Comment réaliser un inventaire de qualité ?

Toutes nos astuces sur la gestion d'inventaires : L'inventaire est une opération complexe et surtout laborieuse ! Voici une synthèse des bonnes pratiques pour réaliser votre inventaire chaque année dans les meilleures conditions.

L’inventaire est un acte obligatoire mais également appréciable pour l’entreprise d’un point de vue pratique.

La législation française contraint les entreprises à livrer un inventaire systématique en fin d’exercice comptable, mais au delà de cet aspect légal, c’est également un acte d’assainissement de l’entreprise. En effet, le stock est d’une valeur non négligeable pour l’entreprise, donc en avoir un regard juste est important pour savoir quand se réapprovisionner, et si il est possible de vendre dans de bonnes conditions.

La rupture de stock peut nuire à votre image, le surstock à vos finances.

Aspect légal

Le bilan est un acte comptable obligatoire en France, il permet d’établir l’état de santé de l’entreprise à la fin de son exercice comptable. La réalisation d’un inventaire physique complet fait partie des obligations d’une entreprise. Il sert à établir la valeur réelle du stock physique en compensant les éventuels manquements ou erreurs et pouvoir ainsi établir le bilan annuel.

Article L123-12 du Code du Commerce (Source: Legifrance) :
“Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant [...] doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.
Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.” 

Aspect pratique

Du point de vue légal, la réalisation d’un inventaire est plutôt permissive. Tout ce que l’article de loi précise, c’est qu’il est obligatoire pour chaque entité commerciale sur une fréquence d’au minimum une fois par an. Cependant, l’inventaire dans son sens global encadre deux notions définies dans le code du travail qui sont la comptabilisation de l’existence et de la valeur des éléments du stock.

Méthodologies de comptage

• Inventaire complet

L’inventaire complet est la pratique consistant à réaliser un inventaire d’un trait, entraînant presque inévitablement, des périodes d’indisponibilité du stock pour l’entreprise. Ce mode d’inventaire est donc par conséquent, le plus souvent adapté aux petites ou moyennes organisations.

• Inventaire tournant

L’inventaire tournant est la pratique consistant à réaliser un inventaire complet en plusieurs étapes, ne rendant indisponibles que certaines parties de la marchandise et non la totalité. Ce mode d’inventaire est préconisé pour les entreprises ne pouvant pas se permettre une indisponibilité totale telle que la grande distribution, etc. Cette méthode requiert une gestion plus lourde, étant donné qu’il faut réaliser la tâche de l’inventaire petit à petit réparti sur l’exercice fiscal, cependant, elle permet d’aborder cette obligation comptable de manière plus sereine, ce qui réduit la probabilité d’erreurs.

Méthodologies de valorisation

Les méthodes de valorisation des stocks permettent d’avoir une vision globale de la valeur de son stock tout en intégrant des spécificités. Toutes les méthodes sont acceptables bien qu’elles soient chacune adaptées à un certain contexte d’entreprise.

• Méthode comptable : La méthode de coût moyen pondéré

C’est la méthode la plus couramment utilisée et également la plus « neutre », car elle utilise une formule de calcul de moyenne pour la valeur du stock, ainsi, et indépendamment du contexte économique, la représentation d’un stock comprenant des articles de même type mais de prix différents est lissée.

Voici la formule de calcul du Coût Moyen Pondéré :
Coût Moyen Pondéré = Total des quantités (Stock Initial + entrées) / Total des valeurs (après l’entrée)

• Méthode comptable : FIFO / LIFO

Ces méthodes consistent à appliquer une valorisation différente selon les produits, un même produit pouvant avoir plusieurs prix d’achats dans le stock ce qui rend la gestion des ventes complexe. Des écarts important peuvent également apparaître rendant le calcul de la valeur du stock inexact. Ces méthodes sont du fait, obsolètes.

• Dernier prix d’achat

Cette méthode de valorisation donne une priorité de sortie de stock des articles achetés en dernier lieu. Ce qui a pour effet de refléter sur le stock la valeur la plus récente du marché concernant ce produit.

• Prix du marché

La méthode de valorisation des stocks par prix du marché consiste à valoriser son stock par rapport au prix du produit tel qu’il est défini sur le marché actuellement. Cette méthode peut être arbitrairement choisie, cependant, elle concerne plus certains coeurs de métiers basés sur la vente de produits dont le cours varie énormément, comme le pétrole ou les métaux par exemple.

• Appréciation personnelle

Cette méthode consiste à rendre la valorisation du stock plus personnelle, en rendant possible la retranscription des détériorations ou des pertes occasionnées sur le stock qui baissent inévitablement sa valeur.

Toutes les méthodes de valorisation sont correctes tant qu’elles reflètent une valeur du stock juste et non biaisée.

Matériel d'inventaire

Les applications informatiques peuvent grandement faciliter le processus d’inventaire.

Par exemple, des techniciens qui parcourent le stock physique à l’aide de lecteurs de code-barres accélèrent et fiabilisent le processus.

Par ailleurs, des améliorations peuvent êtres apportées sur ce système de douchette. En effet, une douchette dotée d’une mémoire peut être mise en place, le technicien chargé de l’inventaire ne devra plus comparer un à un les articles mais pourra scanner séquentiellement tous les articles, venir ensuite déposer la douchette sur un support qui aura pour effet de transférer ses données dans une unité qui ira vérifier les différences potentielles qui existeraient avec le stock virtuel de l’application.

De plus, pour pallier au problème de l’indisponibilité du stock durant la procédure d’inventaire, il est possible sur une douchette dotée d’une mémoire, de stocker la date et l’heure du scan d’un article dans le stock physique. Par ce biais, lors de la comparaison finale entre le stock contenu dans la douchette et celui dans la base de données de l’application, il pourra être mis en évidence les baisses de stocks dûe à des manquements dans le stock physique ou des manquements dus tout simplement à des ventes intervenues pendant la procédure d’inventaire par extraction de l’heure des ventes, et de l’heure du scan de l’item dans le stock.