[Etude de cas] La recette d’un PMO pour optimiser les cycles de développement de ses projets industriels

Lorsque l’on sert des clients dans des industries telles que l’aéronautique, l’énergie, ou la défense, il est crucial de livrer dans les délais. Aubert & Duval en sait quelque chose. Le métallurgiste français élabore des aciers à haute performance pour concevoir des pièces complexes, produites sur mesure pour des entreprises actives dans des secteurs critiques.

L’entreprise souhaitait donc renforcer sa maîtrise des cycles de conception et de fabrication de ses produits. Elle y est parvenue en adoptant le logiciel de gestion de portefeuilles de projets Sciforma.

Retour sur cette initiative couronnée de succès et découverte de cet outil PPM à travers cette interview d’Arnaud Montels, responsable du bureau de gestion de projets (PMO) d’Aubert & Duval.

Qu’est-ce qui vous a initialement amené à vous doter d’un outil de gestion de projets ?

Arnaud Montels :

En un mot comme en cent, nous voulions améliorer notre efficience ainsi que la satisfaction de nos clients en optimisant nos projets de développement de produits.

Des enjeux de taille

Typiquement, nos projets de conception durent plusieurs mois, et nécessitent d’importants investissements initiaux. Il faut, par exemple, commander plusieurs tonnes de superalliages qui peuvent se négocier autour de 60 euros le kilo : faites le calcul !

Qui plus est, les pièces que nos clients attendent de nous sont de nature critique. Il s’agit par exemple de trains d’atterrissage, ou d’autres composants essentiels à la construction d’un avion. Tout retard va affecter nos clients et écorner leur satisfaction, qui est bien sûr notre priorité.

Tout ceci pour dire que nous n’avons pas droit à l’erreur. Avec tant en jeu, il est essentiel de mener nos projets de manière aussi efficace que possible, et de tenir scrupuleusement nos engagements.

Une problématique d’adéquation charge/capacité

Or, nous n’avions auparavant pas les moyens d’assurer une maîtrise parfaite de nos cycles de production, essentiellement car nous avions du mal à y voir clair. Chaque équipe suivait ses projets sur Excel, mais nous n’avions pas de visibilité consolidée sur la charge en cours et à venir. Avoir une vision globale était d’autant plus compliquée que nos équipes de conception sont réparties sur plusieurs sites, dont un en Inde, et qu’elles mènent des projets de type et de nature différents.

Faute de connaître et d’anticiper la charge, nous ne pouvions pas y adapter la capacité. Nous nous retrouvions donc souvent avec des équipes surchargées, et nous devions même parfois refuser des projets car nous n’avions simplement pas les effectifs requis pour les mener.

L’objectif premier de l’acquisition d’un outil de gestion de projets était donc de pouvoir adapter la capacité des équipes à la charge de travail, au lieu de faire l’inverse.

Autre enjeu important, nous voulions mieux identifier et analyser ces charges afin de mieux prioriser et améliorer la gestion des cycles de développement.

Avec son logiciel, Sciforma nous offrait des réponses à ces problématiques. Alors nous avons adopté l’outil et nous l’avons mis en service début 2018.

L’outil a-t-il tenu ses promesses ? Que vous a apporté le déploiement de Sciforma ?

Arnaud Montels :

Le maître mot : visibilité

Avant tout, l’outil nous a offert une base centrale dans laquelle toutes nos données sont automatiquement consolidées, en temps réel. Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers Excel, tout est au même endroit. Plus d’inquiétude quant à la fiabilité des données, puisque l’automatisation élimine le risque d’erreur.

Nous avons maintenant une vision d’ensemble de nos projets en cours : nous savons clairement dans quelle phase du développement se situe chaque projet.

Et nous savons aussi où nous allons. Le logiciel a immédiatement ouvert une visibilité nouvelle sur notre charge prévisionnelle. Dès la création d’un projet, l’équipe de conception choisit, au sein d’une bibliothèque, un modèle de planning préparamétré qui prévoit des jalons et des charges génériques.

Image d’illustration Sciforma 7.1 — Exemple de feuille de route.

Puis, tout au long de la vie du projet, les évolutions de la charge réelle par rapport à la charge prévisionnelle sont suivies, pondérées et analysées selon plusieurs axes (par type de projet, par phase, etc.). Cela nous permet d’affiner au cours du temps nos modèles et nos prévisions.

Surtout, l’ensemble de ces informations, pour chacun de nos projets, est répercuté en temps réel sur un plan de charge unique, consolidé à l’échelle des équipes. Nous avons donc maintenant une visibilité globale à 18 mois sur la charge à venir des équipes de conception : nous pouvons ainsi prévoir la capacité requise, et anticiper d’éventuelles embauches.

Image d’illustration Sciforma 7.1 — Centre de planification projet.

D’ailleurs, la transparence offerte par l’outil nous a permis de démontrer à notre direction la surcharge de nos équipes, qui ont, depuis, été renforcées par un total de 26 nouvelles recrues. Sciforma nous permet donc d’obtenir les moyens dont nous avons besoin pour remplir notre mission et pour travailler efficacement.

Un pour tous, tous pour un

Plus d’efficacité, donc, au niveau collectif, mais aussi à l’échelle individuelle. Les utilisateurs saisissent maintenant leurs temps passés dans Sciforma, ce qui nous a permis d’identifier et d’analyser les inerties et les sources de perte de temps… et d’y remédier !

Nous avons par exemple paramétré un écran d’accueil spécifique, qui montre à chaque chef de projets une vue d’ensemble de ses projets en cours et des indicateurs associés, classés par statut, par type, etc. Cette interface, qui répondait aux attentes des équipes, a engendré de vrais gains de productivité, dans un confort de travail accru.

Image d’illustration Sciforma 7.1 —Écran Espace personnalisé : élément de travail.

Tout cela a aussi permis d’uniformiser et d’améliorer les pratiques de gestion de projets. Nous avons bien sûr des équipes de chefs de projets professionnels, mais d’autres profils d’utilisateurs sont également amenés à contribuer aux projets. En conséquence, tout le monde n’était pas au même niveau face à la gestion de projets, et des manières de travailler différentes cohabitaient tant bien que mal.

La mise en place de Sciforma fournit l’occasion idéale de remettre à plat les méthodologies et d’institutionnaliser des pratiques partagées. Nous n’avons pas encore atteint notre maturité globale en matière de gestion de projets, mais le déploiement de Sciforma y contribue grandement.

Nos clients font confiance à notre entreprise pour produire des pièces cruciales pour leur propre activité. En tant que PMO, notre responsabilité est de nous assurer que nos projets soient gérés de manière à leur livrer des produits de la meilleure qualité, dans les temps. Et c’est ce que Sciforma nous aide à garantir. 

En tant que responsable du PMO, quel rôle avez-vous joué dans le déploiement de Sciforma au sein d’Aubert & Duval ?

Arnaud Montels :

Et bien, le PMO a initié et piloté l’initiative de bout en bout, et nous continuons de faire vivre la solution au quotidien.

Le PMO : une fonction aux multiples facettes

Un PMO n’est pas qu’une simple tour de contrôle sanctionnant les manquements aux procédures. Chez Aubert & Duval, nous avons voulu un PMO actif. Il est directement rattaché à la direction des développements industriels, ce qui en fait une fonction transverse jouant un rôle de passerelle entre les différentes équipes, mais aussi entre les décideurs et le terrain.

Image d’illustration Sciforma 7.1 — Vue Portefeuille de projets avec indice de santé.

Notre PMO est certes responsable de l’exécution de la méthodologie et de la supervision du déroulement des projets, mais il joue aussi quantité d’autres rôles importants.

Pour la direction, le PMO est garant de la qualité et de l’intégrité des données ; il met à disposition les indicateurs pertinents, il peut aiguiller la prise de décisions, et contribuer à sélectionner ou prioriser les projets pour décliner la stratégie.

Auprès des utilisateurs, le PMO doit aussi jouer un rôle de conseiller, de coach et d’accompagnateur, se tenant à l’écoute des besoins afin de pouvoir y répondre en développant ou adaptant les fonctionnalités ou procédures idoines.

L’importance d’un accompagnement dans la durée

Dans le cadre du déploiement de Sciforma, la configuration technique de l’outil n’a représenté qu’une petite partie de notre travail. C’est essentiellement la conduite du changement au sein d’une communauté d’équipes d’ingénieurs multisites et multimétiers qui a mobilisé nos énergies.

Pour cela, nous nous sommes appuyés sur les équipes de Sciforma, et sur celles de leur partenaire certifié d’ASI, avec qui nous avons nous-mêmes établi un partenariat long-terme.

Ces experts externes sont intervenus en renfort du PMO pour répondre aux besoins et questions des utilisateurs et pour former et informer les chefs de projets. Et ils continuent de nous accompagner dans la durée pour nous aider à faire évoluer, et nos méthodes, et le logiciel, dans une logique d’amélioration continue. La modularité fonctionnelle de Sciforma, qui se prête à des paramétrages spécifiques, est d’ailleurs un grand plus à cet égard.

L’histoire d’Aubert & Duval en quelques enseignements

Pour bien servir leurs clients et créer de la valeur, un nombre croissant d’entreprises et d’organisations doivent s’assurer d’optimiser la gestion de leurs projets. C’est vrai dans le cadre d’activités de conception et de développement de nouveaux produits, surtout sur des marchés complexes, mais cela concerne plus largement tous les acteurs économiques, tous secteurs d’activité confondus, et, quelle que soit leur taille. Dès qu’il s’agit d’optimiser la création de valeur et le ROI, la gestion de projets représente un formidable levier d’amélioration.

La mission du PMO, ou des responsables de la gestion de projets, devient alors critique. Si un outil n’est pas tout, il devient de plus en plus important pour le PMO de pouvoir s’appuyer sur une solution logicielle robuste et adaptée, qui va l’aider à jouer pleinement son rôle structurant et facilitateur, et lui permettre d’accélérer et d’améliorer les projets pour mieux servir la stratégie de l’entreprise.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.