Les 6 étapes pour élaborer une réponse à un appel d’offres

Beaucoup d’entreprises se questionnent quant à la meilleure manière d’élaborer une réponse à un appel d’offres afin de gagner des marchés supplémentaires, et par là même augmenter leur chiffre d’affaires.

Mais attention, cette procédure exige une rigueur toute particulière et de se conformer à certaines contraintes légales. En effet, depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire dans la plupart des cas et implique souvent de recourir à la signature électronique.

D’autre part, il s’agit d’un exercice requérant une certaine habileté pour parvenir à constituer un dossier de candidature et un dossier d’offre à la fois complets et vendeurs.

Alors, comment répondre à un appel d’offres privé ou public de manière efficace ? Quelles sont les différentes étapes à suivre pour procéder dans les règles de l’art ?

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Étape 1 : trouvez les appels d’offres

Cette première étape consiste à trouver les appels d’offres, ou plus précisément les Avis d’Appel à la Concurrence (AAC) publiés par les acheteurs publics ou privés.

Pour dénicher les bonnes annonces, nous vous recommandons de vous inscrire sur des sites internet spécialisés. Pour la commande publique, nous trouvons des plateformes telles que :

• le BOAMP, ou bulletin officiel des marchés publics,
• le JOUE, ou journal officiel de l’Union européenne,
• la PLACE, ou plateforme des achats de l’État.

Il existe également des journaux spécialisés (journaux d’annonces légales, ou JAL).

💡 Conseil : affinez vos recherches pour trouver l’appel d’offres public qui vous correspond ! Par exemple, sur le BOAMP, il est possible de sélectionner des critères précis et de mettre en place un système d’alerte en fonction pour recevoir les Avis d’Appel à la Concurrence les plus pertinents selon vos compétences et de vos capacités :

• mots présents dans l’avis,
• mots descripteurs,
• zone géographique,
• seuils de marché, etc.

D’autre part, pour une réponse à un appel d’offres privé, nous dénombrons aussi des plateformes en ligne. Citons le site MarchésOnline.com, qui dispose d’un système de tri permettant de cibler les projets de travaux privés.

💡 Bon à savoir : les marchés publics négociés inférieurs à 25 000 € ne nécessitent pas obligatoirement de publicité ou d’appel à la concurrence. Si vous souhaitez ne manquer aucune opportunité, nous vous suggérons de vous faire connaître auprès des services décisionnaires, comme les mairies ou les communautés de communes. De cette manière, ils pourront penser à votre entreprise le cas échéant.

Étape 2 : téléchargez le Dossier de Consultation des Entreprises

Le Dossier de Consultation des Entreprises (ou DCE), valable dans le cadre des marchés publics, est mis à disposition des opérateurs économiques par le pouvoir adjudicateur, ou l’entité adjudicatrice.

Généralement consultable depuis l’annonce, il comprend tous les éléments utiles à la compréhension de ce qui est attendu par l’acheteur, aussi bien d’un point de vue administratif que technique.

Il contient également plusieurs pièces à télécharger. Si elles peuvent varier d’un dossier, nous retrouvons dans la plupart des cas :

• le règlement de consultation (RC) : il complète l’AAC et fixe les règles de la consultation pour les candidats ;
  
  
• l’acte d’engagement (Æ) : il s’agit d’un acte à signer par l’opérateur économique, preuve qu’il adhère aux clauses des documents ou pièces du marché public ;
  
  
• le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : il comprend les différentes dispositions administratives propres à ce marché public, et se compose de diverses clauses telles que :
  • la liste des pièces contractuelles,
  • l’allotissement,
  • les clauses environnementales,
  • les délais et modalités de règlement, etc. ;
    
    
• le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : ce cahier donne le détail des prescriptions relatives à la réalisation de la prestation. Il peut être divisé en lots si la consultation est soumise à l’allotissement ;
  
  
• la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : ce document détaille la décomposition du prix dans le cadre d’un marché soumis aux prix forfaitaires ;
  
  
• le bordereau des prix unitaires (BPU) : cette pièce est présente dans le cas d’un marché public fonctionnant avec prix unitaires. On y retrouve donc les produits ou éléments d’ouvrage, avec précision du prix unitaire pour chacun d’entre eux.
  
  
• le détail quantitatif estimatif (DQE) : toujours dans un contexte de marchés publics à prix unitaires, ce document peut se définir comme une simulation (prenant en compte la somme des quantités estimées par les prix unitaires) pour comparer les prix.

Étape 3 : analysez le Dossier de Consultation des Entreprises

Une fois toutes ces pièces en main, il convient d’analyser minutieusement le Dossier de Consultation des Entreprises.

Cette étape est fondamentale. Et pour cause, grâce à cet exercice, vous jugez s’il est pertinent pour vous de répondre à cet appel d’offres.

En effet, ce travail se révèle très chronophage, il serait donc dommage de dépenser des ressources et de l’énergie si l’opération ne semble pas rentable pour votre entreprise (marché pas assez cher par rapport aux déplacements à prévoir par exemple).

D’autre part, cette analyse sert à étudier le cahier des charges ainsi que tous les éléments à fournir afin de répondre correctement à l’appel d’offres et ne pas courir le risque de voir sa candidature rejetée.

Ceci passe notamment par l’étude des capacités nécessaires (effectifs, chiffre d’affaires, qualifications, etc.) et des critères de sélection.

Nous vous conseillons également d’être attentif sur la date limite de dépôt des candidatures, pour vous assurer de prendre le temps nécessaire à la constitution d’un dossier solide, conforme et vendeur.

Étape 4 : rédigez votre réponse à l’appel d’offres — dossier de candidature et dossier d’offre

Maintenant que vous avez bien toutes les informations et les contraintes à connaître en tête, il est temps de rédiger votre réponse à l’appel d’offres.

Elle se compose de deux éléments : le dossier de candidature et le dossier d’offre.

Le dossier de candidature à l’appel d’offres

Grâce à ce dossier, vous garantissez à l’acheteur que vous répondez à tous les critères attendus, à la fois aux niveaux financier, économique, technique et professionnel.

Pour commencer, il inclut une déclaration sur l’honneur du candidat (Articles R2143-1 à R2143-4 du CCP) prouvant qu’il n’entre dans aucun des cas de figure lui interdisant les marchés publics.

Ce dossier contient ensuite tout autre document permettant d’évaluer les aptitudes financières, techniques et professionnelles de l’opérateur économique. Les éléments à fournir doivent figurer dans une liste fixée réglementaire. Il s’agit par exemple :

• Pour l’évaluation des capacités économiques et financières :
  • des bilans ou extraits de bilan des 3 dernières années,
  • du chiffre d’affaires au cours des 3 derniers exercices,
  • de déclarations des banques, etc.
    
    
• Pour l’évaluation des capacités techniques et professionnelles :
  • des références des travaux effectués durant les 5 dernières années,
  • des titres d’études ou des titres professionnels,
  • du détail des outils qui seront utilisés pour la réalisation du marché, etc.

Le dossier d’offre

Le dossier d’offre est le document qui intéresse le plus l’acheteur. Il doit donc être rédigé avec soin, et personnalisé en fonction des informations présentes dans le CCTP.

En d’autres termes, c’est à cette étape que vous allez vraiment « vous vendre ».

Le dossier d’offre inclut :

• Une offre financière, comprenant tous les documents relatifs aux prix (DPGF, BPU, DQE, etc.).
  ☝️ Rappelez-vous que l’acheteur va très probablement favoriser une proposition avantageuse économiquement parlant !
  
  
• Une offre technique. Grâce à elle, vous exposez à l’acheteur les moyens et méthodologies employés pour atteindre l’objectif défini dans son projet.
  C’est pourquoi elle se compose principalement d’un mémoire technique.

☝️ Le mémoire technique constitue un des éléments les plus importants d’une réponse à un appel d’offres. Par ce document, vous démontrez vos atouts et les moyens déployés pour satisfaire l’acheteur. Nous vous conseillons donc de le rédiger avec soin et de le personnaliser pour chaque candidature, d’autant plus qu’il peut vous différencier de certains concurrents plus attractifs en matière de prix.

💡 À noter : pour gagner du temps et faciliter la réponse aux appels d’offres, certains experts recommandent la rédaction d’un dossier de candidature type, à modifier en fonction des éléments propres à chaque offre (surtout pour le mémoire technique).

Étape 5 : transmettez votre réponse à l’appel d’offres

Une fois votre dossier de candidature complet, transmettez-le à l’acheteur avant la date limite de remise indiquée dans l’annonce.

❗Attention : depuis le 1er octobre 2018, le processus se fait via réponse dématérialisée pour les appels d’offres d’un montant égal ou supérieur à 25 000 €. Ce seuil a été relevé à 40 000 € en janvier 2020.

Comment répondre à un appel d’offres dématérialisé ?

Dans ce cadre, le dossier est transmis via une plateforme de dématérialisation spécialisée, appelée profil acheteur. Son adresse est généralement indiquée sur l’avis de marché.

💡 Bon à savoir : nous vous recommandons d’envoyer en parallèle une copie de sauvegarde (sur papier, clé USB, etc.), dans les mêmes délais que la version dématérialisée, pour pallier tout dysfonctionnement éventuel (virus informatique par exemple) qui empêcherait l’acheteur d’accéder à votre candidature.

Enfin, notons que dans ce contexte la question de la signature électronique est régulièrement abordée. Même s’il ne s’agit pas d’une nécessité réglementaire, elle est souvent demandée par l’acheteur pour signer les documents du dossier de réponse. En outre, elle devient obligatoire dès l’offre finale.

D’où l’intérêt de vous équiper d’une solution de signature électronique, à l’exemple de ce que propose Lex Persona. Une de ses solutions vous permet d’installer un logiciel de signature électronique sur votre poste de travail, à associer à votre certificat de personne physique, puis de signer vos documents simplement et en toute conformité.

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Étape 6 : apprenez de vos échecs

Votre dossier de candidature a été transmis… mais votre offre a malheureusement été rejetée. Votre travail ne s’arrête pas ici pour autant !

En effet, si l’opérateur économique le demande, l’acheteur doit être en mesure de lui communiquer les raisons de son refus, ainsi que les caractéristiques et avantages de la proposition retenue.

De cette manière, vous identifiez vos points d’amélioration (tarifs inadaptés, mémoire technique pas assez vendeur, etc.) pour perfectionner vos futures réponses aux appels d’offres. Car retenons que gagner des marchés n’est pas chose aisée. C’est grâce à l’expérience que vous parviendrez à déceler les offres les plus adaptées, à constituer des dossiers davantage soignés et pertinents… et à faire décoller votre croissance !