[Etude de cas] Un reporting RH personnalisé

Les Responsables RH le savent bien, avoir une bonne organisation et un reporting RH adapté aux besoins et bien conçu permettent de piloter efficacement les ressources humaines.

Les indicateurs sociaux montrent la santé de vos RH, c'est pourquoi nous vous recommendons les logiciels suivants.

Découvrez le logiciel GrafiQ, de l'éditeur QuickMS, producteur d’indicateurs RH et de la BDES, à travers la success story d’un de leurs clients, le groupe Vivalto Santé.

QuickMS est une startup créée en 2018, composée d’une vingtaine de collaborateurs au service de ses clients. La force de QuickMS se trouve dans sa capacité à répondre aux problématiques les plus complexes : données issues de systèmes de paie hétéroclites, gestion et suivi d’indicateurs poussés, tableaux de bord personnalisables, gestion des accès pour différents publics (responsables, assistants, CSE et IRP…), interfaces sur mesure… L’ensemble de l’équipe est mobilisé et les clients sont suivis dès la période d’essai gratuite.

Avant de travailler avec QuickMS, ce groupe, aux milliers de salariés, perdait beaucoup de temps à consolider les données et à gérer les données internes via divers outils à la fiabilité aléatoire (Excel…).

Il a donc choisi GrafiQ pour trouver une solution de reporting RH stable et constant, voire évolutif en fonction des besoins.

Aujourd’hui, satisfait des solutions apportées par la société QuickMS, le groupe Vivalto Santé continue sa collaboration avec la société depuis au moins 1 an et semble se projeter avec QuickMS sur le long terme.

Les enjeux du groupe Vivalto Santé

Le groupe Vivalto Santé en quelques lignes

Le groupe Vivalto représente plus de 2200 praticiens et 8300 salariés. Le groupe se compose de 39 établissements de santé en France.

Depuis sa création en 2009, Vivalto Santé est le 3^ème groupe hospitalier privé en France. Il lui tient à cœur d’offrir un service de haute qualité aux professionnels de la santé et aux patients.

Son objectif est de développer un réseau d’établissements sur l’ensemble du territoire français. Il est très engagé dans la qualité des services hospitaliers pour améliorer la prise en charge des patients.

Son équipe de Ressources Humaines regroupe cinq à six directeurs des ressources humaines. Les membres de l’équipe ont souvent plusieurs rôles car ils doivent gérer également les 120 salariés du siège.

Besoins en reporting identifiés

Chargé de gérer de nombreux établissements de santé français, le groupe rencontrait des soucis de reporting RH à cause :

• Des problèmes de consolidation des données : chaque clinique a son propre outil de gestion RH. Avec des systèmes différents, il est difficile de consolider les données en termes d’absentéisme, de masse salariale et d’effectifs.
• Des complications concernant l’extraction des indicateurs au niveau du groupe.

Après avoir échangé avec l’équipe de QuickMS, les besoins en indicateurs suivants ont été identifiés :

• effectifs,
• absentéisme,
• heures supplémentaires - complémentaires,
• évolution de la masse salariale.

Les raisons du choix de Vivalto

Le groupe Vivalto Santé a décidé de commencer la collaboration avec QuickMS pour les raisons suivantes :

Le test de l’outil pour avoir un point de vue réaliste de la solution de GrafiQ

Une période d’essai a été mise en place pour permettre au groupe de tester la solution et vérifier l’ergonomie.

« Ce qui a réellement fait pencher la balance vers la solution GrafiQ a été le fait qu’on puisse tester l’outil avant de s’engager. Cela a été un énorme plus, c’était un risque d’autant plus que QuickMS est une startup. »

Marion POCQUET — Chargée des Ressources Humaines — groupe Vivalto Santé

Une installation simple, pour une solution rapide, facile et digitalisée

La solution ne nécessite aucune installation puisque c’est un logiciel en mode SaaS : il suffit d’avoir une connexion à internet. L’accès est ensuite immédiat.

La réalisation des tableaux de bord, des rapports, des indicateurs RH et de la BDES se base sur le téléchargement des fichiers DSN dans l’outil.

La qualité de sa solution passe par sa facilité d’utilisation, permettant ainsi à chaque responsable des ressources humaines de participer activement à l’activité RH de l’entreprise.

Un outil performant, pour une gestion RH adéquate et performante

Ces DSN peuvent concerner des périodes et des établissements différents. Vivalto Santé a ainsi pu intégrer les DSN de 30 établissements, sur les périodes 2017, 2018 et 2019, pour chacun des établissements.

Cet outil est automatisé. Plusieurs DSN peuvent être téléchargées simultanément pour un gain de temps non négligeable.

Le nombre de dépôts est illimité. Chaque mois, le groupe peut déposer plusieurs fichiers DSN, sur la même période ou des périodes différentes.

Une équipe réactive

« L’équipe est réactive, aujourd’hui encore nos demandes sont traitées rapidement. Ce qui est vraiment primordial pour nous, car nous avons souvent des demandes urgentes et QuickMS nous fait des retours rapides. »

Marion POCQUET — Chargée des Ressources Humaines — groupe Vivalto Santé

Le retour d’expérience du groupe

Ce que la solution a apporté à moyen et long terme

Avec l’aide de cet outil, Vivalto Santé a pu :

• Consolider ses données au niveau du groupe en fonction de ses besoins : absentéisme, effectifs, masse salariale…
   
• Accéder à ses données plus rapidement de façon autonome : il n’est plus nécessaire de solliciter les 31 interlocuteurs différents possédant les données.
   
• Gagner du temps : la consolidation et la recherche constante des données dans les différents établissements mobilisaient beaucoup de temps. Les délais d’attente étaient parfois longs et il fallait relancer. Maintenant, grâce à la solution GrafiQ, Vivalto accède aux données en quelques minutes.
   
• Faciliter la production d’indicateurs, de rapports et de tableaux de bord RH.
   
• Calculer l’index d’égalité salariale Femmes/Hommes : obtenir sa note en quelques clics. Tous les établissements peuvent vérifier leur note et calculer d’autres indicateurs.
   
• Economiser 2 semaines de travail pour la réalisation de la BDES

Une collaboration qui perdure

Actuellement, Vivalto est toujours en collaboration avec QuickMS et est satisfait de ce que la solution continue de lui apporter.

La solution GrafiQ évolue constamment et développe de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux indicateurs chaque mois.

Au départ, GrafiQ proposait environ 300 indicateurs. Aujourd’hui, la solution permet l’accès à plus de 1000 indicateurs.

Le groupe Vivalto attendait avec impatience les dernières fonctionnalités, elles sont désormais disponibles :

• L’automatisation des tableaux de bord : avec une trentaine d’établissements à gérer, Vivalto voulait que chaque établissement puisse créer ses propres tableaux de bord. Maintenant, en moins d’une minute, si le groupe ajoute un nouvel établissement et lui donne les droits d’accès aux tableaux de bord, la vision globale sur son établissement est instantanée.
   
• Le suivi mensuel d’un certain nombre d’indicateurs dans un tableau de bord personnalisé  : QuickMS a pris en compte cette demande et a mis en place un tableau de bord avec les indicateurs choisis par Vivalto. Il devenait difficilement gérable de générer des rapports et des tableaux de bord un par un.

« GrafiQ est un outil intuitif et ergonomique qui nous permet de ressortir des indicateurs rapidement. »

Marion POCQUET — Chargée de Ressources Humaines chez Vivalto