BDES 2024 : 8 erreurs fatales à éviter ! Bonus : modèle à télécharger

Pour réussir à mettre en place votre base de données économiques et sociales (BDES), vous devez maîtriser l’ensemble de vos données RH grâces aux indicateurs sociaux. Au fil de mes échanges avec les responsables des ressources humaines que j’accompagne, je constate que bien des erreurs sont malheureusement commises, entraînant souvent des conséquences laborieuses à réparer.

Je vous livre les 8 erreurs à ne pas commettre, ainsi que de bonnes pratiques à adopter, avec en bonus un modèle de BDES à télécharger. Ce modèle est généré par un outil dédié, qui vous permet de générer 70 % de votre BDES à partir de vos déclarations sociales et nominatives !

Erreur n° 1 : exploiter des données hétérogènes

Conséquence

Si vous exploitez et comparez des données issues de sources différentes d’année en année, votre raisonnement et votre BDES ne sont pas fiables.

Vous constatez en effet des écarts en vous basant sur des évolutions qui n’ont pas de valeur et ne sont pas exploitables. Si vous en tenez compte, vos plans d’actions ne donneront pas les résultats escomptés.

Bonne pratique

Pour suivre l’évolution de vos données RH, vous devez vous baser sur les mêmes sources de données, d’année en année.

Vous devez donc organiser votre base de données de manière à pouvoir exploiter les mêmes données chaque année.

En vous appuyant sur une base de données source homogène, vous pouvez tirer des conclusions fiables de vos comparaisons.

Erreur n° 2 : différentes règles de calcul

Conséquence

Si vous utilisez des règles de calcul différentes d’une année sur l’autre, vous allez comparer des choux à des carottes.

Et là, bonne chance pour vous repérer et éditer un chiffre reflétant le calcul des effectifs, ou autre mention obligatoire de votre BDES !

Bonne pratique

Déterminez une règle de calcul et appliquez-là d’une année sur l’autre. Vous gagnez un temps considérable et évitez les erreurs d’interprétation.

La méthode de calcul doit également être défini avec les partenaires et en fonction de l'activité.

En cas de changement, précisez la méthode de calcul de l’indicateur, et comment la convertir pour comparer des carottes à des carottes, et des choux à des choux.

Erreur n° 3 : ne pas exploiter votre BDES pour mettre en place des plans d’actions

Conséquence

Ignorer purement et simplement votre BDES est un non-sens pur et simple !

Votre BDES est un outil à exploiter : les informations et indicateurs vous aident à déceler les actions à mettre en œuvre en priorité, mais aussi à détecter les actions qui ont porté leurs fruits.

Faire sans, c’est comme naviguer à l’aveugle dans une eau trouble.

Bonne pratique

En vous appuyant sur des données fiables, vous devez associer un plan d’action à des indicateurs. Votre plan d’action définit vos cibles et les objectifs associés d’une année sur l’autre.

Vous pouvez ainsi définir en amont les moyens nécessaires et les actions à mettre en place pour les atteindre.

Commentez les indicateurs d’une année sur l’autre pour historiser les plans d’actions.

Erreur n° 4 : improviser au fur et à mesure

Conséquence

Si vous vous lancez de manière désorganisée, vous allez vous épuiser. La charge de travail va vous paraître insurmontable au vu de la masse de données à analyser !

En fixant une « ossature » à votre BDES, vous identifiez les données essentielles pour produire les différents indicateurs exigés.

Vous raisonnez par ailleurs par étape et vous répartissez le travail entre les différents acteurs de votre entreprise : département paie, finance, RH, communication.

Bonne pratique

Déterminez la structure de votre BDES en amont : vous devez vous conformer aux mentions obligatoires.

À cet effet, je vous incite à télécharger le modèle de BDES généré par Quick MS, une solution dédiée : ce modèle de BDES reprend les différents chapitres obligatoires.

Vous pouvez ensuite le faire valider auprès de vos partenaires sociaux avant de vous lancer à la chasse aux données.

Modèle de BDES

Erreur n° 5 : ne pas nommer de personnes référentes

Conséquence

Qui fait quoi ? Qui a telles données ? Où sont-elles ? Sont-elles vérifiées, certifiées ?

N’attendez pas de vous poser ces questions et que la panique s’installe à bord : vous n’obtiendrez pas les données dans les temps, ni de données fiables.

Bonne pratique

Identifiez les personnes référentes dans les divers métiers de l’entreprise, celles qui sont compétentes pour renseigner des données précises concernant votre BDES.

Prévenez-les longtemps à l’avance et soyez explicite sur vos attentes, quelle que soit la nature des informations : les données financières, compte de résultat, amortissement, etc.

Erreur n° 6 : faire de la rétention d’information

Conséquence

Ne pas donner d’accès à vos partenaires sociaux, c’est vous mettre dans l’illégalité !

Ne commettez pas cette erreur fatale : vous perdrez toute confiance des partenaires sociaux. Et pour la regagner, bonne chance…

Bonne pratique

La communication de la BDES est obligatoire. N’attendez pas qu’on vous le demande : prévoyez à l’avance les accès et informez vos partenaires sociaux.

Vous valorisez ainsi la relation avec eux en leur donnant un accès sécurisé à votre BDES en ligne. Assurez-vous que leurs accès fonctionnent correctement avant de communiquer sur la BDES.

Erreur n° 7 : ne pas mettre en avant vos actions RH

Conséquence

Si vous ne communiquez pas sur vos actions RH, personne ne saura tout le travail que vous avez mis en œuvre pour atteindre des améliorations concrètes.

Votre BDES consigne tout : exploitez-là pour mettre en avant les actions RH effectuées et les améliorations constatées durant l’année. Valorisez votre travail !

Bonne pratique

N’hésitez pas à être force de proposition : profitez de votre BDES pour suivre des indicateurs que vous avez besoin de suivre et pour lesquels vous voulez donner de la transparence aux partenaires sociaux.

Vous démontrez ainsi votre bonne conduite et entretenez un dialogue social au beau fixe.

Vous ferez par ailleurs prendre conscience aux salariés des enjeux et du rôle de la fonction RH dans l’entreprise.

Erreur n° 8 : tout saisir à la main

Conséquence

Imaginez : vous tenez un document Excel dans lequel vous saisissez toutes les informations à la main.

Cette démarche est une source d’erreurs de saisie des données, multiple, entraînant des erreurs de calcul. Sans compter la charge de travail : vous y allez à reculons.

Bonne pratique

Équipez-vous d’un outil capable de vous assister, une solution qui automatise les tâches chronophages avec fiabilité. Cela vous permet de vous concentrer sur des questions RH plus stratégiques.

QuickMS est notamment une solution en mode SaaS qui vous permet d’économiser deux semaines de travail : vous importez vos DSN et le logiciel génère 70 % de votre BDES. Vous importez ensuite les 30 % d’informations pour compléter votre BDES avec les indicateurs demandés.

Découverte de la solution en vidéo :

Conclusion

Un responsable RH averti en vaut deux ! Vous connaissez désormais tous les écueils à éviter.

En disposant par ailleurs d’un modèle de BDES, vous voici solidement armé : il vous suffit de vous référer à ce modèle pour n’oublier aucune mention obligatoire.

Mon dernier conseil : utilisez un logiciel dédié, vous vous préservez ainsi d’une charge de travail chronophage et d’erreurs de saisies et de calculs.

Dans cette perspective, je vous invite à tester gratuitement la solution QuickMS, afin de constater par vous même les atouts du logiciel !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leurs sont personnels.