CRM Excel, un atout pour faire décoller vos ventes ? (+ modèle)

CRM sur Excel ou CRM logiciel ?

Si vous vous posez la question, sans doute avez-vous déjà connaissance des innombrables bienfaits pour votre business d’une stratégie commerciale bien rodée, et par extension d’un système CRM.

Mais l’atteinte du niveau de performance souhaité ne peut résulter que de l’utilisation d’une solution efficace et adaptée à vos ambitions.

Plusieurs interrogations surgissent alors, en particulier si vous utilisez déjà quotidiennement Excel. Un suivi client avec un fichier Excel est-il suffisant ? Et comment élaborer la gestion de la prospection à l’aide du fameux tableur ? Ou bien un logiciel CRM s’avère-t-il plus approprié ?

Optez pour le bon choix et faites décoller vos ventes en trouvant l’outil CRM qu’il vous faut grâce à la lecture de cet article.

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Définition du CRM Excel

Commençons par définir le CRM lui-même.

Le Customer Relationship Management désigne l’ensemble des techniques voué au déploiement d’une stratégie de relation avec ses clients ou clients potentiels.

Un outil CRM se caractérise, subséquemment, comme l’instrument informatique permettant la mise en place de cette stratégie, en rationalisant les processus.

Pour ce faire, le système CRM doit être en mesure, a minima :

• d’enregistrer toutes les données relatives à la gestion de la prospection et de la clientèle ;
• d’offrir une visibilité sur toutes les interactions avec clients et prospects.

En ce sens, le CRM Excel désigne un de ces outils permettant de réaliser ces opérations, et donc d’obtenir une vue à 360° pour déceler davantage les opportunités d’affaires.

Modèle de CRM sur Excel gratuit

Pour vous aider dans l’élaboration de votre CRM sur Excel, voici un modèle gratuit à télécharger.

À vous de le compléter et de le faire évoluer selon vos besoins.

Comment créer et utiliser un CRM sur Excel ?

☝️ Précisons que ce que nous allons décrire est aussi valable avec l’utilisation de Google Sheet. En effet, si l’outil de la Google Suite ne s’avère pas aussi complet qu’Excel, il a le mérite d’être gratuit et de permettre de travailler en collaboration simultanément.

Définissez vos objectifs

Il existe autant de formes de CRM que d’entreprises.

C’est pourquoi vous devez déterminer en amont quels sont les objectifs de votre CRM Excel et quelles données vous souhaitez y consigner.

👉 Exemple : si vous ambitionnez de mener des actions de fidélisation, il peut être utile de renseigner les dates de naissance de vos clients, afin de leur proposer une réduction au moment de leur anniversaire.

Construisez votre tableau

Construisez votre ou vos tableaux en fonction des éléments identifiés précédemment.

Le type d’information à consigner détermine l’objet des colonnes de votre tableau principal : 1 colonne = 1 type d’information.

Par conséquent, prévoyez des colonnes qui ont trait à l’identité de vos contacts : civilité, coordonnées, etc.

Par ailleurs, n’oubliez pas toutes les données relatives aux actions entreprises. C’est pourquoi votre tableau doit mentionner vos activités, vos opportunités business ainsi que le statut de vos prospects et/ou clients :

• premier contact ;
• première relance ;
• deuxième relance ;
• montant des achats ;
• abandon, etc.

Là aussi, tout dépend de vos objectifs.

En bref, n’omettez aucune information utile à la gestion de la relation client.

👉 Exemple de template CRM Excel :

Complétez votre CRM

Une fois vos champs définis et votre tableau construit, il est temps de le remplir.

Mais avec une feuille de calcul, vous n’avez pas beaucoup de choix : vous procédez « à la main ». Ceci constitue d’ailleurs un des principaux inconvénients du tableur, mais nous y reviendrons plus en détails.

Le remplissage de votre tableau reste un travail constant : l’efficacité de votre CRM Excel tient de la mise à jour régulière de vos données, et de l’ajout de colonnes dès que vous identifiez une information utile à exploiter pour enclencher des opportunités business supplémentaires.

Exploitez vos données

Enfin, exploitez judicieusement vos données.

Grâce, par exemple, aux fonctionnalités de tri d’Excel, distinguez en un coup d’œil les renseignements utiles à votre stratégie de relation client. Âge, localisation, sexe, canal d’acquisition, comportements d’achat… sont autant de critères de segmentation à considérer pour éviter de diluer vos actions commerciales et d’en réduire l’impact.

L’objectif ? Toujours attribuer le bon message à la bonne cible.

En se sentant placé au cœur de vos actions, et en éprouvant vos efforts de personnalisation, le client se montrera plus réceptif à vos offres. Là réside tout l’intérêt d’une stratégie, et donc d’un outil CRM.

Avantages et limites d’un CRM sur Excel

Quels avantages retirer de la création d’un CRM sur Excel ?

Excel, particulièrement si vous débutez votre activité, constitue un allié de taille pour construire votre outil.

Voici un résumé de ses principales qualités :

• le logiciel est connu de tous et présent dans la majorité des structures ;
• il est plutôt facile d’utilisation, et de nombreux tutoriels existent au besoin ;
• il permet de regrouper et consigner les informations de manière personnalisée et cohérente ;
• il est souvent considéré comme un outil CRM « gratuit », puisque vous utilisez déjà le tableur (ou pouvez vous tourner vers Google Sheet si ça n’est pas le cas).

Et les inconvénients ?

Des avantages, oui, mais aussi des inconvénients !

Voici les principales limites que vous rencontrerez si vous utilisez une feuille de calcul comme Excel en tant que CRM :

• le manque de collaboration, car impossible de travailler simultanément sur un même document ;
• la faible automatisation des processus CRM (pour consigner les données notamment), qui rend le travail très chronophage et augmente le risque d’erreurs ;
• l’absence de certaines fonctionnalités, qu’on retrouve traditionnellement dans les logiciels CRM, comme la possibilité d’ajouter des pièces jointes, le marketing automation, l’analyse approfondie, etc. ;
• une sécurité plus réduite, puisque la sauvegarde de vos travaux s’effectue en local.

☝️ En résumé, Excel se révèle, dans les premiers temps de votre activité, un allié de taille pour commencer à vous familiariser avec la logique CRM. Le tableur est facilement accessible et il existe, de surcroît, nombre de tutoriels en ligne ou formations pour vous aider à l’apprivoiser si vous débutez.

Toutefois, dès qui votre entreprise croît, mieux vaut envisager l’option logiciel CRM !

Quelles alternatives au CRM Excel ?

Vous l’aurez compris, vous avez tout intérêt à vous tourner vers une solution CRM dédiée si vous souhaitez profiter de certains avantages :

• un hébergement souvent en mode SaaS, pour plus de collaboration et la possibilité de travailler en situation de mobilité ;
• l’évolution de l’outil en fonction de la croissance de votre activité ;
• un gain de temps résultant de l’automatisation de nombreuses tâches ;
• un logiciel généralement simple, intuitif et ergonomique ;
• des fonctionnalités supplémentaires, profitables à la structuration de vos activités et à l’exploitation d’opportunités business supplémentaires (tableaux de bord, reporting, gestion des opportunités, gestion de projet, etc.).

🛠️ Exemples de logiciels CRM :

• Salesforce Starter, c’est l’outil tout-en-un regroupant les principales fonctionnalités du géant Salesforce, pour les TPE, PME et startups souhaitant commencer à digitaliser leurs processus. Il prend donc en charge le marketing, la gestion des ventes, le service client et, bien sûr, le CRM. Profitez, entre autres, d’une gestion centralisée de vos contacts et clients (informations clés, historiques des échanges, etc.) ainsi que du suivi des opportunités commerciales via un pipeline clair. De nombreuses tâches administratives et stratégiques, comme la génération de devis ou de reportings, sont automatisées.
  
  
• Complet, Sellsy CRM vous accompagne dans le développement de votre chiffre d’affaires grâce à son orientation très commerciale. À destination principale des PME, il fournit une visibilité totale sur votre chiffre d’affaires et sur vos opportunités business, au moyen d’une vue pipeline intuitive. Profitez aussi d’outils de tracking et de scoring, servant à analyser et noter le comportement de potentiels acheteurs sur votre site. Enfin, Sellsy propose des rapports d’activités permettant d’évaluer les performances de vos équipes et de dégager des axes d’amélioration.

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CRM Excel ou CRM logiciel : accompagnez la croissance de votre activité !

CRM Excel ou CRM logiciel… au final, tout dépend du degré de maturité de votre entreprise, ainsi que de vos ambitions.

Mais un fait reste sûr : dès lors que la clientèle grossit, on se sent vite à l’étroit avec Excel. Par conséquent, de plus en plus de sociétés intègrent une solution CRM à leurs processus métier.

Néanmoins, l’utilisation d’un tel outil peut effrayer de prime abord : trop coûteux, trop complexe, équipes qui se montrent réticentes quant au changement de leurs habitudes, etc.

Pourtant, toutes ces réserves sont vite évincées, car des logiciels CRM, il en existe pour tous les budgets, projets et types d’entreprises ou secteurs d’activité.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le vôtre… et à faire décoller votre chiffre d’affaires !