Les 10 étapes pour déployer un WMS dans votre entrepôt

Parce qu’il permet d’optimiser les ressources et processus logistiques en entrepôt, le bon fonctionnement d’un warehouse management system (WMS) s’avère crucial pour les acteurs de la Supply Chain.

Il faut donc être prudent lors de la phase d’implémentation, car de la réussite du déploiement dépendra son efficacité future.

Une marche à suivre que Generix WMS vous détaille ici.

Voir tous les logiciels Gestion d'entrepôt

Étape 1 - Mobiliser votre organisation dans une démarche collaborative

L'implantation d'un WMS impacte l'ensemble de l'entreprise :

• direction marketing,
• DSI,
• managers logistique, etc.

Pour un retour sur investissement accéléré et une diminution du risque de rejet par les équipes, chaque département doit se préparer à absorber le changement.

Après avoir acté le principe du déploiement du WMS, il est très important de revoir l’organisation interne de l’entreprise et d’anticiper sur la formation de tous les collaborateurs impliqués. Pour donner toute sa puissance, le projet doit être appréhendé dans sa globalité, en plaçant les responsables des flux au centre de votre approche. 

Ainsi, pour s’assurer de l’engagement de tous, un accompagnement au changement se montre souvent indispensable et stratégique pour rassurer sur l’évolution de leur métier : non, vos salariés ne seront pas remplacés par des robots quand le logiciel sera déployé !

👉 Afin d’accompagner les équipes, plusieurs leviers sont disponibles, selon les projets, les personnes et les moyens.  Ainsi, des solutions telles que le digital learning, les formations ou encore le coaching peuvent être de bonnes idées.

Étape 2 - Définir précisément le périmètre du changement

Qu’il s’agisse d’une première installation ou du remplacement d’un WMS existant, il faut systématiquement se pencher sur le périmètre des changements que vous voulez mettre en place. Cela paraît évident et pourtant.... Vos besoins ne sont pas ceux de votre voisin.

Aussi il est nécessaire de les prendre en compte et de définir les objectifs de performances à atteindre pour vous orienter vers la solution WMS adaptée. C'est la mise à échelle locale de la stratégie globale. Cette étape se fait en deux phases :

• Recueil des besoins : il faut définir les sites logistiques à équiper et les flux physiques à modéliser. Tout en veillant à bien intégrer les différents services concernés.
• Rédaction de cahier des charges : il convient de préciser les grands objectifs de l’entreprise et les enjeux business auxquels elle est confrontée.

💡 Cette phase d'anticipation opérationnelle fera émerger les moyens industriels à déclencher, en regard du WMS.

Étape 3. Consulter les équipes terrain

On constate très souvent des écarts entre les informations connues des décideurs (responsable d’entrepôt, conducteur de projet, manager logistique) et ce que savent et font les opérateurs.

Dans un entrepôt, il faut toujours se mettre à la place de l’opérateur : est-il capable de s’orienter, de remplir sa mission avec les informations en sa possession ?

À cette étape, l'idée est de confronter les prévisions des décideurs avec les estimations et les remontées des équipes opérationnelles. Cela permet de préciser les temps nécessaires au changement dans le cadre des estimations budgétaires.

Étape 4. Définir et déployer l'équipe projet

L’équipe projet de mise en œuvre du WMS est constituée de deux parties :

Une équipe projet externe

Il s’agit des personnes en charge du projet chez l'éditeur, qui comprennent :

• Un expert fonctionnel, qui doit avoir une parfaite connaissance de l’outil et une solide expérience de projets d’implémentation WMS. Il sera ainsi à même de conseiller au mieux sur le paramétrage standard, mais également de s’appuyer sur ses retours d’expérience pour adapter l’outil aux besoins spécifiques de votre projet. 
• Un consultant technique qui mettra en œuvre ces recommandations de personnalisation.
• Un architecte solutions qui se chargera d’intégrer l’outil dans l’architecture technique de l’entrepôt, mais aussi le reste du SI de votre entreprise.
• Un directeur de projet qui sera en charge de la cohérence et du bon déroulement du projet dans sa globalité : respect du planning, mise à disposition des ressources, relevé des temps, facturation, pilotage des comités de suivi et arbitrage des décisions.

Une équipe projet interne

L’identification de ses membres est fondamentale. En effet, le choix et la disponibilité des collaborateurs en charge du projet WMS en interne sont au cœur même de la réussite de celui-ci. Il est important d’avoir une très bonne connaissance du terrain :

• Responsable d’entrepôt et agents de maîtrise en charge de pôle d’activité telles que les réceptions, les préparations ou les expéditions.

• Un responsable projet est également nécessaire pour le pilotage du projet lors des comités de suivi et pour faire le lien en interne avec la direction de l'organisation, dont l’implication est indispensable. L’équipe technique sera également sollicitée lors des phases d’installation et d'échange d’informations entre le WMS et le logiciel de gestion en place.

Étape 5 - Élaborer un planning prévisionnel précis

Le délai d’implémentation d'un WMS dépend du périmètre fonctionnel. Sa mise en œuvre peut varier de quelques semaines à une année en fonction des besoins de l'entreprise, de la typologie de l’entrepôt (manuel ou automatisé) et de la complexité des flux logistiques à gérer.

Selon l’étude de marché des WMS, il faut en moyenne 6 à 9 mois de mise en œuvre

• s’il s’agit d’un entrepôt automatisé, dans 30 % des cas, le délai s’allongera jusqu’à 10 -12 mois ;
• si l’entrepôt est géré manuellement, dans 50% des cas, le délai peut être inférieur à 6 mois.

Étape 6 - Configurer la solution et la dimensionner au projet

Cette étape permet au prestataire d’adapter le logiciel WMS à l’organisation des entrepôts. Pour cela un design doit être développé, contenant des spécifications générales puis des spécifications détaillées étape par étape.

Elle définit à la fois le contour et le contenu du projet. Requise pour analyser les besoins, c’est une étape très intense de réflexion sur les processus logistiques actuels et futurs.

👉 Puis une analyse fonctionnelle est mise en place pour coller au maximum au standard de la solution retenue et identifier les écarts par rapport au standard. L'équipe en charge de cette étape va ensuite exploiter les capacités de paramétrage de l’outil pour répondre aux spécificités métier, préparer un cahier de recette complet et travailler avec l’éditeur pour apporter les améliorations.

Étape 7 - Intégrer concrètement la solution... et la tester 

Juste avant la mise en production, une période de tests est nécessaire, prenant en compte l'ensemble des scénarii possibles. C’est la dernière étape avant le go live.

L’implication de chacun est indispensable pour mener à bien cette étape. Il est à noter que les tests doivent être impérativement réalisés par le client et non par l'intégrateur, ce dernier ne pouvant être « juge et partie ».

Un comité de pilotage stratégique va décider à cette étape du GO / NO GO au regard des différents indicateurs et alertes qui lui seront remontés. La phase de formation suit cette étape, une fois que les indicateurs problématiques sont traités.

Étape 8 - Communiquer régulièrement auprès des équipes opérationnelles

Modifier tout l’univers de travail du jour au lendemain peut perturber de façon notable les équipes : il est donc primordial de les informer régulièrement.

📣 Un point important à leur communiquer : il s’agit avant tout d’un projet pour eux, pour faciliter leur travail au quotidien. Il est nécessaire, en amont, de rendre compte de l’avancement du projet, de lui donner un nom et d’impliquer les équipes pour créer et maintenir un engouement autour de celui-ci.

Étape 9 - S’approprier les possibilités du WMS

Le jour du lancement du WMS, les opérateurs ne seront probablement pas à 100 % de leurs capacités. Il existe une courbe d'apprentissage. Les équipes auront besoin d’un certain temps pour se familiariser totalement avec la nouvelle solution, même avec les formations préalables.

Les premières semaines font émerger quelques problématiques qui n'ont pu être identifiées en période de test et les salariés doivent apprendre à maîtriser la large palette de fonctionnalités. Toutefois, si les étapes précédentes ont été respectées, l’appropriation de l’outil en interne sera relativement rapide.

Voir tous les logiciels Gestion d'entrepôt

Étape 10 - Garder un contact régulier avec l'éditeur

Avec une solution WMS Cloud, vous êtes sûr d’utiliser la dernière version du logiciel : les mises-à-jour sont automatiques, aussi bien sur le plan technique que sur le plan réglementaire - la gestion de vos factures restera toujours conforme. Et le tout, avec autant de fluidité qu’une simple mise à jour d’application sur un smartphone. Cette situation ne veut pas dire pour autant qu’il faille couper les ponts avec l’éditeur de votre solution !

Au moins pour 2 raisons :

• La première, c’est que les éditeurs font évoluer leurs solutions en fonction des remontées de terrain - en formalisant vos besoins ou vos difficultés, vous contribuerez sans doute à faire progresser l’outil dans votre intérêt !
• La deuxième raison est que l’éditeur sera par définition toujours présent pour vous assister en cas de besoin, par téléphone, chat, mail ou même de visu.