Gestion de formation en entreprise : définition et conseils pour exceller à coup sûr
La gestion de formation est devenue un axe stratégique pour toute organisation. Les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à vouloir accroître leurs compétences, se former et surtout, choisir leur avenir professionnel.
Mais ces formations nécessitent une organisation scrupuleuse si vous souhaitez obtenir un gain mutuel à la fois pour l’entreprise et les salariés. Entre les nombreuses sources de financement, le cadre légal plutôt strict et les différents outils à disposition, difficile d’y voir clair.
Pas de panique ! Que vous soyez responsable de formation ou RH, découvrez à travers cet article nos conseils pour réussir la gestion de la formation.
Gestion de la formation : définition
La gestion de formation a pour objectif de valoriser et d’augmenter les connaissances de vos équipes. Ce processus consiste à suivre et à contrôler toutes les données des formations, qu’elles soient passées, présentes ou à venir, tout en optimisant le budget associé.
La formation est devenue un élément important en matière RH depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Ce texte pousse les entreprises à faire évoluer leur politique RH, et plus précisément le volet gestion des compétences, qui devient un axe stratégique pour les ressources humaines.
💡 C'est quoi un gestionnaire de formation au sein d'une entreprise et d'une équipe RH ? Il s'agit du collaborateur en charge d'analyser les besoins, de concevoir des parcours adaptés et d'optimiser les ressources allouées à ces opérations. En lien avec la fonction ressources humaines, il veille également à la conformité des actions avec la stratégie interne et les obligations légales.
Quels sont les enjeux de la gestion de la formation ?
On compte de nombreux enjeux associés à la gestion de formation en entreprise. 👉
- répondre aux obligations légales qui évoluent perpétuellement. Il importe d’intégrer avec agilité les nouvelles modalités pour rester toujours conforme ;
- fluidifier le pilotage des processus de formation, parfois complexes, et gagner du temps, notamment grâce à des fiches d'évaluation de formation (inscription des salariés, suivi du budget, gestion du plan de formation, etc.) ;
- suivre régulièrement les activités de formation et les optimiser si besoin ;
- valoriser le capital humain par une transmission plus fluide des connaissances et une mobilité interne facilitée ;
- contribuer à l’amélioration des performances et de la qualité du travail effectué par les collaborateurs ;
- fidéliser les talents, qui voient à travers ces formations une forme de reconnaissance et des perspectives d'évolution.
Comment améliorer votre gestion de formation ? Nos 5 conseils
#1 Informez-vous sur l’environnement légal
Pour déployer efficacement votre processus de formation au sein de votre entreprise, il vous faut vous informer régulièrement sur le cadre légal et conventionnel.
Voici les différents textes applicables aux formations professionnelles :
- L’évolution de la formation professionnelle depuis 2003, avec bien entendu la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, évoquée précédemment.
- La législation et les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle, comme l’article L.6321-2 du Code du travail, qui stipule que vous êtes tenu d'organiser « toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires ».
- L’accord de branche vous concernant, s’il existe.
- Les obligations afférentes au plan de développement des compétences. Selon l’article L6312-1 du Code du travail, « l’accès des salariés à la formation professionnelle est assuré à l’initiative de l’employeur dans le cadre d’un plan de développement des compétences ».
💡 Pour en savoir plus : découvrez l’article du gouvernement relatif à la formation professionnelle.
#2 Identifiez toutes les modalités d’accès à la formation
Il existe différentes modalités pour accéder à une formation. Vous pouvez choisir une ou plusieurs d'entre elles dans le cadre de la gestion de la formation.
Passons-les en revue :
- Le plan de développement des compétences regroupe l’ensemble des actions et des mesures de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés. Il n’est pas obligatoire et demeure à l’initiative des entreprises.
- Le Compte Personnel de Formation (CPF) désigne un compte individuel permettant au collaborateur de cumuler des droits à la formation professionnelle tout au long de sa carrière.
- Le projet de transition professionnelle est défini comme une « modalité particulière de mobilisation du compte personnel de formation, permettant aux salariés souhaitant changer de métier ou de profession de financer des formations certifiantes en lien avec leur projet » (source : travail-emploi.gouv).
- La formation en alternance est fondée sur un temps de formation en établissement (théorique) et en entreprise (pratique). Il existe 2 types de contrats en alternance : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation.
#3 Renseignez-vous sur les différentes sources de financement
Bien sûr, les formations ne sont pas en totalité financées par l’entreprise. De nombreuses sources de financement existent.
👉 Si la formation est à l'initiative de l'employeur, les frais pédagogiques sont pris en charge par son OPCO. Ils sont alors soutenus par 3 systèmes :
- Les cotisations légales sont une participation de l’entreprise au financement des actions de formation continue de son personnel. Le taux de contribution varie en fonction de la taille de l’organisation (de 0,55 % à 2 %).
- Les cotisations conventionnelles sont décidées par votre branche professionnelle. Elles vous ouvrent des droits pour financer des actions de formation.
- Les versements volontaires sont effectués librement par l’employeur.
👉 Si, au contraire, la formation est à l’initiative du salarié, plusieurs types de prise en charge sont mobilisables : CPF, VAE, etc.
Pensez à bien vérifier quelle source de financement est la plus appropriée aux formations que vous envisagez !
#4 Élaborez un plan de développement des compétences
Le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation depuis 2019.
Cet outil RH se caractérise par un document récapitulant l’ensemble des actions de formation sélectionnées par l’employeur, dans le but d'élargir les connaissances ainsi que les compétences de ses salariés.
Voici la procédure à suivre pour réaliser ce document :
- définissez le plan de développement des compétences ;
- évaluez la pertinence de son processus d’élaboration ;
- précisez les orientations de formation ;
- définissez le budget ;
- collectez et qualifiez les informations nécessaires à l’élaboration du plan ;
- étudiez et priorisez les actions.
5. Communiquez sur votre politique de formation
Vous avez tout intérêt à communiquer sur votre politique de formation en interne. Le but ? Lever certains freins et motiver les salariés les plus réticents.
💡 Pour communiquer efficacement, il ne suffit pas d’envoyer un mail en expliquant le contenu des formations. On vous conseille plutôt :
- d’établir un plan de communication en identifiant les points de friction et motivations des collaborateurs pour adapter le message ;
- d’effectuer l’inventaire des supports de communication possibles et d’identifier les prescripteurs, les « influenceurs » en interne ;
- d’organiser des évènements au sein de l'entreprise, comme des questions/réponses par visio. Une bonne occasion de donner la parole aux collaborateurs ! ;
- de former les managers aux outils de formation et de les motiver à échanger sur le sujet avec leurs équipes ; etc.
Quels outils pour la gestion de formation ?
Pour vous aider dans la mise en place de vos formations, avez-vous pensé à vous tourner vers des logiciels de formation et d’e-learning ?
😀 Car leurs avantages sont multiples :
- faciliter le quotidien des responsables de formation et des RH de votre entreprise, en simplifiant l’aspect administratif des formations ;
- suivre les KPI au moyen de tableaux de bord complets et personnalisables ;
- diversifier les formats d’apprentissage des collaborateurs.
Et si vous n’avez pas beaucoup de temps pour créer des formations et souhaitez encourager vos salariés à se former par eux-mêmes, alors une solution telle qu’Edflex pourrait vous plaire. En effet, cette plateforme de curation de contenus pédagogiques réinvente la formation en proposant des contenus de différents formats et actualisés quotidiennement.
N’oubliez pas de maîtriser votre budget de formation !
Pour terminer, rappelons qu'une gestion de formation réussie passe nécessairement par le respect du budget alloué au processus. 💵
Voici quelques derniers conseils pour l'optimiser au maximum :
- Identifiez les réels besoins en formation. Il est possible d’organiser une même action de formation liée à plusieurs besoins, et ainsi centraliser l'apprentissage.
- Diversifiez les schémas de formation proposés. Par exemple, l’e-learning permet de maîtriser son budget, et ce mode opératoire à distance est de plus en plus apprécié par les collaborateurs.
- Servez-vous des compétences internes. À titre d'illustration, avec le mentoring, vous misez sur le transfert de compétences. De quoi réaliser de sérieuses économies !
On espère vous avoir éclairé sur les différents aspects de la gestion de la formation. Désormais, les cartes sont entre vos mains ! 🃏