Comment réussir sa revue de portefeuille pour maximiser la valeur de vos projets ?

De nombreuses entreprises, en particulier celles de grande envergure, se retrouvent à devoir jongler avec de nombreux projets distincts au quotidien. Cet état de fait impose la mise en place d’un solide processus de gestion de portefeuille de projets, ou project portfolio management (PPM).

Le PPM implique de nombreuses opérations pour les collaborateurs concernés, à commencer par l’arbitrage des priorités et le suivi des projets en cours, avec en ligne de mire leur alignement sur la stratégie globale de l’entreprise.

Pour ce faire, ils ne peuvent se passer du rituel que nous allons décortiquer dans cet article : la revue de portefeuille.

Découvrez en quoi elle consiste, quelles sont les étapes qui la composent et sur quels logiciels s’appuyer pour réussir cet exercice.

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Qu’est-ce que la revue de portefeuille de projet ?

Revue de portefeuille : définition

La revue de portefeuille définit une pratique essentielle dans le portfolio management, destinée à évaluer les différents projets déployés dans l’organisation, et ce à travers plusieurs aspects :

• leur cohérence avec les objectifs stratégiques de l’entreprise ;
• leur performance (en matière de coûts, de délais, de qualité, de satisfaction client, etc.) ;
• l’identification des risques potentiels ;
• la priorisation de ces projets de sorte à détecter ceux qui généreront le plus de valeur ;
• la réaffectation des ressources ;
• la cohérence des projets entre eux.

La revue de portefeuille prend généralement la forme d’une réunion rassemblant différentes parties prenantes, par exemple :

• le PMO (Project Management Officer) si l’entreprise en a un ;
• le Comité de Direction,
• les chefs de projets,
• des externes, comme des investisseurs, etc.

Ensemble, ils examinent durant cette entrevue différents critères d’évaluation, dans le but de prendre les meilleures décisions conformément à la vision de la société.

🤝 La revue de portefeuille favorise ainsi une communication transparente entre tous les acteurs concernés, condition sine qua non pour aller dans la même direction.

Quelles différences avec la revue de projets ?

La revue de portefeuille diverge de la revue de projet. En effet, tandis que la première vise une portée plus large, la seconde se concentre sur un seul et unique projet.

Par conséquent, on constate de nettes différences au niveau :

• 📆 de la fréquence : en règle générale, les revues de projet se tiennent plus régulièrement que les revues de portefeuille ;
• 🙋 des participants : si les premières accueillent les parties prenantes propres à un projet donné, les secondes intègrent d’autres intervenants, à commencer par des membres de la Direction.

Comment faire une revue de portefeuille de projets ? Les 4 étapes principales

Vous êtes chargé de gérer et d’animer les revues de portefeuille de votre société ? Que vous soyez PMO ou autre, voici les étapes à suivre absolument 👉.

Étape 1 : Préparez la revue de portefeuille

Définissez les objectifs

Avant la revue de portefeuille en elle-même, il convient d’effectuer quelques préparatifs.

Pour commencer, clarifiez en amont les objectifs de la réunion pour éviter que tout le monde s’éparpille le Jour J.

S’agit-il :

• d’évaluer la performance d’un échantillon de projets ?
• d’arbitrer sur les projets en cours et les nouvelles idées afin de redéfinir les priorités ?
• de voir comment réaliser des économies face à des difficultés financières ? Etc.

Sélectionnez les projets à examiner

Selon la taille de l’organisation, on dénombre beaucoup de projets à examiner lors de la revue de portefeuille. Difficile de tous les passer au peigne fin !

Il vous faut donc sélectionner lesquels seront analysés en vous appuyant sur les objectifs préalablement définis.

Rassembler les données

Enfin, avant la revue, rassemblez toute la documentation utile pour permettre à chacun de travailler à partir de données fiables.

📚 Les responsables des projets ont des devoirs à effectuer pour l’occasion. En effet, ils doivent récolter toutes les métriques nécessaires aux prises de décision (sur les coûts, les ressources, les performances, etc.), et les restituer au besoin de façon visuelle via des tableaux de bord et autres rapports personnalisés.

Étape 2 : Évaluez les projets sélectionnés

Lors de cette étape de la revue de portefeuille, les projets sont évalués de concert avec les parties prenantes sur la base des chiffres fournis, et ce à travers divers aspects, à commencer par leur alignement avec la stratégie.

Ils sont également examinés sous l’angle :

• Des risques : nombreux sont les risques possibles qui planent au-dessus de tel ou tel projet (risques liés aux finances, aux ressources, à la qualité, etc.). La revue de portefeuille aide à les détecter au plus tôt puis à mettre rapidement en place les actions correctrices nécessaires.
  
  
• Du ROI : dans le monde professionnel, les prises de décision sont souvent impulsées par le retour sur investissement espéré des différentes opérations. Dans le contexte de la revue, il s’agit de prioriser les projets les plus rentables, du moment qu’ils permettent d’atteindre les objectifs préalablement fixés.
  
  
• De la conformité. Il est question, par exemple, du respect des exigences légales (sécurité, confidentialité, etc.), des normes de qualité ou encore des procédures internes.
  
  
• De leur avancement. Ici, on est plus sur l’opérationnel, mais il est primordial de veiller à ce que les projets avancent tous correctement, d’éviter les retards. Tout comme pour l’évaluation des risques, ce travail sert à prendre les mesures nécessaires en vue de remédier aux éventuelles difficultés, comme allouer plus de ressources, plus de budgets, réorganiser les processus, etc.

Étape 3 : Priorisez les projets

Une fois que les projets ont été évalués un par un, il est temps de les classer selon leur pertinence.

💡 On vous recommande de recourir à la méthode du scoring, consistant à attribuer une note aux différents projets en fonction de critères prédéfinis.

Une fois cette priorisation effectuée, votre but est de mettre tout en œuvre pour faire en sorte que les projets clés soient réalisés dans les meilleures conditions, et bien sûr dans les temps impartis. Des ajustements se révèlent alors souvent nécessaires, au niveau de l’allocation des ressources ou du budget par exemple.

Étape 4 : Mettez en place un plan d’action

Entre les risques identifiés ou encore les priorités à revoir, la revue de portefeuille débouche forcément sur des prises de décisions et des actions correctrices destinées à garantir la performance du portefeuille.

Bien entendu, tout doit être planifié, avec des échéances et des responsabilités, pour s’assurer que les améliorations prévues seront bien effectives en temps et en heure.

☝️ Il arrive que la réunion débouche purement et simplement sur la mise en pause, voire l’arrêt de certains projets, si jamais ils ne sont pas considérés comme suffisamment stratégiques pour l’organisation.

Enfin, il convient de suivre à la loupe la mise en œuvre de toutes les actions programmées, puisqu’en cas de blocage, des réajustements sont toujours possibles.

Les bonnes pratiques de la revue de portefeuille

Maintenant que vous connaissez les étapes essentielles pour mener à bien une revue de portefeuille, voici en bonus quelques bonnes pratiques à connaître si vous souhaitez devenir un as en la matière 🚀.

• Organisez régulièrement vos revues de portefeuille, aussi souvent que nécessaire selon la complexité de votre organisation. Si certains experts recommandent une fois par trimestre, n’hésitez pas à être plus régulier.
  
  
• Mettez tout en œuvre pour encourager une communication transparente durant les réunions. Il importe vraiment que les chefs de projets se sentent libres de signaler les problèmes, même si cela implique des conséquences non négligeables.
  
  
• Tenez-vous prêt à ajuster le portefeuille en fonction des nouvelles informations, des opportunités et des défis qui surviennent, quand bien même vous devez prendre des initiatives douloureuses, comme l’arrêt de certains projets.
  
  
• Identifiez au fil du temps les tendances ou problèmes récurrents. Vous en tirerez de précieux enseignements pour améliorer la gestion du portefeuille sur le long terme.
  
  
• Gardez une trace écrite des décisions prises et du contexte associé lors de chaque revue de portefeuille. Cette documentation facilitera grandement le travail de suivi.
  
  
• Effectuez régulièrement une évaluation du processus de revue de portefeuille en lui-même. En effet, de la même manière que pour vos projets, il est toujours possible d’identifier des axes d’amélioration !

Les outils de la revue de portefeuille

Les outils les plus couramment utilisés

En tant que responsable de la revue de portefeuille, il importe de vous entourer des bons outils, ceux qui se révèlent utiles aux analyses ainsi qu’aux prises de décision.

On pense en particulier :

• au tableau de bord, parfait pour appréhender facilement, et en un coup d’œil, les différents indicateurs clés (sur les ressources, le budget, l’avancement, etc.) ;
• au capacity planning, indispensable quand il s’agit d’allouer les bonnes ressources (avec les compétences adaptées) aux bons projets, tout en évitant un sur-staffing coûteux ou un sous-staffing bien pénible pour les équipes impactées ;
• à la matrice de priorisation, simple petit tableau qui aide les PMO à classer et prioriser les projets selon leur urgence et leur impact sur le business ;
• au diagramme de Gantt, qui apporte de la visibilité quant à la planification de chaque projet du portefeuille, participant par là même au respect des deadlines et au bon déroulé des opérations.

Les logiciels spécialisés

Si on vous disait qu’il existe des logiciels capables de rassembler au sein d’une seule et même interface tous les outils mentionnés plus haut, et bien d’autres encore ?

Il s’agit des solutions PPM, ou logiciels de gestion de portefeuille de projets. Grâce à eux, vous :

• disposez d’une vision centralisée et consolidée de vos données sur l’ensemble de vos projets, ce qui simplifie le travail d’arbitrage lors des revues ;
• comparez en quelques clics les projets les uns aux autres en utilisant des critères prédéfinis ;
• profitez de fonctionnalités avancées de gestion des ressources ;
• modélisez différents scénarios afin d’évaluer l’impact de changements potentiels dans le portefeuille ;
• gérez les dépendances entre les projets de manière à éviter les conflits de ressources et autres retards ;
• regroupez toute la documentation liée aux projets, mais aussi aux revues.

🛠️ Exemple de logiciel :

Triskell est un PPM qui saura parfaitement vous accompagner dans la gestion de vos revues de portefeuille. Intégré au pilotage stratégique de l’entreprise, il est doté d’une large couverture fonctionnelle. Grâce à elle, vous disposez d’une vue d’ensemble sur vos différents projets en cours et traitez efficacement toutes les actions associées (allocation des ressources, calcul du budget, etc.). Mais ce logiciel est aussi un puissant outil d’arbitrage, comme en témoigne sa fonctionnalité de simulation de scénario, pratique pour accorder la priorité aux bons projets. En vous appuyant sur Triskell, fini le casse-tête lors des revues. Vous gagnez en efficacité et surtout en fiabilité dans vos prises de décisions.

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Que retenir de la revue de portefeuille ?

Si votre entreprise mène plusieurs projets de front, impossible de passer à côté de la revue de portefeuille, dont un des enjeux est de confronter les différents projets dans le but de revoir les priorités. Et pour cause, mieux vaut opérer des choix judicieux pour concentrer vos ressources et vos efforts sur ceux qui promettent le meilleur ROI, mais aussi et surtout un parfait alignement avec les objectifs de l’entreprise !

Toutefois, sur le papier, la tâche peut se révéler ardue, d’autant plus qu’il faut compter sur une bonne visibilité sur l’ensemble du portefeuille, mais aussi travailler à partir de données correctes et mises à jour en temps réel. Autrement, comment s’assurer de prendre les bonnes décisions ?

C’est là qu’intervient le PPM, sur lequel le PMO peut compter pour appuyer les prises de décisions de la revue, et garantir la performance du portefeuille.