Suivez à la loupe vos flux de marchandise avec la fiche de stock (exemple à l’appui !)

Gérer un stock fait partie de la routine quotidienne de nombreuses entreprises, qui se rendent rapidement compte à quel point cette activité cristallise nombre d’enjeux.

En effet, en suivant à la loupe les mouvements de vos marchandises ou matières premières, vous faites face aux ruptures, mais également au surstockage coûteux.

C’est là que la fiche de stock vient à votre rescousse !

Cet article va vous dévoiler tous ses petits secrets : quels sont ses avantages ? Comment faire une fiche de stock sur Excel ou à l’aide d’un outil dédié ? De quelle manière l’utiliser concrètement ?

[Bonus] Comme on est sympas chez Appvizer, on vous aide à élaborer votre fiche de stock avec un exemple gratuit à télécharger. À vous de jouer !

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Petites définitions pour commencer

La fiche de stock en quelques mots

Une fiche de stock se définit comme un document servant à suivre avec précision vos flux de marchandises et matières premières.

Elle indique l’évolution et les mouvements de vos stocks, c’est-à-dire les entrées et les sorties, et vous alerte ainsi lorsqu’il convient de déclencher de nouvelles commandes.

Enfin, elle vous permet d’évaluer plus facilement la quantité ainsi que la valeur du stock final que vous possédez dans vos entrepôts ou points de vente à la fin du mois.

Quels sont les 4 niveaux de stock ?

Pour saisir parfaitement les enjeux autour de cette fiche, il paraît important de connaître les 4 niveaux de stocks de l’entreprise, à savoir :

• le stock maximum, celui à ne pas dépasser pour éviter le surstockage ;
• le stock minimum, si vous vous retrouvez en dessous de ce seuil… gare à la rupture ! ;
• le stock théorique, qui correspond au niveau de stock que l’entreprise pense détenir grâce aux informations contenues dans notre fameuse fiche ;
• le stock réel, celui que l’organisation possède vraiment et qui est comptabilisé suite à l’inventaire (généralement annuel).

Quelle est l’utilité d’une fiche de stock ?

La fiche de stock contribue à la gestion optimale de votre stock. Elle participe à préserver votre entreprise :

• du surstockage, qui génère une perte de chiffre d’affaires et immobilise des marchandises qui risquent de se détériorer ;
• du sous-stockage, qui peut entraîner des ruptures de stock aux conséquences néfastes sur votre image de marque.

👉 La fiche de stock soutient l’équilibre de votre stock, bénéfique à la trésorerie de l’entreprise ainsi qu’au maintien de la confiance de vos clients.

Il s’agit donc d’un document précieux, dont se servent les responsables d’entrepôt ou encore les responsables commerciaux :

• pour suivre :
  • les entrées de produits,
  • mais surtout les sorties qui, contrairement aux précédentes, ne se produisent généralement pas en même temps.
• pour connaître le stock final en fin de période.

De ce fait, il fournit une vue d’ensemble sur l’évolution du stock dans une période précise (dans le mois par exemple), et vous informe lorsque vous êtes sur le point d’atteindre le stock d’alerte afin de réaliser de nouvelles commandes.

💡 Grâce à cette fiche de stock, vous calculez le CUMP (coût unitaire moyen pondéré) au terme de la période concernée. De cette manière vous valorisez votre stock sur le plan comptable.

Comment faire une fiche de stock simplement ?

Pour élaborer votre fiche de stock, il est possible de commencer sur un tableur de type Excel.

Réalisez un document pour chaque produit, dans lequel vous précisez :

• la dénomination de la marchandise en question,
• la période,
• l’état du stock à la fin du mois précédent,
• le niveau du stock d’alerte.

Construisez ensuite votre tableau. Les différentes colonnes reprendront les éléments suivants :

• la date,
• le libellé (stock initial, achats ou ventes),
• la partie entrées, ou achats, comprenant :
  • la quantité concernée,
  • le prix unitaire,
  • la valeur,
• la partie sorties, ou ventes, comprenant :
  • la quantité concernée,
  • le prix unitaire,
  • la valeur,
• le stock final.

💡 Comme une image se révèle toujours beaucoup plus parlante, voici un exemple de fiche de stock pour illustrer nos propos :

Fiche de stock : exemple Excel à télécharger

Pour vous faciliter la tâche, on vous fournit même ce modèle de fiche de stock vierge gratuit.

Il ne vous reste plus qu’à le télécharger puis à le compléter avec vos propres informations.

Comment utiliser la fiche de stock ?

Ça y est, vous avez produit votre fiche de stock ou téléchargé notre modèle. Félicitations !

Mais le travail ne s’arrête pas là ! Une fois le document établi, il convient de le tenir à jour, de consigner les achats et les ventes le plus régulièrement possible. Pour ce faire, vous pouvez utiliser vos bons d’entrée et bons de sortie.

☝️ Cette tâche requiert une grande assiduité. Autrement, comment savoir que vous allez bientôt atteindre votre stock d’alerte ?

💡Les coûts des entrées et sorties peuvent être variables, du fait des tarifs appliqués par vos différents fournisseurs ou encore des propres variations de prix que vous appliquez.

Par conséquent, pour calculer le montant du stock indiqué sur la fiche, nous avons vu qu’il est recommandé d’utiliser la méthode CUMP. Ainsi, vous lissez cette valeur et répartissez les coûts sur son ensemble.

Des logiciels pour simplifier tout ça

La tenue manuelle d’une fiche de stock exige une grande rigueur. Vous devez surveiller constamment les mouvements et procéder à des modifications dès lors que vos clients ont acheté des articles où que vos matières premières sont utilisées pour la production.

Vous l’aurez compris, ces opérations prennent un temps considérable et favorisent les approximations.

De plus, Excel reste limité en fonctionnalités. Il autorise très peu d’automatisation et ne vous envoie pas de notification lorsque vous vous trouvez sur le point d’atteindre votre stock d’alerte.

💡 Par conséquent, beaucoup d’entreprises se tournent rapidement vers des outils spécialisés.

Erplain, par exemple, est un logiciel complet de gestion de stock et des ventes, adressé aux entreprises exerçant en B2B. Grâce à lui, rien de plus simple : l’état de vos stocks se met à jour en temps réel et vous surveillez précisément leur niveau pour chaque produit. Par ailleurs, Erplain assure une traçabilité complète de vos produits. Vous recevez également des alertes par email lorsqu’il est temps de vous réapprovisionner et évitez ainsi les ruptures de stocks. Enfin, vous pouvez suivre la valorisation de vos stocks à l’aide de rapports personnalisés.

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On résume !

La bonne gestion de vos flux de marchandises passe par la fiche de stock.

Et grâce à notre exemple de fiche de stock sur Excel gratuite, réaliser le document devient un jeu d’enfant.

En revanche, les choses se compliquent par la suite.

Le suivi des entrées et sorties requiert une grande minutie. Autant vous dire que compléter le tableau au fil de l’eau risque de vous prendre beaucoup de temps. D’où l’intérêt de vous tourner vers des logiciels adaptés, qui font le travail pour vous. En se mettant à jour automatiquement au moindre mouvement, ils sont la clé d’une gestion de stock sereine… et sans coquille !