On vous révèle les 6 étapes pour créer un tableau de bord parfait pour votre gestion de projet

Véritable incontournable de la gestion de projet, le tableau de bord définit un support présentant des informations de manière synthétique sous forme d’indicateurs. Le but ? Suivre et analyser la progression d’un projet, l’accomplissement d’objectifs.

Il donne le cap à suivre sur la base d’éléments de contrôle et de prévisions, et permet, par des conclusions claires, des prises de décisions correctives rapides, rationnelles et adéquates dès qu’une dérive est constatée face aux résultats attendus.

Mais comment construire un tableau de bord de gestion de projet ? La réponse se trouve dans cet article coécrit avec Morsi Masmoudi, Project Manager Cloud.

Choisissez vos indicateurs, suivez les étapes pas à pas et inspirez-vous de nos exemples Excel gratuits !

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Définition du tableau de bord de gestion de projet

Un tableau de bord de gestion de projet désigne un outil visuel essentiel au pilotage d'un projet. Il en fournit une vue d'ensemble en temps réel et centralise les informations clés associées.

Ce tableau rassemble des indicateurs de performance (KPI), afin de suivre des éléments importants tels que :

• les délais ;
• le budget ;
• l’avancement des tâches.

Grâce à cet outil, les équipes identifient rapidement les priorités ainsi que les points bloquants.

Il s'agit également d'un excellent moyen de communication. Les chefs de projet l’utilisent pour partager des données claires avec les parties prenantes, évitant ainsi les longs rapports fastidieux.

En somme, le tableau de bord se positionne en véritable copilote de vos projets. Avec lui, pas d’excuse pour sortir de la route : tout est sous contrôle, même les virages serrés ! 🏎️

À qui s'adresse le tableau de bord projet ?

Un tableau de bord de gestion de projet s’adresse à tous les acteurs impliqués dans la réussite d’un projet.

Les chefs de projet en demeurent les principaux utilisateurs, puisqu'ils l’utilisent pour suivre les tâches, les délais, les ressources et, bien sûr, tous les KPI.

Créé en vue d'être diffusé en interne comme en externe, ce dashboard peut aussi concerner : 

• l’équipe projet, pour identifier les axes de progrès majeurs, partager des données d’exploitation clés et participer à une stratégie d’amélioration continue des performances ;
• les tiers (clients, sous-traitants, auditeurs...), afin de mesurer l’avancement d’un projet et démontrer la transparence de votre communication.

Quel est l'intérêt d'un tableau de bord de gestion de projet ?

Le tableau de bord de gestion de projet, c'est bien plus qu’un simple outil : il s'agit d'un puissant allié stratégique qui vous épaulera dans l'accomplissement d'un projet.

Son intérêt réside avant tout dans sa capacité à fournir une vue d’ensemble claire, et en temps réel, de l'avancée des opérations. Grâce à lui, les équipes comme les décideurs sont en mesure d'identifier les tâches prioritaires, de surveiller les délais et d'éviter les dérapages.

Le tableau de bord de gestion de projet facilite aussi la prise de décision. En regroupant des indicateurs clés de performance, il met en lumière les écarts entre le plan et la réalité. Vous savez où agir, et surtout, quand agir !

Enfin, ce dashboard favorise grandement la collaboration. En effet, les outils modernes intègrent des fonctionnalités interactives pour partager des mises à jour ou assigner des tâches. Chaque membre de l’équipe sait ce qu’il doit faire et où en est le projet.

Tableau de bord de gestion de projet et indicateurs : quels KPI choisir pour son suivi de projet ?

Capables de résumer en un nombre ou une tendance simple une information bien plus complexe, les indicateurs de performance projet (ou KPI, key performance indicator) constituent le socle de tout bon tableau de bord.

On peut classer ces KPI selon plusieurs catégories. 👉

Les indicateurs de coûts

Ils vous assurent que le projet reste dans le budget alloué. Par exemple :

• suivi des coûts réels ;
• coûts non prévus ;
• écart de coût projet.

Les indicateurs de délais

Ils permettent de suivre les échéances et d’éviter les éventuels retards afin de tenir les délais, ou, si besoin, de revoir la planification des tâches. Par exemple :

• taux de retard ;
• écart de délai.

Les indicateurs de qualité

Ils évaluent la qualité du projet et du travail fourni. Par exemple :

• taux de satisfaction client ;
• nombre de tickets résolus vs ouverts.

Les indicateurs d’avancement du projet

Ils servent à déterminer si la gestion de projet est efficace, si elle optimise l'exploitation des ressources nécessaires et si le projet suit une progression satisfaisante. Par exemple :

• taux d’avancement ;
• nombre de tâches réalisées ;
• nombre d’idées rayées de votre to-do list.

👉 Notre conseil : appuyez-vous sur la méthode GTD (Getting Things Done) afin d'avancer sur la réalisation des tâches.

Les indicateurs de fonctionnement

Grâce à ces KPI, vous managez les risques et détectez rapidement les anomalies avant que d’autres indicateurs ne se dégradent. Par exemple :

• calcul prévisionnel du plan de charge ;
• évaluation de l’absentéisme ;
• allocation des ressources humaines, selon la matrice RACI par exemple ;
• taux de disponibilité ;
• taux de réalisation.

👉 Notre conseil : ne retenez qu’une dizaine d’indicateurs (les plus cohérents avec votre problématique décisionnelle) afin que votre dashboard projet puisse s’appréhender en un clin d’œil. 😉

Comment créer un tableau de bord projet ? 6 étapes décisives

Étape 1 : déterminer les objectifs du dashboard

Se lancer à corps perdu dans la création d’un tableau de bord, sans préparation, peut s’avérer une perte de temps et d’énergie. Il doit en effet répondre à un ou plusieurs besoins identifiés au préalable, et aider l’entreprise à mesurer l’atteinte d’objectifs.

Aussi, comme pour tout projet, un cadrage s'impose pour savoir où vous allez, comment, et vous permettre de prendre des décisions en connaissance de cause.

On vous recommande de déterminer :

• les besoins auxquels il répondra ;
• à qui il sera utile ;
• les objectifs à atteindre ;
• à quoi il ressemblera ;
• le délai de réalisation ;
• le budget accordé, etc.

💡 Pour bien cadrer le projet, on vous conseille même de rédiger un cahier des charges.

Étape 2 : choisir le type de tableau

Selon la finalité de votre tableau de bord et les éléments que vous souhaitez mettre en valeur, orientez votre choix vers :

• Un tableau de bord axé sur le pilotage opérationnel, qui suit la réalisation des tâches opérationnelles et veille à la mise en œuvre du plan d’action.💡 Objectif : mettre en place des actions correctives rapidement, si la situation l’exige.
  
  
• Un tableau de bord plus tourné vers le pilotage stratégique, qui donne une vision globale de toutes les activités de l’entreprise et suit le cours de leurs évolutions. 💡 Objectif : faciliter la prise de décision pour le comité de direction et les parties prenantes.
  
  
• Un tableau de bord consacré à l’analyse de données, qui fournit des éléments pour mieux comprendre les chiffres, par exemple en identifiant les causes de certains faits. 💡 Objectif : améliorer les processus.

Étape 3 : collecter et mettre en forme les données

Une fois que vous avez choisi les indicateurs pertinents à faire apparaître dans votre tableau de bord, dressez la liste des données nécessaires pour les calculer.

Si elles existent déjà dans un fichier XLSX ou un autre logiciel, identifiez leur emplacement et organisez leur rapatriement automatique dans le tableau de bord, où elles seront mises en forme.

👉 Notre conseil : avant de centraliser une multitude d’informations au sein de vos tableaux de bord, rappelez-vous à qui ils s’adressent. Chefs de projet et directions n’ont pas besoin des mêmes données. Peut-être faut-il envisager plusieurs dashboards, ou, a minima, plusieurs vues sur votre tableau de bord ?

Étape 4 : créer son tableau avec Excel ou un logiciel de gestion de projet

À vrai dire, tout dépend de la complexité des projets concernés et du nombre de personnes impliquées.

Dans certains cas, un simple tableau de bord sur Excel ou un équivalent en ligne peut suffire, notamment si vous êtes un indépendant et que vous disposez d'un budget serré.

✅ Si vos projets impliquent de nombreux acteurs, se placent au cœur de la stratégie de votre entreprise et s’inscrivent dans la durée, le recours à un logiciel de gestion de projet paraît indispensable pour :

• gagner du temps ;
• automatiser un maximum de tâches ;
• mettre en valeur l’information de façon visuelle (graphiques, diagrammes de Gantt, etc.) afin d'examiner les indicateurs rapidement ;
• suivre les données en temps réel ;
• partager des rapports clairs et précis, adaptés aux parties prenantes concernées.

💡 Quelques conseils pour créer un tableau de bord facilement exploitable par tout le monde :

1. Utilisez le sens de lecture : placez les informations les plus importantes en haut à gauche.
   
   
2. Jouez sur les couleurs : le rouge indique un danger, un risque, quand le vert signifie qu’un objectif est atteint. N’hésitez pas à ajouter une légende de sorte à faciliter l’interprétation de toutes les couleurs utilisées !
   
   
3. Les symboles (flèche, jalon, etc.), les chiffres ou encore les émojis (✅❗↗️↘️) sont autant d’outils qui simplifient la lecture.

Étape 5 : partager le tableau de bord et diffuser l’information

Votre tableau de bord est réalisé : communiquez-le aux parties prenantes concernées !

S’il demeure votre meilleur allié pour piloter un projet, n’oubliez pas que les données qu’il contient sont précieuses pour donner de la visibilité aux personnes qui ont la tête dans le guidon opérationnel, ou, à l’inverse, qui en sont très éloignées, comme votre direction.

Étape 6 : mettre à jour et améliorer votre tableau de bord

Enfin, gardez à l'esprit qu'un tableau de bord efficace n’est jamais figé.

Prenez donc le temps de le mettre à jour régulièrement, afin qu'il reflète l’évolution de votre projet. Ce travail implique souvent l'intégration de nouveaux indicateurs ou l'ajustement de ceux existants.

😀 Grâce à ces optimisations, vous anticipez les besoins futurs, restez alignés avec vos objectifs stratégiques et impliquez davantage votre équipe dans le suivi des performances !

Quelles sont les limites du tableau de bord de gestion de projet ?

Bien que précieux, le tableau de bord de gestion de projet n’est pas exempt de défauts !

D’abord, il fournit une vision figée. Efficace pour un état des lieux rapide, il ne reflète cependant pas toujours les évolutions en cours. Les outils intégrant des mises à jour en temps réel atténuent ce problème, mais restent dépendants de la qualité des données saisies.

Ensuite, il manque souvent de détails opérationnels. Les équipes qui travaillent au cœur des tâches ont besoin d’informations précises et granuleuses si elles souhaitent avancer efficacement. Un tableau de bord simplifié ne répond pas toujours à leurs attentes.

Enfin, il s’avère parfois insuffisant lors des comités de pilotage. Si les parties prenantes posent des questions pointues, le tableau ne contient pas toujours les réponses nécessaires. Dans ces cas, des rapports détaillés ou des annexes doivent être préparés !

Modèle de tableau de bord de gestion de projet Excel gratuit 

Vous recherchez un tableau de bord de gestion Excel à télécharger gratuitement, pour effectuer le suivi de vos tâches et actions ? Vous êtes au bon endroit ! Appvizer met à votre disposition gratuitement non pas un, mais deux modèles Excel prêts à l’emploi :

Tableau de bord Excel gratuit : modèle « 4 boxes »

Ce modèle représente la synthèse d’activité la plus pratique pour les projets simples ou dont la dimension budgétaire reste modérée.

Il recense :

• l’avancement ;
• les difficultés (« pain points ») rencontrées ;
• la planification des prochaines tâches clés ;
• les risques déjà identifiés.

Pensez à le compléter d’un document précisant l’état de chacune des étapes prévues au planning.

Tableau de bord Excel gratuit : modèle « 5 cadrans »

Cet outil est plus complet que le précédent, notamment pour les projets complexes ou nécessitant de gérer un budget de façon pointilleuse. Il constitue une aide à la décision pour piloter vos projets.

Un tableau de bord projet en ligne pour aller plus loin ?

Vous avez téléchargé un modèle Excel gratuit, car vous souhaitez un support simple pour piloter vos projets ? Allez plus loin dans l’automatisation des tâches en adoptant un logiciel de gestion de projet ou de gestion de portefeuille de projets. Parmi leurs avantages :

• des vues variées (vue budget, vue risques, vue planning, ou bien vue graphique, vue tableur, etc.) pour plus de visibilité selon les informations recherchées ;
• la personnalisation des tableaux pour n’afficher que les informations réellement utiles pour chaque partie prenante ;
• la gestion collaborative des tâches, documents, données de toute nature, etc. ;
• la visualisation de données complémentaires, comme le planning projet, pour une aide à la décision en totale connaissance de cause.

✅ Quel outil est fait pour améliorer la gestion de vos projets grâce à un tableau de bord ?

Les logiciels de gestion de projet

• Beesbusy, pour visualiser les types de tâches (prioritaires, en cours, en retard, etc.) dans un tableau de bord personnalisable, simple à créer et à maintenir, avec les indicateurs les plus pertinents pour vous.
  
  
• monday.com, pour de nombreuses options de personnalisation des tableaux de bord (diagrammes, suivi des temps, décompte, tableau privé ou public, etc.), pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise.
  
  
• Teamleader, pour stimuler la productivité de vos salariés via une interface moderne et facile d’utilisation. Tout-en-un, la solution s’adapte à vos besoins et facilite la collaboration avec des tâches automatisées et un calendrier commun.
  
  
• Wimi, pour un tableau de bord ergonomique et simple pour suivre l’avancement de vos projets et gérer la performance des équipes.
  
  
• Zoho Projects, pour un suivi efficace de vos projets avec des fonctionnalités d’automatisation, au sein d’un environnement de travail sécurisé et intégré à d’autres applications.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets, ou PPM

💡 À la différence d’un logiciel de gestion de projet, un PPM permet de gérer et de prioriser intelligemment l’ensemble des projets d’une organisation, en centralisant toutes les informations au sein d’un seul et même outil. Il s’adresse donc en priorité aux entreprises de taille importante, qui jonglent avec un nombre important de projets.

• Clarizen, pour une gestion avancée multivue et des éditions personnalisées de votre tableau de bord en fonction du public destinataire.
  
  
• z0 Gravity, pour créer des tableaux de bord graphiques et entièrement personnalisables, configurés pour s’adapter aux process de chaque direction et aux besoins de toutes les parties prenantes, et ce, pour l’ensemble des projets de l’organisation.

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Prêt à atteindre vos objectifs grâce à votre tableau de bord de gestion de projet ?

À la fois outil de pilotage proactif et de suivi de projet, le tableau de bord de gestion de projet vous garantit une visibilité maximale sur les risques, les ressources et le planning de travail, tout en vous permettant de recevoir des alertes claires lors de dérives.

L’utilisation d’un logiciel SaaS pour le bâtir et le partager vous donne accès à une personnalisation totale des indicateurs projet et de sa mise en page. Elle renforce également votre réactivité et améliore vos performances opérationnelles.