Planifier un projet comme un pro : 6 astuces avec Asana

1) Vous êtes dans le management de projets et vous cherchez à gagner en productivité et en organisation ?

▶︎ Nous revenons sur les règles d’or de la planification de projet.

2) Vous avez déjà trouvé votre logiciel de gestion de projet mais souhaitez comparer avec les fonctionnalités de la solution Asana ?
3) Vous ne connaissez pas Asana ? 

▶︎ Après avoir soumis Asana à un test complet, nous vous en dévoilons 10 astuces concrètes.

Vous l’avez compris, si vous avez répondu 1), 2) ou 3), cet article vous intéresse.
Aucune notion ou bonne pratique en gestion de projet n’aura de secret pour vous !

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Planifier un projet de main de maître

En gestion de projet, la planification est l’une des étapes incontournables pour réussir vos projets.

Planifier un projet consiste à :

• déterminer et à prioriser les différentes tâches du projet selon les objectifs définis, 
• estimer leurs charges,
• déterminer les moyens nécessaires à leur réalisation.

Grâce au planning, vous pouvez :

• allouer des ressources aux tâches, 
• suivre l’avancement du projet, 
• visualiser les objectifs atteints ou retardés, 
• communiquer, en interne et auprès de vos partenaires, clients et fournisseurs.

Compréhension des objectifs et des livrables

Les objectifs d’un projet sont déterminés par tous les responsables de l’entreprise concernés par sa mise en place.
L’objectif général est la finalité à moyen ou long terme (développement de la notoriété, de la productivité, de l’image de marque, etc.).
Il est composé d’objectifs spécifiques (jalons) ayant une finalité et une deadline propre (signature d’un contrat, lancement d’un produit, etc.).
 
Les livrables sont la forme sous laquelle les résultats sont présentés. 
Ils font partie des 4 éléments à prendre en compte pour le découpage d’un projet avec :

• les tâches,
• les ressources,
• les jalons (milestones).

Découpage d’un projet et méthode d’ordonnancement des tâches

Pour planifier un projet, il est recommandé de le structurer en le découpant en différentes tâches, de façon hiérarchique, grâce à la méthode WBS (Work Breakdown structure) ou Organigramme des Tâches du Projet (OTP) en français.

Ainsi vous définissez :

• les livrables les plus importants du projet, prioritaires,
• potentiellement, le découpage de ces livrables en sous-ensembles,
• les tâches nécessaires à la réalisation de chaque livrable et sous-livrable,
• si nécessaire, le découpage de ces tâches.

Une des méthodes connues pour gérer vos projets, l’ordonnancement et la planification des tâches, est la méthode PERT (program evaluation and review technique ou program evaluation research task) qu’on peut traduire par « technique d’évaluation et d’examen de programmes ou de projets ».
Le diagramme PERT représente le planning du projet en se focalisant sur l’interconnexion des tâches à effectuer et permet de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet.

Le diagramme de Gantt est souvent utilisé en complément, l’échelle de temps étant moins conventionnelle que celle du diagramme PERT, car basée sur des durées ou un calendrier plus que sur l’enchaînement des tâches. Il permet de représenter graphiquement l’avancement du projet. Asana intègre cette fonctionnalité.

Les tâches peuvent ensuite être séquencées dans un planning, de façon chronologique ou évoluant en parallèle, en tenant compte d’une marge de sécurité.

Chemin critique, marges et attribution des ressources

Le chemin critique est l’enchaînement des tâches d’un projet sur toute sa durée de vie :

• chaque tâche qui prend du retard a une répercussion directe sur les autres tâches et la date de fin du projet,
• des marges n’impactant pas la durée du projet sont définies pour chaque tâche,
• une fois positionnées sur le chemin critique, les tâches ont une marge nulle.

Calcul de la marge totale = différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche en question. 

La limite du chemin critique est la non-prise en compte de la dimension « ressources », qui est pourtant source de problèmes.

Les ressources peuvent être :

• humaines,
• budgétaires,
• matérielles,
• technologiques.

Identification des facteurs de risques

La méthode de la chaîne critique (CCPM ou Critical Chain Project Management en anglais) est souvent utilisée en complément du chemin critique.

Elle permet entre autres :

• d’identifier les facteurs de risque associés à chaque tâche,
• de prévenir les conflits de priorité pour les différentes ressources, entre plusieurs projets et les tâches d’un même projet,
• de limiter le multitâches et les pertes de temps,
• de libérer le chef de projet de la supervision de détails, pour qu’il consacre son temps à l’essentiel du projet.

Quelques facteurs de risques :

• humains,
• budgétaires (coûts cachés ou imprévus),
• matériels (retard d’approvisionnement, défaillance),
• technologiques (évolutions),
• organisationnels (défaut de communication et coordination), etc.

Suivi du planning, de l’avancement des tâches

Une fois les tâches et les deadlines bien définies, les ressources attribuées, les responsables désignés, le planning prend forme.
Pour le suivi, le tableau de Kanban est l’une des méthodes visuelles possibles : il s’agit d’une représentation du workflow (processus de traitement des tâches), grâce à un système de post-it sur un tableau.
Chaque tâche passe du statut « programmée », à « en cours » puis « réalisée ».

Choix du bon outil

Asana est l’un des outils d’organisation du travail et de gestion de projet et de tâches les plus utilisés du cloud computing.
Il est collaboratif, souple et pointu, pour permettre un management agile (lean management). 
Particulièrement adapté aux projets simples à intermédiaires, il permet de structurer, planifier un projet et le suivre, en incluant toutes les parties prenantes sans les perdre en cours de route.
Plus de tâches sans responsable ni de collaborateurs déroutés, les éléments sont classés, archivés, priorisés et les deadlines claires, quelles que soient la taille de votre entreprise.

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6 astuces très pratiques sur Asana

N° 1 : automatisez vos flux de travail avec Zapier ou Tray.io

Il s’agit de deux plateformes d’intégration et d’automatisation compatibles avec presque tous les logiciels d’entreprise en mode SaaS, pour mettre à votre disposition toutes les fonctionnalités de l’API d’Asana [101 à ce jour !].

Grâce à une connexion à Zapier, vous pouvez lier les applications Redmine et Asana. 
Cela vous permet de créer une tâche sur Asana automatiquement lors de la création de vos tickets Redmine et paramétrer : 

• le titre de tâche, 
• sa description, 
• le projet dans lequel elle doit être ajoutée, 
• le responsable et les abonnés, 
• la date de réalisation, etc.

Vous pouvez aussi associer Asana à Salesforce grâce à Tray.io et créer un zap entre les deux applications : tous les collaborateurs concernés sont prévenus de tâches qui leur incombent au niveau de la gestion des relations client (conclusion d’une vente, etc.).

N° 2 : synchronisez Gmail ou Outlook avec Asana 

L’interopérabilité entre ces solutions vous permet de choisir de transformer un de vos emails reçus en tâche Asana, directement depuis votre boîte de réception.

NB : le même procédé est possible :

• à partir d’une page web,
• quand une personne s’inscrit à votre newsletter, etc.

D’autre part, la synchronisation avec Google Agenda vous permet d’y intégrer votre calendrier projets.
Ainsi vous pouvez planifier votre temps, vous assurer que vous n’oubliez rien et que vous tenez vos délais.
Asana vous envoie même des emails de rappel à l’approche de vos deadlines.

N° 3 : synchronisez Slack et Asana

Vous pouvez :

• agir directement sur les tâches à partir des notifications ou d’un lien Asana (voir les détails de la tâche, modifier le responsable et/ou l’échéance, etc.),
• recevoir des notifications sur Slack lorsqu’une modification est apportée aux tâches qui vous sont attribuées ou que vous suivez,
• lier un projet Asana spécifique à une chaîne Slack, 
• créer une nouvelle tâche sur Asana sans quitter Slack en saisissant « /asana create »,
• changez un message Slack en tâche Asana, etc.

N° 4 : structurez vos tâches

Vous pouvez :

• les découper :
  • en sous-tâches,
  • en tâches récurrentes (via la duplication), etc.,

• les regrouper par section,
• ajouter vos collaborateurs en tant qu’abonnés à certaines d’entre elles,
• ajouter des champs personnalisés (ex : la priorité),

• créer des interdépendances entre vos tâches.

Pour marquer une tâche comme dépendant d’une autre :

• cliquez sur l’icône des trois points dans le volet de droite,
• dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur « Marquer comme dépendant de… ».

N° 5 : visualisez votre planning de façons multiples

Exemples de planning :

• en mode calendrier,

• en mode fichiers (documents partagés),
• en mode progression,
• en mode liste,

• en mode roadmap (feuille de route),
• en mode tableau de Kanban,

de gauche à droite : « liste des tâches », « à faire », « en cours » et « fait »

N° 6 : joignez des fichiers aux tâches directement depuis DropBox, Google Drive ou OneDrive

Vous souhaitez en savoir plus sur Asana ?

Visualisez la vidéo de démonstration (en anglais - l’éditeur est américain mais le logiciel disponible en français) :

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NB : Asana propose une version gratuite ainsi qu’une version premium à partir de 5,75 €/mois/utilisateur pour les petites entreprises.

Pour finir, Asana offre une expérience utilisateur et collaborateur agréable de par son interface ergonomique et intuitive et ses fonctionnalités bien pensées.
La collaboration et la connexion des utilisateurs sont au cœur de l’usage de la plateforme.

Planifier un projet et le piloter, gérer vos tâches, devient intuitif. Vous pouvez vous consacrer à l’essentiel : la réussite de vos projets.