Comment organiser une tournée commerciale efficace ? Méthodes & outils

La tournée commerciale représente l’ensemble des visites clients et prospects réalisées par un commercial sur une durée et dans une zone géographique déterminées.

Elle nécessite donc une bonne organisation pour garantir une bonne exploitation du temps et des ressources humaines de l'entreprise.

Nous vous présentons les enjeux de la tournée commerciale, quelques méthodes et des outils pour vous faciliter la vie !

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Qu'est-ce qu'un plan de tournée commerciale ?

Réaliser un plan de tournée commerciale, c'est une solution d'optimisation pour chaque trajet. Il vous permet ainsi de

• maximiser le nombre de visites aux clients d'un secteur ou d'une région,
• réduire les kilomètres inutiles,
• et d'atteindre plus vite l'objectif commercial sans tourner en rond.

Toute la stratégie est adaptée en amont : zone géographique, priorités commerciales, créneaux horaires spécifiques pour ce marché... Avec un plan de tournée efficace, chaque rendez-vous doit se transformer en nouvelle opportunité ou en potentiel nouveau client. Une cartographie des tournées bien pensée booste l'activité et réduit le temps passé en déplacement. Mal gérée, elle peut en revanche devenir un gouffre logistique. 🗺️

À quoi sert la tournée commerciale ?

La tournée commerciale sert souvent des objectifs de vente. Mais ses enjeux sont en réalité plus complexes que cela, parmi eux :

• la prospection terrain,
• la livraison de marchandises,
• la démonstration de produits,
• la connaissance client,
• le service après-vente,
• la fidélisation client.

Les différents types de tournée commerciale

La tournée en marguerite

La zone à couvrir est divisée en pétales, leur nombre dépendant de sa taille. Le cœur de la fleur représente le bureau ou le domicile du commercial.

Ce dernier débute sa tournée par le client le plus éloigné (à maximum 1 h 30 de distance) et revient progressivement vers son point de départ à la fin de la journée.

☝️ Certains préconisent une division en 16 pétales correspondant à 16 secteurs et donc 16 tournées sur le mois, ce qui laisse 4 jours ouvrés pour procéder à des visites imprévues ou urgentes.

La tournée en trèfle

C’est le même principe que la tournée en marguerite sauf que la zone est moins étendue et qu’il n’y a que 4 secteurs, correspondant aux 4 feuilles du trèfle.

Comme pour la première méthode, la clientèle y est bien répartie, pour un nombre de visites à peu près équivalent chaque jour.

Le commercial peut organiser une tournée par jour et garder le 5e jour pour le travail sédentaire ou pallier les demandes de rendez-vous de dernière minute.

La tournée en zigzag

Pour une zone étendue et traversée par un axe central, comme une autoroute, où les clients sont très dispersés.

Méthode : le commercial emprunte l’axe principal et commence directement sa journée avec le client le plus éloigné. Il revient progressivement vers son point de départ, en allant à la rencontre de ceux qui se situent de part et d’autre de l’axe, au fur et à mesure de son trajet retour.

La tournée en escargot ou en spirale

Méthode adaptée aux tournées plus longues et sur des secteurs plus importants, le commercial se déplace en spirale en s’arrêtant chez chaque client, pour finir avec celui qui est le plus éloigné. 

Comment organiser la tournée commerciale ?

Qui dit tournée commerciale dit plan de tournée commerciale. Ils sont indissociables.

Organiser une tournée de livraison ou de visites clients ne s’improvise pas, au risque de perdre énormément de temps.

Définir le plan de tournée

Un plan de tournée commerciale est le document, sous forme de carte ou de calendrier, servant à planifier toutes les visites commerciales à réaliser sur une journée, une semaine ou un mois. 

L’objectif est d’enchaîner un maximum de rencontres tout en limitant les frais de déplacement ainsi que les temps de trajet, en fonction de la situation géographique des clients et des commerciaux, et le mode de transport de ces derniers.

Préparer les tournées

Avant de procéder à la schématisation des tournées, le responsable commercial évalue :

• le potentiel de visite, c’est-à-dire le temps de travail que ses forces de vente peuvent consacrer aux visites clients, en prenant en compte :
• les jours fériés, de congés, de formations, etc.,
• l’étendue du secteur,
• le temps idéal à consacrer à chaque visite selon l’objectif,
• le temps de trajet entre chaque rendez-vous, avec une marge de sécurité,
• la disponibilité des clients ;
  
  
• le potentiel client/prospect : qui visiter prioritairement pour avoir le meilleur retour sur investissement ? ;
  
  
• le bénéfice attendu : coûts des tournées par rapport au chiffre d’affaires escompté.

En fonction de ces estimations, il opte pour le type d’itinéraire qu’il juge le plus rentable.

Optimiser l’itinéraire de la tournée

Pour maximiser l'efficacité de votre planification des tournées, déterminer l'itinéraire optimal est nécessaire. Un outil de géoplanification ou un GPS professionnel (comme Google Maps ou un logiciel de tournée spécifique) permettent d'organiser une tournée commerciale en limitant les temps de trajet. Grâce à un outil de planification, vous pouvez réaliser un grand nombre de visites chaque jour en réduisant les temps et les frais de déplacement. ✅

Quelques conseils pour l'optimisation de tournées commerciales :

• Regroupez tous les rendez-vous par zones géographiques : allez rencontrer un maximum de clients dans le même coin pour éviter les allers-retours inutiles.

• Priorisez le portefeuille client le plus stratégique : vous le savez, visiter certains clients peut renforcer une relation déjà existante ou préparer directement une nouvelle vente avec un prospect convaincu. Pour maximiser la relation client et l'impact commercial de votre tournée, choisissez toujours de rencontrer ces personnes dès le début de journée.

• Prévoyez un itinéraire flexible : les lapins ne sont malheureusement pas rares ! Avec une carte interactive et une mise à jour en temps réel, les plans de tournée peuvent être adaptés de la première étape à la dernière étape. Le but ? Compenser les éventuels contretemps rencontrés sur le terrain.

Une bonne planification, c'est moins de stress et plus d'interactions pour conclure des affaires !

Organiser la logistique

L'organisation d'une tournée commerciale réussie nécessite que l'entreprise veille à chaque détail :

• mode de transport,

• hébergement (si besoin),

• supports commerciaux ou produits échantillons indispensables à la prospection.

🚘 Pour un commercial itinérant, le choix du véhicule est essentiel, surtout s'il transporte du matériel volumineux. Personne n'a envie de faire de longues heures de route coincé entre des cartons. Si vous réservez un hôtel, choisissez-le à un endroit stratégique sur la carte, pas trop éloigné des premières visites, et prenez-le à l'avance pour éviter un stress inutile le soir venu. Enfin, vérifiez bien que tous vos documents commerciaux (brochures, contrats, site web) sont prêts au moins 48h avant le jour du départ.

Briefer l’équipe commerciale

Plusieurs commerciaux partent en tournée ? Un briefing spécifique s'impose pour l'équipe ! Coordonnez les actions pour optimiser leur efficacité :

• Rappelez le principal objectif de la tournée sur le terrain : prospection ? Fidélisation ? Signature de nouveaux contrats ?

• Faites le point sur les informations clés de chaque contact client : quand on sait à qui on va s'adresser, on peut mieux planifier l'approche.

• Attribuez les rôles et les différentes zones à chacun : avec cette méthode, on ne se marche pas dessus, et on peut gérer un espace beaucoup plus étendu.

Avec un bon briefing, chaque commercial sait ce qu'il doit faire et de quelle manière.

Assurer le déroulement de la tournée

Sur le terrain, il faut savoir jongler entre rigueur et flexibilité. Déterminer un planning, c'est bien, mais un commercial doit aussi pouvoir ajuster les rendez-vous en fonction des imprévus. Après chaque rendez-vous, demandez-leur de noter toutes les informations utiles concernant les échanges et les nouvelles actions à mener. Ces informations seront indispensables pour un bon suivi client et pour le reporting commercial !

Surtout, ne sous-estimez pas une interaction qui n'a pas abouti immédiatement pendant la tournée. Les échanges ont pu ouvrir la porte à un futur contrat, qui sait ? Renforcer les liens avec vos clients et vos prospects, c'est ça aussi une tournée commerciale réussie.

Faire le suivi post-tournée

Une fois la dernière visite réalisée, la tournée commerciale n'est pas déjà terminée ! En effet, il faut encore analyser les résultats et assurer le suivi des clients et des prospects. 📊 Faites un point avec les commerciaux concernés :

• Évaluez le nombre de rendez-vous réalisés, les taux de conversion et les commandes effectivement obtenues.

• Mettez à jour le CRM avec les informations collectées en face-à-face.

• Relancez les prospects et les clients selon le type d'action qui a été convenu.

• Cherchez à identifier les axes à améliorer pour les prochaines tournées.

C'est bien cette étape de suivi qui permet de faire d'une tournée commerciale un véritable levier de croissance pour votre entreprise. Sans suivi, tous les efforts risquent de tomber à l'eau.

Les outils pour optimiser les tournées commerciales

Oubliez la recherche d’un plan de tournée gratuit ou la réalisation du plan de tournée commerciale sur Excel.

Un bon enchaînement de visites clients n’est pas figé, cela se calcule et se recalcule en fonction des aléas du terrain. 

Et rien n’est plus efficace qu’un logiciel doté d’une intelligence artificielle pour le faire à votre place, ou rechercher un nouveau client à proximité en cas d’annulation ou d’absence d’un autre.

Vous économiserez un temps précieux et gagnerez en efficacité. Pour en savoir plus les solutions d’optimisation des tournées. ⤵️

☝️ Mais n’oublions pas qu’un logiciel de gestion des tournées n’est pas le seul outil dont ait besoin un commercial mobile ; sont tout aussi indispensables :

• la création de documents commerciaux sur mesure et personnalisés, en déplacement,  
• la prise de notes, la centralisation et le partage des échanges clients avec le bureau, en temps réel.

Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser Kizeo Forms, application mobile de gestion commerciale.

Elle permet aussi d’envoyer sur le smartphone ou la tablette des commerciaux les données clients, comme les adresses auxquelles ils doivent se rendre.

Sellsy, par exemple, est une suite CRM française complète et modulaire qui vous accompagne dans la gestion de vos activités commerciales. À l’aide de son application mobile intuitive, les commerciaux partagent en temps réel leurs activités, même en déplacement, ce qui vous permet de suivre leurs performances, où qu’elles soient. Véritable outil tout-en-un, vous profitez également de fonctionnalités de collaboration efficaces lors de tournées commerciales : un agenda partagé mis à jour en temps réel, un module de suivi des opportunités, un système de lead scoring intelligent, une vue pipeline et des tableaux de bords commerciaux, et bien plus encore !

Enfin, savez-vous qu’il existe des CRM mobiles dotés de fonctionnalités de géolocalisation ? C’est le cas de Divalto weavy, qui organise toutes vos activités sur le terrain avec notamment :

• l’optimisation et la priorisation des déplacements à l’aide d’indicateurs,
• le suivi des activités et de l’ordre des déplacements sur une carte,
• la prise de commande mobile avec un accès aux stocks, etc.

Le tout disponible en version applicative et connecté à votre logiciel ERP.

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Ne laissez pas la planification de vos tournées commerciales au hasard

Improviser une tournée commerciale est risqué ! Tout le monde peut vite partir dans tous les sens pour au final brasser du vent. Si elle est bien organisée, c'est plus de rendez-vous concrets, moins de temps de déplacement inutiles et un meilleur taux de conversion. Avec des outils adaptés et une bonne préparation en amont, chaque trajet est optimisé et votre impact commercial est maximal.

Ne laissez pas de place à l'approximation et misez sur une stratégie en béton avec des outils performants... pour des commerciaux qui rentrent avec des contrats signés, et pas seulement des kilomètres au compteur.

Et vous, qu’utilisez-vous pour faciliter le travail de vos commerciaux en tournée ?

🤓  Dernier conseil pour la route : calculez régulièrement la rentabilité de vos tournées afin d’ajuster la planification des prochaines !