Comment et pourquoi mettre en place sa GPEC en entreprise ? 6 étapes

Dans un paysage professionnel en constante évolution, les entreprises font face à des défis complexes et à des mutations rapides. Pour prospérer dans cet environnement dynamique, il est essentiel d'anticiper les besoins futurs en matière d'emplois et de compétences.

La Gestion prévisionnelle de l'Emploi et des Compétences (GPEC) apporte une vision prospective des ressources humaines, en alignant les objectifs stratégiques de l'entreprise avec la planification des effectifs et le développement des compétences.

La mise en place d'une GPEC solide permet aux entreprises de prévoir les compétences nécessaires pour relever les défis futurs, d'identifier les écarts entre les compétences actuelles et les compétences requises, et de mettre en œuvre des plans d'action ciblés pour combler ces écarts. Elle favorise également la gestion proactive des talents, en permettant de repérer et de développer les futurs leaders et experts au sein de l'organisation.

Qu'est-ce que la Gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences ?

La GPEC est une démarche stratégique de gestion des ressources humaines qui vise à anticiper les évolutions des métiers et des compétences au sein d'une organisation. Alignée sur les objectifs à moyen et long terme de l'entreprise, la GPEC permet de prévenir les évolutions économiques, technologiques et organisationnelles au travers de plans de formation, de mobilités internes ou de recrutements.

Enfin, elle crée un environnement propice au développement des compétences et à l'adaptation aux changements.

Depuis la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005, communément appelée la "loi Borloo", les entreprises comptant plus de 300 salariés (ou les sociétés appartenant à des groupes employant plus de 150 personnes en France) étaient requises à engager des négociations triennales concernant la Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences.

En 2015, ces dispositions légales ont été étoffées par la "loi relative au dialogue social et à l'emploi", connue sous le nom de "loi Rebsamen".

Il est essentiel de noter que bien que ces lois exigeaient des négociations triennales pour les entreprises susmentionnées au sujet de la GPEC, elles ne contraignaient pas la conclusion d'un accord. Depuis 2017, le terme GPEC a été remplacé par celui de GEPP (Gestion des emplois et Parcours Professionnels).

La GEPP va notamment apporter de nouvelles notions comme celle de « parcours professionnels ». Le terme "parcours professionnels" fait référence à la trajectoire, à l'évolution et à l'expérience d'un individu dans le cadre de sa carrière ou de son travail. Il englobe l'ensemble des étapes, des postes, des emplois, des formations et des expériences que quelqu'un traverse au cours de sa vie professionnelle. L'utilisation du terme « formation professionnelle » est remplacée par celle de « formation en continu ». L'un des derniers points fondamentaux va être la prise en compte de la transition écologique. L'entreprise va devoir s'adapter aux différentes mesures visant à préserver la planète.

D'autres éléments vont être modifiés, comme les négociations qui ne seront plus obligatoirement triennales et peuvent être fixées par les différents partenaires sociaux. Il ne faut cependant pas excéder une période de 4 ans.

Pourquoi mettre en place une GPEC ?

La GPEC est indispensable pour toutes les entreprises souhaitant prospérer et se développer sur le long terme, notamment grâce à la vision d’anticipation qu’elle apporte.

Répondre aux besoins de l’entreprise

• Rester leader sur son marché en conservant une expertise métier liée à l’anticipation des besoins en compétences.
• Réduction du turnover grâce à la fidélisation des collaborateurs et une meilleure analyse des besoins en compétences lors des recrutements.
• Répondre aux obligations légales pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Une meilleure organisation dans les services

• Fluidifier la transmission du savoir-faire auprès des nouveaux collaborateurs en identifiant directement les compétences à acquérir.
• Mise en place de plans de recrutement ou de formation pour répondre aux manques de compétences.
• Meilleur suivi des formations réalisées par les collaborateurs (obligation légale de réaliser au moins une formation tous les deux ans).
• Construire un référentiel de compétences propre à l’entreprise.

Valoriser l’ensemble des collaborateurs

• Proposer des évolutions de carrière adaptées aux envies des collaborateurs.
• Suivre les montées en compétences année après année.
• Mettre en évidence les hauts potentiels de l’entreprise.
• Suivre les demandes de formation (de la suggestion à la réalisation).
• Motiver les collaborateurs en les accompagnant dans leurs projets professionnels.
• Optimiser le processus de recrutement en fonction des besoins métiers identifiés.

Qui est concerné par la mise en place de la GPEC ?

La mise en place d’un processus de GPEC va concerner chaque échelon de l’entreprise, s’inscrivant ainsi dans une démarche globale.

La direction et le service RH vont piloter la mise en place de la GPEC. Récupération des données salariées, élaboration des fiches métiers, mise en place de la stratégie de déploiement, etc.

Les managers auront comme mission de réaliser les entretiens professionnels et annuels qui permettront de récolter les informations nécessaires à la mise en place de la GPEC.

Les collaborateurs vont devoir compléter leurs envies d’évolution professionnelle, évaluer leurs compétences, exprimer leurs besoins en formation…

6 étapes pour mettre en place sa Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences

#1 Réaliser un état des lieux

Une bonne stratégie GPEC démarre toujours par un état des lieux général de votre entreprise. Ce diagnostic va vous permettre de tout savoir, que ce soit vos forces et faiblesses ou encore les compétences présentes/manquantes. Il peut englober divers domaines tels que les métiers, les compétences, les profils des collaborateurs et les besoins en matière de recrutement.

L'objectif est de déterminer quelles décisions stratégiques doivent être prises, et cet examen peut être effectué à l'aide de divers outils disponibles dans les logiciels de GPEC. Cette étape est fondamentale pour la suite, car c’est celle qui permet de faire découler toutes les autres actions.

Voici une liste des questions importantes que vous devez vous poser :

• Les compétences de vos collaborateurs correspondent-elles à celles attendues au sein de votre entreprise ?
• Vos collaborateurs ont-ils besoin de formation ? Si oui, lesquelles ?
• Par quel organisme de formation passer ?
• Votre pyramide des âges est-elle équilibrée ?
• Vos salariés se sentent-ils bien dans leurs postes au vu de leurs compétences professionnelles ?
• Y a-t-il une démarche de « mobilité interne » au sein de votre entreprise ?
• Quel est le pourcentage de turnover au sein de votre entreprise ?
• Comment sont gérés les départs dans votre entreprise, et comment mettez-vous en place la transmission des connaissances en conséquence ?

Évidemment, de nombreux autres sujets peuvent être abordés.

#2 Cibler des changements

Une fois que l'analyse de votre entreprise est terminée, il est temps de définir les changements que vous souhaitez instaurer. Grâce à votre analyse, vous pouvez désormais fixer des objectifs à atteindre selon les différents problèmes que vous rencontrez.

Les emplois

C’est l'un des points les plus stratégiques de votre entreprise. Dans ce volet, vous pouvez inclure la création de nouveaux postes au sein de votre structure, car vous manquez de compétences, par exemple. D’autres sujets comme le remplacement d’un collaborateur ou la restructuration de certains postes peuvent rentrer dans cette partie.

Les activités

Établir sa stratégie GPEC va vous permettre de faire le point sur les domaines d’activités qui vont vous rapporter le plus, ou à l’inverse celles qui sont obsolètes. Des questions peuvent donc en découler : quels domaines d’activité vous rapportent le plus ? Sont-ils efficaces ? Faut-il les modifier ? Lesquels sont en croissance / faut-il les faire disparaître ?

L’organisation

L’un des derniers points sur lequel la GPEC peut intervenir, c’est tout ce qui va concerner l’organisation en elle-même. Par exemple, il est pertinent de réfléchir à une potentielle restructuration, à un changement de management ou encore à la création d’un tout nouveau service.

Pour bien identifier vos besoins, il est nécessaire de repérer les différences de compétences entre vos collaborateurs et les exigences du poste. Pour ce faire, il est utile d’utiliser un « référentiel métiers et compétences », il vous permettra d’évaluer vos collaborateurs par rapport aux différents attendus.

#3 Construire sa GPEC avec un plan d’action

Le plan d’action que vous allez établir va vous permettre d’atteindre les différents objectifs que vous vous êtes fixés lors de votre état des lieux et de votre ciblage des problèmes présents au sein de votre entreprise.

Si vous rencontrez des problématiques liées à une perte de compétence au sein de votre structure, il va être primordial de mettre en place un plan de formation pour les collaborateurs. La réalisation de cette démarche de formation des salariés va leur permettre d’évoluer et d’enrichir les différentes compétences qu’ils possèdent. La création d’un plan de formation va permettre aux RH de l'entreprise d'identifier les compétences pour chaque métier.

L'une des actions qui découlent directement de la stratégie GPEC, c’est la mise en place d’un suivi de l’âge des collaborateurs, mais également du turnover au sein de la structure. C’est un point important pour avoir une entreprise « équilibrée » et qui sera la plus performante possible. Ces différents outils vont permettre aux RH de votre entreprise de connaître les besoins en recrutement pour les prochains mois/années pour ne pas se retrouver dépourvu le jour où des départs auront lieu.

#4 Déployer la GPEC

Lorsque vous aurez établi votre plan d’action, vous serez en mesure de déployer votre GPEC. Le point crucial de cette étape est la communication ! Chaque acteur doit-être informé des missions qu’il doit réaliser :

Les managers sont chargés de repérer et d'évaluer les compétences, de gérer les parcours professionnels, de superviser les recrutements, de répondre aux besoins et d'intégrer les aspirations individuelles. Ils doivent incarner l'exemple de cette démarche et assurer une communication adéquate à ce sujet.

Les employés, de leur côté, doivent s'engager dans un processus d'amélioration de leurs compétences, avec la possibilité de suivre des formations dont ils sont les principaux acteurs.

Les professionnels des ressources humaines apportent un soutien crucial dans la diffusion des informations liées à la mise en œuvre de la Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Ils contribuent à la définition des besoins, à l'élaboration et à la surveillance du plan d'action.

N'oublions pas non plus l'importante contribution des organisations syndicales, du Comité social et économique (CSE) et d'autres parties prenantes.

Quand certaines actions pourront être mises en place par une seule personne, d’autres nécessiteront l’effort de tous.

#5 Récupération et analyse des données

Cette étape consiste à collecter des informations pertinentes sur les compétences et les profils des collaborateurs au sein de votre organisation. Les données peuvent inclure des informations sur l'expérience, les formations, les certifications, ainsi que les aspirations professionnelles de vos employés. Une fois ces données recueillies, elles doivent être analysées en profondeur pour identifier les écarts entre les compétences actuelles et celles nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Cette analyse vous permettra de prendre des décisions éclairées en matière de recrutement, de formation, de développement de carrière et de mobilité interne. Elle constitue l’étape finale d’un processus de GPEC, en permettant de mettre en valeur les points forts et les points faibles.

#6 Automatiser les actions pour les années à venir

Une étape bonus qui va vous permettre d’optimiser votre stratégie GPEC, c’est le fait d’automatiser la plupart de vos actions. Les différentes automatisations vont vous faire gagner du temps sur la gestion et le traitement des différentes étapes de votre stratégie. Par exemple, pour visualiser l’ensemble des compétences présentes au sein de votre entreprise, vous pouvez avoir accès via un outil de GPEC à une interface où vous pourrez visualiser tout cela. Pour toutes les questions liées à la formation, vous pouvez intégrer des questions dans vos trames si vous possédez un outil de gestion des entretiens. La digitalisation globale de votre processus de GPEC va vous permettre d’automatiser la plupart des actions majeures.

Les outils indispensables pour une bonne GPEC

Pour mettre en place sa stratégie GPEC, certains outils sont indispensables et sont prérequis !

La pyramide des âges

La pyramide des âges est un outil essentiel pour la gestion des effectifs, la planification de la main-d'œuvre et la prise de décisions stratégiques. Les professionnels des RH utilisent cette représentation démographique pour mieux comprendre la composition de leur personnel et anticiper les besoins futurs de l'entreprise.

La cartographie des compétences

C’est un référentiel global des savoirs, savoir-faire et savoir-être de l’ensemble des collaborateurs au sein de l’entreprise à un instant T. Elle permet de connaître la répartition des compétences dans les différents pôles de l’entreprise. Cet élément est majeur, car elle permet d’avoir une vision globale des compétences perdues ou manquantes au sein de l’entreprise. Elle va notamment être utile dans la mise en place d’une stratégie de mobilité interne.

La gestion du turn-over

Cet outil permet d’analyser le nombre de départs et d’arrivées au sein de la structure. Le but est de mieux anticiper le turn-over dans l’entreprise, mais surtout de connaître les raisons qui l’ont provoqué. Le suivi du turnover permet de minimiser les effets négatifs associés aux départs d'employés et d'optimiser la stabilité des salariés.

La fiche emploi-métier

La fiche emploi-métier est un document essentiel dans le domaine des ressources humaines qui vise à définir de manière détaillée les responsabilités, les tâches, les compétences, les qualifications et les exigences liées à un poste spécifique au sein d'une organisation. Le but principal de la fiche emploi-métier est de fournir une description claire et complète de ce que le poste implique, afin de faciliter la gestion du personnel, le recrutement ou encore l’évaluation des performances.

Utiliser un logiciel pour suivre l’ensemble de ses données GPEC

Suivre sa stratégie GPEC peut être complexe, et l'utilisation d'un logiciel peut vous offrir de nombreux avantages comme la collecte d'informations ou l'analyse automatique des résultats de l'ensemble de vos campagnes d'entretiens. Le fait de pouvoir digitaliser ses campagnes ainsi que toutes les actions d'analyses va vous faire gagner un temps très précieux en suivi ainsi qu'en traitement.

Par exemple, avec un logiciel comme Skeely, vous avez accès à des interfaces uniques vous permettant de centraliser l'ensemble de vos données dans différents volets comme la formation ou encore le suivi des objectifs attribués à vos collaborateurs. L'un des vrais plus des logiciels comme Skeely, c'est l'apport de fonctionnalités innovantes comme le suivi du turn-over ou les bilans de compétences. Ils vous permettent de réaliser un état des lieux des compétences présentes ou non dans votre entreprise.

Les logiciels GPEC offrent des outils d'analyse puissants, permettant de générer des rapports et des tableaux de bord pour évaluer l'état actuel des compétences au sein de l'entreprise, identifier les lacunes, et anticiper les besoins futurs. Skeely va vous permettre de gérer toute votre stratégie de la réalisation d'un entretien au suivi de vos actions grâce à une interface simple et intuitive. Mettre en place des actions GPEC n'aura jamais été aussi simple.