8 étapes pour réussir votre kickoff meeting et lancer vos projets efficacement

Le kickoff meeting (ou kick-off meeting) est sans doute la réunion la plus importante en gestion de projet.

Et pour cause, les principales parties prenantes s’y rassemblent pour la première fois, dans le but de s’aligner sur les objectifs du projet, d’identifier les moyens à déployer pour les atteindre et de lever les points bloquants. À la clé : la garantie que toutes les étapes à venir se déroulent sereinement et avec efficience.

Seulement, pour qu’une réunion de lancement se révèle parfaitement efficace, elle doit comporter un certain nombre d’étapes. Elles sont au nombre de 8, et nous allons les aborder dans cet article.

Mais avant de nous plonger plus en profondeur dans le sujet, qu’est-ce que le kickoff meeting, et pourquoi est-il si important ?

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Kickoff meeting : définition

Le kickoff meeting, traduction de « réunion de lancement » ou de « réunion de coup d’envoi », se déroule lors du cadrage d’un projet, juste avant de passer concrètement à l’action. Elle regroupe les parties prenantes essentielles, en particulier l’équipe projet (supervisée par le chef de projet) et le commanditaire.

À noter : les projets de grande envergure nécessitent parfois plusieurs réunions de lancement, au début de chaque phase importante.

☝️ Faut-il planifier un kick-off meeting pour un projet agile ? Ou plutôt pour un projet effectué à l’aide d’une méthode classique ? En réalité cette réunion reste incontournable, qu’importe la méthodologie de gestion de projet sélectionnée.

Quels sont ses objectifs ?

• Déterminer les enjeux du projet et clarifier ses objectifs ;
• Éviter les zones d’ombre qui pourraient compromettre son bon fonctionnement ;
• Échanger sur les points essentiels et répondre aux questions ;
• Fixer les règles ainsi que les bonnes pratiques qui guideront le projet ;
• Spécifier pour chaque partie prenante :
  • son rôle,
  • ses besoins,
  • ses responsabilités,
  • son degré d’implication ;
• Anticiper les risques et lever les points bloquants ;
• Définir un plan d’action concret et le calendrier du projet.

☝️ L’objectif d’un kickoff meeting dépasse le simple cadrage stratégique et opérationnel. Il se définit également comme une occasion d’instaurer de bonnes relations entre les différentes parties prenantes, gages de meilleures collaborations futures. En somme, la réunion de lancement permet d’installer une dynamique positive en fédérant un ensemble de partenaires autour d’un objectif commun.

Les 8 étapes à suivre pour un kick-off meeting réussi

Étape 0 : préparez la réunion de lancement du projet

Une réunion réussie est une réunion préparée.

Par conséquent, vous devez travailler en amont votre kickoff meeting, afin de l’organiser au mieux sur le fond comme sur la forme.

Sur le fond

L’idéal est de disposer d’un plan de projet, qui en expose les grandes lignes :

• les phases principales,
• les jalons,
• les tâches importantes,
• les ressources à mobiliser, etc.

L’animation de votre kickoff meeting reposera ainsi sur un socle solide d’informations, pour aller droit au but et éviter toute digression.

Sur la forme

Quelques conseils pour organiser au mieux votre réunion de lancement :

• Prévoyez un ou plusieurs supports visuels sur lesquels tous les participants pourront s’appuyer (un PowerPoint à projeter, un dossier à fournir à chaque contributeur, etc.).
  
  
• Conviez les bonnes personnes et n’en oubliez aucune. En étudiant en amont le plan de projet, vous repérez facilement qui sont les parties prenantes indispensables au bon déroulé de la réunion.
  
  
• Pensez aussi au lieu ! Au-delà des formalités, nous avons vu que le kickoff est aussi l’occasion de rassembler pour susciter de l’engagement et une dynamique de groupe positive. Alors, pourquoi ne pas envisager un endroit atypique, en dehors de l’entreprise par exemple ?

Étape 1 : présentez l’ensemble des participants

Votre kickoff meeting est lancé ?

Comme dans toute réunion, un petit tour de table en début de séance s’impose : qui suis-je ? Quel est mon rôle dans l’entreprise et/ou dans ce projet ?

☝️ Pour rappel, certaines parties prenantes se rencontrent pour la première fois. Ne négligez donc surtout pas cette formalité.

Étape 2 : rappelez l’ordre du jour

Spécifier en début de réunion de lancement :

• les objectifs de la rencontre,
• les étapes qui la composeront,
• les résultats attendus.

Exemple d’ordre du jour pour un kickoff meeting :

Étape 3 : présentez le projet

• Pourquoi et dans quel contexte le projet a-t-il été lancé ?
• Quel est son historique ?
• Pour quelles raisons cette équipe projet a-t-elle été retenue pour le réaliser ?
• Quels sont les livrables attendus par le commanditaire ?
• Quels sont les objectifs du projet ?

Voici autant de questions auxquelles le kickoff meeting doit répondre, pour la simple et bonne raison que certaines parties prenantes n’ont pas été au cœur des premiers échanges sur le sujet.

L’objectif, in fine, de cette étape est de vous assurer que tous les participants détiennent le même niveau d’information et qu’aucun doute ne subsiste.

Étape 4 : détaillez le déroulé du projet

Les objectifs du projet ont bien été rappelés aux étapes précédentes. Il est temps de voir plus en détail comment les atteindre.

Il convient donc, lors du kickoff meeting, de spécifier :

• les phases principales du projet,
• les livrables intermédiaires attendus,
• les échéances de ces livrables intermédiaires mais aussi, bien entendu, du livrable final.

Vous rassurez de la sorte le commanditaire, et confirmez d’être en phase avec ses attentes, notamment en matière de résultats et de délais.

☝️ La réunion de lancement constitue également l’occasion de faire le point sur la méthode de gestion de projet choisie, et pourquoi. Scrum ? Waterfall ? Autre ? L’objectif est que tout le monde adhère à une vision commune, afin de renforcer l’esprit de cohésion lors de l’exécution concrète du projet.

Étape 5 : déterminez les rôles de chacun

Même si un rapide tour de table a été réalisé en début de séance, la spécification des détails du projet débouche sur une précision des rôles de chaque partie prenante.

• Qui fait quoi et pourquoi ?
• Quelles sont les compétences de chacun ?
• À quels points de contact s’adresser en priorité ?
• Comment sont réparties les responsabilités ?
• Qui sont les responsables hiérarchiques et les valideurs ?

Étape 6 : exposez les risques potentiels

Pour éviter que le projet ne soit ralenti ou mis à mal en cours de route, il est recommandé, dès le kickoff meeting, d’identifier les difficultés auxquelles vous serez potentiellement confrontés. L’objectif ? Anticiper pour en limiter les effets le cas échéant.

Étape 7 : mettez en place une logistique de communication

Pour que votre projet réussisse, il se doit de reposer sur des bases collaboratives solides, ainsi qu’une communication régulière et fluide.

Par conséquent, définissez des processus clairs pour vos échanges futurs :

• de quelle manière les différentes parties prenantes seront amenées à transmettre l’information ?
• et à quelle fréquence ?

Étape 8 : programmez les prochaines réunions

Enfin, en fin de séance, nous vous conseillons de prendre le temps de programmer les prochaines rencontres et de spécifier les objectifs auxquels elles seront censées répondre.

💡 Bon à savoir : le kickoff meeting, à l’instar de toute réunion de travail, implique l’élaboration d’un compte rendu, à envoyer à tous les participants.

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Exemple de kickoff meeting

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Vous connaissez désormais toutes les conditions inhérentes à la réussite de votre kickoff meeting.

Mais au-delà des spécificités propres à la gestion de projet, la réunion de lancement doit avant tout répondre aux règles qui conditionnent la réussite d’une réunion de travail de manière générale : préparation, écoute, interaction, respect du temps ou encore documentation sont autant de composantes qui garantiront l’efficacité de votre séance.