Mode d'emploi à la convocation à l'entretien professionnel + modèle pour les employeurs

L’entretien professionnel est un rendez-vous clé dans la gestion des carrières. Obligatoire tous les deux ans, il permet d’échanger sur l’évolution du salarié, ses aspirations et les formations envisageables. Mais avant tout, encore faut-il bien convoquer le salarié !

Quels sont les délais à respecter ? Quelles mentions doivent figurer dans la convocation ? Mail ou courrier, quel format privilégier ? Cet article vous guide pas à pas pour organiser cette étape en toute conformité et propose des modèles prêts à l’emploi pour simplifier vos démarches.

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L’entretien professionnel en bref

Définition et objectif

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre l’employeur et le salarié visant à discuter de l’évolution de carrière et des besoins en formation. Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, qui porte sur la performance, cet échange est axé sur les perspectives du salarié.

Cet entretien a plusieurs objectifs :

• Explorer les opportunités d’évolution : reconversion, montée en compétences, mobilité interne.
• Identifier les besoins en formation pour accompagner le salarié dans son développement.
• Favoriser l’engagement et la fidélisation des collaborateurs en tenant compte de leurs aspirations.

Il concerne tous les salariés, quel que soit leur contrat (CDI, CDD, temps plein ou partiel).

Obligations légales

Que dit la loi ? L’article L.6315-1 du Code du travail impose cet entretien dès l’embauche. 🤝 L’entreprise doit l’organiser tous les deux ans.

En plus de cela, elle doit réaliser un bilan récapitulatif tous les six ans pour prouver que le salarié a bénéficié des entretiens et de formations adaptées. On vous en reparle juste après. ⤵️

Attention : à défaut, les entreprises d’au moins 50 salariés s’exposent à une pénalité de 3 000€ versée sur le CPF du salarié (source : moncompteformation.gouv.fr). Cet entretien ne peut pas être fusionné avec un échange portant sur l’évaluation annuelle ou une procédure disciplinaire.

Le cas particulier du bilan à 6 ans

On vous l’a promis plus haut : quid de l’entretien à 6 ans ?

📅 Tous les six ans, l’employeur vérifie :

1. si le salarié a bénéficié des entretiens prévus,
2. s’il a suivi au moins une formation
3. et s’il a connu une évolution professionnelle ou salariale.

Une anticipation efficace évite les sanctions et contribue à la montée en compétences des équipes.

Exemple : une entreprise technologique identifie lors des entretiens que plusieurs développeurs souhaitent se spécialiser en IA. Elle investit alors dans des formations adaptées, fidélisant ainsi ses talents et renforçant sa compétitivité.

Modèles de convocation à un entretien professionnel

Passons au concret. Convaincre un salarié de l’importance de l’entretien professionnel passe aussi par une convocation bien rédigée pour un échange structuré et pertinent. Elle doit mentionner la date, l’heure, le lieu et l’objectif de l’entretien.

💡 Mail ou courrier : quel format choisir ?

• Le mail est rapide, traçable et écologique, mais certains salariés peuvent ne pas y avoir accès ou manquer une notification.
• La lettre garantit une réception officielle et une preuve physique, mais elle est plus coûteuse et rallonge les délais.

Voici deux modèles prêts à l’emploi pour vous aider.

Exemple de mail

Objet : Convocation à votre entretien professionnel

Bonjour [Prénom Nom],

Conformément à nos obligations légales et dans une démarche d’accompagnement de votre évolution professionnelle, nous vous convoquons à votre entretien professionnel.

📅 Date : [Jour/Mois/Année]
⏰ Heure : [Heure]
📍 Lieu : [Salle/Réunion en visioconférence/Lieu de rendez-vous]

Cet échange nous permettra de faire le point sur votre parcours, vos aspirations et les éventuelles formations ou évolutions possibles au sein de l’entreprise.

Merci de bien vouloir me confirmer votre disponibilité avant le [date limite de réponse].

Restant à votre disposition pour toute question.

Cordialement,

Votre Prénom et Nom
Poste
Entreprise

Exemple de lettre

[Nom de l'entreprise]
[Adresse de l’entreprise]
[Code postal, Ville]
[Email / Téléphone]

📅 [Date]

À l’attention de [Prénom Nom du salarié]
[Poste]
[Entreprise]

Objet : Convocation à l’entretien professionnel

Madame/Monsieur [Nom du salarié],

Dans le cadre du suivi de votre parcours professionnel et en application de l’article L.6315-1 du Code du travail, nous vous convoquons à un entretien professionnel afin d’échanger sur votre évolution au sein de l’entreprise, vos perspectives de carrière et vos besoins en formation.

Celui-ci se tiendra :

📅 Date : [Jour/Mois/Année]
⏰ Heure : [Heure]
📍 Lieu : [Lieu du rendez-vous]

Cet entretien a pour but de vous accompagner dans votre développement professionnel et d’évaluer les actions pouvant être mises en place pour favoriser votre évolution.

Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre présence avant le [date limite].

Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour toute précision.

Cordialement,

Votre Prénom et Nom
Poste
Entreprise

[Signature]

Comment convoquer à un entretien professionnel ?

1. Planifier l’entretien

Une bonne anticipation, c’est une organisation fluide et le respect des obligations légales.

L’idéal est de programmer les entretiens plusieurs semaines à l’avance. Il faut aussi tenir compte des disponibilités du salarié et des impératifs internes.

💡 Un calendrier RH permet de suivre les échéances et d’éviter les oublis. L’utilisation d’un outil de gestion RH peut aussi faciliter l’envoi de rappels automatiques.

2. Rédiger une convocation conforme et engageante

Une convocation claire et précise améliore la qualité de l’échange. Elle doit mentionner toutes les informations pertinentes, comme la date, l’heure, le lieu et l’identité du responsable.

Notre conseil : proposer plusieurs créneaux permet d’éviter les contraintes d’agenda et d’éviter les reports de dernière minute.

Pour favoriser l’implication du salarié, il est possible d’ajouter une trame de l’entretien ou un récapitulatif des points abordés lors des précédentes rencontres.

3. Adapter le format d’envoi : mail ou courrier ?

L’email est rapide, traçable et plus pratique pour la majorité des salariés. Toutefois, si l’accès au numérique est limité ou si une preuve formelle est nécessaire, un courrier recommandé peut être privilégié. Le choix du format dépend donc du contexte et des habitudes de l’entreprise.

4. Préparer le salarié et créer un climat de confiance

Pour éviter toute confusion avec une procédure disciplinaire, l’objectif de l’entretien doit être clairement expliqué en amont. Un salarié bien informé sera plus à l’aise et plus investi dans l’échange.

Selon les contraintes de chacun, l’entretien peut se dérouler en présentiel ou en visioconférence. Un entretien bien préparé est plus efficace et apprécié par le salarié !

Autre point important : encouragez la participation active en envoyant un questionnaire préparatoire (attentes, besoins en formation, aspirations).

5. Assurer un suivi après l’entretien

Le suivi après l’entretien est tout aussi important que la préparation. Rédiger un compte-rendu et l’envoyer au salarié permet de formaliser les engagements pris. ✅

Les documents doivent être conservés pour justifier le respect des obligations légales. Si des actions de formation ou des perspectives d’évolution ont été abordées, leur mise en place doit être suivie avec attention.

Quel délai faut-il respecter pour la convocation à un entretien professionnel ?

Délai légal de convocation

Le Code du travail ne fixe aucun délai minimum de convocation à un entretien professionnel. Toutefois, envoyer la convocation au moins 15 jours à l’avance permet au salarié de se préparer et d’organiser son emploi du temps. Un envoi tardif peut nuire à la qualité de l’échange et être mal perçu.

Temps de préparation optimal

Un entretien réussi repose sur une préparation efficace. Voici le temps recommandé pour une organisation efficace :

• L’employeur consacre 2 à 3 heures à l’analyse du parcours du salarié pour déterminer les sujets à aborder. Il doit aussi anticiper les propositions adaptées aux besoins du salarié.
• Le salarié peut, quant à lui, prévoir 1 à 2 heures pour faire le point sur son évolution et identifier ses attentes.

ℹ️ Certains cas nécessitent une attention particulière, comme :

• un retour de congé longue durée ➡️ prévoir un bilan approfondi,
• un changement de poste récent ➡️ adapter les objectifs à court terme,
• un salarié en reconversion ➡️ organiser un échange plus détaillé sur les options possibles.

Est-ce qu'un salarié peut refuser un entretien professionnel, et que faire dans ce cas ?

Que faire en cas de refus d’un salarié ?

L’entretien professionnel est obligatoire pour l’employeur, mais le salarié reste libre d’y participer ou non. Un refus ne dispense pas l’entreprise de son obligation d’organisation.

En cas de refus, il est recommandé :

• de conserver une trace écrite du refus (mail, courrier, compte rendu d’échange),
• de rappeler l’intérêt de l’entretien au salarié et proposer un nouveau créneau,
• d’envoyer une confirmation écrite mentionnant que l’entretien a bien été proposé mais refusé.

🚨 Attention : un salarié ne peut pas être sanctionné pour un refus, mais en cas de litige, un employeur qui n’a pas conservé de preuve de son organisation peut être en faute.

Quelles conséquences pour l’employeur ?

Le salarié ne peut pas être sanctionné pour un refus, mais l’employeur doit être en mesure de prouver qu’il a bien organisé l’entretien. Rappelez-vous que, pour les entreprises de 50 salariés et plus, ne pas respecter cette obligation peut entraîner une pénalité de 3 000 € versée sur le CPF du salarié.

Pour éviter tout risque, il est recommandé de formaliser chaque étape :

• Convocation envoyée : Mail ou courrier avec preuve d’envoi.
• Preuve du refus : Réponse écrite du salarié ou compte rendu signé.
• Conservation des documents : Stockage des justificatifs pour démontrer la conformité en cas de contrôle ou litige.

Notre conseil : utiliser un logiciel de gestion des entretiens professionnels est une manière d’assurer un suivi précis et de conserver les justificatifs, limitant ainsi les risques en cas de contrôle.

Est-il obligatoire de signer un entretien professionnel ?

La signature du compte rendu d’entretien professionnel n’est pas une obligation légale. Cependant, elle est fortement recommandée pour la traçabilité et éviter d’éventuels litiges. En l’absence de signature, l’employeur doit être en mesure de prouver que l’entretien a bien eu lieu, notamment en conservant des éléments écrits. 🗃️

Faire signer le compte rendu permet d’officiellement valider les échanges et les engagements pris, comme les formations envisagées ou les évolutions de poste. Ces preuves seront précieuses en cas de contrôle de l’inspection du travail.

💡 Si un salarié refuse de signer, l’employeur peut simplement noter ce refus sur le document et lui envoyer une copie du contenu par mail ou courrier. Une attestation de présence, signée par un témoin (responsable RH ou manager), peut aussi renforcer la traçabilité. Un suivi numérique des entretiens à l’aide d’un logiciel RH permet de garantir l’archivage des comptes rendus et d’assurer leur accessibilité en cas de contrôle.

Gérer les entretiens professionnels avec un outil numérique

Un logiciel RH simplifie la planification, le suivi et l’archivage des entretiens. Il :

• centralise les comptes rendus,
• automatise les rappels,
• et analyse les parcours des salariés pour mieux anticiper les besoins en formation.

L’utilisation d’une solution numérique garantit une meilleure organisation, une meilleure traçabilité et réduit le risque d’oubli. Une formation du service RH à ces outils optimise leur efficacité tout en assurant la gestion fluide des obligations légales.

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Convocation à l’entretien professionnel : une étape clé pour un échange réussi

Une convocation bien pensée est la première pierre d’un entretien professionnel réussi. Elle garantit clarté, anticipation et engagement, facilitant ainsi un échange constructif entre le salarié et l’employeur.

En respectant les bonnes pratiques (une communication transparente, un délai adapté et une organisation rigoureuse) les entreprises favorisent une gestion des talents efficace et une meilleure adhésion des collaborateurs à cette démarche.

Un simple courrier bien formulé peut ainsi devenir un véritable outil de développement professionnel !