Comment établir et traiter une note de frais en association ? (+ modèle gratuit)

Les associations peuvent être composées de bénévoles et de salariés. Bien qu’il soit courant dans les entreprises classiques que le statut de salarié donne droit à se faire rembourser des notes de frais, cela peut aussi s’appliquer aux bénévoles d’une association.

Les bénévoles, bien qu’ils acceptent de ne pas être rémunérés pour leur travail au sein d’une association, n’ont pas à prendre en charge les dépenses dues aux tâches que leur incombent leurs missions.

C’est pourquoi, en tant qu’association, il est légitime que vous vous posiez la question concernant les notes de frais dans votre structure.

Au cours de cet article, nous allons voir point par point comment déterminer ce qu’est un frais pour les membres de votre association, comment la traiter avec l’aide d’un modèle gratuit et comment procéder au remboursement.

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Quels sont les frais d'une association ?

Les membres de votre association peuvent supporter plusieurs frais qui diminuent leur engagement, surtout s’ils sont bénévoles. C’est pourquoi il faut prendre en compte plusieurs situations qui impliquent des frais.

Les frais kilométriques

Dans la majeure partie des cas, peu d’associations peuvent se permettre d’avoir des véhicules à mettre à disposition de leurs salariés et bénévoles. C’est pourquoi les déplacements dans le cadre de l’activité de l’association sont souvent à la charge de ces derniers.

Les personnes concernées par les frais kilométriques sont donc les salariés et les bénévoles utilisant leurs véhicules personnels lorsqu’ils travaillent pour l’association.

Pour prendre en compte les frais kilométriques, vous devez vous assurer que votre salarié ou votre bénévole possède un permis de conduire valide en plus d’avoir un contrôle technique de son véhicule à jour.

Le barème des frais kilométriques est le même, que ce soit pour les salariés ou pour les bénévoles.

Les frais de repas

Si vos salariés ou vos bénévoles sont amenés à se déplacer sur une longue distance, ils vont être contraints de déjeuner ou de dîner sur le lieu où ils interviennent.

Votre association peut fournir aux bénévoles et aux salariés des tickets-restaurants ou des chèques-repas. Ce sont des moyens supplémentaires de prendre en charge les repas de vos bénévoles

Pour pouvoir bénéficier des titres-restaurant, les bénévoles doivent exercer une activité régulière au sein de votre association. Les bénévoles ne peuvent recevoir qu’un seul titre restaurant par jour, compris dans son activité journalière.

Pris en charge à 100% par votre association, ce dispositif doit être validé pendant l'assemblée générale pour entrer en vigueur.

Les frais matériels

Il est possible que les salariés ou les bénévoles de votre association achètent des fournitures ou du matériel dans le cadre de leur activité au sein de votre structure. Ces dépenses doivent obligatoirement être prises en charge par l’association.

Exemple de frais matériels : les fournitures de bureau, les abonnements aux revues professionnelles, etc.

Autres frais

Les frais kilométriques les plus courants sont souvent ceux fait régulièrement par le bénévole régulièrement dans le cadre de leur activité au sein de l’association.

Cependant, il est possible qu’il soit amené à parcourir de longues distances. Dans ce cas de figure, il y a de nouvelles caractéristiques à prendre en compte, comptabilisées comme des notes de frais.

• Les frais de transport : si votre bénévole utilise son véhicule personnel pour se déplacer, alors le remboursement se fera à l’aide du barème des frais kilométriques vu précédemment. Si en revanche il utilise des moyens de transport comme le TGV ou l’avion, il devra transmettre un justificatif de paiement.
• Les frais de nuitée : dans le cas où le bénévole ne fait pas l’aller-retour sur une journée et qu’il est contraint de passer la nuit là où se déroule sa mission. L’association se doit de prendre en charge les frais de nuitée.
• Comme dans le cas précédent, le bénévole devra se restaurer en dehors de chez lui, l’association devra alors prendre en compte les frais de repas. Il peut être alors intéressant pour vous d’utiliser les chèques-repas ou les tickets restaurants.

Quelle que soit la dépense effectuée, le bénévole devra toujours transmettre un justificatif de paiement.

Comment traiter une note de frais pour un salarié ?

À l’image d’un salarié d’entreprise classique, le salarié d’association a, lui aussi, le droit de bénéficier d’un remboursement de ses frais professionnels. Les notes de frais d’un salarié d’association sont très similaires à celles des bénévoles, à la différence que les remboursements du salarié figurent sur son bulletin de paie et lui sont reversés sur son salaire.

1 - Récupérer le(s) justificatif(s)

Le salarié d’une association se doit de fournir des justificatifs pour prouver que ses dépenses se sont faites dans le cadre du bon fonctionnement de l’association. C’est pourquoi il devra justifier ses frais.

La justification de ces frais peut se faire avec tout ce qui peut servir de facture (tickets de caisse, note de restaurant, etc.).

2 - Vérifier la conformité des mentions obligatoires

Pour que le salarié puisse obtenir un remboursement de ses notes de frais, il est obligatoire que ce dernier fournisse les éléments suivants :

• la date de la dépense,
• le nom du fournisseur,
• le détail de la dépense,
• un reçu ou un ticket de caisse.

3 - Choisir la méthode de remboursement adaptée

Dans le cadre du remboursement d’une note de frais, deux solutions s’offre à votre association :

• Le remboursement sur la base de frais réellement engagés : chaque dépense de la part du salarié dans le cadre de son activité au sein de l’association doit être remboursée à l’euros près. Cela concerne de manière générale toutes les dépenses qui vont être effectuées.

• Le remboursement forfaitaire : ce mode de remboursement concerne le plus souvent les frais réguliers de vos salariés (transport, repas, etc.). Son montant est fixé chaque année par l’Urssaf. L’indemnité forfaitaire est exonérée de toute cotisation sociale.

4 - L'afficher sur le bulletin de paie du salarié

Lorsqu'un salarié de votre association perçoit une note de frais, cette dernière doit être mentionnée sur son bulletin de paie. Les revenus mentionnés sur ce bulletin sont alors classifiés.

D’un côté, il faut noter la rémunération habituelle du salarié, ou exceptionnelle si ce dernier voit son revenu exceptionnellement augmenté au cours du mois. Cette somme est alors soumise aux charges sociales.

Puis il est indiqué le remboursement des notes de frais sous la ligne qui fait référence à la rémunération du salarié.

Comment indemniser un bénévole ?

Pour qu’une note de frais soit prise en compte, il y a des obligations à respecter. Que ce soit de la part de votre bénévole ou de votre association. Si les mentions suivantes ne sont pas respectées, l’administration ne reconnaîtra pas la note de frais comme légale.

Les justificatifs de paiement

Le bénévole se doit d’être en mesure d'apporter un justificatif qui prouve que sa dépense à été effectuée dans le cadre de son exercice au sein de votre association.

Cela peut prendre plusieurs formes :

• ticket de caisse,
• billet de train,
• justificatif de péage,
• note de restaurant, etc.

Du côté de votre association, vous devez veiller à ce que la note de frais ne dépasse pas le montant fixé annuellement par l’URSSAF : quand un bénévole perçoit des paiements dus à des notes de frais, il est nécessaire de surveiller que les montants n’aboutissent pas à une somme trop élevée.

Des notes de frais trop élevées peuvent être vues par les contrôles comme étant un salaire déguisé. Si ce contrôle survient et juge que les notes de frais sont trop conséquentes, il est possible que votre association soit contrainte de fournir un contrat de travail pour le bénévole. Cela ferait de lui un salarié de l’association et modifierait son statut.

Les mentions légales

Pour la rédaction de la note de frais, il faut mentionner plusieurs éléments obligatoires :

• le nom et le prénom du bénévole à l’origine de la dépense,
• la nature de la dépense,
• la date, le montant et le moyen de paiement de la dépense,
• le lien entre la dépense et la mission du bénévole.

Dans le cas où les frais d’un bénévole n'ont pas été remboursés, il est possible de fournir à ce dernier un reçu fiscal. Les frais non remboursés seront alors considérés comme des dons. Le bénévole aura alors le droit à une réduction d’impôt.

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Adopter un logiciel pour association et simplifier ses tâches

Le traitement des notes de frais peut être une mission fastidieuse. De plus, certaines associations peuvent en avoir énormément à traiter. Cela peut-être extrêmement chronophage.

Optimiser vos notes de frais ou automatiser leur traitement grâce à un logiciel spécialisé est une solution facile et rapide pour vous faire gagner du temps. Il permettra à votre association de se focaliser sur ses missions.

Si vous souhaitez remplir vos propres notes de frais, récupérez votre modèle de note de frais prêt à l’emploi à télécharger gratuitement.

Les notes de frais pour une association permettent aux bénévoles et aux salariés d’être plus impliqués dans l’association et d’améliorer leur engagement. En plus d’être obligatoire, le remboursement des notes de frais a un véritable impact sur le bien-être, la performance et l’implication au travail.