Analysez le présent pour mieux préparer l’avenir avec la cartographie des compétences

Il n’y a pas de secret, les entreprises qui réussissent sont celles qui mettent le mieux à profit les compétences de leurs salariés. S’assurer de disposer du bon profil pour le bon poste, c’est accroître ses chances d’atteindre ses objectifs business.

En parallèle, les employés redoutent de plus en plus l’ennui au travail. Ils souhaitent donc voir leur potentiel pleinement exploité.

Face à ces enjeux, les DRH évoluent et intègrent davantage la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) dans leurs processus quotidiens. Parmi les missions qui en découlent, on compte l’élaboration de la cartographie des compétences.

Grâce à cette méthode, les ressources humaines répertorient et appréhendent plus facilement les aptitudes des collaborateurs, puis déploient des stratégies en conséquence.

Définition, enjeux, étapes… montez en compétences sur le sujet grâce à notre article ! 🚀

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Cartographie des compétences : définition

Qu'est-ce qu'une carte de compétences ?

La cartographie des compétences désigne une méthode structurée permettant d’identifier, d’évaluer puis de répertorier toutes les compétences présentes dans une entreprise.

Il ressort de ce travail une « carte des compétences », se présentant sous l’apparence d’un tableau structuré (modèle en bas d’article 👇), qualifié également de grille ou de matrice. Toutefois, certains RH privilégient le format mindmap.

La cartographie des compétences s’inscrit traditionnellement dans une démarche GPEC, évoluant de plus en plus vers la GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). Cette dernière a pour objectif de faire progresser les collaborateurs :

• pour assurer leur développement professionnel ;
• tout en palliant les besoins de l’organisation.

💡 À savoir : la cartographie des compétences intègre les hard skills, mais aussi les soft skills. En revanche, on y retrouve plus rarement les mad skills, ces savoir-faire atypiques, souvent créatifs, qui suscitent de plus en plus l’intérêt des recruteurs.

À qui ça sert la cartographie des compétences ?

Quand on pense « cartographie des compétences », on pense tout de suite « ressources humaines », puisque cet outil sert directement la stratégie RH et la démarche GPEC. Il permet notamment d’anticiper les besoins en recrutement ou encore de gérer la mobilité interne.

Toutefois, cette méthode promet également moult avantages :

• aux responsables de la formation, qui disposent alors de plus de visibilité sur les besoins à venir ;
• aux managers, qui apprennent à mieux connaître leurs équipes, à savoir exactement qui sait faire quoi ;
• aux salariés, qui prennent conscience de leurs points forts, mais aussi de leurs axes de progrès.

Cartographie des compétences et référentiel des compétences : quelles différences ?

Le référentiel des compétences désigne un document définissant l’ensemble des compétences nécessaires pour occuper chaque poste dans une organisation.

Les deux notions sont donc très proches, et surtout complémentaires. 🤝

En effet, la cartographie des compétences s’appuie souvent sur le référentiel des compétences pour comparer les aptitudes existantes avec celles à développer ou à acquérir. Ensemble, ils assurent l’adéquation entre la situation réelle et les besoins stratégiques de l’entreprise.

Enjeux et objectifs de la cartographie des compétences

Dresser un inventaire précis des compétences actuelles, par individu, équipe ou département, constitue le but premier de la cartographie des compétences. Cette photographie à l’instant T des atouts dont l’entreprise dispose révèle tout simplement les différences entre les compétences exigées pour un poste et celles que détient réellement le collaborateur en charge de ce même poste.

Il ressortira de cette comparaison des éléments intéressants :

• Le salarié est-il sous-qualifié ? Dans ce cas, mieux vaut prévoir un plan de formation.
• Est-il sur-qualifié ? Ici, vous avez plutôt intérêt à mobiliser ses compétences pour un poste sur lequel elles apporteront plus de valeur.

Et s’il est impossible d’envisager une montée en compétence ou une mobilité interne, pas de problème, la cartographie des compétences contribue aussi à l’anticipation des besoins en recrutement.

💡 À savoir : la cartographie des compétences sert à reconnaître, de façon très concrète, les savoir-faire et les savoir-être des équipes. Elle agit donc comme un puissant instrument de motivation et d’engagement des employés. Cette reconnaissance de leur travail et de leurs qualités amorce le dialogue autour de potentielles opportunités de développement professionnel !

Quels avantages pour l’entreprise et les collaborateurs ?

Les avantages de la cartographie des compétences pour l’entreprise

Grâce à la cartographie des compétences (notamment si elle est digitalisée !), les encadrants disposent de toutes ces informations centralisées en un seul et même endroit. Il s’agit donc d’un outil d’aide à la décision, bien pratique pour préparer la stratégie d’allocation des ressources à venir.

On distingue en parallèle d’autres bénéfices :

• cette visualisation des compétences favorise l’abattement des silos, et donc la collaboration inter-équipes ;
• en œuvrant pour la mobilité interne et le développement des compétences existantes, la cartographie limite les recrutements externes, souvent coûteux ;
• cette méthode apporte une réponse rapide aux imprévus, comme des départs de collaborateurs ou la mise en place de nouveaux projets ;
• vous réduisez les risques liés à la dépendance, en identifiant les skills critiques détenues par une seule personne ;
• vous valorisez votre marque employeur, car une organisation qui met en avant ses efforts pour développer les compétences de ses collaborateurs renforce son attractivité auprès des talents.

Les avantages de la cartographie des compétences pour les collaborateurs

En poste depuis un certain temps, les salariés oublient parfois de faire le point sur leurs accomplissements et sur le chemin qu’il leur reste à parcourir jusqu’à la fin de leur carrière. La cartographie des compétences les accompagne alors dans cette réflexion, en leur révélant les aptitudes à développer pour aller encore plus loin dans la pratique de leur métier.

☝️ On a donc clairement affaire à un vecteur de bien-être au travail !

De plus, la cartographie contribue à la construction d’un socle commun, afin que tous les collaborateurs disposent du même niveau de connaissance et emploient un vocabulaire similaire lorsqu’ils parlent de compétences. Et ça, c’est bien plus pratique pour mener des projets de concert !

Enfin, la cartographie des compétences renforce les interactions entre collègues par l’identification des savoir-faire complémentaires. On en revient à cette volonté de briser les silos, volonté chère aux entreprises qui souhaitent miser sur l’innovation et l’intelligence collective.

Les 7 étapes de la cartographie des compétences

#1 Déterminez les objectifs et le périmètre d’action

La cartographie des compétences peut servir divers objectifs, comme :

• identifier les lacunes de l’entreprise ;
• déterminer les besoins en recrutement sur la période à venir ;
• prévoir un plan de formation ;
• mettre en place un processus de mobilité interne.

Commencez donc par vous interroger sur ce que vous visez, par l’analyse des grands enjeux à venir.

👉 Par exemple, si l’organisation souhaite préparer ses équipes à l’intégration d’une nouvelle technologie, elle cherchera à identifier les compétences numériques manquantes.

Bien sûr, ce travail implique une étroite collaboration avec les parties prenantes concernées, celles qui œuvrent suffisamment proches du terrain pour anticiper avec précision les besoins futurs.

💡 Conseil : à cette étape, on vous invite aussi à définir le périmètre de votre cartographie. En effet, en fonction de la taille de l’entreprise, soit vous procéderez au recensement par département, soit pour l’organisation dans son ensemble.

#2 Identifiez les compétences dont l’entreprise a besoin

Il vous faut ensuite répertorier les hard skills et soft skills nécessaires aux différents postes, en faisant le lien avec les missions et objectifs stratégiques de l’entreprise.

☝️ Là aussi, il importe de collaborer étroitement avec les bonnes personnes, en l’occurrence le management qui possède une vision fine des équipes sous sa responsabilité.

💡 Conseil : pourquoi ne pas élaborer le fameux référentiel de compétences évoqué plus haut ?

#3 Recensez les compétences actuelles des collaborateurs

Une fois que vous savez ce dont l’entreprise a besoin, il est temps de déterminer les savoir-faire qu’elle détient réellement.

Il existe plusieurs manières de dresser cet état des lieux :

• demandez aux collaborateurs de s’auto-évaluer (gare au biais personnel !) ;
• invitez les managers à relever les compétences de leurs équipes, selon des critères définis ;
• réalisez des entretiens individuels, qui donnent l’opportunité d’échanger sur les aptitudes du salarié… et pas que ! ;
• faites passer des tests de compétences (exercices pratiques, simulations, etc.) ;
• consultez la documentation, en particulier les CV. En effet, ces derniers font souvent état de savoir-faire développés lors de précédents postes, et que l’entreprise n’a pas encore eu l’occasion d’exploiter.

#4 Analysez les écarts entre les compétences actuelles et les compétences requises

À ce stade, vous disposez de toutes les données nécessaires pour comparer les compétences existantes avec celles requises pour combler les besoins futurs.

Toutefois, il se peut que ce travail révèle pas mal de « trous à boucher ». Dans ce cas, priorisez les écarts les plus critiques, dans le but de focaliser en premier lieu vos actions sur les compétences manquantes les plus stratégiques.

#5 Représentez visuellement les résultats

Pour rappel, la cartographie des compétences doit être avant tout pratique et simplifier l'analyse des données associées aux skills de vos collaborateurs.

Regroupez donc l’ensemble de ces informations au sein d’un document unique, auquel vous donnez la forme de votre choix. Notez toutefois qu’on retrouve majoritairement :

• les matrices, autrement dit des tableaux Excel ;
• les mindmaps, ces arborescences qui organisent et relient les compétences d’un individu à des catégories ou objectifs spécifiques.

💡 Conseil : en utilisant un code couleur, vous appréhendez plus rapidement les écarts importants.

#6 Échafaudez un plan d’action

Une fois le lien établi entre :

• les besoins de l’organisation ;
• et les compétences déjà présentes ;

vous déterminerez les solutions nécessaires pour combler les écarts.

Ces solutions s’articulent généralement autour des axes suivants :

• la formation et le mentoring, qui renforcent l’engagement des collaborateurs grâce à leur développement professionnel ;
• le recrutement, la réponse rapide pour intégrer des savoir-faire manquants ;
• la mobilité interne, elle aussi très bien perçue par les salariés, puisqu’elle valorise leur carrière.

💡 À savoir : comme pour tout déploiement de projet, la mise en œuvre de ces plans d’action implique :

• de planifier les différentes activités afférentes ;
• d’allouer les budgets et ressources nécessaires ;
• de fixer des objectifs mesurables afin de suivre les progrès.

#7 Évaluez la réussite de vos actions

Enfin, il importe de mesurer les progrès réalisés grâce aux KPIs précédemment instaurés. De cette manière, vous maintenez la pertinence de votre cartographie des compétences face aux évolutions internes et externes.

👉 Il s’agit, par exemple, de s’assurer que les plans de formation ont bien porté leurs fruits et ont permis de pallier le manque de compétences. Ou bien que les bons profils ont été recrutés.

Dans tous les cas, seul un suivi régulier révèle les axes d’amélioration potentiels, et donc les actions correctrices nécessaires.

Exemple de cartographie des compétences sur Excel gratuit

Besoin d’un p’tit coup de pouce ? Appvizer vous aide dans votre démarche avec ce modèle de cartographie des compétences gratuit, à télécharger au format Excel.

Il ne vous reste plus qu’à mener l’enquête pour le compléter avec les données de vos propres collaborateurs. 🕵️

Quel outil pour la cartographie des compétences ?

Les outils traditionnels

Si vous débutez, il est tout à fait possible d’établir votre cartographie des compétences à l’aide d’un tableur de type Excel, surtout si vous n’avez pas les moyens d’investir dans un logiciel plus évolué. Les feuilles de calculs sont, en effet, tout à fait capables de structurer l’information, mais aussi de l’analyser.

Et pour des représentations plus visuelles et claires, il est aussi possible de procéder via des solutions de mindmap, ou cartes mentales.

☝️ Gardez cependant à l’esprit que ces outils servent essentiellement à organiser et visualiser votre carte des compétences. Autrement dit, dans ce contexte, tout le travail préparatoire d’identification des besoins et de recensement des compétences doit être réalisé a la mano. Idem pour le suivi des performances, puisque Excel, tout comme les logiciels de mindmap, reste relativement statique. Pas très pratique pour de grandes organisations…

Les logiciels spécialisés

C’est pourquoi les entreprises avec de gros besoins comprennent vite l’intérêt de passer par des logiciels spécialisés, qu’il s’agisse de plateformes de GPEC ou de SIRH incluant une brique dédiée à la gestion des compétences.

Voici quelques exemples des belles promesses tenues par ces solutions :

• l’automatisation des processus de collecte, d’analyse et de suivi des compétences ;
• la centralisation de toute l’information au même endroit ;
• la circulation des données vers des fonctionnalités de mise en place des formations, afin de fluidifier les opérations ;
• le suivi et la mise à jour en continu de la data.

🛠️ Skeely, par exemple, est une solution destinée aux entretiens (annuels, pros, de suivi, etc.) et à la GPEC. Elle prend donc en charge la gestion de A à Z de vos entretiens d’évaluation. Toutes les données obtenues lors de ces échanges sont ensuite centralisées dans le logiciel pour élaborer facilement votre cartographie des compétences. Vous pouvez également exploiter cette cartographie pour mettre en place votre plan de formation, là aussi directement dans Skeely.

Skeely

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Pour finir, 5 erreurs à éviter pour votre cartographie des compétences

Ça y est, vous détenez les compétences nécessaires à la maîtrise de notre sujet du jour. 😉

Avant de vous laisser, voici quelques erreurs à éviter pour ne pas compromettre la procédure :

1. Ne pas impliquer les collaborateurs de bout en bout. Il importe de leur expliquer l’intérêt du projet et les bénéfices concrets qu’ils en retireront.
   
   
2. Ne pas faire preuve de régularité. La vie d’un employé en entreprise n’est pas statique, ses compétences évoluent constamment ! Il serait dommage de passer à côté de savoir-faire clés…
   
   
3. Se fier uniquement à l’auto-évaluation des salariés ou aux perceptions subjectives des managers. Il faut absolument croiser toutes les données à votre disposition (d’où l’intérêt de recourir à des logiciels).
   
   
4. Créer une carte des compétences difficile à lire. Réalisez un document parfaitement exploitable par tous.
   
   
5. Se concentrer uniquement sur les hard skills et négliger les soft skills, pourtant indispensables, car elles reflètent les capacités relationnelles, comportementales et adaptatives des collaborateurs.

Plus qu’un simple état des lieux, la cartographie des compétences s’apparente à un vrai engagement vers une organisation à la fois plus agile et tournée vers l’épanouissement des talents. Ne vous en privez pas !