On épluche le procure-to-pay : définition et solutions P2P, vous saurez tout !
Le P2P ou procure-to-pay, traduction de « l’achat au paiement », devient-il un nouvel enjeu pour les entreprises ? 🤔
Le procure-to-pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. Dans un marché de plus en plus concurrentiel, la nécessité d’emprunter la voie de l’efficience opérationnelle s’impose aux sociétés, et les processus d’achat n’échappent pas à la règle.
Afin de saisir tous les défis entourant le procure-to-pay, attardons-nous sur sa définition, ses avantages et les solutions procure-to-pay que vous pouvez adopter dès aujourd’hui !
Procure-to-pay : définition
Le procure-to-pay, également connu sous la dénomination purchase-to-pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de :
- la demande d’achat auprès de fournisseurs,
- puis de l’approvisionnement,
- jusqu’au paiement de la facture associée.
C’est pourquoi la notion de « cycle fournisseur », intervenant en amont du « cycle clients » (ou order to cash), est associée au procure-to-pay.
Toutefois, la définition de procure-to-pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :
- l’idée de rationalisation des processus pour gagner en productivité,
- la digitalisation des processus, via l’utilisation d’outils.
☝️ Notez qu’il convient de différencier le procure-to-pay d’un autre processus qui s’en approche sensiblement : le source-to-pay (S2P), impliquant la recherche active et stratégique des produits et des services.
Les étapes du cycle procure-to-pay
Le processus procure-to-pay est composé de plusieurs étapes, de la recherche de produits à la mise à jour du compte fournisseur en passant par l’approvisionnement.
Voici les 4 principales :
La demande d’achat
- recherche de produits,
- création d’un panier,
- création de la demande d’achat,
- traitement et l’autorisation de la demande, etc.
L’approvisionnement
- création du bon de commande ou d’achat,
- suivi et réception des marchandises,
- évaluation de la conformité à la commande, etc.
La gestion des factures fournisseurs
- réception et tri de la facture,
- workflow de validation,
- rapprochement et traitement de la facture, etc.
Le paiement
- règlement du paiement,
- mise à jour du compte fournisseur, etc.
👉 Schéma détaillé de toutes les étapes du purchase-to-pay :
Quid de l’utilisation d’un outil procure-to-pay ?
Comme nous l’avons évoqué précédemment, la notion de P2P implique souvent l’utilisation d’un outil procure-to-pay.
Son objectif premier est de rationaliser tout le processus de bout en bout, parfois dès le sourcing des fournisseurs. Centralisation des données, automatisation (rapprochement entre les bons de commande et les factures, workflows d’approbation, etc.)… tout est pensé pour faire gagner un temps précieux aux organisations.
Bien entendu, ces plateformes soutiennent également la dématérialisation des documents. Par exemple, elles permettent de transmettre les factures des fournisseurs par voie électronique.
💡 Nous distinguons généralement plusieurs types d’outils capables de prendre en charge le procure-to-pay, ou tout du moins une partie. Citons par exemple :
- Les ERP : logiciels métier complets, ils incluent parfois nativement des fonctionnalités prenant en charge une partie des activités P2P, comme la facturation électronique. Par ailleurs, certains ERP proposent des modules complètement adaptés à la gestion des cycles fournisseurs.
- Les solutions procure-to-pay complètes : en fonction de leurs besoins et de leur environnement logiciel, certaines sociétés préfèrent recourir à ce type d’outils intégralement orientés dans la rationalisation du P2P.
Les 5 bénéfices de l’automatisation du process procure-to-pay
1— L’accélération des processus
Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.
Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se libèrent de certaines tâches, et disposent de plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.
2 — La diminution du risque d’erreurs
Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important.
L’automatisation des processus diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines.
3 — La réduction des coûts
L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise. Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.
Notez également que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.
Grâce à la pratique de la remise, les entreprises économisent en moyenne 1 % sur chacune de leur commande, soit un rendement annuel de 18 %. Ce montant s’avère bien supérieur à n’importe quel intérêt dû à un placement bancaire.
Source : Itesoft
4 — Une relation améliorée avec les fournisseurs
Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure-to-pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.
5 — Une visibilité accrue
L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.
Conséquence : les coûts et les ressources sont encore plus optimisés.
👉 Comment le cycle fournisseur impacte différents acteurs de l’entreprise :
Quelle solution procure-to-pay choisir ?
Côté ERP
Oracle ERP Cloud est une suite d’applications comprenant une solution de Procurement Process (processus d’achat). Cette dernière automatise un grand nombre d’activités P2P, tout en simplifiant le travail collaboratif au cours du cycle. Par conséquent, les entreprises gagnent en efficience lors de la phase de sélection.
Oracle ERP Procurement Cloud
Côté logiciels P2P spécialisés
Esker est une solution procure-to-pay disponible en mode SaaS. Simple d’utilisation, ce logiciel permet de gagner en productivité : il automatise et dématérialise la gestion des achats et des factures fournisseurs en s’appuyant sur la reconnaissance intelligente de documents et en s’accordant avec la réglementation en vigueur dans différents pays.
Esker | S2P & O2C
Flowie est une plateforme moderne qui réconcilie les équipes achats et financières autour d’un pilotage du P2P intuitif, automatisé et précis. Fondée sur l’IA et mettant l’accent sur l’impact ESG des processus, elle se déploie en quelques instants grâce à plus de 400 intégrations natives. Elle intègre surtout un Copilote IA innovant qui accélère la validation des factures.
Flowie
Quadient Comptes Fournisseurs est une solution innovante qui optimise le traitement des factures fournisseurs. Avec son haut degré d’automatisation et la reconnaissance automatique des données, vous réalisez des économies sur la gestion de votre facturation. Et grâce au traitement dématérialisé ainsi qu’à la traçabilité de vos opérations P2P, vous vous conformez aux différentes obligations légales actuelles et à venir.
Quadient Comptes Fournisseurs
Itesoft digitalise les processus fournisseurs afin de réduire les coûts et les délais de traitement. Cette solution de dématérialisation des factures fournisseurs propose des fonctionnalités de demande d’achat, de portail fournisseur ou encore du Supplier Relationship Management, afin de couvrir l’ensemble du cycle procure-to-pay.
Itesoft
Yooz automatise, sécurise, et fluidifie l’ensemble des processus P2P en toute simplicité. Grâce à l’intelligence artificielle et à sa connexion à plus de 250 ERP et logiciels de comptabilité, vous réduisez drastiquement vos coûts de traitement de facture et vos délais de paiement. Avec un périmètre fonctionnel P2P très complet, Yooz propose un démarrage rapide en 1 h.
Yooz
Côté plateformes de dématérialisation
Nexia, éditée par Axess, est une GED transverse aux différents services de l’entreprise. Elle permet de digitaliser l’ensemble des processus métiers, dont le processus financier (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, etc.), et de retrouver rapidement les documents grâce au moteur de recherche prédictif.
NEXIA
SY by Cegedim est une solution SaaS pour les entreprises de plus de 50 salariés qui vous accompagne dans la dématérialisation de vos documents et la digitalisation de votre processus procure-to-pay. Simplifiez toutes les étapes de votre cycle fournisseur, du pilotage de vos achats en passant par l’automatisation de vos règles de gestion jusqu’au traitement de vos factures fournisseurs.
SY by Cegedim
Que retenir du procure-to-pay ?
Il va sans dire que les bénéfices d’un processus procure-to-pay optimisé s’avèrent nombreux, tant ils répondent à deux enjeux de croissance majeurs pour les entreprises : l’amélioration de la productivité et la réduction des coûts.
Mais cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel purchase-to-pay approprié, ne pourra s’opérer sans une collaboration optimale et un accompagnement au changement.
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.