Besoin d'une trame d'entretien annuel d’évaluation ? Préparez-vous grâce à notre modèle

L’entretien annuel d’évaluation est le meilleur moyen pour analyser le savoir faire de vos salariés. C’est également un moyen de les voir s’investir plus dans les objectifs futurs de l’entreprise en leur permettant de participer à leur création.

Cependant, poser des questions au hasard et prendre des notes sur les réponses de vos salariés, un par un, n’est pas une des méthodes les plus efficaces. Pour que cet entretien se passe dans les meilleures conditions, vous avez besoin d’un cadre, d’une ligne directrice pour ne pas dévier de votre sujet.

D'où l'intérêt d’une trame d’entretien annuel d’évaluation ! Voici 4 conseils sur comment la préparer avec en prime un modèle à télécharger prêt à l’emploi !

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Quel est l’objectif de l’entretien annuel ?


L’entretien annuel permet de faire le bilan du travail effectué tout au long de l’année et de fixer le cadre pour l’année à venir. Ce bilan va renforcer votre rôle de manager tout en stimulant les performances individuelles de vos salariés et vos liens avec chacun d’entre eux.

Spécificités du format


C’est un moment privilégié d’échange entre le salarié et le manager. Les salariés peuvent exprimer leurs besoins en formation, et aborder leurs projets professionnels actuels et futurs. Les managers quant à eux peuvent transmettre leurs feedbacks sur la période précédente et leurs aspirations pour les performances futures.

L’entretien d’évaluation peut se présenter sous tout un tas de formes :

• un système de notation quotidien ou hebdomadaire,
• une catégorisation des salariés et entretien trimestriel de chaque catégorie,
• un entretien individuel annuel (le plus courant)

🚨Il n’a que deux limitations :

• Le contenu de l’entretien ne doit pas être rendu public, afin de maintenir une bonne entente et d'éviter des rivalités entre salariés.
• L’utilisation d’outils de mesure de performance doit être claire, transparente et effectuée sur l’ensemble des travailleurs.

Quelle différence avec l’entretien professionnel ?


Contrairement à l’entretien professionnel, la loi n’impose aucune obligation quant à l’entretien d’évaluation. Il peut cependant être exigé au moyen d’une convention ou accord collectif.

C’est un droit de l’employeur, le salarié ne peut donc pas s’y refuser.

Exemples de questions à poser lors de l'entretien annuel

En panne d'idées pour le questionnaire ? L'entretien annuel d'évaluation est là pour faire un bilan professionnel de l'année écoulée. Et pour permettre d'en faire un échange constructif, il faut donc revenir sur ce qui a marché ou non et penser à l'après. Vous pouvez donc préparer des questions séparées en trois thèmes pour alimenter la discussion pendant le rendez-vous individuel. ⬇️

"Ce qui vous motive à sortir du lit le matin"

Un employeur doit pouvoir identifier ce qui stimule le salarié et son degré de satisfaction :

• Qu'est-ce qui vous donne envie de venir au travail chaque jour ?
• Quelles missions vous ont procuré vos principales satisfactions cette année ?
• Avez-vous l'impression de progresser dans votre poste ? Si oui, comment ?
• Quel a été votre principal moment de fierté professionnelle cette année ?
• Comment évaluez-vous le soutien / les ressources mis à votre disposition par l'entreprise ?

✅ En laissant l'employé exprimer pleinement son point de vue sur l'année passée, vous le laissez auto-évaluer ses progrès, ses réussites et ses motivations.

"Ce qui vous freine et comment on peut y remédier"

Ne laissez pas dériver les réponses vers une séance de plainte, mais pratiquez l'écoute active autour des difficultés du salarié :

• Quels sont les plus gros obstacles que vous avez rencontrés dans votre travail ?

• Y a-t-il des tâches qui vous ralentissent inutilement sur vos projets et/ou qui vous frustrent ?

• Quelles compétences aimeriez-vous renforcer pour booster votre développement dans ce poste ?

• Vous manque-t-il quelque chose pour une meilleure performance ? (Outil, formation, soutien…?)

• Si vous pouviez changer une chose dans votre quotidien pro, ce serait à quel sujet ?

✅ Ces questions ouvertes et fermées abordent les sujets qui fâchent, mais offrent pour le manager et le collaborateur un compte-rendu nécessaire pour une prise de recul constructive.

"D'où venez-vous, où allez-vous et comment allez-vous y arriver"

C'est le moment de faire le point sur les principaux résultats, d'évoquer les pistes d'évolution professionnelle et de fixer de nouveaux objectifs :

• Quels étaient vos objectifs pendant l'année qui vient de s'écouler et ont-ils été remplis ?

• Sur quoi aimeriez-vous faire des progrès durant l'année suivante ?

• Comment imaginez-vous votre place dans l'entreprise dans un an ?

• De quoi avez-vous besoin pour évoluer de manière sereine dans l'entreprise ?

• Quelle fonction votre manager ou votre équipe pourraient-ils avoir pour vous aider à atteindre vos objectifs ?

✅ Des réponses qui permettront d'avoir une vision plus claire de la direction que souhaite prendre le salarié dans son développement professionnel.

4 conseils pour créer une bonne trame d’entretien annuel


Vous pouvez aborder une infinité de sujets lors de l’entretien. Le plus important est qu'il soit à la fois fluide et agréable, précis sans devenir trop lourd pour les participants.

💡Prévoyez une trame afin de structurer vos échanges avec vos salariés et obtenir des réponses exploitables.

Conseil n°1 : Informez vos salariés

Ça peut sembler évident, mais il est important de le rappeler. Expliquez à vos salariés que l’entretien annuel d’évaluation n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression pour eux. Montrez-leur qu’ils ont également leur mot à dire et que leurs avis sont pris en compte afin de revoir ensemble les objectifs et priorités de l’entreprise.

Informez les également des modalités d’évaluation :

• Quel processus d’évaluation a été mis en place ?
• Quelles sont les données personnelles susceptibles d'être collectées ?
• Quelle est la durée estimée de l’entretien ?

Conseil n°2
 : Structurez votre trame

Afin de ne pas vous mélanger les pinceaux, hiérarchiser vos questions en plusieurs grands thèmes :

• Partie 1 : Bilan de l’année, satisfaction sur la performance
• Partie 2 : Objectifs, projections sur l’année suivante
• Partie 3 : Ressenti sur le management, l’environnement de l’entreprise

💡 Pour créer vos thématiques, faites confiance à votre équipe RH. Ce sont eux les plus à même de savoir ce qui convient le mieux en fonction du type de population et les séparations des métiers dans votre société.

Conseil n°3 : Posez des questions claires et sans ambiguïté

L’erreur à ne pas commettre est de poser des questions trop longues. Peut-être pouvez-vous en tirer plusieurs questions courtes ? Si besoin, vous pouvez toujours ajouter une description concise à la question afin d’y apporter des précisions, clarifier les réponses attendues.

👉 Lorsque c’est possible, favorisez également les questions à choix multiples (QCM). Il est bien plus simple et intuitif de cocher une case plutôt que de rédiger une réponse ! Ce type de question simplifie également l’analyse des résultats.

Êtes-vous satisfait du traitement des plaintes par le service RH ?

• Satisfait
• Plutôt satisfait
• Neutre
• Plutôt insatisfait
• Insatisfait

Privilégier les QCM n'implique pas de passer outre les questions ouvertes. Bien au contraire ! En posant des questions ouvertes vous permettez à vos salariés d’exprimer librement leurs points de vue. Ils se sentiront pris en compte et écoutés.

Conseil n°4 : Allez droit au but

Rien ne sert d’allonger votre questionnaire si personne ne tient à y répondre ! Si votre entretien demande trop de temps et d’investissement, vous risquez de perdre une grande partie de l’attention de vos collaborateurs ce qui par conséquent fausserait vos résultats.

✍️ Limitez-vous plutôt à une vingtaine de questions, pertinentes et bien posées.

Vos thématiques sont là pour vous permettre de vous concentrer sur les sujets essentiels. Chaque question doit répondre à un objectif précis, et les résultats doivent être facilement exploitables. Il suffit parfois de deux ou trois questions fermées, posées correctement, pour obtenir des résultats satisfaisants.

Modèle de trame d’entretien annuel d’évaluation

Il n’existe pas d'entretien d’évaluation annuel type. Cependant, certains motifs sont récurrents. C’est pourquoi nous vous proposons un modèle de trame d’entretien contenant les rubriques les plus courantes. Vous n’avez plus qu’à le compléter !

Quels outils pour simplifier ses entretiens d’évaluation ?

Faites passer des entretiens d’évaluation à vos employés sans vous compliquer la vie ! Que vous utilisiez un logiciel ou produisiez votre trame par vous-même, c’est l’organisation de votre entreprise qui déterminera la démarche à suivre lors de l’entretien et la pertinence des informations que vous retirerez. Vous pouvez tout à fait vous en occuper au cas par cas manuellement, mais un logiciel reste tout de même l’outil le plus pratique.

💡 Pourquoi choisir de mettre en place un logiciel dédié ? Parce qu'il va vous rendre service sur bien des aspects :

• une meilleure gestion du temps : plus besoin de jongler entre des fichiers Word et des tableurs Excel.

• l'amélioration de la traçabilité et du suivi : toutes les informations sont centralisées, avec un historique. Pas un entretien individuel ne vous échappera.

• la standardisation de l'évaluation : permet de garantir en pratique une méthode et un cadre identiques pour tous les salariés évalués et leur interlocuteur.

• l'automatisation : suivi des étapes et des objectifs clés, calcul des résultats atteints, rappels des échéances.

Grâce à une solution comme Skeely, vous bénéficiez d’une dizaine de modèles de trame (annuel, professionnel, forfait jour, …) entièrement personnalisables et prêts à l’emploi. Lors de vos entretiens, la solution affiche l’ensemble des réponses saisies et crée automatiquement un rapport accessible par les deux parties. Vous profitez ainsi d’un suivi complet des campagnes de la création de votre trame à l'analyse des résultats. Le plus ? La solution propose 3 niveaux de validation d’entretien, de la simple acceptation à la signature électronique certifiée.

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Ce que vous devez retenir

Une trame préparée avec attention permet la réalisation d'une entrevue fluide menée avec efficacité. On évite les entretiens brouillons et les retours trop vagues. Grâce à votre trame bien ficelée, vous pouvez :

• développer une évaluation annuelle de qualité et structurée,

• porter votre attention sur tous les sujets sans rien oublier durant cet exercice,

• réaliser une évaluation cohérente avec un feedback constructif.

Préparer une trame d'entretien annuel bien conçue, c'est le meilleur moyen de mesurer les performances, d'améliorer le développement de compétences et de garantir l'engagement des salariés. L'entretien annuel d'évaluation n’est pas un entretien obligatoire, mais ça reste un outil bien pratique afin d’instaurer un climat de confiance, collaboration et de motiver vos troupes. 💪