GPEC obligatoire : simple exigence légale ou vrai levier de performance ?

GPEC obligatoire : simple exigence légale ou vrai levier de performance ? Et si la GPEC n’était pas qu’un casse-tête administratif ?
Derrière ce sigle un brin rébarbatif se cache une démarche stratégique qui peut transformer la gestion des compétences en véritable moteur de performance.

Pour certaines entreprises, la GPEC est perçue comme une obligation légale de plus. Pour d’autres, c’est l’occasion rêvée de repenser leur organisation du travail, anticiper les évolutions de l’emploi et booster la mobilité interne. Autrement dit : passer d’une vision court-termiste à une vision prévisionnelle, pour construire des plans d’action RH solides.

Dans cet article, on vous explique qui est concerné, ce que dit la loi, mais surtout comment en faire un outil au service du collectif. Oui, même avec un budget serré et des ressources limitées, on peut y arriver ! ���

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La GPEC, c'est quoi ?

GPEC : définition

Les lettres GPEC signifient : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Ces termes désignent une démarche de gestion proactive des ressources humaines. Pensée pour faire coïncider les effectifs, les compétences et les emplois avec les objectifs stratégiques liés au marché et à la concurrence, cette méthode vise à pérenniser l'activité de l'entreprise.

Qui est concerné par la GPEC ?

Sont concernés par l'obligation de mettre en place un dispositif de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences :

• les entreprises et les groupes employant plus de 300 salariés,
• les entreprises et les groupes de dimension communautaire, possédant une entreprise ou un établissement employant plus de 150 salariés sur le territoire français.

Quand mettre en place une GPEC ?

Pas besoin d’attendre la tempête pour sortir les rames… ⛵ La GPEC se déploie en amont, bien avant que les problèmes de recrutement, de turnover ou de montée en compétences ne deviennent critiques.

Voici les moments clés où la mise en place d’une GPEC prend tout son sens :

• Lors d’une transformation de l’entreprise : fusion, rachat, digitalisation… Tous ces changements impactent les emplois, les métiers et les ressources humaines. Il est alors urgent d’anticiper les besoins et de structurer une démarche GPEC.
• En cas de tensions sur le marché de l’emploi : difficulté à recruter, métiers en tension, pénurie de profils qualifiés. La gestion prévisionnelle devient un outil stratégique pour sécuriser les compétences clés.
• Avant la renégociation d’un accord collectif : la loi impose une négociation triennale sur la GPEC dans certaines structures. Autant être préparé et construire une stratégie RH solide !
• Quand votre entreprise veut structurer ses parcours professionnels : envie de booster la mobilité interne, de fluidifier les plans de formation ou de préparer des plans de succession ? C’est le moment idéal pour formaliser une GPEC. ✔️
• Dès que la pyramide des âges devient un sujet : anticiper les départs à la retraite, préserver les savoir-faire, favoriser la transmission des compétences… La GPEC devient ici un vrai filet de sécurité.

👉 En bref : dès que l’entreprise bouge, la GPEC doit suivre. Voire devancer.

La GPEC : obligatoire ou pas ?

Pour certaines entreprises, la GPEC revêt un caractère obligatoire.

Quelle est la loi qui impose la GPEC ?

C'est la loi de Programmation de Cohésion Sociale, autrement appelée "loi Borloo", qui a imposé la mise en place d'un dispositif de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences à certaines entreprises.

Entrée en application en janvier 2005, cette loi a été complétée en 2015 par la loi Rebsamen : loi relative au dialogue social et à l'emploi.

Les évolutions concernant les obligations en matière de GPEC ne se sont pas arrêtées là. En 2017, les ordonnances Macron ont modifié le cadre juridique en vigueur. Visant à optimiser l'anticipation des mutations de l'emploi dans un contexte économique particulier, ces modifications ont transformé la GPEC en GEPP. Ainsi, on parle aujourd'hui de Gestion des Emplois et Parcours Professionnels.

GEPP : une vision plus flexible

Motivées par un nouveau contexte économique, les ordonnances Macron prennent en compte plusieurs éléments :

• Une gestion des carrières améliorée
• La guerre des talents
• La numérisation du monde du travail et la naissance de nouveaux métiers
• L'obsolescence des savoir-faire
• La démocratisation du télétravail

🔎 En bref, la GEPP est née d'un désir d'adapter la GPEC aux dernières évolutions du marché du travail. Elle adopte une vision plus flexible du développement des compétences pour s'adapter à l'évolution des carrières. Elle vise également à améliorer l'employabilité des salariés, quel que soit leur secteur d'activité.

Qu'est-ce que la négociation triennale ?

Les entreprises concernées par cette obligation sont donc tenues de négocier la mise en place de la GPEC une fois tous les trois ans. 📅

Cette négociation se voit imposer des thèmes visant à réajuster les compétences et les objectifs en fonction de l'environnement externe de l'entreprise.

Parmi ces thèmes :

• les orientations de la formation professionnelle à trois ans,
• les objectifs du plan de développement des compétences,
• le parcours de carrière des salariés détenant des responsabilités syndicales,
• les conditions de la mobilité géographique.

D'autres thèmes de négociation ne sont pas obligatoires. C'est le cas de la mise en place des congés mobilité, des dispositifs spécifiques pour les séniors ou encore des modalités d'information du CSE.

Pourquoi déployer une stratégie GPEC dans votre entreprise ?

Basée sur le management des compétences, la GPEC revêt un caractère obligatoire dans certaines entreprises. Mais ce n'est pas la seule raison qui pousse celles-ci à la mettre en place.

Cette démarche de gestion des ressources humaines représente un moyen efficace d'anticiper les changements à mettre en place pour permettre aux entreprises de s'adapter aux nouvelles exigences économiques, environnementales, technologiques, sociales et juridiques.

En termes de développement, les avantages de la GPEC sont nombreux.

Pour réduire les difficultés de recrutement

Les thèmes abordés dans le cadre de cette négociation permettent aux entreprises de réduire les problématiques liées au recrutement.

Parce que la GPEC vise à anticiper les besoins en effectifs et compétences, elle optimise les campagnes de recrutement. Plus ciblées et plus efficaces, celles-ci se révèlent bien plus productives.

Pour limiter les problématiques liées à la pyramide des âges

Avec la GPEC, les entreprises améliorent leur gestion des départs en retraite. L'anticipation leur permet de planifier les remplacements tout en formant les jeunes salariés pour maintenir leur productivité malgré les départs de collaborateurs expérimentés.

Pour développer les qualifications et valoriser les compétences

Avec des dispositifs et des stratégies de formation améliorés, la gestion de carrière est optimisée et les compétences sont valorisées.

✅ Ces changements bénéfiques pour les salariés profitent également aux entreprises. Se sentant reconnus et valorisés, ces derniers développent un sentiment d'appartenance et un désir d'investissement. Cette motivation favorise la productivité.

Pour accompagner les changements nécessaires

Un autre avantage de la GPEC : l'accompagnement offert aux salariés pour intégrer de nouvelles méthodes de travail. Planifiés avec soin, tous les changements sont anticipés et présentés de manière adaptée pour une meilleure acceptation, une compréhension et une assimilation favorisées.

Pour réduire les coûts liés aux déséquilibres

S'agissant d'une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, la GPEC tend à réduire les écarts entre les besoins des entreprises et les compétences disponibles. Cette amélioration conduit à une baisse des coûts liés aux licenciements et aux erreurs de recrutement.

Pour optimiser la gestion des carrières

La GPEC favorise la mobilité professionnelle des salariés qui ont l'opportunité d'adapter leurs compétences aux évolutions du marché de l'emploi. En parallèle, les entreprises sont en mesure d'offrir des parcours de carrière clairement définis. Ainsi, la GPEC contribue à retenir les salariés tout en améliorant la marque employeur de l'entreprise.

6 conseils pour implémenter et réussir votre stratégie GPEC

Pour récolter tous les avantages d'une stratégie GPEC au sein de votre entreprise, nous vous conseillons de procéder par étape.

1- Définir des objectifs

La première étape consiste à définir les objectifs et enjeux de cette négociation en considérant la stratégie globale de l'entreprise. Pour affiner ce travail préparatoire, prenez soin de récolter des informations déterminantes :

• Le référentiel des compétences
• Les postes occupés dans l'entreprise

2- Évaluer les besoins

Avant de foncer tête baissée dans un plan d’action, il faut savoir où on met les pieds. Évaluer les besoins en emplois et en compétences, c’est mesurer le décalage entre ce que l’entreprise a aujourd’hui et ce qu’elle doit avoir demain pour rester compétitive.

🧭 Voici les étapes concrètes pour y voir clair :

Cartographier les compétences existantes

Commence par dresser un état des lieux :

• Quelles compétences sont disponibles dans l’entreprise ?
• Qui les détient ? Dans quelle équipe, sur quel poste ?
• Quelle est leur profondeur (maîtrise, autonomie, transmission) ?

Analyser les évolutions internes et externes

Ensuite, projetez-vous vers l’avenir :

• L’entreprise va-t-elle se diversifier ? Se digitaliser ?
• Des métiers vont-ils disparaître ou émerger ?
• Quels sont les enjeux économiques, technologiques ou sociaux à anticiper ?

Cette analyse se nourrit :

• Des orientations stratégiques internes
• D’une veille économique et sectorielle
• De l’avis des managers et des RH

Identifier les écarts de compétences

Croisez les deux visions (présent vs futur) :

• Quelles compétences clés sont en danger ?
• Où observe-t-on un surplus, un déficit ou une inadéquation ?
• Y a-t-il des postes à risque ou des besoins non couverts ?

C’est ce diagnostic qui sert de socle à la GPEC : sans lui, pas de plan cohérent, pas de formation ciblée, pas de mobilité fluide.

👉 Bonus : pense à ventiler cette analyse par population (jeunes recrues, experts seniors, métiers en tension, etc.) pour affiner les actions RH.

3- Identifier les actions prioritaires

Pas besoin de tout faire en même temps. Mieux vaut viser juste que tirer dans tous les sens !

Les actions prioritaires dépendent des besoins identifiés. Une fois les écarts de compétences repérés, il est possible de cibler les chantiers les plus urgents ou les plus stratégiques. Quelques exemples :

• 👉 Manque de compétences digitales : lancer un plan de formation sur les outils collaboratifs ou les logiciels métiers.
• 👉 Métiers en tension : renforcer le recrutement externe ou développer des pools de talents internes.
• 👉 Départs en retraite massifs à venir : organiser un programme de tutorat ou un transfert de savoirs entre générations.
• 👉 Peu de mobilité interne : créer une bourse à l’emploi ou des passerelles métiers claires.
• 👉 Compétences critiques non maîtrisées : mettre en place un parcours de montée en compétences accéléré.
• 👉 Inadéquation entre les postes et les profils : ajuster les fiches de poste ou repenser l’organisation du travail.

À noter : l’idée n’est pas de tout résoudre d’un coup, mais de poser des fondations solides pour construire ta GPEC sur du concret.

4- Élaborer un plan d'action

Les objectifs et besoins déterminés, vous disposez des éléments nécessaires à l'établissement d'une stratégie. Celle-ci doit être élaborée en considérant les besoins à court et à moyen termes.

À chaque entreprise d'identifier les leviers RH à actionner pour atteindre les objectifs fixés en amont. Si certaines se concentrent sur le recrutement externe, d'autres axent leurs efforts sur la mobilité interne, par exemple.

5- Mettre en œuvre la GPEC

L'étape suivante consiste à déployer les moyens et outils définis pour réaliser les changements souhaités et répondre aux enjeux fixés lors de la négociation triennale.

Pour un déploiement efficace des actions à mener, il est essentiel d'impliquer tous les secteurs de l'entreprise. La direction et les collaborateurs doivent associer leurs efforts. Cette démarche collaborative impose une communication adaptée.

6- Évaluer les performances de la démarche

Dresser un bilan de votre stratégie GPEC est primordial pour évaluer le retour sur investissement. Cette étape consiste à analyser les conséquences des actions menées sur les performances de l'entreprise, mais pas uniquement.

Vous devez également considérer le niveau de satisfaction des employés et l'atteinte des objectifs fixés.

Ce bilan n'est pas seulement utile pour évaluer les performances du dispositif. Il vise à identifier les points d'amélioration de manière à optimiser les futures négociations et la mise en place des actions.

Quelles sont les ressources à votre disposition pour mettre en place la GPEC ?

Certains outils sont essentiels pour réussir à mettre en place une stratégie GPEC pertinente et efficace.

Les logiciels RH

Les logiciels RH font partie des ressources indispensables à la mise en œuvre d'un plan d'action. Il permet notamment de faciliter et d'automatiser un grand nombre de tâches gérées par le service des ressources humaines. Ils centralisent les données, fluidifient les processus et font gagner un temps précieux à toute l’équipe RH.

Deux grandes familles d’outils peuvent accompagner ta stratégie de gestion des compétences :

🔧 Les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines)

Les logiciels SIRH sont des plateformes tout-en-un qui couvrent un large éventail de fonctions RH : paie, congés, dossiers salariés, entretiens, etc.

Avantages clés :

• Centralisation des données RH dans un seul outil
• Suivi facilité des entretiens professionnels et des plans de formation
• Automatisation des tâches répétitives (fiches de poste, alertes, reporting)

Parfait pour structurer la gestion RH et piloter une démarche GPEC à l’échelle de l’entreprise.

🎯 Les logiciels spécialisés en gestion des compétences

De leur côté, les logiciels GPEC se concentrent sur un objectif : cartographier, analyser et faire évoluer les compétences.

Avantages clés :

• Création de référentiels de compétences par métier ou par poste
• Visualisation des écarts de compétences entre le profil actuel et les besoins futurs
• Proposition de plans d’action personnalisés (formations, mobilités, coaching)

Idéal pour les entreprises en pleine transformation ou confrontées à de forts enjeux d’évolution des emplois.

Les entretiens

Optimiser la gestion des emplois et des compétences, c’est aussi créer des moments d’échange structurés avec les collaborateurs. Ces entretiens RH ne se limitent pas à un seul format. Il en existe plusieurs, chacun avec un objectif bien précis dans une démarche GPEC.

Voici les principaux types d’entretien à intégrer dans sa stratégie GPEC :

💬 L’entretien professionnel (obligatoire)

L’entretien professionnel est légalement obligatoire tous les deux ans pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.
Son but ? Faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, ses besoins en formation, sa mobilité, ou encore ses projets de reconversion.

Il est utile pour :

• Identifier les besoins individuels en compétences
• Construire des plans de développement
• Alimenter le plan de formation et le référentiel des compétences

🧭 L’entretien d’évaluation (facultatif, mais courant)

Aussi appelé entretien annuel, il est souvent utilisé pour évaluer les résultats individuels, les savoir-faire et les axes d’amélioration.

Il est utile pour :

• Mesurer la performance et les objectifs atteints
• Détecter des potentiels internes
• Adapter les missions et accompagner les évolutions de poste

🤝 L’entretien de mobilité ou de repositionnement

Cet entretien est proposé dans un contexte de changement : restructuration, fusion, mobilité interne souhaitée ou subie, etc.

Il est utile pour :

• Accompagner une transition professionnelle
• Proposer des reconversions internes
• Anticiper des risques sociaux en cas de réorganisation

Les plans de succession

Cet outil RH vise à anticiper les remplacements et formations en interne. Il est notamment utile pour limiter au maximum les conséquences négatives liées au départ d'un salarié expérimenté.

Les plans de formation

Adaptés aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses salariés, les plans de formation permettent d'établir un prévisionnel des besoins en termes de savoirs et de compétences. Indispensables pour optimiser les dépenses liées à la formation, ces programmes accompagnent et favorisent la croissance de l'entreprise.

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GPEC obligatoire : que retenir ?

Du point de vue de l'entreprise, un accord de Gestion Prévisionnelle des emplois et des Compétences est un excellent moyen de définir les actions à mettre en œuvre pour :

• Accompagner le développement professionnel des salariés
• Faire face aux évolutions du secteur d'activité

Tout cela en considérant ses besoins et contraintes.

Si cette démarche revêt un caractère obligatoire pour certaines entreprises, elle n'impose pas une manière de faire. Chacune est libre de définir ses propres objectifs, ses priorités, ses actions et ses outils dans le cadre de négociations triennales.