Pourquoi faire appel à un intégrateur PPM ?

L’intégrateur PPM (Project Portfolio Management) est l’entité de conseil et d’expertise chargée de l’intégration d’outils édités par des tiers dans le système d’information d’une entreprise cliente. Il a un rôle de facilitateur entre l’éditeur et le client, les utilisateurs.

L’intégration repose sur une relation de confiance entre l’intégrateur et l’entreprise qu’il accompagne. L’accompagnement se fait tout au long du cycle de vie produit : de l’audit à la mise en œuvre d’outils et de process, jusqu’au paramétrage et à la maintenance applicative.

Planisware Orchestra, Cesar, Planview… Comment choisir votre logiciel PPM ? Pour mieux comprendre ce qu’est la gestion de portefeuille de projets (PPM) et la valeur ajoutée d’un intégrateur PPM, appvizer vous livre ses 10 avantages pour mener à bien votre projet PPM de manière optimale.

SOMMAIRE

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Avantage n° 1 : l’établissement d’un diagnostic complet

La mission de l’intégrateur est de guider les clients à toutes les étapes du projet d’intégration PPM, en commençant par établir un diagnostic de l’existant.

L’intégrateur s’infiltre dans les activités de l’entreprise pour en comprendre parfaitement le métier, les processus, les rouages, les freins, etc. Ses experts réalisent un audit complet et soulèvent des questions telles que :

• Quelles sont vos attentes ?
• De quoi pensez-vous avoir besoin ?
• Comment fonctionne votre système d’information ?
• Quelles sont les difficultés rencontrées ?

Le but est d’obtenir une vision globale de vos gestion de projet et gestion de portefeuilles de projets afin de les optimiser de la manière la plus rapide, facile et pertinente pour votre entreprise. 

Un bon intégrateur n’hésite pas à vous dire « non » lorsqu’il estime que vous n’allez pas dans la bonne direction.

Il est là pour assurer la fiabilité du projet d’intégration pour toutes les parties prenantes.

Cela passe également par l’anticipation des risques, en prenant en compte les faiblesses de votre entreprise. Évaluer la criticité des risques est une étape indispensable pour que votre projet PPM se déroule sans accroc.

Avantage n° 2 : l’expression du besoin et la définition du cahier des charges

L’écoute du client dont fait preuve l’intégrateur l’aide à formaliser précisément un besoin. Couplée à la connaissance des bonnes pratiques et l’expertise produit, elle permet d’éviter bien des erreurs qui vous feraient perdre un temps précieux.

L’intégrateur peut rapidement identifier ce qui convient le mieux à chaque entreprise grâce à son expertise métier. Il peut ainsi rédiger un cahier des charges qui recense les besoins et définit les objectifs à atteindre, avant de proposer un plan d’actions adapté.

Avantage n° 3 : le choix du meilleur outil

Avec un intégrateur, vous êtes assuré que le choix final de votre logiciel PPM sera le bon. Pourquoi ?

• L’intégrateur a une parfaite connaissance des outils.
• Sa valeur ajoutée réside dans l’adaptation de son offre en fonction des besoins spécifiques du client.
• Il est capable de proposer un paramétrage sur mesure.
• Il a également une vision globale du marché et des produits : il fait preuve d’une objectivité qu’un éditeur n’aura pas.
• Son expérience des projets passés fait gagner un temps considérable aux clients.
• Il remplit un rôle de conseil précieux.

Avantage n° 4 : la formation par des consultants experts

L’intégrateur assure, par ailleurs, la formation des utilisateurs à l’outil qui a été défini comme répondant au besoin de l’entreprise. En tant qu’experts de l’outil, les consultants intégrateurs transmettent la maîtrise de l’outil, l’utilisation des fonctionnalités, la navigation et les bonnes pratiques.

Prenons un exemple. L’intégrateur CoPrime est également un organisme de formation aux cinq outils qu’il sait intégrer. Il propose une conception pédagogique adaptée, tant au niveau du format (modules sur mesure, ateliers, séminaires, dispositifs de professionnalisation, etc.) que des modalités (présentiel ou e-learning).

La maîtrise de l’outil est ainsi transmise de manière personnalisée de l’intégrateur à l’utilisateur.

Avantage n° 5 : la gestion optimisée des ressources

Cette optimisation est permise par l’amélioration du pilotage des systèmes d’information, et agit aussi bien sur les ressources financières que sur les ressources humaines.

Ressources financières

L’expertise de l’intégrateur et sa connaissance des outils PPM évitent à ses clients une perte de temps décisive. Le risque d’erreur dans le choix de l’outil est réduit au minimum. Vos équipes sont opérationnelles rapidement grâce à la formation qui leur est dispensée.

L’automatisation et l’utilisation même de la solution rationnalisent vos processus et améliorent vos performances.

Ressources humaines

Vous avez du mal à voir le rapport entre un intégrateur PPM et votre gestion des ressources humaines ? Il existe pourtant bel et bien.

Le projet mené par l’intégrateur en entreprise optimise les processus RH d’une entreprise et fédère les salariés autour d’un projet commun. Cela peut passer, par exemple, par :

• du conseil pour la mise en place de feedback 360°,
• l’aide à la refonte des systèmes d’évaluations des équipes projet,
• la participation à la conception d’une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).

Avantage n° 6 : l’adhésion des utilisateurs maximisée

L’intégration des processus dans l’outil ne peut se faire sans la consultation, l’écoute et la prise en compte des demandes des équipes projet. En effet, ce sont eux les utilisateurs finaux qui savent le mieux ce que doit faire ou non l’outil.

La co-construction du projet d’intégration PPM donne aux salariés un sentiment de considération et renforce leur adhésion à la solution.

Avantage n° 7 : l’intégration réussie dans votre environnement

L’intégration réussie ne passe pas seulement par les salariés, mais elle commence par une intégration technique.

L’intégrateur travaille main dans la main avec votre DSI. Il s’agit de simplifier les processus et de travailler conjointement à partir de l’existant. Pour ce faire, le logiciel PPM doit être intégré et connecté avec vos outils existants. Dans le cas contraire, il n’y aurait plus aucun intérêt et les bénéfices seraient largement moindres pour mener à bien des projets.

La prise en compte, l’écoute et la transformation de nos processus intégrés à l’outil ont été des éléments déclencheurs de notre choix.

Michèle Tlouzeau, directrice des ressources, a fait appel à CoPrime pour intégrer CA PPM chez Right Management.

Avantage n° 8 : la gestion réglementée des données

Vous n’êtes pas sans savoir que, depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre l’exploitation et l’utilisation des données personnelles par les entreprises hébergeant leurs données en Europe.

Toutes les entreprises recueillent, stockent et utilisent les données personnelles de leurs clients. L’intégrateur peut là encore vous conseiller sur les bonnes pratiques et intégrer un logiciel PPM à votre système d’exploitation en vous aidant à devenir ou rester conforme au RGPD.

Avantage n° 9 : la bonne gouvernance des projets PPM

Bonnes pratiques toujours. La gouvernance garantit la structuration et l’organisation pérenne de vos projets. En vous aidant à trouver l’outil le mieux adapté au fonctionnement de vos projets, l’intégrateur transmet également des méthodes pour faciliter la gouvernance pertinente des projets.

Avantage n° 10 : l’humain replacé au cœur du PPM

Enfin, faire appel à un intégrateur pallie un manque aujourd’hui beaucoup décrié et remet de l’humain en entreprise. L’accompagnement dépasse l’e-conseil en faisant intervenir des acteurs locaux. Vous rencontrez des experts avec lesquels vous échangez et qui sont disponibles pour votre projet.

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Concentrez-vous sur vos projets, votre intégrateur s’occupe du reste

Un intégrateur PPM est avant tout un facilitateur : il allège la charge de la DSI, tout en répondant aux besoins spécifiques d’une entreprise et en l’aidant à améliorer ses processus internes.

Faites confiance à un intégrateur pour votre projet PPM : vous serez ainsi entièrement dévoués à vos projets et à vos clients.