[TUTORIEL] Comment développer une culture projet dans votre entreprise ?

C’est plus qu’une évidence, la notion de projet est omniprésente dans les entreprises.

Tout le monde fait des projets : on écrit sur les projets, on endosse la posture de chef de projet, on fait partie d’une équipe projet, on se forme à la gestion de projet et pour asseoir cette culture projet on investit dans l’acquisition d’un logiciel de gestion des projets. 

Pour autant, une culture projet ne se décrète pas. Pas plus qu’elle ne se valorise par la somme des actions mises en œuvre.

Une culture projet doit se construire dans le temps, être une volonté de l’organisation. Elle doit « embarquer » et « aligner » les équipes.

Découvrez un tutoriel pour développer votre culture projet :

Étape 1 — Testez la maturité de votre organisation

Si vous êtes :

• Manager et vous demandez quels impacts ont les projets dans votre management opérationnel : 
• gestion de la charge, 
• rôles et responsabilités, 
• alignement managérial, 
• arbitrage et prise de décision, 
• outils de gestion, 
• méthodologie ;

• Chef de projet et souhaitez évaluer ce qui devrait être fait dans votre organisation pour faciliter la gouvernance des projets ;

vous pouvez commencer par un test de maturité de votre organisation.

La société IQar en a développé un : en 20 minutes, vous obtenez un rapport d’expertise détaillé vous permettant de faire le point sur la maturité en gouvernance et management des projets de votre organisation. 

☝️  Faites réaliser le test par plusieurs parties prenantes des projets et obtenez une analyse collective.

Étape 2 — Pilotez les parties prenantes 

La pertinence d’un management plus transversal, la nécessité de définir un langage commun et d’améliorer tous les processus de gestion et finalement la généralisation d’un travail plus collaboratif, ont modifié les codes du « mode projet ». 

La maîtrise du portefeuille des projets est aujourd’hui une compétence stratégique des organisations. C’est ensemble que l’on réussit ou que l’on rate les projets !

Pour autant, l’influence positive ou négative, mais significative, de chacune des parties prenantes reste la clef de la mise en œuvre opérationnelle de toute démarche de gestion. 

Henry Ford disait : « Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » 

Pas si simple d’un point de vue opérationnel !

Pour réussir à renforcer sa culture projet, il est donc nécessaire qu’une organisation identifie et implique toutes les parties prenantes du mode projet, qu’elles soient externes ou internes.  

Le guide PMBOK conseille d’évaluer l’impact et/ou le soutien de chaque partie à l’aide d’une matrice pouvoir/intérêt. Cette représentation délivre une vision synthétique des acteurs à prendre en compte en priorité ainsi que du type d’action associée. 

Une telle matrice permet de partir du niveau actuel d’engagement des parties prenantes et de les associer en définissant la meilleure stratégie possible d’implication.

Par ce type d’actions concrètes, une culture projet se diffuse et prend sa place dans l’interaction des personnes en s’appuyant sur une communication concise, maîtrisée et aboutie. 

Est-ce suffisant pour ancrer une culture projet ?

Étape 3 — Dotez-vous d’un outil PPM pragmatique et intuitif 

D’aucuns investissent aujourd’hui dans l’acquisition et le déploiement de solutions logicielles de gestion des projets, pour accompagner l’efficacité transverse recherchée et la mobilisation efficace de chacune des parties prenantes.

À ce titre, les outils dits « collaboratifs » ont la côte… mais ces outils sont-ils également pragmatiques et intuitifs pour déployer une culture projet ?

Rien de pire que de devoir se former et s’approprier un nouvel outil lorsque nous n’avons pas suffisamment de temps pour l’essentiel ! Car ne vous méprenez pas, se former à un logiciel de pilotage de projet ne sera jamais une priorité pour vos métiers.

Avoir recours à un tel outil peut s’imposer comme une évidence pour gagner en efficacité et productivité ; mais il est possible que pour certains ce soit plutôt une contrainte. 

On reste facilement attaché à ses anciennes méthodes, et même si l’on parle aisément de transformation digitale… l’adoption de nouveaux processus est souvent un parcours semé d’embûches.  

L’argument du collaboratif ne suffit plus. 

C’est dans ce sens que les experts en gouvernance de projets d’IQar ont conçu la solution PPM SuitePro-G. Un logiciel destiné à tous les acteurs du projet afin de fédérer autour de l’outil et de rendre accessible le pilotage des projets et diffuser une véritable culture projet. 

Et ce n’est pas tout, sa différentiation graphique favorise le management visuel et permet de donner de la visibilité en temps réel avec :

• des tableaux de bord,
• des diagrammes,
• des pictogrammes intelligents pour favoriser l’arbitrage et la prise de décision collective.

Un très bon moyen pour limiter les pertes de temps, en emails, en réunions et autres.

Proposez alors un management de projet agile, accessible et plus visuel !

Étape 4 - Passez au lean management ! 

Facilitez l’implication des métiers dans la mise en œuvre des plans d’action.

Sa Structure de Découpage de Projet (SDP), créée pendant la phase de planification offre une vue d’ensemble de tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet.

C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet :

• tâches,
• attributions,
• durées,
• coûts,
• produits/livrables,
• dépendances,
• contraintes de votre projet. 

Visualisez et gérez le flux de travail avec le Kanban

Aujourd’hui, la méthode Kanban est principalement connue comme une représentation en tableau de gestion de l’avancement des tâches. 

SuitePro-G propose un kanban par défaut, Il est cependant possible de le personnaliser.

À mesure que les tâches ou livrables progressent, vous déplacez leur fiche d’une colonne à l’autre. Un moyen simple de voir où en est chaque tâche dans le processus.

Maîtrisez la feuille de route dans tous ces états avec un Gantt interactif

Le diagramme de Gantt est un outil utilisé en gestion de projet qui permet de visualiser dans le temps les tâches à réaliser et leurs liens d’interdépendances. 

Avec SuitePro-G pilotez vos projets en mode « feuille de route » en mettant en perspective de vos échéances la charge et les budgets consacrés aux projets. 

Être bien en vue avec la météo du projet

Les éléments de communication comme la météo du projet sont personnalisables, l’imagerie de cette météo marque immédiatement les esprits et permet d’orienter facilement le reporting vers certains points d’attention.

Une vision donc plus précise pour les directions et autres comités de pilotage ; qui se convertit aisément sous forme de rapport PDF.

Pilotez à vue avec des tableaux de bord tout en couleur

Chacun des tableaux de bord implémenté fournit des informations graphiques relatives à son objet. Par exemple un TDB de type Plan de Charge, donnera la possibilité d’évaluer et d’anticiper la charge de travail d’une personne ou d’une équipe (projets et hors projets).

Notre outil SaaS en gestion de projet vous ouvre donc les portes d’un pilotage tout en couleur et en images ; pour une approche du management projet très efficace, passant par le minimalisme et le visuel. Bienvenue dans le lean management ! 

Toujours dans le but de diffuser une culture projet, la solution SuitePro-G offre un support méthodologique et pédagogique, puisqu’elle a été développée en intégrant le référentiel reconnu et labélisé en gouvernance de portefeuille de projets : SMP2.

Ainsi, toutes les parties prenantes, à travers leur utilisation de l’outil, acquièrent progressivement des compétences en matière de gouvernance et gestion de projets. : un langage commun, des rôles et responsabilités clairement définis, une planification maîtrisée, une communication partagée.

Cultivez votre culture projet

En résumé, si vous souhaitez ancrer une véritable culture projet au sein de votre organisation et embarquer l’ensemble des parties prenantes d’un projet, dotez-vous certes d’un outil collaboratif mais également pragmatique, intuitif, méthodologique, pédagogique, connecté et paramétrable ! 

Article promotionnel. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.