15 questions pour une trame d’entretien individuel mensuel ultra-efficace

Quelles questions poser lors d’un entretien individuel mensuel salarié ?

En tant que manager, vous savez à quel point ce moment est privilégié. Il s’agit d’une occasion en or de faire le point sur les objectifs de vos collaborateurs, de valoriser le travail effectué et de discuter des éventuels problèmes rencontrés.

Mais pour mener ce rendez-vous efficacement, il convient de vous appuyer sur une trame bien structurée, comprenant à la fois des questions opérationnelles, des revues de performance ainsi que des feedbacks.

Ne cherchez pas plus loin ! Cet article vous propose un exemple de trame d’entretien individuel mensuel, avec en prime 7 conseils malins pour réussir cet exercice.

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C’est quoi un entretien individuel mensuel ?

Définition et objectif de l’entretien individuel mensuel du collaborateur

L’entretien individuel mensuel définit un rendez-vous régulier entre un manager et un collaborateur, visant à dresser le bilan du mois écoulé et à préparer le suivant.

L’objectif principal ? Examiner de près le travail effectué par le salarié en vue de détecter rapidement toute difficulté et ajuster au besoin ses objectifs.

Mais il s’agit aussi (et surtout !) d’un temps d’échange propice au partage de feedback, essentiel au maintien de la motivation de l’employé.

En somme, l’entretien individuel mensuel participe fortement au bien-être au travail.

Quelles différences avec l’entretien annuel d’évaluation ?

Ces deux pratiques de gestion des ressources humaines servent des buts différents et se déroulent à des fréquences distinctes.

Plus précisément, l’entretien individuel annuel désigne une évaluation plus globale se tenant une fois par an. Elle met donc davantage l’accent sur les ambitions du collaborateur sur le long terme.

☝️ Il s’agit d’ailleurs d’un moment opportun pour identifier les besoins en formation ou en développement du salarié, voire aborder la question de la rémunération.

Trame d’entretien individuel mensuel : exemple de 15 questions à poser

Ceci étant dit, focus désormais sur la trame d’entretien individuel mensuel, avec un exemple de 15 questions à poser pour vous inspirer.

Vous pouvez bien sûr les adapter en fonction de vos besoins et des spécificités de votre organisation.

Question 1 : Comment vous êtes-vous senti au travail ce mois-ci ?

Il est important de commencer cet entretien en abordant la question du ressenti au travail. Et pour cause, le potentiel « mal-être » d’un collaborateur influe fatalement sur la bonne exécution de ses missions.

Plusieurs aspects peuvent être considérés et n’hésitez pas, lors de vos échanges, à creuser en ce sens :

• l’ambiance générale au sein de l’équipe et de l’entreprise au global,
• les satisfactions et difficultés rencontrées lors du mois écoulé,
• l’importance de la charge de travail, etc.

💡 Notre conseil : si besoin, évaluez le niveau de stress du salarié en lui demandant de se positionner sur une échelle de 1 à 10.

Question 2 : Quelles sont vos réussites ?

En identifiant les réussites de l’employé, vous valorisez le travail accompli et renforcez son sentiment de réalisation.

Pour aborder ce point, il est possible d’envisager plusieurs axes :

• Les réalisations concrètes : Quels sont les projets ou tâches que vous avez menés à bien ce mois-ci ? Avez-vous réussi à résoudre des problèmes spécifiques ou à atteindre des objectifs définis ?
  
  
• Les progrès et l’évolution : De quelle manière avez-vous progressé dans votre travail ce mois-ci ? Avez-vous développé de nouvelles compétences ou amélioré des compétences existantes ?
  
  
• Les contributions positives : Comment vos actions ont-elles eu un impact positif sur votre équipe ou sur l’entreprise en général ?

☝️ N’oubliez pas de questionner le collaborateur quant aux facteurs qui ont participé à ces réussites. Vous en tirerez des éléments précieux pour la performance de l’entreprise.

Question 3 : Quels étaient vos objectifs pour le mois dernier et comment les avez-vous atteints ?

Si cette question se rapproche de la précédente, elle se focalise davantage sur l’analyse des objectifs prédéfinis le mois dernier.

Pour approfondir, vous pouvez demander au salarié :

• Quels étaient vos objectifs principaux pour le mois écoulé ? Vous appréhendez ainsi plus facilement les tâches ou les projets sur lesquels il s’est concentré.
  
  
• Comment mesurez-vous votre progression vers ces objectifs ? Cette question permet d’identifier les indicateurs de performance utilisés.
  
  
• Avez-vous atteint ces objectifs ? Pourquoi ? En comprenant les raisons pour lesquelles certains objectifs ont été atteints, vous pouvez capitaliser davantage sur les facteurs de réussite.

💡 Notre conseil : mettez l’accent sur l’amélioration continue plutôt que sur la simple réalisation ou non des objectifs. L’entreprise aura plus à gagner à valoriser les efforts du collaborateur, qui ressentira alors davantage l’envie de se dépasser 💪.

Question 4 : Qu’est-ce qui vous a empêché d’atteindre vos objectifs ?

Parfois, malgré tous les efforts de l’employé, certains obstacles entravent son cheminement vers la réussite, qu’il s’agisse :

• d’obstacles internes : manque de confiance, difficultés à gérer le temps ou à s’organiser, compétences ou connaissances insuffisantes, etc.
• d’obstacles externes : problèmes liés à l’environnement de travail, comme un manque de ressources, une charge de travail excessive ou des contraintes de temps.

Enfin, n’oubliez pas que le manque de communication ou encore les conflits au sein d’une équipe ralentissent la progression des salariés.

Question 5 : Comment vos actions du mois dernier ont-elles contribué à la stratégie globale de l’entreprise ?

Une entreprise forme une entité unie, où chaque élément doit servir à son échelle sa vision sur le long terme.

On vous recommande donc d’accompagner le collaborateur dans cette réflexion, de le pousser à se demander comment ses actions s’alignent concrètement avec la stratégie globale. Et bien entendu, demandez-lui des exemples concrets pour illustrer ses propos.

☝️ La contribution du salarié va au-delà de l’atteinte de ses objectifs opérationnels ! Par exemple, certains individus, par leur comportement et leurs initiatives, renforcent la cohésion d’équipe… au bénéfice de la culture d’entreprise !

Question 6 : Quel est votre niveau de charge de travail ?

Un de vos buts, en tant que manager, est de veiller à ce que vos équipes ne se sentent pas débordées ou, a contrario, sous-chargées.

Pour aider votre interlocuteur à s’exprimer sur le sujet, posez par exemple les questions suivantes :

• Avez-vous ressenti une pression constante pour terminer vos tâches ?
• Avez-vous eu le sentiment d’avoir trop de temps libre ?

Les informations recueillies permettront d’ajuster la répartition des missions de sorte à maintenir la productivité des collaborateurs… tout en évitant qu’ils explosent en plein vol !

Question 7 : Avez-vous identifié des compétences que vous aimeriez développer davantage ?

Pourquoi attendre l’entretien individuel annuel pour parler formation et compétences, d’autant plus dans un contexte où le marché évolue constamment ?

Dans le cadre du développement professionnel continu du salarié, et pour maintenir la compétitivité de la société, il est pertinent d’aborder régulièrement ces questions.

💡 Notre conseil : n’hésitez pas à évoquer des formations en lien avec les softs skills, de plus en plus valorisées dans le monde du travail : gestion du temps, communication interpersonnelle, leadership, etc.

Question 8 : Quelles sont vos aspirations en matière de développement professionnel à long terme ?

Contrairement à la question précédente, il convient ici d’aborder le développement professionnel du salarié au sens plus large, dans une perspective long-termiste.

En gros, aidez-le à se projeter dans 5-10 ans pour comprendre ses ambitions plus larges :

• Comment voyez-vous votre carrière évoluer au sein de l’entreprise ?
• Quel est le rôle ou le poste que vous aimeriez occuper dans cinq ans ?
• Quelles sont les qualifications nécessaires pour atteindre cet objectif ?

☝️ Ces aspirations sont susceptibles d’évoluer avec le temps. Il importe donc de les réévaluer régulièrement.

Question 9 : Avez-vous identifié des projets auxquels vous souhaitez contribuer ?

Après avoir mis le doigt sur les aspirations professionnelles du salarié, l’étape suivante consiste à définir les projets auxquels il souhaite contribuer, qu’ils soient liés à son rôle actuel ou à des domaines dans lesquels il envisage de se développer.

Encouragez également la prise d’initiative :

• en accueillant les idées de nouveaux projets du collaborateur ;
• en déterminant avec lui comment ils s’articulent avec les objectifs plus globaux de la boîte.

Question 10 : Comment évaluez-vous la communication et la collaboration au sein de votre équipe ?

On ne le dira jamais assez, mais la communication et la collaboration sont les piliers sur lesquels repose le bon fonctionnement d’une équipe.

C’est pourquoi vous devez absolument évaluer ces deux aspects, de sorte à mettre en lumière de potentiels axes d’amélioration.

✅ Exemples de questions :

Communication :

• Comment vous êtes-vous senti lors de vos interactions avec vos collègues ?
• Avez-vous rencontré des difficultés pour partager vos idées ou vos préoccupations ?
• Avez-vous reçu des retours constructifs de la part de votre équipe ?

Collaboration :

• Avez-vous eu l’opportunité de travailler en équipe sur des projets ?
• Comment évaluez-vous votre contribution au sein du service ?
• Ressentez-vous une bonne entente et cohésion avec vos collaborateurs ?

Question 11 : Avez-vous des commentaires ou des préoccupations concernant la Direction ?

Il est temps de recueillir le feedback de votre interlocuteur quant à la Direction de l’entreprise, qu’il s’agisse d’aspects stratégiques, opérationnels ou relationnels :

• Comprenez-vous et adhérez-vous aux objectifs et aux valeurs de l’entreprise ?
• Comment évaluez-vous la communication et la transparence de la Direction ?
• Avez-vous des suggestions pour améliorer l’approche du leadership ? Etc.

En effet, personne n’est infaillible, même les plus hautes strates de l’organisation. Or, comment s’améliorer si on n’a pas conscience de ce que pensent vraiment les employés ?

💡 Notre conseil : par peur, certains salariés restent frileux à l’idée de partager leur ressenti sur les « chefs ». C’est pourquoi les RH et managers préfèrent parfois opérer via des questionnaires anonymes.

Question 12 : Avez-vous des commentaires ou des suggestions à l’égard de votre manager ?

Ça y est, c’est à votre tour d’accueillir les remarques de votre équipe 😬.

Si cette démarche n’est jamais facile, gardez à l’esprit qu’elle renforce, in fine, la bonne entente au sein de l’équipe.

De plus, elle permet d’ajuster votre style de management afin de mieux vous conformer aux besoins de chaque salarié qui, rappelons-le, est unique !

Question 13 : Avez-vous des idées pour améliorer les processus ou les méthodes de travail au sein de l’entreprise ?

Dire ce qui ne va pas, c’est bien. Mais chercher ensemble des axes d’amélioration, c’est mieux ! Rappelez-vous, on parlait d’amélioration continue plus haut 😉.

Invitez alors votre interlocuteur à partager avec vous ses réflexions :

• Avez-vous des idées pour améliorer les processus ?
• Pensez-vous qu’il y a des étapes redondantes que nous pourrions éliminer ?
• Existe-t-il des obstacles opérationnels que vous aimeriez voir résolus ?
• Avez-vous des suggestions pour rendre nos méthodes de travail plus agiles ? Etc.

☝️ Montrer au collaborateur que son avis compte renforce également son engagement !

Question 14 : Quels sont vos objectifs et vos priorités pour le mois à venir ?

L’entretien individuel mensuel sert aussi à organiser le mois prochain.

Par conséquent, il vous faut interroger le salarié quant à ses priorités à venir, voire l’accompagner dans la définition de ses objectifs si vous le sentez en difficulté.

💡 Notre conseil : déterminez toujours des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels). Dans le cas contraire, vous risquez de voir le collaborateur se décourager.

Question 15 : Comment pouvons-nous soutenir votre succès au cours du prochain mois ?

Pour conclure les échanges, on vous recommande de demander au salarié comment vous pouvez l’aider à atteindre le succès, via des questions du type :

• Quel soutien attendez-vous précisément de moi ?
• Avez-vous des besoins spécifiques en termes de ressources, de formations ou d’outils ?
• Avez-vous déjà identifié des obstacles que nous pouvons tenter de lever ? Etc.

Ici, vous démontrez finalement votre volonté d’apporter une aide personnalisée au collaborateur, et donc que vous êtes à son écoute. De quoi renforcer sa confiance à votre égard !

Comment préparer et mener correctement vos entretiens individuels mensuels ? Nos 7 conseils

#1 Préparez votre trame d’entretien individuel mensuel à l’avance

Pour bien réussir cet exercice et maintenir une communication fluide entre vous et le collaborateur, on vous recommande d’anticiper au maximum.

Mais comment bien préparer son entretien individuel 🤔 ?

Tout simplement en prenant le temps de revisiter les notes prises lors des échanges précédents et de vous remémorer les objectifs fixés, de façon à construire une trame vraiment adaptée.

En d’autres termes, évitez les questions toutes faites et non personnalisées qui donneront l’impression au collaborateur que vous ne vous concentrez pas sur ses besoins propres.

#2 Basez vos échanges sur les données existantes

Les discussions au cours de l’entretien doivent reposer sur des données observables.

Autrement dit, appuyez-vous sur des indicateurs de performance et autres informations factuelles pour aborder des sujets tels que la productivité ou l’atteinte des objectifs. Car si vous restez vague sur ces sujets, impossible d’aider le salarié à se situer, et donc à progresser.

#3 Établissez un environnement de confiance

On l’a vu, l’entretien individuel mensuel constitue parfois une occasion de s’exprimer ouvertement sur des questions délicates telles que le management. D’où l’intérêt de créer un environnement propice à l’échange décomplexé !

Pour ce faire, on vous conseille d’opter pour un lieu qui préserve la confidentialité, où les discussions sensibles se tiennent en toute discrétion (évitez la salle de pause !).

Et bien sûr, de par votre attitude, prouvez à votre interlocuteur qu’il peut partager ses préoccupations sans crainte : faites preuve de bienveillance et ne jugez pas ses propos.

#4 Commencez par les réussites du collaborateur

Une approche positive consiste à commencer l’entretien en mettant en avant les réussites et les réalisations du collaborateur, et non en abordant de but en blanc ce qui ne va pas.

Grâce à cette amorce plus « en douceur », il devient facile de basculer par la suite vers les sujets plus sensibles.

#5 Écoutez activement

L’écoute active contribue fortement à la réussite de l’entretien individuel mensuel.

Véritable compétence à développer, elle implique de :

• vous concentrer pleinement sur ce que dit le collaborateur ;
• poser des questions de clarification en conséquence ;
• montrer que vous êtes attentif à ses préoccupations.

En agissant de la sorte, vous comprenez plus facilement les besoins de l’employé et lui prouvez que vous accordez de l’importance à ses propos.

#6 Concluez avec un plan d’action

On vous suggère, à la fin des échanges, de résumer les principaux points abordés puis de conclure avec un plan d’action clair.

Assimilable à une feuille de route, il doit inclure :

• les étapes à suivre,
• les responsabilités clairement définies,
• les échéances pour le mois à venir.

En somme, il servira de guide au collaborateur, pour le maintenir dans la bonne direction.

#7 Utilisez un logiciel spécialisé

Pour gagner en efficacité dans le processus, certains RH et managers choisissent de recourir à des logiciels spécialisés, capables d’automatiser une bonne partie des opérations.

Citons par exemple : 

• Skeely, une solution destinée à optimiser l’élaboration et la conduite de tout type d’entretien, dont le mensuel. Par exemple, elle met à disposition des modèles de trame, conceptualisés par des experts RH, à personnaliser selon vos spécificités. Elle centralise également toutes les données sur les précédents échanges, pratique pour suivre les progrès du collaborateur. Enfin, le jour J, vous pouvez mettre en commun vos préparations et ainsi fluidifier l’animation de l’entretien.
  
  
• Zest by ZestMeUp, une plateforme dédiée à l’amélioration de la performance et de l’engagement collaborateur. C’est donc tout naturellement qu’elle intègre des outils destinés à la récolte régulière du feedback des salariés, dans le but d’identifier les baisses de régime, mais aussi les leviers de motivation. Vous pouvez notamment vous appuyer sur des modèles élaborés par des experts en psychométrie et psychologie du travail pour créer facilement des trames d’entretien pertinentes.
  

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Trame d’entretien individuel mensuel : que retenir ?

L’entretien individuel mensuel s’avère un élément clé de la gestion des ressources humaines. Et pour cause, comment aider le collaborateur à progresser et à atteindre ses objectifs si vous ne prenez le temps d’échanger en profondeur avec lui qu’une fois dans l’année ?

Toutefois, pour que ce rendez-vous se transforme en succès, il convient de le préparer rigoureusement, en élaborant à l’avance une trame de questions portant sur les accomplissements du salarié, mais permettant aussi de recueillir son feedback.

Car oui, ces réunions ne sont pas seulement un moyen d’évaluer la performance : elles servent aussi au développement professionnel de l’employé. En d’autres termes, votre trame d’entretien individuel mensuel peut influer sur son engagement, et l’entreprise a tout à gagner à s’entourer d’équipes ultra-motivées, prêtes à franchir des sommets 🚀.