Les différents logiciels de gestion de projet et fonctionnalités

Les meilleurs logiciels de gestion de projet se déclinent sous différentes formes qui s’adaptent aux besoins variés des entreprises. Par métiers ou par fonctionnalités, il est important de réussir à choisir le logiciel qui sera le plus adéquat à la réalisation de votre projet. Après avoir défini les cadres contextuels et le but visé par votre entreprise, vous aurez une vision plus nette des fonctionnalités que vous attendez d’un logiciel de gestion de projet. Prenez le temps de consulter les différentes offres afin de ne pas vous engager sur un logiciel éloigné de vos attentes réelles.

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Les différents logiciels

Les logiciels de gestion répondent à des niveaux d’exigence différents et arborent des présentations et fonctionnalités bien variées. 

• Les outils de planification : ils permettant de suivre l’avancement d’un projet. Ils proposent un calendrier détaillé des différentes tâches qui composent le projet avec les liens entre les différentes activités et un suivi des livrables
• Les logiciels de gestion de contrat : pour réaliser votre projet, vous aurez peut-être besoin de faire appel à des intervenants extérieurs ou à intégrer de nouveaux collaborateurs. Ces logiciels de gestion de contrat vous proposent des modèles qui se mettront à jour en fonction des données du nouveau contractuel
• Les logiciels d’achats de matériel et de gestion de stock : afin de conserver une vision affinée de vos stocks de matériel et de lancer les commandes des produits manquants, ces logiciels établissent un inventaire régulier
• Les logiciels de gestion des ressources et des compétences : un projet, ce sont aussi des ressources qu’elles soient matérielles ou humaines. Pour connaître les personnes disponibles, les compétences apportées ou encore les matériels à votre disposition, vous pouvez vous baser sur ce type de logiciel. Ils feront aussi la corrélation entre les besoins d’un membre de l’équipe et les matériels à disposition
• Les logiciels de gestion documentaire (GED) : Savoir où se trouve un document et comment y avoir accès rapidement est indispensable pour la bonne réalisation de votre projet. Ce logiciel vous évitera une perte de temps considérable surtout si votre recherche documentaire peut se faire par mots-clés
• Gestion de facturation et règlements : Si vous faites intervenir une équipe considérable de collaborateurs ou si vous travaillez avec de nombreux fournisseurs, vous pourrez vous reposer sur ce logiciel qui facilitera la mise en forme de vos documents de facturation et le règlement
• Les logiciels d’encours et comptabilité : Ils vous indiquent précisément où en est votre budget, les achats effectués ainsi que les sommes à prévoir. La gestion du budget est une part primordiale de la réussite du projet. Sans un budget bien étudié, vous ne pourrez pas atteindre le but que vous visez.

Les fonctionnalités 

Dotées de nombreuses fonctionnalités selon les besoins, les logiciels d’aide à la gestion sont de véritables alliés si on sait gérer leur potentiel. 

Gestion de tâche

Gérez les tâches à réaliser en quelques clics. Après le découpage en sections de votre projet, les tâches sont mises en évidence. Il suffit de rentrer les données dans votre logiciel et d’y appliquer une durée de réalisation. Vous avez ensuite le choix entre un calendrier de tâches à réaliser que vous élaborerez vous-même ou vous avez la possibilité de laisser faire le logiciel qui fera un lien automatique entre les tâches. Le calendrier sera alors directement constitué et vous proposera une date de début et de fin pour chaque tâche mais aussi pour le projet entier. 

Planning

Administrez le planning peut être un très bon moyen de perdre patience. C’est pour cette raison que les logiciels proposent un planning détaillé prenant en compte les délais de livraison, les intervenants ainsi que la disponibilité des matériels ou machines nécessaires à la réalisation de la mission.

Gestion de lieux 

En un coup d’œil, vous avez la possibilité d’avoir une vision précise des locaux ou des chantiers disponibles pour réaliser la tâche. Qui occupe ce bureau ou la salle où auront lieu les activités ? A quelle heure pouvez-vous intégrer les lieux ? Plus besoin de passer de longues minutes à calculer. Tout est à votre disposition sur le logiciel d’aide à la gestion de projet. 

Gestion de matériel

Il est primordial de savoir si le matériel que vous avez à votre disposition pour la réalisation de votre projet est disponible le jour où vous souhaitez l’utiliser. Inutile de faire venir un ouvrier ou un collaborateur si le matériel adéquat ne lui est pas délivré. 

Diagramme de Gantt

C’est un outil incontournable pour mener à bien un projet ! Il est utilisé par la plupart des logiciels actuels. Il s’agit de barres horizontales qui s’affichent sur un axe du temps et qui représentent l’ensemble des données prioritaires. Le logiciel va utiliser la hiérarchie WBS (Work Breakdown Structure) afin de découper votre projet en sous-ensembles en fonction des livrables. Chaque section devient ainsi plus appréhendable pour l’ensemble de l’équipe de partenaires agissant sur le projet. Le diagramme de Gantt indique les tâches à réaliser selon les dates définies, le statut critique ou non, les dépendances entre les différentes tâches et les ressources attribuées. Il peut aussi faire apparaître les journées non travaillées qui seront prises en compte pour le calcul des dates de livraisons des tâches accomplies.

Gestion de budget

Impossible de se lancer dans un projet sans avoir un œil constant sur le budget. Ainsi vous trouverez des fonctionnalités vous permettant de tenir votre budget à jour mais aussi la répartition des fonds en fonction des tâches et des ressources nécessaires. 

Accessibilité et communication en ligne

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Les logiciels proposent une accessibilité facile à tout moment et en tout lieu. Ainsi les différents collaborateurs ont accès à toutes les informations inhérentes au projet lorsqu’il en a besoin. Vous communiquez rapidement et en direct grâce à une application de messagerie instantanée. Une notification est envoyée à chaque membre lorsqu’une modification est apportée ou qu’un élément urgent est à prendre en compte.

 
Afin de ne pas multiplier les supports, les logiciels d’aide à la gestion de projet concentrent les fonctionnalités primordiales pour aider les entrepreneurs à gagner en efficacité, à appréhender rapidement les informations relatives à leur projet mais aussi à communiquer rapidement pour éviter les pertes de temps.