5 étapes pour faire face à une baisse de chiffre d’affaires grâce à la gestion des ressources
Étant donné que les entreprises du monde entier sont en période de reprise d’activité, il est plus important que jamais qu’elles utilisent leurs ressources de façon efficace. De plus, il est essentiel de pouvoir obtenir les mêmes résultats avec des budgets plus serrés, moins de personnel et parfois moins de temps, notamment pour faire face à une baisse de chiffre d’affaires. C’est à ce moment qu’intervient la gestion des ressources.
Voici quelques méthodes simples pour mettre en œuvre la gestion des ressources afin de faire face à une baisse de chiffre d’affaires.
1. Éviter l’épuisement professionnel avec des charges de travail plus équilibrées
Des coûts associés à la réembauche et à une baisse de productivité due à l’épuisement professionnel du personnel en place. Selon Forbes, l’état d’épuisement professionnel, désormais diagnostiquable, coûte à l’économie américaine entre 125 et 190 milliards de dollars par an. Et le déséquilibre des charges de travail peut être l’un des principaux facteurs responsables.
Comment aborder cette situation ?
Il y a deux étapes à franchir : tout d’abord, les responsables doivent avoir une visibilité totale sur la charge de travail des équipes afin d’évaluer pleinement les capacités de chaque salarié. Ensuite, lorsque les conditions changent (projets inattendus, retards ou changements dans la disponibilité du personnel), il faut une gestion du travail qui permet de redéfinir rapidement les priorités, de reprogrammer et de réaffecter les tâches en conséquence, comme dans le cas de Wrike.
Comment les entreprises ont-elles tiré parti de cette situation ?
« L’avantage initial est que nous avons attribué des tâches d’équipe aux chefs d’équipe pour les répartir et les regrouper par rôle nécessaire. Une meilleure visibilité de la capacité et de la disponibilité des ressources est essentielle à notre activité ».
Ryan Okelberr, COO, House of Design.
2. Utiliser des modèles pour évaluer les projets à risque
L’un des nombreux avantages d’utiliser une méthode agile (71 % des organisations intègrent régulièrement ce style de gestion dans leur planification) est la capacité d’évaluer et de réagir rapidement aux projets qui ne seront pas très avantageux. Et avec des budgets et des effectifs limités, il est plus important que jamais d’utiliser des modèles.
Comment aborder cette situation ?
La dernière chose dont un chef de projet a besoin est un travail administratif supplémentaire, il est donc important d’utiliser des modèles prédéfinis afin de passer moins de temps à chercher et à obtenir des informations et plus de temps à les mettre en pratique. Utilisez ces modèles pour comparer le chiffre d’affaires prévisionnel et le chiffre d’affaires actuel afin de déterminer les projets qui valent la peine d’être poursuivis et ceux qui doivent être mis en attente.
Comment les entreprises ont-elles tiré parti de cette situation ?
« Le fait de pouvoir optimiser le temps consacré aux projets [en répartissant les ressources] nous permet d’économiser en moyenne environ 20 % par projet. Une réduction significative des coûts lorsqu’elle est multipliée par 50 projets, chaque année ».
Kelly Maier, chef de projet, Arvig.
3. Rendre le travail à distance plus productif
Après avoir vu la plupart des entreprises à travers le monde se tourner vers le télétravail, certaines sociétés comme Twitter offrent à leurs employés la possibilité de travailler à domicile indéfiniment. Il est estimé qu’environ 40 % des salariés préféreraient faire du télétravail à temps plein. La conséquence ? Il peut être plus difficile que jamais de suivre leur productivité, les heures de travail et de collaborer de manière efficace.
Comment aborder cette situation ?
La clé est que chaque entreprise fournit une visibilité complète de la charge de travail et de sa progression. Dans ce cas, des flux de travail personnalisés peuvent apporter encore plus de transparence dans les différentes étapes que les projets doivent franchir avant d’être livrés.
Comment les entreprises ont-elles tiré parti de cette situation ?
« Pendant que West Music s’adapte au télétravail, l’équipe marketing a travaillé à distance selon un horaire adapté, avec des heures limitées. Nous utilisons Microsoft Teams intégré à Wrike, pour communiquer et mener des réunions tout au long de la journée ».
Jessica Danca, Company Marketing Specialist, West Music.
4. Réduire les coûts en évitant les goulots d’étranglement et les retards
L’un des moyens les plus évidents, d’éviter les dépassements de coûts, est de veiller à ce que chaque projet soit réalisé dans les délais prévus, à chaque reprise. Les retards et les goulots d’étranglement des projets signifient que ce qui était autrefois un calendrier bien équilibré d’heures et de puissance de travail partagé entre les équipes est maintenant déréglé — inévitablement, les retards entraînent souvent d’autres retards.
Comment aborder cette situation ?
La première étape, et la plus importante, consiste à introduire la gestion des ressources dès le début. En évaluant pleinement les ressources disponibles, les chefs de projet peuvent ensuite utiliser des outils tels que les diagrammes de Gantt pour prendre note des dépendances des tâches. Dans l’idéal, ceux-ci devraient être construits automatiquement et faciles à réajuster lors des changements de planification. Ensuite, il est essentiel que les charges de travail des équipes soient liées à des calendriers afin que les goulots d’étranglement et les conflits puissent être repérés et résolus avant qu’ils ne se produisent.
Comment les entreprises ont-elles tiré parti de cette situation ?
« L’un des points forts de cette visibilité accrue est que nous sommes en mesure d’examiner les gains d’efficacité et de voir où nous pouvons réduire les coûts et gagner du temps tout en maintenant une qualité constante. »
Hoon Kim, directeur de création, Airbnb.
5. Suivre le temps et les efforts grâce à des rapports en temps réel
Les insights sont la clé de voûte de la réussite d’une entreprise. Mais il faut souvent beaucoup de temps et d’efforts pour les rassembler. Il n’est donc probablement pas surprenant que les employés de bureau passent 23 % de leur journée à répondre à des courriels inutiles, par exemple. Afin d’aider vos équipes à créer des idées impressionnantes, elles doivent d’abord avoir le temps de se mettre au travail.
Comment aborder cette situation ?
Le secret consiste à utiliser l’automatisation pour faire le gros du travail à votre place. Non seulement cela aidera vos équipes à gagner du temps grâce à l’utilisation de modèles de rapports prêts à l’emploi, mais vous seriez aussi capables de programmer et envoyer des mises à jour automatiques. Cela signifie que les chefs de projet peuvent également évaluer ce qui se passe en temps réel, en suivant et en améliorant les performances en analysant des collaborateurs, des équipes et des projets spécifiques. Les budgets peuvent être réajustés rapidement et les chefs de projet peuvent voir la manière la plus efficace d’utiliser le temps et les ressources humaines pour l’ensemble des tâches.
Comment les entreprises ont-elles tiré parti de cette situation ?
« Les champs personnalisés sont essentiels pour mes tableaux lorsque j’exporte des rapports. Nous utilisons beaucoup les champs personnalisés pour suivre les estimations de temps, et si le projet a été marqué comme prévu ou comme un travail urgent, et des choses de cette nature. Cela m’aide donc à garder un œil sur les tâches ».
Courtnie McKone, chef de projet, Brief Media
La gestion des ressources n’a pas besoin d’être une tâche chronophage et inintéressante. Grâce à des outils souples et intuitifs, vous pouvez accéder à des informations et les mettre en œuvre en quelques minutes pour finalement minimiser toute baisse de chiffre d’affaires potentielle.
Hannah Popham est Senior Copywriter chez Wrike, solution de gestion de projet et organisation des tâches en équipe.