Sortez vos post-its et gagnez en agilité grâce à la méthode Kanban !

Des colonnes et des post-its de couleur, ça vous parle ? Si vous avez déjà entendu le terme Kanban, vous l’imaginez certainement dans sa représentation visuelle : un tableau Kanban (ou Kanban board) qui s’appuie sur un système d’étiquettes indiquant le travail à faire, en cours ou terminé.

Si cette méthode agile est inspirée du secteur industriel automobile au Japon et utilisée à l’origine pour la gestion des stocks et des approvisionnements, elle s’applique très bien à tout développement agile de projets web ou IT.

Alors, en quoi la méthodologie agile Kanban consiste-t-elle et comment vous permet-elle d’optimiser votre gestion de projet ? Voyons concrètement quels sont ses principes et comment appliquer Kanban pour vos projets !

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Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

À l’origine, la méthode Kanban est un système de production inspiré de l’organisation lean et basé sur la demande plutôt que sur l’offre, selon le principe « juste à temps ».

L’entreprise produit un bien une fois la commande émise par le client, au lieu de constituer des stocks. C’est donc un terme appliqué à la logistique et à la gestion des stocks.

💡 Le terme Kanban est issu du japonais et signifie « carte », « étiquette » ou encore « panneau d’affichage ».

La méthodologie Kanban repose sur un système d’organisation visuel constitué d’étiquettes (ou kanbans, donc). Chaque étiquette, qui correspond à une demande client, active la chaîne de production dès que nécessaire. Les ressources sont ainsi optimisées.

Avec l’émergence d’une société de services et d’une organisation du travail en mode projet, la méthode Kanban est désormais appliquée en gestion de projet agile pour une meilleure organisation, répartition et planification des tâches. Elle convient particulièrement aux projets de développement informatique, même dans le cadre du développement d’un produit minimum viable (MVP).

Comment fonctionne la méthode Kanban ?

Le fonctionnement général

Les tâches sont représentées par des étiquettes ou cartes de couleur (le plus souvent, des post-its ou affichettes). Chaque tâche est matérialisée par une étiquette. Les tâches sont ensuite catégorisées et placées sur le tableau Kanban (ou Kanban board), dans la colonne correspondant à son état d’avancement, par exemple :

• à étudier,
• à faire,
• en cours,
• à valider ou à tester,
• terminé.

💡 Votre tableau Kanban doit contenir le nombre de colonnes qui correspond le mieux à votre organisation. Nous vous conseillons d’en garder au minimum trois : à faire, en cours et terminé.

Au moment de lancer votre projet, vous avez réparti les tâches, et donc les étiquettes, par membre de l’équipe ; toutes les étiquettes se trouvent dans la première colonne « À faire ». Au fur et à mesure de l’avancement du projet, le tableau Kanban reflète visuellement la réalisation des tâches : l’étiquette passe de colonne en colonne jusqu’à la colonne « Terminé ».

Un code couleur peut être utilisé en fonction de la nature de la demande (« tâche », « bug », « fonctionnalité », etc.) ou du responsable de la tâche.

Exemple de Kanban board en gestion de projet agile

Pour suivre l’état d’un projet agile (cadre méthodologique Scrum), vous présentez chaque user story sous forme de carte et les positionnez sur le tableau en fonction de leur statut.

Le tableau pourrait être représenté de la manière suivante :

☝️ Cette méthode est particulièrement adaptée pour l’ensemble d’une équipe Scrum, dont le travail s’effectue sur un mode itératif (en boucles), avec la mise en place de cycles courts pour livrer des fonctionnalités plus rapidement, dans un processus d’amélioration continue.

Comment mettre en place la méthodologie ? Les 4 principes du Kanban

Vous avez compris le fonctionnement général de Kanban et vous demandez désormais comment intégrer la méthodologie au sein de votre organisation ?

Pour vous aider, appuyez-vous sur les 4 principes fondamentaux énoncés par David J. Anderson, un des pionniers du Kanban.

1. Commencez par ce que vous faites maintenant. En d’autres termes, partez des processus déjà en place dans l’entreprise et améliorez-les petit à petit. L’intégration de la méthodologie doit se faire « en douceur ».
   
   
2. Opérez un changement progressif et évolutif. Ce point rejoint le précédent puisqu’il s’agit de mettre en place les changements liés à Kanban de manière graduelle. Ainsi, ils sont mieux compris et acceptés par les équipes.
   
   
3. Respectez les processus, les rôles et les responsabilités actuels. L’objectif est de ne pas brusquer les équipes, d’introduire la nouvelle méthodologie de gestion de projet de façon fluide.
   
   
4. Encouragez les actes de leadership à tous les niveaux de votre organisation. Derrière cette recommandation se cache le principe suivant : tout collaborateur qui s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue doit être encouragé, même s’il ne fait pas partie des sphères dirigeantes. Chacun a un rôle à jouer dans le développement des projets en mode Kanban.

Les 6 pratiques Kanban à observer

En plus des 4 principes explicités plus haut, les experts du Kanban suggèrent d’appliquer ces 6 bonnes pratiques.

1. Visualisez le travail. La progression des tâches doit être suivie et mesurée avec minutie à chaque étape pour veiller à ce que le projet aille dans la bonne direction. Le tableau Kanban reste évidemment la meilleure manière de voir la progression.
   
   
2. Limitez le nombre de tâches en cours. En d’autres termes, limitez le nombre de cartes (de User stories) dans les colonnes « En cours » ou « À tester » dans un projet : le nombre doit être ajusté à la capacité de l’équipe projet, ce qui est plus motivant grâce à l’avancée régulière des cartes. Les nouvelles tâches peuvent être ajoutées au fur et à mesure.
   
   
3. Gérez le flux. Grâce à une bonne gestion du workflow, vous maîtrisez la cadence et évitez les retards.
   
   
4. Explicitez les processus. Avec une bonne compréhension des processus, les échanges autour des problèmes rencontrés deviennent plus rationnels. Cela facilite l’obtention du consensus autour des suggestions d’amélioration. Cette pratique implique généralement une démarche de conduite du changement.
   
   
5. Implémentez des boucles de rétroaction. Le but est de comparer les résultats attendus avec les résultats réels, dans l’objectif de procéder à des ajustements.
   
   
6. Adoptez une démarche d’amélioration continue. Dès lors que vos processus sont intégrés par l’équipe, l’accent peut être mis sur la résolution des problèmes et blocages rencontrés, ainsi que l’identification d’axes d’amélioration pour fluidifier le travail.

Pourquoi choisir le Kanban ? Avantages et inconvénients

Avantages de Kanban

• approche facile à mettre en place et à comprendre,
• peu coûteuse, dans sa mise en œuvre et dans son suivi,
• optimise les délais de fabrication et les coûts de stockage,
• clarté et système logique,
• transparence des flux et des processus,
• anticipation des éléments de blocage,
• adaptée à toutes les organisations d’équipes et à une variété de situations,
• limitation du travail multitâches,
• démarche d’amélioration continue.

Inconvénients de Kanban

• La méthode ne s’applique pas si la demande est trop irrégulière ; il serait alors trop complexe de gérer correctement la production.
• Une erreur dans le système Kanban peut causer l’arrêt de la ligne de production et ralentir l’activité.
• Cette méthode ne peut s’appliquer à toutes les industries.
• Si Kanban et ses principes ne sont pas compris ni intégrés par les équipes, la méthodologie perd toute son utilité.

ℹ️  Note : hormis le dernier, ces inconvénients ne s’appliquent pas au domaine informatique.

Faire ses tableaux Kanban avec un logiciel

Pour que toutes les parties prenantes suivent l’avancement de la production (développement logiciel ou production et gestion de stocks), le travail collaboratif doit être de mise. Cela est encore plus vrai pour des équipes dispersées, en télétravail ou travaillant sur différents sites.

❓ Comment faire pour assurer le suivi de la méthode Kanban dans ce cas, quand tout le monde n’a pas accès au tableau pour visualiser les tâches ?

✅ Les logiciels SaaS, disponibles en ligne, permettent à tous les acteurs d’un projet de visualiser le tableau Kanban et de partager des informations sur le projet, et ce, même à distance. Ces outils Kanban en ligne permettent :

• plus d’instantanéité,
• de compléter votre gestion quotidienne Kanban par des indicateurs et des notifications,
• de gagner en réactivité et d’agir rapidement dès que votre équipe en a besoin.

Quelques exemples de tableaux Kanban en ligne :

• Jira : solution de gestion de projet spécialement conçue pour le développement logiciel, planification avec les méthodologies Scrum, Kanban ou méthodologie mixte ;
  
  
• monday.com : une solution de gestion des tâches visuelle et intuitive avec une vue Kanban claire et personnalisable, qui place la collaboration au cœur de son fonctionnement ;
  
  
• Trello : un outil intuitif et gratuit de gestion de tâches conçu comme un Kanban board virtuel, très simple à utiliser avec la fonction glisser-déposer ;
  
  
• Wrike : une vue Kanban dédiée très complète et un espace en ligne ergonomique qui s’intègre à votre environnement informatique grâce à ses nombreux connecteurs.

👉  Un outil en ligne peut venir compléter votre tableau Kanban mural, sans forcément le remplacer.

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Méthodologie Kanban : bien plus que des étiquettes

Si la méthode Kanban repose sur une représentation visuelle des tâches au moyen d’étiquettes sur un tableau, elle ne s’y limite pas.

• Elle apporte de la flexibilité à vos projets : dès qu’un changement est requis, Kanban peut s’adapter aux nouveaux besoins à tout moment.
  
  
• La répartition des rôles est variable et s’adapte aux besoins de l’organisation (hormis certains rôles comme le responsable produit, ou product owner).
  
  
• Elle repose sur la collaboration et la communication interne, deux composantes essentielles pour garantir une gestion de projet agile réussie.

Avez-vous déjà testé la méthode agile Kanban ? Si oui, comment l’appliquez-vous et en quoi vous aide-t-elle à améliorer la gestion de vos projets ?