La gestion de projet à l'heure du numérique
Le mode projet est très prisé. Nombre d’entreprises l’adoptent. Pour sa transversalité, pour sa mise en œuvre, il plaît. Mais aussi facile qu’il y paraisse, son déroulé n’est pas inné. Sans outil ni méthode, les risques d’échec, de dépassement de budget ou de retard, sont élevés. Retrouvez tous nos avis sur les logiciels de gestion de projet.
La gestion de projet et ses quatre dimensions clés
Mener à bien un projet, c’est réunir un ensemble de conditions diverses et variées.
Les membres
Le choix des profils
Un bon projet, c’est avant tout une bonne équipe. Mais comment la constituer ? Vous allez partir des compétences requises. Choisir des expertises complémentaires. Sur le papier, votre équipe aura tout pour réussir. Mais d’un point de vue humain, ce sont autant de personnes, avec leur personnalité respective, qui vont devoir travailler ensemble dans un objectif commun. L’alchimie prendra-t-elle ? Le courant passera-t-il ? Difficile à garantir.
Le rôle du chef de projet
L’aspect management des ressources humaines en mode projet est essentiel. Et c’est en cela que le responsable d’équipe a un rôle crucial. Meneur d’hommes, il doit mobiliser ensemble et individuellement chaque membre de l’équipe, en comprenant les challenges suscités pour chacun au vu de l’enjeu collectif. En plus, il doit avoir une vision globale de l'avancement ou du retard du projet.
Les ressources
Leur allocation
Les ressources humaines sont un capital alloué au projet. Mais bien souvent, les membres de l’équipe mobilisés ici, le sont aussi et simultanément ailleurs. Pour donner de la visibilité au potentiel d’avancement du projet, il faut pouvoir estimer la charge de travail de chacun et en déduire sa disponibilité.
Leurs limites
Si le côté ressources humaines a ses limites, il en est de même côté financier. Déjà du fait de la rémunération des effectifs en temps passé. Mais aussi au niveau des charges et investissements associés au projet. Il peut être nécessaire de louer une salle de réunion, un espace de travail, du matériel informatique dédié, des machines spécifiques dans certains cas...
Les processus
Il y a les ressources, humaines et financières, ainsi que la manière dont on les déploie. Ce sont les processus, avec leur méthodologie de travail associée. Or bien souvent, l’aspect bureaucratique ou protocolaire prend le pas. Et les moyens de communiquer, pour solliciter une autorisation, ou simplement échanger avec les collègues, sont peu ou mal adaptés. Les envois de mails, bilatéraux ou à la liste de destinataires de l’équipe, se multiplient et retrouver une information relève du casse-tête.
Les outils
Les méthodes de travail sont intrinsèquement liées aux outils utilisés et aux possibilités qu’ils offrent. Or si chacun des membres de l’équipe, par habitude ou de base, utilise un outil différent, des incompatibilités sont probables. Cela peut impliquer chaque fois d’exporter dans un ou plusieurs formats, pour que les autres collaborateurs puissent l’ouvrir. L’hétérogénéité des outils rajoute des manipulations chronophages et laborieuses.
Quand le projet vire au cauchemar
Une entreprise qui, sans se soucier des points décrits ci-dessus, se lancerait dans un projet bille-en-tête, pourrait le payer cher.
Prenons l’exemple d’un projet, prévu sur six mois, réunissant les services de différentes filiales internationales. Le décalage horaire d’une part, sera un aspect à prendre en compte. Dès lors que certains seront en Asie quand d’autres seront en Europe ou sur le continent américain, il faudra travailler en décalé. Si les moments de réunion collective, par visioconférence par exemple, deviennent impossibles, eu égard aux horaires, les échanges seront principalement écrits.
Or si le seul moyen de communiquer est le mail, les risques de confusion et le temps perdu sont élevés. Mettons qu’une mailing list soit établie pour l’équipe. Si pour une raison ou pour une autre, l’un des mails est zappé au énième « répondre à tous », le destinataire en question ratera tout un pan d’échanges, ainsi que les éventuelles pièces jointes allant avec. S’il continue à travailler de son côté, sur sa version obsolète d’un document, il faudra ensuite la rapprocher et la consolider avec les autres.
Le numérique au service des projets réussis
Il est attendu que le mode projet soit source d’agilité. Pour lui conserver cette qualité, il est indispensable de se munir des outils appropriés, capables de fluidifier aussi bien les échanges que les processus. Différents logiciels dédiés existent. Parmi eux, Genius Project présente toutes les qualités. Interface unique et ergonomique, il s’utilise facilement et rapidement. Sa GED (Gestion Electronique de Documents) permet une gestion dynamique des supports de travail. Chacun accède, en temps réel, aux modifications des autres et peut partager des informations grâce à la plateforme de collaboration sociale. Le chef de projet dispose en plus d’une visibilité actualisée des disponibilités de chacun. Si bien que le collaboratif prend le dessus pour avancer de façon optimisée.
Les contraintes qualité – coûts – délais qui encadrent les projets sont fortes. Pour y satisfaire, c’est la pertinence des méthodes que vous mettrez en œuvre qui sera votre meilleur allié. Grâce au numérique, il existe à présent des outils suffisamment adaptables à votre entreprise, tels que Genius Project, pour donner aux équipes projets toutes les chances de réussir dans les meilleures conditions.