Bilan Social Individuel : un outil RH incontournable pour favoriser l’engagement des collaborateurs

Le bilan social individuel est de plus en plus utilisé par les entreprises ! Même s’il n’est pas obligatoire, il est un bon outil de communication RH permettant de valoriser votre politique de rémunération et d’avantages sociaux.

Vous vous demandez si ce bilan est nécessaire ? Ou comment le mettre en place ?

Pour vous aider à comprendre l’utilité et la réalisation du BSI, découvrez en détail tous ses secrets.

Et en bonus, un Bilan Social Individuel à télécharger en fin d’article !

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Le Bilan Social Individuel (BSI), qu’est-ce que c’est ?

Pas d’inquiétude, le Bilan Social Individuel n’est pas encore un document administratif interminable. Il s’agit simplement d’un document conçu par l’entreprise, et plus précisément par le service RH, qui regroupe la rémunération globale et les avantages dont a bénéficié le salarié au cours de l’année écoulée.

Le BSI, comme son nom l’indique, est un document individuel, et donc remis à chaque salarié.

Modèle bilan social individuel à télécharger

Pour vous aider dans la mise en place d’un bilan social individuel, nous mettons à votre disposition un modèle de BSI gratuit à télécharger. Il ne vous reste plus qu’à le compléter avec vos informations !

Comment remplir le bilan social individuel ?

Un BSI réussi, ce n'est pas seulement une addition de chiffres. Ce document annuel doit être clair, structuré et utile au salarié. Lorsqu'il est bien établi, le BSI booste la transparence et offre une meilleure communication entre l'employeur et les salariés. Pour réaliser cet objectif, il suffit de suivre trois étapes.

1) Préparer les données

Pour commencer, rassemblez les différents éléments indispensables à l'élaboration du BSI :

• la rémunération du salarié : rémunération fixe et variable, brute et nette, heures supplémentaires...

• les primes : 13e mois, bonus, ancienneté...

• la protection sociale et les avantages sociaux : assurance chômage, mutuelle, prévoyance, cotisations retraite, retraite complémentaire, plan d'épargne retraite, Tickets-restaurant, avantages en nature, etc.

• l'épargne salariale : participation, intéressement, plan épargne entreprise...

• les formations : formation professionnelle, CPF...

• les conditions de travail : télétravail, flexibilité des horaires, engagement RSE, services offerts (crèche, conciergerie...)

✅ Ne laissez rien de côté ! Le but de ce dispositif est que l'employé se rende compte de la véritable valeur de son package global.

2) Rédiger le document

Pour que le BSI soit bien compris, on évite le jargon RH et on le structure sous une forme simple avec :

• une introduction qui explique le dispositif et la politique de rémunération de l'entreprise,

• les données chiffrées qui représentent le bilan salarial individuel sur l'année,

• les engagements de l'entreprise en matière de formation, de bien-être au travail, etc.

• la synthèse et les perspectives qui résument le document et abordent les prochaines étapes.

3) Vérifier et valider

Avant de le communiquer via le manager lors de l'entretien annuel ou directement au salarié à tout autre moment, prenez bien le temps de vérifier l'exactitude des informations mises à disposition. Veillez à fournir un document bien lisible. S'il est indigeste, on revoit sa copie. C'est un outil de communication qui doit vraiment être simple à déchiffrer !

Exemple de bilan social individuel complété

Chaque entreprise fait ses choix et constitue sa propre version du BSI, il est donc toujours unique. Cependant, il repose de manière générale sur les mêmes bases. Voici un exemple type de BSI complété. Il peut être remis au format papier ou numérique, sur une ou plusieurs pages.

Identité du collaborateur

• Nom : Julien Dupont

• Poste : Commercial sédentaire

• Date d'entrée dans la société : 15/05/2020

• Ancienneté : 4 ans

Cher Julien,

Nous avons le plaisir de vous communiquer votre Bilan Social Individuel, un document récapitulatif conçu pour vous offrir une vision claire et détaillée de votre rémunération et de vos avantages. Depuis votre arrivée chez nous, il y a plus de 4 ans, vous avez contribué activement à notre développement en tant que commercial sédentaire. Ce document a pour objectif de valoriser votre engagement et de renforcer notre transparence sur les actions mises en œuvre pendant l'année écoulée pour vous accompagner dans votre parcours professionnel.

Si vous avez la moindre question ou souhaitez échanger sur certains éléments, la Direction des ressources humaines reste bien sûr disponible pour vous apporter toutes les précisions nécessaires.

Jean-Philippe Dupin

Directeur des Ressources humaines

Votre rémunération globale en 2024 : 43 900 €

Nos engagements envers vous

• Une reconnaissance à la hauteur de votre investissement : Une politique de rémunération compétitive et évolutive, avec un 13ᵉ mois et des primes pour valoriser votre ancienneté et vos performances.

• Une protection sociale renforcée : Une mutuelle avantageuse, un régime de prévoyance solide et des dispositifs d’épargne salariale pour vous sécuriser aujourd’hui et demain.

• Des opportunités d’évolution : Un accompagnement dans votre développement avec des formations régulières pour enrichir vos compétences et vous aider à progresser.

Synthèse : Avec ce BSI, nous souhaitons vous donner une vision complète et transparente des avantages dont vous bénéficiez. Votre engagement fait la différence au quotidien, et nous avons à cœur de vous offrir un cadre de travail motivant et équilibré, où vous pouvez vous projeter avec confiance. Nous restons bien sûr disponibles pour échanger et vous accompagner dans la suite de votre parcours avec nous.

Bilan social individuel, pas vraiment obligatoire ?

Contrairement à d'autres documents officiels, le Code du travail n'impose pas de concevoir un BSI personnalisé. Le Bilan Social Individuel est un outil interne pédagogique qui prouve votre volonté de transparence et de valorisation des salariés.

☝️ Cependant, même s'il n'y a pas d'obligation légale, il est une composante efficace de la stratégie de gestion RH et apporte certains bénéfices, notamment :

• il a un effet positif sur la communication entre le personnel et la hiérarchie ;

• il offre à l'entreprise une aide au suivi précis de l'évolution de la rétribution et des avantages ;

• il permet de répondre à la demande de confiance entre les salariés et les employeurs et favorise la fidélisation et la motivation des talents.

Pourquoi mettre en place un BSI ?

Les avantages du BSI

Les avantages du Bilan Social Individuel sont multiples et concernent à la fois le salarié, mais aussi l’entreprise.

Pour l’entreprise et les managers :

• La mise en place du BSI permet de prouver au collaborateur sa transparence et de mettre en valeur les différentes actions réalisées. L’objectif étant de favoriser la motivation et l’engagement des salariés ;
• Le BSI peut aussi servir à promouvoir la marque employeur et à fidéliser les collaborateurs. En effet, il peut être utilisé lors d’un entretien d’embauche pour montrer aux candidats la rémunération et les avantages proposés au sein de l’entreprise.

Pour le salarié :

• Le premier avantage est informationnel, le BSI va lui permettre d’avoir une vision claire de son salaire et de comprendre tous les avantages auxquels il a droit. ;
• Le BSI agit aussi comme un support, utilisé à la fois lors des entretiens annuels, mais aussi lors des entretiens d’embauches pour négocier des prestations similaires dans une nouvelle entreprise.

Les inconvénients du BSI

La mise en place d’un Bilan Social Individuel est une bonne idée, mais il comporte certaines limites :

• L’argent est un sujet tabou en France, mettre en place un BSI et les discussions qui en découlent peuvent malheureusement être source d’injustices et d’incompréhensions ;
• Ce bilan doit être exact dans toutes les informations décrites, le risque étant de remettre en cause sa légitimité et donc son impact et ainsi décevoir le collaborateur ;
• La réalisation d’un BSI ne doit pas être prise à la légère et peut malheureusement être chronophage. Pas d’inquiétude, certains outils, abordés plus loin, peuvent vous aider dans cette mise en place.

Comment mettre en place un Bilan Social Individuel ?

#1 Définir le contenu du BSI

Chaque entreprise choisit les éléments qu’elle souhaite aborder dans son Bilan Social Individuel. Généralement, les entreprises créent un modèle de document qu’il suffit de remplir et de mettre à jour.

Chaque BSI sera différent d’une entreprise à l’autre, mais on retrouve souvent les grandes catégories suivantes :

• Les éléments de rémunération : le montant du salaire de base, les primes éventuelles, les rémunérations variables, etc.
• L’épargne salariale : l’intéressement, la participation aux bénéfices, les plans d’épargne retraite, etc.
• La formation continue.
• Les avantages en nature : restaurations, crèche, chèques vacances, transport, places en crèche, etc.
• La protection sociale : mutuelle, prévoyance, etc.
• Les cotisations sociales.
• Le temps de travail : congés, RTT, congés spéciaux, etc.

#2 Choisir le bon outil

C’est à l’entreprise de choisir quel outil serait le plus adapté à ses besoins, mais aussi à ses moyens. Vous pouvez mettre en place vos BSI :

• Tout simplement grâce à Excel, l’outil de tableur connu par tous. Il sera ainsi facile de créer des tableaux, des graphiques, mais reste assez chronophage et limité dans la réalisation de documents interactifs et captivants ;
• Grâce à des logiciels de gestion des ressources humaines, les informations concernant vos collaborateurs sont souvent déjà renseignées dans sa base de données. Certains outils proposent des modèles de BSI dématérialisés et 100 % personnalisables, comme GraphiQ, l’outil idéal pour vous accompagner dans la conception de votre BSI ;
• Avec des outils en ligne spécialisés dans la création de documents RH et donc de BSI. Vous n’avez plus qu’à renseigner les éléments nécessaires et votre BSI est généré automatiquement. Malheureusement leurs prix sont parfois élevés et les possibilités de personnalisation sont limitées.

#3 Choisir le support adapté

L’entreprise a le choix entre 2 formats :

• Le support papier : livrets, brochures ou dépliants. Ce format est souvent utilisé pour être remis au collaborateur en début de contrat ;
• le support électronique : fichier PDF, plateforme en ligne dédiée, intranet de l’entreprise. Ce format est plus pratique, car il peut être mis à jour plus facilement, il peut être interactif, plus économique et disponible à tout moment.

Vous pouvez cumuler les 2 supports et ainsi laisser le choix au collaborateur d’utiliser le format qu’il préfère.

#4 Transmettre le BSI au collaborateur

Sans une communication adaptée, le BSI perd tout son sens. L’objectif n’est pas de transmettre le bilan au collaborateur entre deux pauses café, mais plutôt à des occasions bien précises pour pouvoir échanger sur le sujet.

Le bilan social peut être remis lors :

• de l’entretien annuel,
• d’un entretien d’activité ou autre,
• des négociations salariales annuelles.

Il peut même être transmis sous la forme d’un livret d’accueil lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

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Le bilan social individuel, le dispositif qui récompense le travail des salariés

On espère vous avoir éclairé sur le sujet, pas si sorcier que ça, du Bilan Social Individuel. N’hésitez pas à télécharger le modèle gratuitement pour mettre en place cet outil de communication RH au sein de votre entreprise !