Maîtrisez la gestion des approvisionnements grâce aux meilleures méthodes et outils !

Atteindre la rentabilité reste, bien évidemment, une condition sine qua non à la pérennité de toute entreprise.

De nombreux paramètres entrent en jeu pour répondre à cet objectif, comme le succès de vos ventes pour ne citer que lui. Mais il en existe un autre à ne surtout pas négliger : la bonne gestion des approvisionnements.

En effet, une mauvaise maîtrise (sur-stockage par exemple), et voilà que vous vous retrouvez à supporter des surcoûts qui pèsent lourd sur votre équilibre financier. Et c’est sans compter sur la détérioration de votre image de marque auprès de vos clients si vous ne parvenez pas à livrer à temps les produits ou services attendus !

Mais pas de panique, il existe de nombreuses méthodes pour mener au mieux ces opérations. Cet article vous explique lesquelles avec, en complément, un focus sur les enjeux relatifs aux approvisionnements ainsi que des conseils pour mieux vous outiller !

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C’est quoi, au juste, la gestion des approvisionnements ?

Petite définition pour commencer

La gestion des approvisionnements désigne les activités d’une entreprise consistant à maîtriser son flux d’approvisionnement, à acquérir de nouvelles marchandises ou pièces, qu’il s’agisse :

• de produits destinés à la revente directe au client final,
• des composants et matières premières nécessaires à la fabrication de produits ou services,
• de marchandise vouée à être stockée.

La gestion des approvisionnements fait donc partie intégrante de la gestion de stock.

Quel est le processus de la gestion des approvisionnements ?

La gestion de la chaîne d’approvisionnement comprend diverses opérations, qui revêtent toutes un fort intérêt stratégique :

• le sourçage, autrement dit le fait :
  • de dénicher les meilleurs fournisseurs compte tenu de votre tactique d’achat et de vos obligations ;
  • de négocier avec eux les prix ainsi que les délais de livraison et de paiement, etc. ;
    
    
• la planification des approvisionnements, afin de déterminer la quantité et la nature des ressources dont vous avez besoin. Pour ce faire, il est possible de vous appuyer sur diverses méthodes (MRP, JAT, etc.) que nous détaillerons plus tard ;
  
  
• les « tâches administratives » et processus courants, tels que :
  • la création de la demande d’achat et des bons de commande ;
  • la réception des marchandises ;
  • la facturation fournisseurs, etc.

☝️ Incluons également à ces activités le travail d’analyse des performances, en vue d’optimiser vos coûts et d’acquérir une parfaite maîtrise des approvisionnements.

Pourquoi la gestion des approvisionnements est-elle clé ?

Pour réduire vos coûts

De forts enjeux gravitent autour des approvisionnements. Et pour cause, ces derniers correspondent à environ la moitié du coût de revient de la marchandise. Ils ont donc des conséquences directes sur la rentabilité de l’entreprise.

Par exemple, une bonne gestion permet de contrôler au mieux les contraintes liées à la saisonnalité ou encore à la vente de denrées périssables : en vous basant sur des métriques précises, vous évitez de brader vos marchandises en fin de saison ou lorsqu’elles arrivent à expiration.

👉 Par ailleurs, nous avons vu que les approvisionnements concernent également les produits destinés au stockage. Or, la gestion de stock constitue un habile jeu d’équilibre, où il vous faut prévenir :

• le sur-stockage, qui augmente le coût des charges de l’entreprise (locaux, équipements, énergie, personnel, etc.) ;
• le sous-stockage entraînant des ruptures de stock, et donc un mécontentement côté client.

Pour améliorer vos services et satisfaire la demande

Au bout du compte, c’est toujours la satisfaction client qui doit gagner le cœur de vos priorités.

Grâce à une meilleure gestion des approvisionnements et des matières, vous êtes en mesure d’anticiper les aléas et d’éviter certains écueils comme une pénurie de produits. Écueils qui peuvent fortement ternir l’image de votre marque auprès du consommateur, et donc impacter vos ventes.

Les différentes méthodes d’approvisionnement

Pour répondre aux enjeux précités, plusieurs méthodes de gestion des approvisionnements coexistent.

☝️ À vous d’opter pour la plus adaptée, après analyse et au regard des spécificités de votre secteur !

Plus précisément, nous distinguons 2 familles de méthode :

• Les méthodes dites « analytiques » :
  • la méthode empirique,
  • la méthode prévisionnelle,
    
    
• Les méthodes basées sur la demande :
  • la méthode juste-à-temps,
  • Kanban,
  • la méthode calendaire,
  • le MRP.

Étudions-les plus en détail.

La méthode empirique

Pour déterminer vos besoins en approvisionnement, cette méthode s’appuie sur les données des années précédentes, en particulier les informations relatives aux ventes ainsi qu’aux achats réalisés auprès des fournisseurs.

👉 Pratique et simple à mettre en place, elle ne prend cependant pas en compte les évolutions du marché.

La méthode prévisionnelle

Comme la précédente, la méthode repose sur l’historique de vos ventes et achats.

À la différence qu’elle paraît plus pertinente et adaptée aux évolutions, puisqu’elle intègre d’autres composantes à l’exemple :

• du contexte économique,
• de l’écosystème socio-culturel, etc.

👉 La méthode prévisionnelle nécessite de procéder à des analyses plus poussées, telles que des études de marché ou de la veille concurrentielle.

La méthode juste-à-temps

La méthode juste-à-temps, ou JAT, se base sur la demande.

Autrement dit, l’acquisition des ressources n’est effectuée qu’en fonction de la demande. Sans anticipation, vous évitez le sur-stockage coûteux.

👉 En revanche, mieux vaut pouvoir vous reposer sur des fournisseurs très réactifs et agiles !

Le Kanban

Procédé dit « à flux tirés », Kanban repose sur la mise en place d’un stock minimum à maintenir.

Dès lors, réapprovisionnez-vous progressivement et automatiquement, lorsque le besoin survient, de sorte à conserver le même niveau de stock.

Pour déterminer ce niveau, les entreprises optent pour la méthode du point de commande, grâce à laquelle elles définissent à quel moment un nouvel ordre d’approvisionnement doit être déclenché.

👉 Kanban se révèle avantageux niveau coûts et simple à déployer. Mais là aussi, il vous faut faire preuve de réactivité, d’agilité et déployer une organisation sans faille.

La méthode calendaire

Elle consiste à déterminer un stock minimum au préalable, puis à commander les produits manquants à une date précise fixée en amont.

👉 La méthode calendaire exige une certaine stabilité dans vos ventes et dans la rotation de vos stocks. En cas de hausse imprévue de la demande, vous risquez la rupture !

Le MRP

Le MRP, pour Management de Ressources de Production, est une méthodologie adaptée à l’achat de pièces et de composants destinés à la production de produits.

Ici, les réapprovisionnements sont effectués selon les exigences de fabrication. Elle se fonde sur de nombreuses métriques techniques et commerciales.

👉 Lisez notre article dédié pour en savoir plus sur la méthode MRP.

Comment bien gérer ses approvisionnements ? Des outils intelligents à votre service

Aujourd’hui, la stratégie d’approvisionnement se modernise.

Grâce à la puissance de l’informatique, de l’intelligence artificielle ou encore de la data, les entreprises sont capables d’évaluer leurs besoins au plus juste, tout en considérant divers facteurs internes et externes.

Elles bénéficient notamment d’indicateurs et de tableaux de bord, mis à jour en temps réel, pour mieux organiser leur gestion des approvisionnements.

💡 En parallèle, les logiciels spécialisés font gagner un temps précieux dans les tâches quotidiennes, et simplifient également la collaboration entre les équipes, mais aussi avec les fournisseurs.

Quelques exemples de logiciels :

🛠️ Colibri S&OP, solution de Supply Chain Planning, gère les processus de demande, distribution, prévision, approvisionnement et S&OP. Elle intègre notamment le module « Vision » de prévision des ventes, qui analyse le comportement de vos ventes et vous aide à élaborer vos prévisions de ventes. Vous obtenez ainsi une prévision précise de vos ventes pour planifier votre réapprovisionnement. Et grâce au module Supply Chain Planning, vous approvisionnez avec précision pour éviter les risques de ruptures de stock en tenant compte des délais et des conditions d’approvisionnements.

🛠️ Erplain est un logiciel de gestion des stocks, des achats et des ventes B2B, à destination des TPE et PME. Son objectif ? Automatiser vos processus, vous faire gagner du temps et booster vos ventes. Avec Erplain, vous suivez l’état de vos stocks en temps réel de façon à mieux gérer vos approvisionnements. Vous déterminez également votre point de commande pour chaque produit, et évitez les ruptures tout en prévenant le surstockage. Toutes les opérations de réapprovisionnement sont facilitées (création d’ordre d’achat en un clic, connexion aux fiches fournisseurs, rapports détaillés, etc.).

🛠️ Odoo Inventory est la suite gestion de stocks de l’ERP Odoo. Personnalisable et simple d’utilisation, ce logiciel permet de gérer finement vos approvisionnements. Par exemple, profitez de prévisions au plus juste sur vos besoins de stocks futurs et déterminez avec précision les stocks minimums à atteindre avant déclenchement automatique du réapprovisionnement. La plateforme soutient en parallèle l’application de la méthode MRP au moyen du module Odoo Manufacturing.

🛠️ TRADE.EASY est un ERP complet et modulaire s’adressant spécifiquement aux entreprises du négoce, de la distribution/retail et de l'industrie. Grâce à son module de gestion des achats et approvisionnements, vous automatisez vos processus conformément à vos propres règles. Pilotage des fournisseurs et contrats, suivi des demandes d’achats, logistique, facturation, maîtrise des coûts… toutes vos opérations sont centralisées au sein de l’outil. TRADE.EASY vous aide également à anticiper les risques liés aux approvisionnements, pour éviter les ruptures de stocks ou encore les retards de livraison. Enfin, le module Import-Export sécurise le suivi de vos flux à l'international (paramétrage des formalités, production de la liasse documentaire, tracking des expéditions en temps réel, etc.).

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En bref

Vous aurez compris l’importance des enjeux qui entourent la gestion des approvisionnements et des stocks et à quel point elle impacte fortement la rentabilité de vos activités.

Mais, au regard de toutes les méthodes évoquées précédemment, il y a de quoi vous y perdre ! Laquelle favoriser ? Comme toujours, procédez à des analyses régulières de vos performances et tirez des enseignements des expériences passées… pour réajuster vos processus au besoin.

Parallèlement, la réussite de vos opérations dépend fortement de l’utilisation d’outils adaptés. La précision et la réactivité exigées deviennent de plus en plus dépendantes de l’exploitation de logiciels capables :

• de disséquer un volume important de données de sorte à vous orienter vers la bonne stratégie ;
• d’automatiser au maximum les processus, pour vous prémunir, entre autres, des ruptures de stock.

En somme, la parfaite gestion des approvisionnements apporte réellement de la valeur à votre organisation. Au-delà des bénéfices à retirer en matière de coûts, elle est aussi gage de sérieux auprès de vos fournisseurs, mais aussi de vos clients.

Face à un désir d’instantanéité grandissant, faites la différence en répondant toujours en temps et en heure à leurs besoins !