Partez à la pêche aux meilleurs partenaires grâce au sourcing fournisseurs

L’acquisition de biens ou de services, pour la production ou le bon fonctionnement général, fait partie des activités clés d’une entreprise. Des prix trop élevés, des retards de livraison, une mauvaise qualité de la marchandise… et elle subira in fine des retombées économiques et commerciales négatives.

Par conséquent, ne négligez surtout pas votre sourcing fournisseurs ! Au même titre qu’un recruteur sélectionne minutieusement ses futures recrues, le responsable sourcing achats est tenu de comparer puis choisir ses potentiels partenaires avec le même soin.

Mais ces opérations, aux forts enjeux, se révèlent parfois complexes. Qu’impliquent-elles ? Quelles sont les étapes et la méthode du sourcing fournisseurs ? Est-il possible de compter sur des logiciels ?

On vous donne un p’tit coup de pouce grâce à cet article 👉

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Sourcing fournisseurs : définition

Lié au service achats, le processus de sourcing fournisseurs (aussi appelé sourcing achats ou prospection de fournisseurs) désigne l’activité consistant à :

• rechercher,
• comparer,
• évaluer les meilleurs fournisseurs pour votre entreprise.

Et ce à travers l’observation de données diverses, à commencer par les critères QCD :

• Qualité,
• Coût,
• Délai.

Ce travail de sélection sert tous les besoins de l’organisation, qu’il s’agisse de la production, de l’équipement en logiciels… et même du réapprovisionnement en fournitures de bureau ou en café pour la salle de pause ☕.

☝️ On a affaire ici à une fonction essentielle, car ces partenaires constituent un maillon stratégique dans l’engrenage de votre entreprise. Ils peuvent influer sur certains facteurs cruciaux de votre succès, tels que votre rentabilité ou encore la satisfaction de vos clients.

Pourquoi faire du sourcing achats ? Enjeux et avantages

Éminemment stratégique, le sourcing achats rassemble différents enjeux :

• Coûts des produits et des services. La prospection fournisseurs permet d’identifier les prestataires dotés des tarifs les plus intéressants. L’objectif ? Réduire vos coûts d’achat, augmenter vos marges commerciales… et ainsi accroître votre chiffre d’affaires !
  
  
• Qualité des prestations. Bien sourcer, c’est aussi vous prémunir des risques liés aux approvisionnements ou encore à la qualité des marchandises, afin d’éviter le mécontentement de votre clientèle.
  
  
• Diversité. Grâce à ce travail de sourcing, il devient possible de mettre facilement en place différents partenariats. Autrement dit, vous disposez d’un catalogue de fournisseurs et donc de plusieurs options en cas de problème. Vous ne dépendez plus d’une seule et même entreprise !

Les critères de sélection des fournisseurs

On dénombre de nombreux critères pour sélectionner les bons fournisseurs.

S’ils varient d’une organisation à l’autre, voici les plus communément rencontrés 👉

• la nature et les gammes de produits proposés,
• la démarche qualité de ces produits,
• les moyens de production,
• les méthodes de facturation (électronique ?),
• les tarifs appliqués,
• la localisation (la proximité géographique limite les risques de ruptures),
• la fiabilité et la solidité financière du prestataire,
• les délais de livraison,
• l’efficacité et la disponibilité du service après-vente,
• les références du fournisseurs,
• la réactivité en cas de problème, etc.

Les étapes du sourcing fournisseurs

Étape 1 : Définissez vos critères de sélection

Puisque la sélection des bons fournisseurs s’appuie sur des critères à l’image de ceux cités ci-dessus, il vous faut d’abord dresser la liste de ces caractéristiques puis les hiérarchiser. Ainsi, vous définissez ce qui est le plus important pour votre organisation.

Ces critères découlent de vos propres besoins et du marché, et certains paraissent inhérents à toute entreprise, comme le prix.

Mais si, par exemple, vous affichez auprès de vos clients des valeurs environnementales et sociétales, il convient d’opter pour des partenaires écoresponsables et soucieux du bien-être de leurs salariés.

Étape 2 : Déterminez comment approcher vos fournisseurs

Inventoriez ensuite tous les fournisseurs susceptibles de répondre aux critères prédéfinis.

Pour mener vos recherches, exploitez pleinement tous les canaux à votre disposition comme :

• internet et les moteurs de recherche,
• les plateformes de mise en relation B2B,
• les associations professionnelles et les chambres de commerce,
• les catalogues fournisseurs,
• les réseaux sociaux, en particulier LinkedIn,
• le bouche-à-oreille et les recommandations de vos pairs,
• les événements et les salons professionnels,
• les Pages Jaunes, etc.

💡 À savoir : il existe des dispositifs payants, comme les entreprises spécialisées dans le sourcing, fortes de l’expertise et du carnet d’adresses nécessaires à l’identification des fournisseurs les plus pertinents.

Étape 3 : Établissez le contact

Une fois la liste de tous les fournisseurs potentiels en votre possession, il est temps de les contacter pour :

• savoir concrètement ce qu’ils pourront vous offrir ;
• vous assurer de leur fiabilité.

Cette étape se révèle cruciale, puisqu’elle pose les bases de ce qui sera (ou ne sera pas) une future relation de confiance. Parfois, une rencontre physique est nécessaire, puisqu’il s’agit souvent d’une phase de négociation, en particulier sur la question des tarifs.

💡 Comment challenger un fournisseur ?

Préparez une série de questions types à poser, destinées à en savoir plus sur :

• son chiffre d’affaires et sa solidité financière,
• ses processus et sa structure organisationnelle,
• sa valeur ajoutée par rapport aux concurrents,
• ses références clients, afin de confirmer son expérience et ses compétences,
• l’origine de ses produits, etc.

On vous suggère de vous appuyer sur une RFI (Request for Information). Généralement utilisée au début du processus de sélection, elle sert à restreindre le nombre de candidats possibles.

Étape 4 : Évaluez les fournisseurs et réalisez la sélection finale

Dès lors que vous savez ce que vos partenaires potentiels sont prêts à vous accorder, arrêtez votre choix final.

En d’autres termes, constituez votre shortlist, celle qui inclut les fournisseurs avec qui vous souhaitez absolument travailler.

💡 À savoir : dans le cadre d’un sourcing à l’international, apportez une vigilance particulière à l’évaluation de certains facteurs. On pense notamment au respect des normes qualité, des réglementations, ou encore aux enjeux éthiques, politiques et environnementaux.

Comment optimiser son sourcing et sa relation fournisseurs ?

Si vous suivez scrupuleusement les différentes étapes décrites ci-dessus, pour sûr vous excellerez dans l’art du sourcing fournisseur.

Voici néanmoins quelques conseils supplémentaires pour optimiser votre processus, mais aussi maintenir une relation de qualité et durable (il ne faudrait pas avoir fait tout ce travail pour rien !) 👉

Conseil n° 1 : Renseignez-vous auprès d’autres clients

Comment ne pas vous laisser berner par un prestataire faillible ?

Bonne nouvelle, internet regorge d’avis clients et de forums dédiés à ces sujets.

💡 Autre astuce : tout comme le ferait un recruteur avec ses candidats et leurs anciennes entreprises, pourquoi ne pas appeler des clients de ce fournisseur pour leur demander si ça vaut la peine de travailler avec lui ?

Conseil n° 2 : Testez les fournisseurs

Avant de vous engager durablement, on vous suggère de tester la fiabilité du fournisseur en effectuant une première commande qui engage de faibles montants et peu d’enjeux commerciaux.

Si l’expérience ne s’avère pas concluante, vous n’irez pas plus loin !

Conseil n° 3 : Ne sacrifiez jamais la qualité

À vouloir trop tirer les prix vers le bas, il arrive que certains prestataires négligent la qualité des marchandises.

Pour ne pas voir vos clients prendre la poudre d’escampette, veillez constamment à ce que le fournisseur vous livre la qualité attendue.

💡On vous recommande de mettre en place un suivi régulier, sur la base de critères qualitatifs prédéfinis. Effectuez des inspections aléatoires, des tests fréquents, etc.

Conseil n° 4 : Instaurez et maintenez le dialogue

Le dialogue constitue la base d’un partenariat pérenne et fructueux entre vos fournisseurs et votre entreprise.

De ce fait, tout doit être parfaitement clair entre vous, à commencer par les termes du contrat qui vous unit, idéalement équitables pour les deux partis.

Puis, tout au long de la relation, organisez régulièrement des rencontres. Elles serviront à :

• dresser un état des lieux de la situation ;
• repérer ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas,
• dégager de concert des axes d’amélioration.

Conseil n° 5 : Réglez vos factures fournisseurs à temps !

L’argent est le nerf de la guerre pour votre société… comme pour vos fournisseurs. Ne leur imposez pas ce que vous n’aimeriez pas subir vous-même.

Montrez donc patte blanche en réglant toujours vos factures fournisseurs en temps et en heure, c’est-à-dire avant leur arrivée à échéance.

Quels outils de sourcing fournisseurs choisir ?

Le sourcing fournisseurs se digitalise !

En effet, vous pouvez désormais compter sur des logiciels. Ces outils d’e-sourcing proposent des fonctionnalités telles que :

• la recherche et l’identification des bons partenaires,
• la gestion des RFI,
• l’évaluation et la comparaison des fournisseurs,
• la gestion des contrats et des demandes,
• le suivi des performances des prestataires et l’analyse des résultats,
• la collaboration et la communication entre les équipes et les fournisseurs.

💡 À savoir : certaines plateformes prennent également en charge la facturation, permettant ainsi un alignement avec la législation à venir sur l’obligation de réception des factures électroniques.

🛠️ Exemple de logiciel :

Esker est une plateforme complète de digitalisation du processus source to pay. Elle prend donc en charge l’ensemble du cycle fournisseur, du sourcing à la facturation, en passant par la gestion des achats. La solution permet aux utilisateurs de centraliser les informations, de négocier la meilleure valeur pour les biens et services et de sélectionner les bons fournisseurs. Avec ses technologies d’intelligence artificielle et de robotisation, elle aide les équipes à gagner en efficacité. Et grâce à sa richesse fonctionnelle, finie la multiplication des outils : gagnez en efficacité au moyen d’une seule plateforme pour la gestion de vos processus S2P.

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Comment faire du sourcing fournisseur ? On résume

Partir à la pêche au bon fournisseur, en voici un travail sérieux, minutieux et stratégique.

Pour mener à bien votre sourcing fournisseurs, il convient de suivre différentes étapes, à commencer par l’établissement de vos critères de sélection, pour respecter à la fois vos besoins et vos valeurs.

Et une fois les bons partenaires choisis, il importe de maintenir de bonnes relations avec eux.

Pas une mince affaire donc ! Heureusement, il existe des logiciels spécialisés dans l’automatisation du cycle fournisseur. Grâce à eux, dites « stop » aux opérations manuelles chronophages et concentrez-vous sur l’essentiel : le dialogue. N’oubliez pas, ce dernier est essentiel à l’établissement d’un partenariat gagnant-gagnant duquel chacun tire des bénéfices sur le long terme.