[Étude de cas] Comment augmenter les performances de votre entreprise de nettoyage grâce à un logiciel dédié ?

Les entreprises du secteur de la propreté le savent, la transition numérique, et notamment le télépointage, permettent d’améliorer les performances de l’entreprise et l’expérience des clients finaux.

L’entreprise AMS l’a bien compris et a fait appel à Penbase pour les accompagner dans la numérisation de leurs process avec la solution de gestion et de suivi des chantiers dédiée au secteur de la propreté : MOZAIK Clean.

À propos d’AMS Propreté

AMS Propreté est une entreprise implantée en Indre et Loire, Loir-et-Cher, Loiret et Loire Atlantique, spécialisée dans la gestion de la propreté de locaux industriels, commerciaux et d’habitat collectif.

Quels étaient les besoins d’AMS Propreté ?

AMS Propreté était en demande d’une solution de traçabilité précise. Mais les solutions standards ne sont pas forcément adaptées au secteur du nettoyage.

Il leur fallait une solution :

• permettant de répondre à leurs spécificités,
• simple à mettre en place pour les agents sur le terrain et pour les équipes chargées de vérifier le bon déroulement des interventions.

Quelles solutions leur avons-nous apportées ?

Après une expertise des besoins en collaboration avec les équipes d’AMS et son Directeur M. Sousa, notre solution MOZAIK Clean, dédiée au secteur du nettoyage, a été mise en service au sein d’AMS.

Une transition numérique simple et efficace

MOZAIK Clean est une solution à la fois :

• simple d’utilisation : elle permet aux agents de pointer en entrée et sortie de chantier à l’aide de différents dispositifs de pointages ;
• extrêmement efficace : tous les pointages remontent en temps réel sur le logiciel web des encadrants. Des alertes préviennent ces derniers de toute anomalie de pointage ou autre, ce qui leur apporte une visibilité totale sur ce qu’il se passe sur le terrain. Cela permet d’assurer des prestations de qualité aux clients.

Avant MOZAIK Clean, mes agents étaient sur du papier et je tenais des classeurs pour chacun de mes clients. Aujourd’hui, la solution m’a permis d’éliminer le papier, tout se fait sur MOZAIK Clean.

M. Sousa

Une solution complète qui s’adapte à tous les besoins

M. Sousa, commente les différents avantages qu’il a retirés de l’utilisation de MOZAIK Clean :

Premièrement, la flexibilité des types de pointage. J’apprécie le fait que les agents peuvent pointer avec un badge ou en pointage manuel*, cela s’adapte bien à mes chantiers. Deuxièmement, le fait que les données remontent en temps réel, cela permet d’avoir une vue transparente sur ce qui se passe sur le terrain.

Enfin, la personnalisation de la solution est appréciée, cela nous a permis de mettre en place un cahier des charges spécifique à chaque chantier.

En effet MOZAIK Clean propose plusieurs dispositifs de pointage pour s’adapter à tout type d’intervention :

• L’application Clean Agent : cette application mobile peut être utilisée sur un smartphone professionnel sécurisé fourni par Penbase, ou sur le smartphone personnel de l’agent (disponible sur App Store et Google Play). Elle permet de pointer les arrivées/départs, d’accéder à son planning, de valider les prestations effectuées, de signaler tout problème avec prise de photo, etc.

• Le Dalyo Pocket : un boîtier de pointage affecté à un agent (utilisation mobile) ou à un chantier (utilisation fixe), permettant de déclarer les entrées et sorties de chantier grâce à la technologie NFC**.

Les avantages côté clients finaux

Le télépointage occupe une dimension essentielle dans le secteur de la propreté. Les solutions de pointage comme MOZAIK Clean permettent d’optimiser la relation client en étant plus transparent, plus réactif et en améliorant la qualité du service rendu.

C’est ce que confirme M. Sousa :

J’ai mis en place MOZAIK Clean à la suite de demandes de mes clients d’une traçabilité précise. Il me fallait une solution extrêmement simple et claire, et MOZAIK Clean répond à ce besoin. La plateforme web me permet de voir et de communiquer sur l’ensemble des détails d’un chantier, ce qui satisfait mes clients.

Les résultats obtenus

Les salaires des agents représentent 70 à 80 % des coûts d’une entreprise de nettoyage : il est donc important de les maîtriser.

Grâce à l’application MOZAIK Clean, les agents sont sensibilisés à l’importance du respect des horaires contractualisés avec les clients et chacun d’entre eux économise environ 3 h par semaine !

Côté manager, le gain de temps est également important : MOZAIK Clean permet d’économiser entre 2 et 4 h par mois en contrôle et comptabilisation du temps de travail pour effectuer les paies.

En conclusion

La digitalisation des pointages et des échanges entre les différentes équipes est devenue incontournable pour rester concurrentiel sur le marché de la propreté.

Les avantages sont nombreux :

• gain de temps sur le terrain,
• gain de temps également au moment des paies,
• une communication fluide et instantanée entre les équipes,
• une hausse de la qualité des prestations pour une meilleure satisfaction des clients finaux qui reconduisent leur contrat.

La crise sanitaire du COVID-19 a joué un rôle d’accélérateur de ces besoins pour permettre une meilleure traçabilité des prestations de plus en plus demandées de nettoyage industriel, nettoyage de bureaux et de désinfection de locaux.

AMS propreté a anticipé cette tendance en structurant et en modernisant ses processus d’intervention, de pointage, de traçabilité et de communication inter-équipes grâce à MOZAIK Clean.

Leurs besoins nécessitent des fonctionnalités adaptées (solution spécifique au secteur du nettoyage, différents dispositifs de pointage pour répondre à chaque type de chantier, remontée en temps réel des informations terrain, système de communication intégré, etc.). MOZAIK Clean a répondu à l’ensemble de leurs besoins métier, leur permettant de satisfaire les demandes des clients tout en fédérant l’ensemble de leurs agents avec des outils simples et innovants qui facilitent leur quotidien.

*option de pointage proposée sur les smartphones équipés de l’application

**NFC : Near-Field Communication, technologie de communication sans fil à courte portée et à haute fréquence, utilisée notamment pour les paiements sans contact