5 étapes pour réussir son plan de management de projet (exemple + conseils)
Le plan de management de projet ou PMP est le document essentiel pour la gestion d’un projet, quel qu’il soit. Il définit les grandes étapes, recense les ressources nécessaires et les intervenants. Grosso modo, c’est la feuille de route du projet, la carte qui permet de ne pas s’égarer. 🤔
Ce plan ne s’élabore pas tout seul dans son coin, mais en collaboration avec les parties prenantes, afin de les impliquer, mais aussi d’anticiper tous les aspects du projet.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici le guide complet pour rédiger votre plan de management de projet, avec un exemple à télécharger et des conseils éclairés.💪
Qu’est-ce que le plan de management de projet ?
Une définition préalable
Le plan de management de projet est un document qui recense toutes les actions nécessaires pour mener le projet à bien et atteindre l’objectif fixé. C’est une véritable « bible » qui regroupe l’ensemble des informations indispensables pour piloter le projet.
On y trouve non seulement l’objet du projet, mais aussi les plans d’action pour le mettre en œuvre et les ressources nécessaires. C’est donc un instrument de pilotage.
Pour ce qui est de la forme, il peut tenir sur quelques pages ou représenter plusieurs gros dossiers, cela dépend de l’ampleur du projet. Élaboré progressivement, il s’étoffe au fur et à mesure de la vie du projet, des problèmes rencontrés et des solutions trouvées.
L’intérêt du plan de management
Le PMP est essentiel pour un projet : c’est le document de référence à la fois pour l’exécution et la maîtrise d’œuvre. Tout est consigné dans ce document que chacune des parties prenantes peut consulter en cas de doute ou de questions 🤔.
L’objectif principal du plan de management de projet est de consigner en un seul endroit :
- l’ensemble des informations concernant le projet (son périmètre, ses délais, ses ressources humaines, financières et techniques, les étapes de la gestion du projet…) ;
- les processus et procédures qui s’appliquent dans le cadre du projet (par exemple les dispositions en termes de sécurité) ;
- le rôle et les responsabilités de chacun des acteurs.
Avec le plan de management de projet, vous allez visualiser la totalité de votre projet, mais aussi la manière dont celui-ci va se dérouler. L’objectif et la stratégie sont clairs, mais surtout, ils peuvent être partagés avec toutes les parties prenantes. Tout le monde est ainsi embarqué dans le même bateau 🚤 !
Exemple de plan de management de projet
Tout cela est encore un peu flou pour vous ? Pas de panique : voici un exemple de matrice de plan de management de projet. Il faudra évidemment l’ajuster pour l’adapter à vos besoins.
Il n’y a pas vraiment d’architecture type pour un plan de management de projet. Cependant, on retrouve des constantes.
Voici une proposition de trame :
Définition du périmètre : présentation générale du projet
- Son but et ses objectifs.
Ses contraintes (calendaires, financières, politiques…). - Les critères de réussite (c’est-à-dire comment s’assurer que le projet est terminé et qu’il a rempli ses objectifs) et notamment les livrables attendus.
- Les documents qui définissent le projet (par exemple un cahier des charges, une commande…).
L’équipe projet et les parties prenantes dans l’organisation
- La composition de l’équipe projet et les responsabilités de chacun des intervenants.
- L’implication de chaque partie et à quel niveau (qui décide, qui valide, qui exécute…). On vous a dit que c’était une vraie bible 😁 !
- Le plan de communication à la fois interne au projet (comment les parties prenantes communiquent-elles entre elles) et externe (comment les informations sont-elles transmises au public le cas échéant).
La conduite du projet
- La description des tâches et leurs interactions.
- La planification et l’ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées.
- L’attribution des tâches aux intervenants, sans oublier les étapes de validation.
La gestion des ressources et l’organisation
- L’organisation des ressources humaines en fonction des compétences.
- La gouvernance du projet (si elle n’a pas été définie au point 1).
- La gestion des ressources matérielles et financières : le suivi du budget, celui de la logistique, de l’approvisionnement…
- La gestion des risques, des anomalies, des incidents et des modifications au projet.
Les données de référence et de contrôle qualité
- La documentation nécessaire à la réalisation du projet (aspects techniques, réglementaires, prescriptions diverses…).
- La définition des procédures de contrôles et d’ajustement si nécessaire (qualité).
Un plan de management de projet n’est pas figé. En fonction de son avancée et du feedback des différentes parties prenantes, vous devrez améliorer votre plan au fur et à mesure. Apportez des ajustements sur le calendrier, le budget, mais aussi les procédures.
Qui élabore le plan de management du projet ?
Le plan de management de projet est construit par le chef de projet ou le maître d’œuvre. C’est le responsable de la conduite du projet qui définit la feuille de route. Mais il n’est pas tout seul, car le plan doit impliquer toutes les parties prenantes, ainsi que celles qui vont valider les étapes et la finalisation du projet.
Veillez donc à associer à l’élaboration du PMP votre équipe et toutes celles intervenant dans le projet. Ainsi, chacun pourra avoir :
- la même compréhension du projet ;
- suffisamment de recul sur la globalité du projet et ses différentes étapes ;
- connaissance des autres intervenants sur le projet, de leur rôle et de leur niveau de responsabilité.
Enfin, il est essentiel de faire valider votre plan de management avant de lancer le projet et de démarrer son implémentation.
💡 Utiliser un logiciel de gestion de projet tel que Wrike peut grandement vous faciliter le quotidien. Le chef de projet réalise, directement dans l’outil, la totalité des tâches liées à la gestion de projet : planification, création des tâches, sous-tâches, échéances et jalons, processus de révision et d’approbation, commentaires, et bien plus encore.
Wrike
Réussir son plan de management de projet en 5 étapes
Vous avez compris les objectifs et l’intérêt du plan de management de projet ? Place à l’élaboration du PMP. Voici les 5 étapes à suivre pour avancer pas à pas.
Étape n° 1 : L’initiation du projet
L’erreur serait de se lancer tous azimuts dans la rédaction du plan de management. Or, il faut d’abord réunir les différents éléments qui vont le composer. Vous allez aussi évaluer sa pertinence, ses fondements, ses enjeux. Commencez par définir les différentes rubriques qui vont composer votre PMP, au besoin en vous appuyant sur les données du cahier des charges par exemple.
Étape n° 2 : La construction
C’est l’étape clé durant laquelle vous allez étoffer les rubriques définies précédemment en précisant les différents points : organigramme des ressources, recensement des tâches, élaboration du planning…
Étape n° 3 : La rédaction et l’ajustement
Poursuivez avec votre équipe pour définir les procédures, rédiger les fiches pour chaque tâche, préciser les descriptifs… Certains documents devront être intégrés en annexe pour servir de référence. L’objectif est de parvenir à une première version du plan.
Étape n° 4 : La validation
Avant d’implémenter votre plan de management de projet, il est nécessaire de le faire valider par les personnes identifiées dans le système de gouvernance. Vous devrez également faire valider par ces dernières les étapes nécessitant des validations intermédiaires lors de l’exécution.
Étape n° 5 : L’ajustement
Cette étape court jusqu’à la fin du projet et de son exécution. Le plan de management doit être constamment réajusté et revu pour tenir compte des aléas survenant durant la réalisation des tâches.
4 conseils qui font la différence pour un plan efficace
# 1. Ne réinventez pas la roue
Beaucoup d’autres organisations ont créé des plans de management de projet avant vous. Inspirez-vous des exemples déjà mis en place, sans faire de copier/coller, car votre PMP doit être avant tout adapté à votre projet.
# 2. Associez votre équipe
Le plan de management de projet est l’œuvre du chef de projet, mais ne faites pas l’erreur de l’élaborer tout seul. Impliquer votre équipe dans sa rédaction est le meilleur moyen de les faire adhérer au projet tout en favorisant leur engagement. Même chose pour les parties prenantes : plus vous les associerez, et plus elles seront réellement impliquées.🤝
# 3. N’allez pas trop dans le détail
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le plan de management de projet doit être détaillé, mais pas trop. Il faut laisser suffisamment d’espace pour les ajustements et les imprévus. Ne cherchez donc pas la perfection : « Mieux vaut fait que parfait ! »👌 Concentrez-vous plutôt sur les objectifs et la manière de les atteindre. Vous serez ainsi plus réactif et les parties prenantes auront plus de liberté pour travailler.
# 4. Utilisez un logiciel de gestion de projet !
Un logiciel de gestion de projet est un outil intéressant pour élaborer et suivre le PMP tout au long de son cycle de vie. Ses différentes interfaces permettent de gérer les ressources, le planning projet, le budget… Bref, il s’agit d’un vrai tableau de bord qui vous apportera beaucoup de souplesse et de réactivité.😊
Avec monday.com par exemple, vous bénéficiez de fonctionnalités puissantes telles que la création de tableaux de bord personnalisés pour visualiser votre progression en un coup d'œil, la gestion simplifiée des ressources et des calendriers, ainsi que la planification et le suivi des tâches en temps réel.
Collaborer devient un jeu d'enfant grâce à l'attribution des responsabilités, aux commentaires et au partage des fichiers directement sur la plateforme !
On résume !
Le plan de management de projet est un document primordial pour réussir votre projet. Feuille de route et plan de navigation, il permet au chef de projet de mener son navire à bon port, dans les délais impartis et en respectant le budget et les autres contraintes. Son élaboration peut paraître fastidieuse, mais prendre ce temps est nécessaire. Certes, vous n’éviterez pas la survenue de problèmes au cours du projet, mais vous aurez toutes les cartes en main pour réagir rapidement et de manière adaptée !