[Tuto] Comment bien gérer un programme volontaire à l’aide d’un outil dédié ?

Les volontaires sont devenus aujourd’hui les éléments indispensables dans l’organisation d’un événement. Sans leur contribution, la plupart des manifestations ne pourraient pas être organisées dans des conditions optimales.

La gestion des bénévoles pour un organisateur reste néanmoins fastidieuse et chronophage. Une mission qui demande une certaine rigueur de la part de l’équipe organisatrice.

Dans ce tutoriel, nous allons vous proposer des solutions pour digitaliser la gestion de votre programme bénévole en simplifiant vos démarches et votre communication auprès de la communauté.

Comment bien préparer et planifier son programme bénévole ?

Le contexte

Les bénévoles sont une ressource indispensable pour un organisateur. Présents tout au long de l’événement, ils n’hésitent pas à donner de leur temps et à mettre en avant leur expérience pour permettre la réussite d’une manifestation.

Sans leur présence, aucun rendez-vous sportif ou culturel ne pourrait se dérouler. Selon une dernière étude de France Bénévolat, près de 12,5 millions de personnes donnaient de leur temps pour faire vivre ces activités et associations en 2019.

Gérer et coordonner ces équipes de volontaires reste néanmoins un défi de taille pour l’équipe d’organisation. La gestion est en effet une tâche complexe qui demande une certaine expérience. Une mission où l’on passe généralement beaucoup de temps à remplir des tableurs Excel et saisir les informations en provenance de différentes sources.

En tant qu’organisateur, vous avez pour mission de recruter, gérer, coordonner et fédérer une équipe de bénévoles capable de faire le succès de votre événement de par leurs compétences et leur état d’esprit.

Voici quelques astuces pour construire efficacement votre programme volontaire en gagnant un temps qui vous est précieux.

Les étapes à suivre

1— Définir les besoins et les profils types

Votre événement se profile. L’une des étapes clés dans votre organisation est de déterminer l’ensemble des besoins (matériels, humains, techniques) nécessaires pour le bon fonctionnement de votre manifestation. Un listing des différentes missions devra être élaboré en amont. L’occasion par la suite de constituer une équipe de volontaires compétentes.

Le type de profil de chacun sera à prendre en compte. Des bénévoles aux personnalités différentes pourront ainsi vous apporter toutes leurs connaissances et leurs compétences en matière d’accueil, de logistique ou de merchandising.

Certains postes pourront également être pourvus par des personnes ayant des capacités physiques spécifiques. Il sera par exemple demandé de rester en position debout durant une journée pour distribuer des ravitaillements aux coureurs ou aider des athlètes dans leur effort en montagne. Avant, pendant et après votre événement, ces volontaires sont donc essentiels au bon déroulement et à la satisfaction des participants.

2 — Élaborer les fiches de poste

Afin d’affecter vos volontaires sur les bonnes missions, la création des fiches de postes est indispensable.

Votre première mission sera d’ajouter une description détaillée du poste. Plus le descriptif sera détaillé, mieux ce sera. En rattachant ensuite le lieu spécifique.

Avec un logiciel tel que Recrewteer, il vous sera même possible de spécifier la zone d’action grâce à une carte interactive et des coordonnées GPS. Vos bénévoles ont ainsi l’opportunité de se repérer facilement et de se positionner au bon endroit. Par exemple sur un poste de signaleur lors d’une course à pied ou un trail où il sera important de se placer sur le bon croisement.

Autre élément important à renseigner : les créneaux horaires souhaités ainsi que les coordonnées du responsable de poste. Les volontaires pourront se référer et dialoguer simplement avec leur manager direct.

La digitalisation et la centralisation de l’ensemble des informations relatives à votre programme de volontaires sont à l’heure actuelle une démarche qui vous fera gagner du temps dans votre gestion.

3 — Recruter les volontaires

La création d’une équipe de volontaires est un vrai travail de fond. Il vous sera important de créer une campagne attractive sur les bons canaux de communication. Une annonce sur plusieurs supports tels que le site internet de l’événement ou les réseaux sociaux sont aujourd’hui indispensables.

Une démarche auprès des associations locales et des villes aux alentours du lieu de réception permet également d’élargir votre zone d’action. Vous pourrez également profiter du rayonnement des journaux et stations de radio locaux pour passer votre message.

💡 Le recrutement sera d’autant plus efficace avec un formulaire d’inscription simple et accessible à tous. La création de ce formulaire en ligne devra être personnalisée avec des champs spécifiques selon vos besoins (informations personnelles, disponibilités, compétences spécifiques, langues parlées, etc.). En quelques clics, votre future recrue pourra se signaler et renseigner les informations demandées sans être un expert en informatique.

4 — Affecter les rôles et les responsabilités

Vos bénévoles sont désormais dans les starting-blocks et fin prêts à vous consacrer leur temps. L’assignation des volontaires à chacun des postes en fonction de la disponibilité de chacun peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour les organisateurs. Doublon, créneau oublié, mission inadaptée… les erreurs peuvent rapidement s’immiscer si on multiplie les informations sur plusieurs tableaux Excel.

Une gestion en ligne avec des « matching intelligents » entre vos bénévoles et vos postes grâce à des modules d’affectation est l’un des atouts de cette digitalisation. Vous pourrez ainsi obtenir, en temps réel, un remplissage de vos missions pour encore plus d’efficacité et de réactivité. Pour chaque volontaire, cette nouvelle gestion permet un affichage de l’ensemble des postes qui correspondent à ses disponibilités et ses souhaits. De quoi éviter les imbroglios dans votre organisation et satisfaire l’ensemble de votre équipe.

5 — Communiquer régulièrement et efficacement

La communication est essentielle pour fédérer et fidéliser vos volontaires. Avant, pendant et après votre événement, il est indispensable de conserver ce lien en communiquant fréquemment avec le staff.

Qu’elle soit ciblée ou générale, la communication offrira la possibilité aux bénévoles de se tenir informer des tâches à réaliser, des éventuels changements de dernières minutes ou des éléments en rapport avec le poste.

E-mailing, WhatsApp, SMS, Slack, visioconférence… de multiples solutions vous sont désormais offertes pour préserver ces relations et motiver les troupes. Les volontaires ont besoin de ces contacts pour se sentir véritablement impliqués dans le projet.

Tutoriel complet pour gérer ses bénévoles en ligne

À présent, suivons pas à pas les démarches de Frédéric Farinetti, responsable bénévole pour le TVJ, Trail Volodalen du Jura, avec le logiciel de gestion des bénévoles Recrewteer.

Après 2 années difficiles, pour sa 12e édition, le Trail revient avec plein de nouveautés et un nouveau format de course, un Ultra Trail de 80 km. Des épreuves qui nécessitent davantage de bénévoles pour encadrer les courses et soutenir les participants dans leur effort.

Après plusieurs années à jongler avec des tableaux Excel, Frédéric a opté pour une solution en ligne où l’ensemble des éléments seront stockés en un seul et même endroit.

Une gestion du programme volontaire moins fastidieuse et moins stressante pour l’organisateur.

Étape 1 : recensement des besoins

La première étape pour Frédéric consiste à importer l’ensemble des parcours de course dans la solution de gestion de bénévoles. Cela va permettre de recenser la totalité des missions et des besoins durant l’événement.

Le nombre de bénévoles mobilisés pourra être défini durant cette étape :

• signaleurs,
• ravitaillement,
• remise des dossards,
• restauration,
• logistique.

Étape 2 : importation de la base de données bénévoles

Avec ses onze années d’existence, le TVJ s’est constitué une vraie base de données de ses bénévoles. Afin de renouveler une campagne de communication avec la plateforme en ligne, Frédéric devra au préalable nettoyer et structurer son fichier.

Des éléments essentiels tels que le nom, le prénom, l’email, le numéro de téléphone seront à renseigner dans différents champs d’un fichier Excel avant l’importation.

Étape 3 : création d’une page bénévoles sur le site internet de l’événement

La mobilisation des volontaires se traduit par une bonne communication. Il est nécessaire de susciter l’envie aux bénévoles de s’engager à vos côtés. Frédéric profitera de cet espace pour promouvoir les valeurs du TVJ et la convivialité développée.

Sur cette page, une présentation des missions et des besoins sera spécifiée avec un texte accrocheur. La page devra être attractive et chaleureuse avec en bonus des témoignages positifs de volontaires qui n’hésitent pas à inciter les futures recrues à se mobiliser.

👉 Exemple de la page bénévole du TVJ.

Étape 4 : création du formulaire de recrutement

Une inscription en ligne simplifie le regroupement des informations.

Afin de faciliter la démarche des volontaires, la solution ne demande aucun identifiant et mot de passe. Le bénévole peut s’inscrire en toute simplicité. Des champs personnalisés permettent à Frédéric d’obtenir les informations dont il a besoin (disponibilité, souhait, compétence, permis de conduire, etc.).

👉 Exemple du formulaire d’inscription Bénévole.

Étape 5 : lancement de la campagne de recrutement auprès de la communauté

Première prise de contact auprès des fidèles bénévoles.

Frédéric envoie une première campagne par e-mail ou SMS auprès de sa base de données bénévoles. Un message concis, mais positif afin d’encourager ses volontaires à renouveler l’expérience. Ces deux canaux de communication sont aujourd’hui les plus directs pour s’adresser aux bénévoles. Le formulaire d’inscription est également intégré sur le site internet de l’événement pour attirer de nouvelles recrues potentielles (famille, amis).

Par ailleurs, un démarchage sur le terrain est également indispensable auprès des mairies, clubs et associations sportives du coin. Un échange gagnant-gagnant puisqu’une mise en avant des structures peut être développée via les outils de communication de la plateforme.

Étape 6 : élaboration des fiches de missions

Il s’agit d’une étape clé dans l’organisation du programme bénévole.

Les fiches doivent ainsi être détaillées et les plus informatives possibles. Elles contiendront le maximum d’informations qui permettront aux volontaires d’effectuer leurs missions correctement.

La solution Recrewteer dispose de nombreux champs à définir (nom du poste, catégorie, description, localisation GPS, créneaux horaires). Frédéric doit s’assurer d’ajouter une description claire et précise pour rassurer ses bénévoles lors de leur prise de poste.

Étape 7 : planification des échanges avec les bénévoles

Si la digitalisation est devenue un outil indispensable pour gérer son programme bénévole, Frédéric s’attache à échanger individuellement avec ses volontaires.

Le contact humain est indispensable pour connaître les envies, les souhaits et les motivations de chacun. Un lien doit se créer entre les deux parties pour une collaboration réussie.

Étape 8 : affectation des postes

Le recrutement des équipes touche à sa fin. L’ensemble des informations est intégré directement sur la plateforme.

Recrewteer vous permet ainsi d’assigner vos bénévoles à des postes facilement, et sans erreur grâce aux modules d’affectation. La solution prend en compte les compétences, les disponibilités et les envies de chacun et rattache les personnes sur les missions correspondantes.

Frédéric transmet ensuite un descriptif des missions et un planning individuel à chacun des participants.

Étape 9 : définition d’une stratégie de communication

Garder un lien constant avec les équipes tout au long de l’année permet d’entretenir une relation familiale et conviviale. Frédéric a élaboré une stratégie de communication pour préserver ce lien de proximité avec sa communauté.

La solution offre plusieurs fonctionnalités permettant de diffuser les bons messages. Dans le cadre de l’organisation du TVJ, il transmet quelques mois avant le rendez-vous, en avant-première, le design du t-shirt bénévole et les incite à donner leur retour. Un guide du bénévole avec les informations pratiques est également envoyé une semaine avant l’événement. La veille de chaque mobilisation, l’équipe organisatrice envoie un SMS d’encouragement pour booster leur motivation et un SMS de remerciement le soir pour les féliciter. Par ailleurs, une soirée bénévole est programmée dans l’année pour que l’ensemble des volontaires se retrouvent autour d’un repas convivial.

Les bénévoles ont besoin de se sentir intégrés et impliqués dans l’événement. Il est nécessaire pour l’organisateur d’établir un véritable programme bénévole avec notamment une communication précise, une ambiance conviviale et une certaine gratification (repas, goodies).

Ils sont souvent sollicités par d’autres événements aux alentours. Mettez donc toutes les chances de votre côté pour constituer un staff en or.