• maintien de l’alignement entre le projet en cours et les objectifs initiaux, etc.

💡 À savoir : parfois, lorsque les organisations dénombrent beaucoup de projets ou des projets complexes, le comité de pilotage se concentre davantage sur l’opérationnel. La vision stratégique devient alors l’affaire du comité de direction, ou CODIR.

Qui participe au comité de pilotage ? Composition et rôles

Au regard de l’importance et des enjeux de cette instance, qui compose le COPIL ?

👉 Le comité de pilotage est constitué de membres capables de procéder à un arbitrage, qui ont des responsabilités dans le projet.

Le maître d’ouvrage, ou sponsor du projet

Le sponsor se situe entre le client et l’entreprise prestataire. Sa mission principale ? Soutenir et superviser le chef de projet.

Dans un premier lieu, le maître d’ouvrage explique les besoins du client pour impulser toute la conduite du projet. C’est ensuite lui qui procède aux principaux arbitrages et prend les décisions finales.

☝️ Le comité de pilotage projet se déroule sous son autorité.

Le maître d’œuvre, ou chef de projet

Le maître d’œuvre conduit le projet. Il accompagne les équipes dans sa réalisation et leur indique les différentes directives.

En parallèle, il fait état lors du COPIL de l’avancée du projet, au moyen de reportings.

☝️ Le chef de projet est en charge de l’animation du comité, puis de la mise à exécution des décisions prises.

Les autres membres du comité

Ensuite, le comité de pilotage se compose d’une équipe transverse, formée de représentants de divers métiers impliqués dans le projet, sélectionnés en fonction des besoins :

• responsable technique,
• responsable marketing,
• responsable commercial,
• responsable de production,
• responsable financier, etc.

Grâce à leurs expertises variées, à la fois sur des aspects techniques et fonctionnels, ces membres contribuent à l’obtention d’une vision plus globale et juste du projet. Leurs retours sont également pris en compte pour opérer des prises de décision éclairées.

Comment fonctionne le comité de pilotage projet ?

Tout commence par la programmation du COPIL. Il n’existe pas de règles prédéfinies en la matière, cela dépend de la taille et de la complexité du projet. Mais traditionnellement, le comité de pilotage se tient tous les mois, voire moins régulièrement si le besoin ne se présente pas.

💡 Avant la rencontre, il est opportun que le chef de projet et le maître d’ouvrage se réunissent. Dans la mesure où le sponsor procède aux arbitrages finaux, mieux vaut qu’il ne découvre pas les faits importants, comme les points bloquants, en cours de COPIL. Quant au chef de projet, il doit préparer le terrain en amont du comité de pilotage projet afin d’en assurer la fluidité.

Vient ensuite la réunion en elle-même, qui se déroule idéalement sur 1 h 30, 2 h. Le chef de projet anime le COPIL. Il fait alors état de l’avancée du projet, à l’aide de tableaux de bord. Puis il s’attarde sur les différents points présents à l’ordre du jour pour ouvrir la discussion et faire avancer les opérations dans le bon sens.

☝️ Il doit faire preuve de suffisamment de pédagogie pour négocier et obtenir la validation des participants quant aux arbitrages opérés par le sponsor.

Enfin, après le comité de pilotage, le chef de projet rédige un compte-rendu, à transmettre aux autres participants idéalement dans les 24 h qui suivent. Ce document consigne toutes les prises de décisions effectuées durant le COPIL.

Les documents du comité de pilotage projet

Le comité de pilotage projet s’appuie sur certains documents afin de cadrer les échanges et fournir une information claire :

• L’ordre du jour : les participants en prennent connaissance avant le COPIL. Il consigne l’objectif principal et les différents thèmes abordés lors de la réunion. Ce document permet donc d’éviter les digressions, sources de confusions et de débordement sur le temps.
  
  
• Les tableaux de bord et reportings : le chef de projet s’appuie sur des tableaux de bord et reportings projets pour présenter les principales métriques relatives au projet. Ils doivent être le plus synthétiques et visuels possible, pour en faciliter la compréhension par les différentes parties prenantes.

💡 En ce sens, un logiciel peut vous être d’une grande utilité. Citons par exemple :

• AirSaaS, la solution de gouvernance pour garder le contrôle sur l’ensemble de votre portefeuille de projets. En effet, la plateforme vous offre une visibilité en temps réel sur les données clés de vos projets (points d’attention, météo, retards, etc.). Elle accélère également la prise de décision avec la vue Kanban. On apprécie particulièrement ses reportings flash, qui regroupent de manière visuelle et pertinente tous les éléments nécessaires aux arbitrages lors des COPIL. En somme, AirSaaS vous sera utile pour favoriser la collaboration et fluidifier le pilotage de vos projets.

• Project Monitor, outil de gestion de portefeuille de projets grâce auquel vous obtenez en quelques clics un ensemble de données sur l’avancement de vos différents projets, mises à jour en temps réel. De plus, Project Monitor permet l’élaboration de fiches projet. Personnalisables aussi bien au niveau du contenu, de la forme (respect de votre charte graphique) que du format (Word ou PowerPoint), elles constituent un support parfait pour restituer les informations clés utiles au bon déroulé du COPIL. Vous avez même la possibilité de vous inspirer des modèles présents dans la bibliothèque.

Voir tous les logiciels Gestion de projet

Les facteurs de réussite du projet

Malgré les compétences et la bonne volonté de tous les membres d’une équipe projet, la réussite d’un projet reste fortement conditionnée par une bonne coordination ainsi qu’un solide travail de communication.

Par conséquent, les comités de pilotage se révèlent d’excellents facteurs de cohésion. Les discussions qui s’y déroulent apportent un éclairage sur de nombreux éléments, désamorcent les conflits et les points bloquants, et permettent de faire émerger les idées.

Toutefois, le COPIL n’est efficace que si son pouvoir est réel, que si les décisions prises sont déployées en actions opérationnelles. En somme, il doit impulser une réelle dynamique auprès de tous les acteurs concernés pour assurer, au final, la réussite du projet.