Moins d’erreurs, plus de clients satisfaits : la magie d’une bonne préparation de commande

Qu’est-ce que la préparation de commande ? Pourquoi devez-vous vous intéresser de près à ce poste logistique touchant à la gestion de vos stocks et de votre chaîne d’approvisionnement (supply chain) ?

Parce que l’évolution des attentes des clients a fortement impacté les stratégies des industries et des commerces, qui nécessitent désormais des révolutions organisationnelles et technologiques.

En effet, les entreprises ont dû adapter leurs méthodes et leurs outils pour survivre dans un contexte fortement concurrentiel. Et la préparation de commande représente tout de même près de 60 % des coûts opérationnels dans les entrepôts traditionnels.

Focus aujourd’hui sur ce processus clé des entreprise, et sur la manière de l’optimiser. 🔎

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Définition de la préparation de commande

Qu’est-ce que la préparation de commande ?

Notion présente dans le secteur industriel principalement, mais également commercial, la préparation de commande (ou picking en anglais) désigne une opération logistique clé.

Elle consiste à prélever des produits dans un espace de stockage puis à les rassembler, en respectant un bon de commande, en prévision d’une expédition au client.

Cette opération est principalement menée par le préparateur de commande.

Le fonctionnement de la préparation de commande en étapes

Traditionnellement, la préparation de commande fonctionne de la manière suivante :

• Le prélèvement : la collecte des articles dans leur emplacement de stockage, suite à la commande du client et de la génération d’un ordre de préparation, ou bon de préparation de commande.
  
  
• Le tri : l’identification et le rassemblement des articles pour la reconstitution des commandes et l’organisation des colis.
  
  
• L’emballage des unités de conditionnement, colis ou palettes, afin de faciliter les opérations de manutention et de transport.
  
  
• Le contrôle avant expédition : contrôle du poids de l’unité complétée et scan de l’étiquette de sorte à garantir la traçabilité de l’envoi.

💡 Nous reviendrons plus en détail sur ces différentes étapes plus tard dans l’article.

Pourquoi la préparation de commande est-elle importante ?

Les besoins auxquels répond la logistique sont de nature interne (approvisionnement de biens ou de services pour assurer le fonctionnement d’une entreprise) et de nature externe (satisfaction client).

Il s’agit donc d’une fonction stratégique entre fournisseurs, transporteurs, centrales d’achats et consommateurs.

Dans ce contexte, la préparation de commande revêt une importance capitale, pour plusieurs raisons :

✅ La gestion des stocks. Une bonne préparation des commandes permet notamment :

• d’éviter les erreurs entraînant des écarts dans les stocks ;
• d’ajuster les niveaux de stocks aux besoins des clients et aux exigences économiques de l'entreprise ;
• de réduire les coûts liés aux opérations logistiques ;
• de gagner en surface de stockage,
• d’améliorer la stratégie d’achats (minimiser les pertes et les gâchis).

✅ La satisfaction client. Optimisée, la préparation de commande garantit une bonne relation client et, à terme, sa fidélisation, puisque :

• la livraison contient les éléments demandés en bon nombre, en bon état, dans les temps, et à l’adresse choisie ;
• la traçabilité des marchandises permet de retrouver les colis perdus ou retardés et d’appliquer les bonnes mesures.

✅ La qualité et la sécurité. Une bonne préparation de commande assure que les produits préparés et livrés sont sûrs, mais aussi que les conditions de travail, parfois éprouvantes, sont au coeur des préoccupations de l’entreprise, entre autres :

• le respect des règles d’hygiène et de sécurité, par la mise en place de procédures qualité ;
• la prévention des risques d’accident (ergonomie des postes de travail, pas de charges lourdes en hauteur, étiquetage des produits dangereux, meubles de rangement adaptés, etc.).

Les 5 méthodes de préparation de commande

Méthode no 1 : le prélèvement par article

Il s’agit d’une des méthodes de préparation de commande les plus courantes.

Le processus est assez simple : lorsqu’un opérateur reçoit une commande, il se déplace dans l’entrepôt (parfois à l’aide d’un chariot) pour collecter l’ensemble des articles concernés. Lorsqu’il a terminé, il recommence avec une autre commande.

👉Cette méthode fonctionne très bien dans les petits entrepôts, mais reste moins efficace pour les plus grands, à cause du temps perdu en déplacements.

Méthode no 2 : le prélèvement de groupe ou prélèvement par lot

Cette méthode repose sur le fait que la même personne prépare plusieurs commandes en même temps.

De cette façon, l’opérateur gagne du temps : s’il retrouve le même article dans plusieurs commandes, il prélève directement la quantité totale, et gagne donc du temps.

👉En cas de commandes massives, un logiciel effectue un regroupement des postes de commande par référence. Il convient ensuite de mener une opération de tri.

Méthode no 3 : le prélèvement par zones

Ici, les commandes sont organisées dans des zones bien définies, dans lesquelles un plusieurs opérateurs sont responsables de leur préparation.

On a affaire au même principe que le prélèvement par lot sauf qu’ici, le regroupement et le tri des postes de commande sont effectués selon les différentes zones de stockage, pas selon le type de produit.​

👉Une fois qu'une zone est terminée, les travailleurs passent à la suivante.

Méthode no 4 : le prélèvement par vagues

Appelé également le wave picking, ce processus combine l’utilisation des 2 méthodes reconnues :

• Le batch picking, ou picking de groupe. Les lots d’articles sont regroupés selon :
• leur priorité d’expédition ;
• leur itinéraire de transport ;
• le nombre de commandes ;
• leur composition ;
• la charge de travail des opérateurs.
  
  
• Le prélèvement par zone. Afin d’éviter une affluence ou une circulation excessive dans les allées du dépôt de stockage, les groupes de commandes sont assignés aux préparateurs en fonction de l’emplacement des marchandises.

Méthode no 5 : le prélèvement par systèmes de commande combinés

Au sein des entrepôts dotés des systèmes les plus avancés, le prélèvement s’effectue souvent par combinaison.

Le processus est relativement simple : la commande est passée par zone, et dans cette même zone, le salarié procède à une préparation par lots.

Quelle est la procédure de la préparation de commande ? Les 4 étapes

Étape 1 : le prélèvement

Comme on l’a vu, il s’agit de la collecte des articles dans leur emplacement de stockage.

Un tri informatique permet d’établir des listes de prélèvement optimisées et de gagner du temps en réduisant le nombre de rotations entre les différents emplacements.

💡 À vous de choisir la manière de procéder, parmi les différentes méthodes présentées ci-dessus.

👉 En bref : commande client → ordre de préparation → communication de l’ordre au préparateur → prélèvement des articles → lecture des codes-barres ou étiquettes et mise à jour des stocks.

Étape 2 : le tri

On se trouve ici à l’étape d’identification et de rassemblement des articles, soit :

• par poste de commandes ;
• par commande ;
• par client.

Le tri physique, après prélèvement, sert à la reconstitution des commandes ainsi qu’à l’organisation des colis pour faciliter le transport. Ainsi, ce tri est effectué par commande, puis par client, puis par zone géographique.

👉 En bref : envoi des items en zone de préparation → tri et assemblage d’une commande sur une unité de conditionnement.

Étape 3 : l’emballage

Il s’agit de l’emballage des unités de conditionnement, colis ou palettes, dans le but de faciliter les opérations de manutention et de transport.

👉 En bref : conditionnement, emballage et suremballage → impression et étiquetage des colis ou palettes.

Étape 4 : le contrôle

Le préparateur contrôle le poids de l’unité complétée et scanne l’étiquette pour garantir la traçabilité de l’envoi.

En somme, il opère une dernière validation avant expédition.

Comment optimiser la préparation de commande ?

En utilisant des solutions technologiques, et plus précisément des logiciels de gestion en mode SaaS.

Devenus indispensables de nos jours afin de répondre aux demandes des clients (d’autant plus dans un contexte de stratégie de distribution omnicanale), les outils de gestion des stocks ou de gestion des entrepôts permettent de :

• suivre en permanence les mouvements de marchandise, des flux entrants et sortants pour une optimisation des inventaires ;
• mettre à jour les stocks immédiatement ;
• déclencher les opérations de réapprovisionnement automatiquement ;
• centraliser les contacts fournisseurs et clients ;
• créer des fiches produits et gérer les codes-barres ;
• générer les devis, ordres d’achat, bons de commande et factures ;
• suivre les paiements en temps réel ;
• mettre en place un stock d’alerte pour éviter les ruptures de stock ;
• gérer l’activité de plusieurs entrepôts à distance ;
• gérer et suivre les retours produits ;
• générer des rapports pour faciliter les prises de décision stratégiques.

Sélection de logiciels adaptés à la préparation de commande :

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Le rôle du préparateur de commande

Quelles sont les tâches d'un préparateur de commande ?

Sous la responsabilité d'un chef d'équipe, le préparateur ou la préparatrice de commandes travaille en entrepôt et veille au bon déroulement de l’opération, à l’aide des documents mis à sa disposition.

Il ou elle travaille en étroite collaboration avec des caristes, qui transportent la marchandise dans l’entrepôt. Parfois, le préparateur et le cariste sont une seule et même personne.

Parmi les missions liée à ce métier, on retrouve :

• la sélection du matériel et des fournitures nécessaires à l’envoi (palette, emballage, etc.) ;
• le prélèvement et le déplacement des items de leur emplacement à la zone de préparation ;
• la vérification des éléments (état, conditionnement, quantité),
• la réalisation des unités de conditionnement (colis ou palettes), avec équilibrage du poids ; suremballage ;
• la mise à disposition du colis après contrôle ou pesée ;
• l’apposition des étiquettes pour identifier le contenu et la destination ;
• l'enregistrement de chaque opération dans les systèmes de gestion informatisés.

Quel est le salaire moyen d'un préparateur de commandes ?

En France, le salaire d'un préparateur de commandes varie en fonction :

• de l'expérience ;
• de l'employeur ;
• de la région.

Selon Indeed, le salaire moyen pour ce poste s’élève 2 208 € par mois. Talent.com, de son côté, rapporte un salaire médian annuel de 21 587 €, soit environ 1 799 € par mois.