On vous révèle les 6 étapes pour créer un tableau de bord parfait pour votre gestion de projet

Véritable incontournable de la gestion de projet, le tableau de bord est un support présentant des informations de manière synthétique sous forme d’indicateurs, l'objectif étant de suivre et d'analyser la progression d’un projet, l’accomplissement d’objectifs.

Il donne le cap à suivre sur la base d’éléments de contrôle et de prévisions, et permet, par des conclusions claires, des prises de décisions correctives rapides, rationnelles et adéquates dès qu’une dérive est constatée face aux objectifs fixés.

Mais comment construire un tableau de bord projet ? La réponse se trouve dans cet article coécrit avec Morsi Masmoudi, Project Manager Cloud. Choisissez vos indicateurs, suivez les étapes pas à pas et inspirez-vous de nos exemples Excel gratuits !

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Qu'est-ce qu'un tableau de bord en gestion de projet ? 

Revenons sur la définition

Le tableau de bord en gestion de projet aide à visualiser les éléments-clés d’un projet et à en piloter l’avancement de manière proactive. Il offre une synthèse-clé accessible à toutes les organisations.

Il peut être diffusé en interne comme en externe et peut concerner :

• le management : pour faciliter la gestion des tâches, des ressources (notamment financières) et des processus de travail,
• l’équipe projet pour identifier les axes de progrès majeurs, partager des données d’exploitation clés et participer à une stratégie d’amélioration continue des performances,
• les tiers (clients, sous-traitants, auditeurs...), pour mesurer l’avancement d’un projet et démontrer la transparence de votre communication.

Quel est l'intérêt d'un tableau de bord ?

Vous l'aurez donc compris, le tableau de bord projet représente un rapport très condensé de l’activité d’une organisation sur une période donnée, grâce à la comparaison des prévisions et des réalisations opérationnelles.

Il est donc absolument nécessaire pour tout bon projet qui se respecte. ☝️

Tableau de bord et indicateurs : quels KPI choisir pour son suivi de projet ?

Capables de résumer en un nombre ou une tendance simple une information bien plus complexe, les indicateurs de performance projet (ou KPI, key performance indicator) constituent le socle de tout tableau de bord.

On peut classer les KPI selon plusieurs catégories.

Les indicateurs de coûts

Ils vous assurent que le projet reste dans le budget alloué. Par exemple :

• suivi des coûts réels,
• coûts non prévus,
• écart de coût projet.

Les indicateurs de délais

Ils permettent de suivre les échéances et d’éviter les éventuels retards afin de tenir les délais, ou, si besoin, de revoir la planification des tâches. Par exemple :

• taux de retard,
• écart de délai.

Les indicateurs de qualité

Ils évaluent la qualité du projet et du travail fourni. Par exemple :

• taux de satisfaction client,
• nombre de tickets résolus vs ouverts.

Les indicateurs d’avancement du projet

Ils permettent de voir si la gestion de projet est efficace et si elle optimise les ressources nécessaires, et si le projet suit une progression satisfaisante. Par exemple :

• taux d’avancement,
• nombre de tâches réalisées,
• nombre d’idées rayées de votre to-do list.

👉 Notre conseil : appuyez-vous sur la méthode GTD (getting things done) pour avancer sur la réalisation des tâches.

Les indicateurs de fonctionnement

Ils permettent de manager les risques et de détecter rapidement les anomalies avant que d’autres indicateurs ne se dégradent. Par exemple :

• calcul prévisionnel du plan de charge,
• évaluation de l’absentéisme,
• allocation des ressources humaines, selon la matrice RACI par exemple,
• taux de disponibilité,
• taux de réalisation.

👉 Notre conseil : ne retenez qu’une dizaine d’indicateurs les plus cohérents avec votre problématique décisionnelle, afin que votre dashboard projet puisse s’appréhender en un clin d’œil.

Comment créer un tableau de bord projet ? 6 étapes décisives

Étape 1 : déterminer les objectifs du dashboard

Se lancer à corps perdu dans la création d’un tableau de bord sans préparation peut s’avérer une perte de temps et d’énergie. Il doit répondre à un ou plusieurs besoins identifiés au préalable, et permettre à l’entreprise de mesurer l’atteinte d’objectifs.

Aussi, comme pour tout projet, un cadrage vous permettra de savoir où vous allez, comment, et de prendre des décisions en connaissance de cause. Vous pouvez déterminer :

• les besoins auxquels il devra répondre,
• à qui il sera utile,
• les objectifs à atteindre,
• à quoi devra-t-il ressembler,
• le délai de réalisation,
• le budget accordé, etc.

💡 Pour plus de précision, il est même conseillé de rédiger un cahier des charges afin de bien cadrer le projet.

Étape 2 : choisir le type de tableau

Selon la finalité attendue de votre tableau de bord et les éléments que vous souhaitez mettre en valeur, vous pourrez orienter votre choix vers :

• un tableau de bord orienté pilotage opérationnel, qui suit la réalisation des tâches opérationnelles et veille à la mise en œuvre du plan d’action.💡 Objectif : mettre en place des actions correctives rapidement, si la situation l’exige.
• un tableau de bord axé sur le pilotage stratégique, qui donne une vision globale de toutes les activités de l’entreprise et suit le cours de leurs évolutions. 💡 Objectif : faciliter la prise de décision pour le comité de direction et les parties prenantes.
• un tableau de bord consacré à l’analyse de données, qui fournit des éléments pour mieux comprendre les chiffres, par exemple en identifiant les causes de certains faits. 💡 Objectif : améliorer les processus.

Étape 3 : collecter et mettre en forme les données

Une fois que vous avez choisi les indicateurs pertinents à faire apparaître dans votre tableau de bord (cf plus haut), dressez la liste des données nécessaires pour les calculer.

Si elles existent déjà dans un fichier XLSX ou un autre logiciel, il faudra identifier leur emplacement et organiser leur rapatriement automatique dans le tableau de bord, où elles seront mises en forme.

Notre conseil 👉 Avant de centraliser une multitude d’informations dans vos tableaux de bord, rappelez-vous à qui ils s’adressent. Chefs de projet et directions n’ont pas besoin des mêmes données. Peut-être faut-il envisager plusieurs tableaux de bord, ou, a minima, plusieurs vues sur votre tableau de bord ?

Étape 4 : créer son tableau avec Excel ou un logiciel de gestion de projet

À vrai dire, tout dépend de la complexité des projets concernés et du nombre de personnes impliquées.

🔝 Dans certains cas, un simple tableau de bord sur Excel ou un équivalent en ligne peut suffire, notamment si vous êtes un·e indépendant·e et que vous avez peu de budget à y allouer.

✅ Si vos projets impliquent de nombreux acteurs, sont cruciaux pour votre entreprise et s’inscrivent dans la durée, le recours à un logiciel de gestion de projet paraît indispensable pour :

• gagner du temps,
• automatiser un maximum de tâches,
• mettre en valeur l’information de façon visuelle (graphiques, diagrammes de Gantt, etc.) pour suivre les indicateurs rapidement,
• suivre les données en temps réel,
• partager des rapports clairs et précis, adaptés aux parties prenantes concernées.

Quelques conseils pour créer un tableau de bord facilement exploitable par tout le monde :

1. Utilisez le sens de lecture : placez les informations les plus importantes en haut à gauche.
2. Jouez sur les couleurs : le rouge indique un danger, un risque, quand le vert signifie qu’un objectif est atteint. N’hésitez pas à ajouter une légende pour faciliter l’interprétation de toutes les couleurs utilisées !
3. Les symboles (flèche, jalon, etc.), les chiffres ou encore les emojis (✅❗↗️↘️) sont autant d’outils pour faciliter la lecture.

Étape 5 : partager le tableau de bord et diffuser l’information

Votre tableau de bord est réalisé : communiquez-le aux parties prenantes concernées !

S’il est votre meilleur ami pour piloter un projet, n’oubliez pas que les données qu’il contient sont précieuses pour donner de la visibilité aux personnes qui ont la tête dans le guidon opérationnel, ou, à l’inverse, qui en sont très éloignées comme votre direction.

Étape 6 : mettre à jour et améliorer votre tableau de bord

Enfin, gardez à l'esprit qu'un tableau de bord efficace n’est jamais figé.

Prenez donc le temps de le mettre à jour régulièrement, afin qu'il reflète l’évolution de votre projet. Ceci peut impliquer l'intégration de nouveaux indicateurs ou l'ajustement de ceux existants.

😀 Grâce à ces optimisations, vous anticipez les besoins futurs, restez alignés avec vos objectifs stratégiques et impliquez davantage votre équipe dans le suivi des performances.

Exemples de tableau de bord de suivi de projet

Un tableau de bord gestion de projet Excel gratuit pour démarrer

Vous recherchez un tableau de bord de gestion Excel à télécharger gratuitement, pour effectuer le suivi de vos tâches et actions ? Vous êtes au bon endroit ! Appvizer met à votre disposition gratuitement non pas un, mais deux modèles Excel prêts à l’emploi :

Tableau de bord Excel gratuit : modèle « 4 boxes »

Ce modèle représente la synthèse d’activité la plus pratique pour les projets simples ou dont la dimension budgétaire reste modérée.

Il recense :

• l’avancement,
• les difficultés (« pain points ») rencontrées,
• la planification des prochaines tâches-clés,
• les risques déjà identifiés.

Pensez à le compléter d’un document précisant l’état de chacune des étapes prévues au planning.

Tableau de bord Excel gratuit : modèle « 5 cadrans »

Cet outil est plus complet que le précédent, notamment pour les projets complexes ou nécessitant de gérer un budget étroitement. Il constitue une aide à la décision pour piloter vos projets.

Télécharger modèle 5 cadrans

Un tableau de bord projet en ligne pour aller plus loin

Vous avez téléchargé un modèle Excel gratuit, car vous souhaitez un support simple pour piloter vos projets ? Allez plus loin dans l’automatisation des tâches en adoptant un logiciel de gestion de projet ou de gestion de portefeuille de projets. Parmi leurs avantages :

• des vues variées (vue budget, vue risques, vue planning, ou bien vue graphique, vue tableur, etc.) pour plus de visibilité selon les informations recherchées,
• la personnalisation des tableaux pour n’afficher que les informations réellement utiles pour chaque partie prenante,
• la gestion collaborative des tâches, documents, données de toute nature, etc.,
• la visualisation de données complémentaires, comme le planning projet, pour une aide à la décision en totale connaissance de cause.

✅ Quel outil est fait pour améliorer la gestion de vos projets grâce à un tableau de bord ?

Les logiciels de gestion de projet

• Beesbusy, pour visualiser les types de tâches (prioritaires, en cours, en retard, etc.) dans un tableau de bord personnalisable, simple à créer et à maintenir, avec les indicateurs les plus pertinents pour vous.
  
  
• monday.com, pour de nombreuses options de personnalisation des tableaux de bord (diagrammes, suivi des temps, décompte, tableau privé ou public, etc.), pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise.
  
  

• Teamleader, pour stimuler la productivité de vos salariés via une interface moderne et facile d’utilisation. Tout-en-un, la solution s’adapte à vos besoins et facilite la collaboration avec des tâches automatisées et un calendrier commun.

• Wimi, pour un tableau de bord ergonomique et simple pour suivre l’avancement de vos projets et gérer la performance des équipes.

• Zoho Projects, pour un suivi efficace de vos projets avec des fonctionnalités d’automatisation, au sein d’un environnement de travail sécurisé et intégré à d’autres applications.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets, ou PPM

💡 À la différence d’un logiciel de gestion de projet, un PPM permet de gérer et de prioriser intelligemment l’ensemble des projets d’une organisation, en centralisant toutes les informations au sein d’un seul et même outil. Il s’adresse donc en priorité aux entreprises de taille importante, qui jonglent avec un nombre important de projets.

• Clarizen, pour une gestion avancée multivue et des éditions personnalisées de votre tableau de bord en fonction du public destinataire.
  
  
• z0 Gravity, pour créer des tableaux de bord graphiques et entièrement personnalisables, configurés pour s’adapter aux process de chaque direction et aux besoins de toutes les parties prenantes, et ce pour l’ensemble des projets de l’organisation.

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Prêt·e à atteindre vos objectifs grâce à votre tableau de bord ?

À la fois outil de pilotage proactif et de suivi de projet, le tableau de bord gestion projet vous garantit une visibilité maximale sur les risques, les ressources et le planning de travail tout en vous permettant de recevoir des alertes claires lors de dérives.

L’utilisation d’un logiciel SaaS pour le bâtir et le partager vous donne accès à une personnalisation totale des indicateurs projet et de sa mise en page. Elle renforce également votre réactivité et améliore facilement vos performances opérationnelles.