[ITW Jérôme Bétous] Choisir le bon outil de gestion de projet pour son entreprise

Du Chef de Projet en charge d’un projet d’envergure générant un niveau de risque et de complexité nouveau, au responsable d’un Project Management Office/Bureau de Projets, en passant par le Chief Digital Officer… vous êtes nombreux à avoir identifié la nécessité d’un logiciel facilitant la communication et l’organisation de vos projets.

Plusieurs dysfonctionnements peuvent vous alerter. Certains projets :

• ne sont pas livrés à temps, 
• dépassent le budget défini,
• ou ne répondent pas aux besoins exprimés.

Nous avons interviewé, Jérôme Bétous, fondateur de CoPrime, cabinet de conseil en gestion de projet et portefeuilles de projets, intégrateur de solutions et accompagnant des changements des organisations. Il répond à nos questions et vous guide pour choisir le bon outil de gestion de projet, pertinent et adapté aux besoins de votre entreprise.

Comment justifier l’investissement d’un logiciel de gestion de projets d’entreprise ?

Jérôme Bétous:

Ces dysfonctionnements impactent l’organisation : 

• Perte de chiffre d’affaires par absence de visibilité sur les délais, 
• Perte de confiance des équipes par surcharge de travail, 
• Perte de confiance des métiers par sous-performance des solutions livrées, 
• Perte de confiance du management par manque de visibilité sur les coûts et la rentabilité des projets, 
• Priorités mal arbitrées. 

Une évaluation rapide des ressources humaines consacrées aux projets, et du chiffre d'affaires attendu par les différents projets à un horizon donné, permettent généralement de calculer approximativement la rentabilité d’un logiciel de gestion de projet adapté.

Comment choisir parmi les centaines de logiciels disponibles ?

Jérôme Bétous:

Le risque bien sûr consiste à voir trop petit… ou trop grand. Avec à terme le risque d’un investissement abandonné par manque de fonctionnalités essentielles, ou par renoncement des contributeurs face à la charge du travail de mise à jour. 

1° étape : Définissez et validez le niveau de vos besoins

Aux 4 grandes catégories de fonctionnalités ci-dessous correspondent 4 familles de logiciels, et 4 niveaux d’intégration informatique nécessaire.

2° étape : Définissez, pondérez et validez les fonctionnalités essentielles

La grille ci-dessous peut vous guider dans l’évaluation de vos priorités.

Quelles sont les erreurs à éviter pour sélectionner son logiciel de gestion de projets ? 

Jérôme Bétous:

Erreur n° 1 : Finaliser ses critères de sélection au vu des démonstrations des éditeurs.

Risques : 

• Passer à côté de la fonctionnalité fondamentale pour son organisation.
• Décider dans l’urgence.

Erreur n° 2 : Confier ce projet de sélection de logiciel à un chef de projet d’une direction fonctionnelle (DSI, DAF, Achats…).

Risques : 

• Choix d’une solution adaptée aux enjeux de la fonction concernée (par exemple, suivi capacitaire ou financier), et non aux enjeux stratégiques du pilotage des projets
• Abandon du logiciel après 2-3 ans, au profit des outils existants au sein de ces fonctions, et utilisables par elles seules.

Erreur n° 3 :  Confier ce projet stratégique à un chef de projet « métier », sans intégrer la DSI au projet.

Risques : 

• Sous-estimer les difficultés d’intégration du logiciel dans le SI 
• Sélectionner un logiciel peu robuste ou peu évolutif, abandon du logiciel.

Erreur n° 4 : Compter sur la phase de mise en place du logiciel de gestion de projet pour décrire ses processus et son organisation.

 Risques : 

• Allongement de la durée de mise en place, budget alloué correspondant à un Proof Of Concept et non à une mise en place pérenne et évolutive.
• Découverte tardive de divergences (granularité, gouvernance, etc.) impossibles à concilier dans le logiciel sélectionné, et abandon du projet.
• Tableaux de bord impossibles à industrialiser.

Erreur n° 5 : Compter sur le logiciel de gestion de projet pour produire des informations fiables, de qualité.

Risques : 

• Sous-estimer la charge de travail demandée aux équipes pour alimenter le logiciel, besoin de relances permanentes pour la mise à jour des informations, mises à jour insuffisantes
• Sous-estimer les freins à la transparence
• Impossibilité d’évaluer la fiabilité des informations entrées, abandon du logiciel à terme.

Erreur n° 6 : Compter sur le logiciel de gestion de projet pour conduire le changement.

Risques : 

• Démotivation des équipes, pour lesquelles le logiciel est une contrainte additionnelle et non un process optimisé.
• Deux systèmes vivant en parallèle : celui que décrit le logiciel et sur lequel se prennent les décisions, et le système habituel, dont les informations sont éparses, mais bien à jour
• Au final, revenir à l’ancienne méthode

Erreur n° 7 : Ne pas faire vivre le logiciel de gestion de projet.

Risques : 

• Dilution du savoir-faire : au fil du temps et du turnover, de moins en moins d’utilisateurs maîtrisent le logiciel, dont la fiabilité décroît.
• Sentiment d’obsolescence du logiciel par rapport aux réalités du métier

CoPrime bénéficie de plus de 25 ans d’expérience sur la mise en œuvre de logiciels de gestion de projet et portefeuille de projet. Au-delà de la connaissance approfondie des logiciels et de leur paramétrage, CoPrime transmet sa connaissance des best practices et des benchmarks.

Pour aller plus loin et mieux appréhender les différentes étapes pour choisir une solution pertinente et efficace, n'hésitez pas à télécharger notre livre blanc.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.