Les 3 finalités de la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets vise à aligner stratégie, opérationnel et exécution des projets. Les entreprises de toute taille et tout secteur accumulent les projets et doivent garder la visibilité sur chacun des trois axes fonctionnels d’un projet : de l’étude de la faisabilité, en passant par la planification jusqu’au suivi, le logiciel de gestion de projet est aujourd’hui incontournable pour maitriser toutes les finalités de la gestion de projet. Productivité et compétitivité de votre entreprise sont en effet de mises.
Le pilotage stratégique des projets à lancer
Que souhaitez-vous réaliser ? Quelle place peut occuper votre projet sur le marché ? Combien va-t-il coûter à mettre en œuvre ? Sera-t-il rentable ? Quelles sont les ressources humaines et matérielles à mobiliser ? Pendant combien de temps ? Avez-vous toutes les capacités pour structurer, animer et coordonner le projet ? Disposez-vous d’un référentiel, de retours d’expériences acquises au sein de votre entreprise ?
Réfléchir avant de foncer tête baissée, tel est le comportement adéquat à adopter dans tout pilotage de projet. Vous devez ainsi disposez d’un outil capable d’intégrer toutes vos données pour simuler la viabilité de vos projets potentiels.
Impossible de tout faire à la main, impensable même ! Exit la feuille Excel trop statique : préférez une solution qui permet de considérer tous les angles, de visualiser l’ensemble des périmètres, afin de définir le ou les bons projets à lancer, écartez les risques d’erreurs.
Comme les contextes évoluent avec le temps, il est également de bon ton de pouvoir capitaliser sur l’expérience acquise en matière de gestion de portefeuille de projet.
Une solution majeure sur le marché se distingue par la vision macroscopique qu’elle offre au pilote du projet. En effet, Sciforma est un logiciel de gestion de projet qui calcule et recalcule automatiquement les metrics en fonction des données intégrées : la solution restitue une vue qui vous permet ainsi de sélectionner de manière intelligente et intelligible les projets les plus opportuns dans votre portefeuille.
Ces 6 éléments clés vous aident à établir le cahier des charges d’un projet viable :
- Identifiez vos idées en les structurant ;
- Personnalisez vos critères d’évaluation ;
- Lancez votre étude de faisabilité en conséquence ;
- Estimez la gestion des capacités nécessaire ;
- Analysez les aspects de vos investissements ;
- Simulez et comparez votre portefeuille de projets.
La planification de projet ou le pilotage opérationnel
Qu’êtes-vous capable de mettre en œuvre en interne ? Qui va faire quoi ? Faut-il externaliser certaines tâches ? Comment répartir et attribuer votre budget ? Comment gérer le temps pour respecter les délais ? Comment le calculer ? Comment anticiper les impondérables ?
Là encore, un logiciel de gestion de projet est d’un grand secours pour simuler les plannings et les réajuster en quelques clics, attribuer les tâches à chaque membre de votre équipe, échanger et partager des documents, en centralisant l’information. Votre gestion des tâches doit être fluide au quotidien.
Afin d’assurer une gestion à tous les niveaux, il convient de définir les responsabilités de chaque acteur : un décideur gère les temps passés, un autre valide les jalons et différentes étapes par exemple.
Comme tout logiciel de gestion de projet digne de ce nom, Sciforma vous permet de gérer les droits d’accès et de travailler en équipe en mode collaboratif. Le gestionnaire de projet dispose en supplément d’une capacité à analyser en amont les risques : où sont-ils ? De quelle nature ?
Le chef de projet peut activer des alertes pour être averti par email. Au moindre écart, l’indicateur "clignote" sur son tableau de bord pour l’avertir. Il peut réagir en conséquence et ajuster sa gestion de projet.
Ces 8 paramètres guident votre conduite de projet :
- Lancement des projets ;
- Gestion des tâches ;
- Gestion de votre budget et de vos coûts ;
- Gestion de vos ressources humaines ;
- Gestion de vos ressources matérielles ;
- Gestion des risques ;
- Gestion des changements ;
- Gestion des documents.
Le suivi de l’exécution et de la productivité attendue
Que faites-vous réellement ? Toute l’équipe est-elle "dans les clous" ? Tout est sous contrôle ? Vous en êtes sûr(e) ? Vraiment ? Comment pouvez-vous le savoir ? Vous passez votre vie au téléphone avec toute l’équipe ?
Evidemment, non. Vous utilisez un tableau de bord dédié pour le suivi de projet dans son ensemble.Vous disposez en temps réel d’indicateurs précis pour savoir si vous dépassez le temps imparti, ou le budget alloué.
Bien entendu, vous vous reposez sur un logiciel de gestion de projet qui vous permet de suivre le temps passé par projet, par tâche et par collaborateur. Bien entendu, vous recevez une alerte si un dépassement de temps ou de budget se manifeste.
Sur ce point, on remarque que Sciforma permet une visibilité accrue en restituant des reportings homogènes, afin de permettre une analyse plus fine et plus instantanée.
Ces 5 critères déterminent votre suivi de projet :
- Gestion du calendrier ;
- Gestion des frais ;
- Saisie et gestion du temps ;
- Gestion de la demande ;
- Gestion des incidents.
A travers 3 applications spécifiques, la gestion de portefeuille de projets englobe ainsi de multiples aspects. Si vous souhaitez maitriser votre chiffre d’affaires sur vos missions externalisées ou simplement déployer une solution qui vous d’intégrer subtilement tous vos processus et données internes, Sciforma apparaît comme une réponse évidente.