Optimisez votre gestion de stock et maximisez vos profits avec ces 6 bonnes pratiques

La gestion de stock est stratégique pour toute entreprise de l’industrie ou du commerce.

Elle représente en effet une organisation de votre flux logistique qui, bien réfléchie, peut engendrer de belles économies et un retour sur investissement très prometteur.

Mais cette procédure va bien au-delà de l’aspect financier : en gérant de manière optimale vos stocks et vos approvisionnements, c’est jusqu’à la satisfaction du client qui est positivement impactée.

Découvrez tout ce qu’implique la gestion de stock, en magasin ou en entrepôt, ainsi que 6 astuces pour l’améliorer.

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C’est quoi, la gestion de stocks ?

Définition de la gestion de stock

La gestion de stock définit l’ensemble du processus visant à piloter les flux entrants et sortants de marchandises, pour garantir la disponibilité immédiate d’un produit lors d’une commande, et ainsi répondre à la demande.

Et ce, tout en :

• maîtrisant les coûts pour l’entreprise ;
• évitant le maximum de gâchis et de perte.

💡 La notion de stock se réfère à plusieurs types de biens :

• les matières premières ou les produits intermédiaires, pour les industries de production ;
• les produits finis destinés à la vente par une société du commerce ou de l’e-commerce.

Les différents types de gestion de stock

La gestion de stock repose sur plusieurs méthodes, adaptées aux besoins divergents des entreprises. Petit tour d’horizon.

• La gestion par réapprovisionnement à date fixe consiste à vérifier régulièrement les niveaux de stock. On passe commande à des périodes prédéfinies. Pratique si votre entreprise suit un rythme régulier et si la demande est stable.
  
  
• La gestion par point de commande impose de déclencher une commande dès que le stock atteint un seuil critique, évitant ainsi les ruptures.
  
  
• La méthode ABC classe les articles en trois catégories :
  • A : produits stratégiques à surveiller de près ;
  • B : articles à rotation modérée ;
  • C : produits à faible importance.
    
    
• La méthode Juste-à-Temps (JAT) implique de disposer d’un stock réduit au strict minimum. Inspirée des pratiques japonaises, elle limite les coûts de stockage.
  
  
• La gestion par anticipation prévoit les besoins futurs grâce à des analyses statistiques. Un pari sur l'avenir, mais qui peut rapporter gros.

Comment fonctionne la gestion de stock ? Les différentes étapes

Si les procédures de gestion de stock varient d’une organisation à l’autre, du fait de l’adoption de méthodes différentes, on retrouve traditionnellement les étapes clés suivantes :

1. La réception des marchandises : il s’agit de vérifier la conformité des produits reçus avec la commande passée.
   
   
2. Le stockage : ici, vous organisez l'entrepôt en zones adaptées (produits sensibles, volumineux, etc.). L’ordre est votre meilleur allié.
   
   
3. L’inventaire : cette étape consiste à réaliser des contrôles réguliers pour vérifier les quantités disponibles.
   
   
4. Le suivi des mouvements : chaque entrée et sortie doit être enregistrée avec précision. La traçabilité évite les pertes.
   
   
5. Le réapprovisionnement : commandez au bon moment pour éviter les ruptures ou le surstockage !
   
   
6. L’analyse des performances : enfin, il convient d’évaluer les rotations de stock et d’ajuster votre stratégie en conséquence.

Pourquoi une bonne gestion de stock est-elle importante ?

Si vous ne prêtez pas suffisamment attention à la gestion de vos stocks, vous risquez :

• de rencontrer des problèmes avec vos commandes ;
• d’avoir besoin de plus de main-d’œuvre ;
• de supporter des retards dans les délais de préparation et de livraison ;
• d’avoir un espace d’entreposage mal organisé ;
• de ne pas utiliser vos équipements de façon optimale ;
• de subir des accidents du travail ;
• de pâtir de la perte, du gâchis et de la casse des marchandises.

😀 En revanche, grâce à une bonne gestion de stock, vous :

• évitez les ruptures de stock, néfastes pour la satisfaction des clients ;
• réduisez vos coûts ;
• optimisez l’espace, en faveur de la productivité et de la sécurité des équipes ;
• facilitez la prise de décision, puisqu’un bon suivi assure la fiabilité de vos données.

L’enjeu ici réside alors dans l’équilibre entre surstockage et sous-stockage.

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Les 6 bonnes pratiques à connaître pour améliorer la gestion de vos stocks

💡 Ces conseils concernent à la fois les entrepôts et la gestion de stock en magasin.

1 - Organisez correctement votre entrepôt ou espace de stockage

Avant toute chose, assurez-vous que votre entrepôt soit organisé de manière systématique et ordonnée, et ce, afin :

• d’identifier facilement les articles pour les commandes des clients ;
• de recevoir et stocker efficacement le matériel.

Le but ? Gagner du temps et réduire les coûts liés à la perte de productivité.

☝️ Le slotting constitue une des techniques clés pour organiser un entrepôt. Elle consiste à déterminer et ajuster l’emplacement optimal d’une marchandise dans l’espace de stockage, pour augmenter la productivité des processus tels que :

• la réception ;
• le réapprovisionnement ;
• la préparation de commandes.

2 - Établissez de bonnes pratiques de dénomination et d’étiquetage des stocks

L’étiquetage des stocks

L’étiquetage des stocks va de pair avec son organisation.

Dans un grand entrepôt bien agencé, le personnel trouve aisément la bonne section, tandis que dans un magasin bien étiqueté, à une échelle plus petite, il déniche sans difficulté l’article qu’il faut dans les différents rayons.

Un étiquetage adapté de la marchandise permet :

• d’une part, la bonne identification de chaque article ;
• d’autre part, d’obtenir des informations clés sur toutes ses spécificités (date d’expiration, présence de matières dangereuses, exigences d’emballage, etc.).

☝️ S’agissant des documents qui accompagnent la marchandise, le fournisseur transmettant le produit à l’entrepôt doit également suivre de bonnes pratiques d’inventaire.

Idéalement, il lui faut envoyer des articles utilisant le même étiquetage que celui des entrepôts de livraison, soit en coordonnant les références, soit en utilisant des codes UPC ou UCC. Ainsi, le travail d’inventaire s’en trouve facilité.

La dénomination des stocks

Un étiquetage clair ne suffit pas : la convention de dénomination des articles compte aussi !

Chaque produit nécessite une identification unique. Cependant, la longueur et la clarté du nom choisi se révèlent tout aussi importantes.

Les noms des articles doivent être clairs et pensés en amont pour remplir efficacement leur fonction descriptive.

Par ailleurs, gardez à l’esprit que les caractères et/ou chiffres présents dans le numéro d’article portent une signification précise. Chaque segment identifie une catégorie spécifique dans votre système d’organisation.

Ces noms sont essentiels pour :

• la recherche d’un article pendant un inventaire ;
• l’exécution de commandes ;
• le filtrage ou la consultation de rapports.

Une bonne nomenclature simplifie les opérations et limite les erreurs.

3 - Définissez et documentez des méthodes de réapprovisionnement

La méthode de réapprovisionnement appelée « méthode calendaire »

Il s’agit de la méthode la plus simple et la moins personnalisée.

Elle consiste à commander une quantité fixe à date fixe. Elle convient donc à une gestion de stock et des commandes peu fluctuantes.

La méthode de gestion à point de commande

Ici, la commande est réalisée à date variable, au moment où un certain niveau de stock est atteint. La quantité commandée est fixe ou fluctuante, en fonction de la stratégie d’approvisionnement.

On parle alors de flux tiré, ou Demand Driven MRP, lorsque :

• les approvisionnements sont déclenchés sur la base des commandes réelles ;
• en vue d’éviter les ruptures ou les surstocks de biens dont la consommation est potentiellement irrégulière.

La méthode de recomplètement

C’est l’inverse : cette fois la date est fixe, mais la quantité est variable et dépend du nombre de ventes réalisées.

Utilisez plutôt cette méthode pour des produits coûteux, périssables ou encombrants, et dont la consommation varie.

La méthode de réapprovisionnement à la commande

Pour une gestion de stock variable, soumise à une saisonnalité par exemple, cette méthode implique de réapprovisionner les stocks d’une quantité variable, à date variable, en fonction de la demande.

☝️Qu’importe la méthode choisir, votre gestion de stock deviendra d’autant plus performante si vos politiques et procédures sont bien documentées. Il convient d’inclure dans cette documentation :

• l’interaction physique ;
• la manipulation du matériel ;
• les consignes de sécurité ;
• la qualité des rapports ;
• la façon de gérer les stocks endommagés (peuvent-ils être récupérés ou doivent-ils être mis au rebut ?).

4 - Utilisez le cycle counting

Même si la plupart des entreprises ont mis en place des processus élaborés pour mieux piloter leurs stocks, ils n'éliminent pas le besoin de recourir au cycle counting (comptage par cycle).

Le cycle counting désigne une méthode consistant à faire l’inventaire de petits sous-ensembles de stocks sur une longue période. Cette procédure diffère du comptage physique traditionnel des stocks, où les opérations sont suspendues pendant l’opération. Elle a donc un effet moins perturbateur sur le business.

De plus, le cycle counting fournit une évaluation continue de l'exactitude des stocks et de l'exécution des procédures, et peut être adapté pour se concentrer sur des éléments spécifiques (marchandises de plus grande valeur, subissant des mouvements importants, essentielles aux process opérationnels, etc.).

5 - Limitez et suivez l'accès aux stocks

Un garde-fou simple pour une bonne gestion des stocks ? S’assurer que les employés qui ont besoin des chiffres tirés des inventaires sont bien les seuls à pouvoir accéder aux stocks ainsi qu’aux données associées.

Car si vous savez exactement qui y accède, vous vous assurez de la bonne formation de ce petit groupe d’employés quant au système et procédures organisationnelles d’inventaire. Il devient alors beaucoup plus facile d’optimiser les opérations, de réduire les erreurs et de mettre en œuvre des changements si nécessaire.

6 - Utilisez des systèmes de gestion des stocks

De nos jours, la technologie joue un rôle clé dans presque tous les process opérationnels. Et si vous continuez de suivre vos stocks avec Excel, vous passez à côté de l’automatisation, et donc de l’optimisation de vos opérations.

La question à vous poser :

• Vous faut-il un système simple qui suit les niveaux de stock et les mouvements ?
• Ou un logiciel de gestion de stock plus complexe surveillant l’inventaire en temps réel ?

Dans tous les cas, veillez à opter pour la solution la plus adaptée à vos besoins et à la nature de vos activités, tout en considérant d’autres critères tels que :

• la simplicité d’utilisation ;
• la scalabilité (importante si le volume d’articles à traiter est amené à croître) ;
• la compatibilité avec vos autres logiciels (comptabilité ou gestion des ventes par exemple) ;
• le tarif ;
• la disponibilité du support ;
• la sécurité des données.

💡 Exemple de logiciels :

• 👉Les entreprises appliquant la méthode de gestion à point de commande peuvent se tourner vers b2wise. Cet outil de planification de la chaîne d’approvisionnement, développé autour de la technique DDMRP, permet de synchroniser votre supply chain avec la demande réelle du marché. Ainsi, vous êtes en mesure d’identifier le niveau de stock idéal pour déclencher votre réapprovisionnement.
  
  
• 👉 Les TPE opérant en B2B apprécieront Erplain, un logiciel complet de gestion des stocks et des ventes B2B. Avec cette plateforme, vous centralisez et automatisez toute votre gestion de stock, autant d’un point de vue stratégique (établissement du seuil de réapprovisionnement, de rapports, synchronisation avec QuickBooks, Shopify et Pennylane, etc.) qu’au niveau opérationnel (gestion d’entrepôts multiples, traçabilité des produits, intégration des codes-barres, etc.).
  
  
• 👉 Les PME à la recherche d’un Warehouse Management System efficace et modulaire privilégieront Expansio WMS. Riche en fonctionnalités et intuitive, cette plateforme prend en charge vos processus spécifiques et s’adapte à votre secteur d’activité, pour une gestion logistique 100 % rationalisée (optimisation des surfaces de stockage et des modes opératoires, pilotage et traçabilité en temps réel des ressources, réduction des coûts, amélioration du taux de service, etc.).
  
  
• 👉 Les PME, ETI et grands comptes aimeront la solution de gestion de stock GSE-Web pour sa facilité d'utilisation et également pour sa richesse fonctionnelle. L’outil vous permet, entre autres, la gestion des bons de mouvements, la réservation de produits et le suivi des pièces de rechange et des articles périssables. Il respecte les Bonnes Pratiques de Fabrication à travers sa fonctionnalité de gestion des lots.
  
  
• 👉 Les entrepôts de grande envergure opteront pour un outil comme Generix WMS, un Warehouse Management System qui rationalise les espaces de stockage (avec le slotting notamment). Aussi, il automatise les flux et favorise la communication entre tous les acteurs de la chaîne logistique, au moyen de portails collaboratifs spécifiques (portail fournisseur, transporteur, client).

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Choisir le bon système de gestion des stocks

Il importe de mettre en œuvre de bonnes pratiques de gestion des stocks, au moyen d’un système de gestion des stocks adapté, recevant et traitant les données les plus précises possibles.

Quelle que soit la méthode d’inventaire que votre organisation mette en place, le paramètre intrinsèque le plus important reste sa façon de gérer et surveiller les spécificités de votre stock, avec réalisme et efficacité.