Comment réussir sa campagne d’entretiens professionnels en 5 étapes clés ?

Depuis cette année 2022, l’entretien professionnel d’évaluation est un rendez-vous obligatoire entre un collaborateur et son manager. Réalisé tous les deux ans, il permet d’avoir une vision d’ensemble des compétences acquises, et de définir les perspectives d’évolutions au travers d’accompagnements et de formations pour le salarié.

Au-delà de son aspect obligatoire, un entretien professionnel bien réalisé est un outil bénéfique pour tous les acteurs de l’entreprise. Il permet d’aller au-delà du savoir-faire, et de mettre en avant le savoir-être, la personnalité et les valeurs du collaborateur. Car contrairement aux autres types d’entretiens qui se concentrent principalement sur les objectifs ou l’activité en général, l’entretien professionnel est le seul à se focaliser uniquement sur le salarié.

Si vous deviez choisir entre une personne motivée, souriante et engagée dans son travail, mais à qui il manque quelques connaissances, ou une personne expérimentée, mais réfractaire à tout changement, qui choisiriez-vous ? C’est exactement l’objectif principal de l’entretien professionnel : Détecter les hauts potentiels de votre entreprise et les accompagner dans leur réussite.

Laissez l’analyse des objectifs à l’entretien individuel annuel. Concentrez-vous plutôt sur l’avenir, vous gagnerez en efficience dans les missions, réduirez le turn-over, et accompagnerez vos collaborateurs dans leur évolution personnelle et professionnelle.

Les 3 objectifs de l’entretien professionnel

Une campagne d’entretien professionnel réussie va remplir 3 objectifs :

1. Valoriser les collaborateurs et leur permettre d’évoluer dans votre entreprise ;
2. Donner les clés aux managers pour faire grandir leurs équipes ;
3. Délivrer une vision d’ensemble à la direction, des forces et faiblesses en matière de ressources humaines.

☝️Si vos entretiens ne vous permettent pas de réaliser ces trois objectifs en même temps, vous risquez de mettre en péril la croissance de votre entreprise.

5 étapes pour réaliser et organiser ses entretiens professionnels

1 - Identifier les collaborateurs devant réaliser un entretien professionnel

Le Code du travail indique que l’entretien professionnel est obligatoire pour tous les salariés en poste depuis deux ans. Cette période est un excellent compromis, car elle laisse le temps de :

• mettre en place des formations,
• et d’améliorer les compétences professionnelles,
• tout en apportant une vision globale relativement rapide pour la croissance de l’entreprise.

Vous allez devoir, dans un premier temps, déterminer quels collaborateurs sont concernés par la réalisation d’un entretien professionnel. Rapprochez-vous tout simplement de la date d’embauche pour obtenir cette information. L’ensemble des postes sont concernés :

• employé,
• agent de maîtrise,
• cadre, etc.

2 - Préparer sa trame d’entretien

C’est certainement l’étape la plus importante, votre trame d’entretien doit contenir toutes les questions qui permettront :

• au salarié de s’exprimer sur son travail, ses compétences et l’entreprise en général,
• au manager d’évaluer le potentiel d’évolution et l’engagement du collaborateur,
• à la direction et au service RH d’identifier les axes d’améliorations et les forces de l’entreprise.

💡Il est conseillé de créer une trame d’entretien professionnel commune à l’ensemble des collaborateurs, cela vous permettra de simplifier l’analyse globale.

Si vous souhaitez créer des questions spécifiques à un métier ou à un type de poste, conservez tout de même un tronc commun sur le :

• bien-être du salarié,
• les besoins de formation,
• et l’évaluation de l’entreprise.

Une trame d’entretien professionnel efficace sera structurée en grandes sections permettant d’organiser les échanges lors de l’entretien.

Section 1 : Bilan de la période écoulée

Elle permet de faire le point sur les faits marquants réalisés ces deux dernières années :

• les motivations,
• les points positifs,
• et les difficultés, etc.

C’est aussi l’occasion de faire le point sur les expertises développées pendant la période et les éventuelles formations réalisées.

👉 Une bonne évaluation demande des données précises, laissez s’exprimer le collaborateur est important, c’est l’avantage des questions ouvertes, mais couplez-les avec des questions fermées (oui/non, échelle d’évaluation …).

Avec cette méthode vous réaliserez au terme de la campagne une analyse plus fine en comparant les mêmes questions avec l’ensemble des collaborateurs.

Section 2 : Les perspectives d’évolution

Cette section sera la plus pertinente pour le collaborateur et le manager, elle détermine où le salarié veut aller et ce que doit faire son N+1 pour l’accompagner vers sa réussite. Les questions seront orientées vers l’avenir, sans pour autant fixer des objectifs (pour rappel ce n’est pas l’objet de l’entretien professionnel).

• Avez-vous un désir d’évolution professionnelle ?
• Souhaitez-vous élargir vos compétences ?
• Souhaitez-vous mettre en place une formation ?

L’idée est de réaliser une feuille de route mettant en corrélation les souhaits d’évolution professionnelle du collaborateur et la direction que souhaite prendre l’entreprise dans les années à venir.

Section 3 : Point de vue sur l’entreprise

Parler de l’entreprise est une excellente manière de faire le point sur la qualité de vie au travail. En trois ou quatre questions, vous savez si tout est mis en place pour accompagner au mieux les collaborateurs.

• Quelles actions l'entreprise pourrait-elle mettre en place pour vous accompagner ?
• Que souhaiteriez-vous améliorer dans l’entreprise ?

☝️Quelques questions dans ce style vous permettront de révéler des failles dans les rouages de l’entreprise difficilement perceptible lorsque l’on n’y est pas confronté au quotidien.

Section 4 : Bilan de l’entretien

Cette dernière partie va permettre de faire le point sur l’entretien réalisé. Cela permet également de répondre à certaines questions qui ne rentreraient pas forcément dans les celles posées précédemment.

Cette conclusion de l’entretien permettra au manager de donner son avis global sur les désirs d’évolution du collaborateur. Une ou deux questions suffisent pour faire le point sur l’échange.

3 - Organiser sa campagne d’entretien

Votre campagne d’entretien est presque prête à démarrer, mais il reste à déterminer la méthode de réalisation.

La première question à se poser va porter sur la période de réalisation de l’entretien professionnel : Doit-on se baser sur la date anniversaire d’embauche du salarié, ou définir une période de quelques mois pour évaluer l’ensemble des collaborateurs (par exemple de juin à octobre) ?

Le choix de l’une ou l’autre de ces méthodes va principalement dépendre de votre activité. Toutefois il est important de savoir que les avantages de l’une seront les inconvénients de l’autre.

👉Par exemple, réaliser les entretiens à la date anniversaire va permettre d’étaler les rendez-vous tout au long de l’année, ce qui va fluidifier la charge de travail du manager.

Cependant, le suivi pour le service RH sera plus compliqué, car il n’y a pas de date d’échéance permettant d’alerter les managers sur d’éventuels retards. Et comme vous l’avez compris, lorsque vous réalisez vos entretiens sur une période précise, les avantages sont inversés.

Exemple de tableau de bord de campagne d’entretien @Skeely

La deuxième chose à déterminer est l’interlocuteur principal pour réaliser les entretiens. Laissez-vous la main aux managers ou préférez-vous faire appel à des personnes extérieures ou dédiées à la réalisation des entretiens professionnels ?

Encore une fois cela va dépendre de votre organisation globale et des responsabilités que vous autorisez à vos managers.

4 - Suivi d’avancement de la campagne d’évaluation

Enfin, votre campagne d’entretien professionnel est prête à démarrer ! Mais en tant que responsable de campagne, votre travail n’est pas terminé. Il va falloir :

• suivre le bon déroulement de cette dernière,
• vous assurer que chaque manager soit bien informé des entretiens qu’il a à réaliser,
• et ne pas hésiter à relancer ceux qui sont en retard.

L’idéal pour cela est d’utiliser un outil d’entretien d’évaluation, il va vous permettre de suivre le déroulé de la campagne, relancer les managers potentiellement en retard et rectifier les quelques collaborateurs qui auraient été oubliés dans la liste.

Cette étape est indispensable quand on sait que près de 25% des entretiens professionnels ne sont pas réalisés pour cause de mauvais suivi.

5 - Analyse des résultats

Lorsque votre campagne est terminée, il est temps d’analyser les résultats obtenus. C’est à cette étape que vous allez évaluer les trois objectifs de l’entretien professionnel :

• Combien de collaborateurs ont exprimé une envie d’évolution professionnelle ?
• Est-ce que tous les managers ont les clés pour faire grandir leurs équipes ?
• Quelles sont les forces et les faiblesses de mon entreprise en matière de compétences, de métier et de savoir-être ?

C’est à cette étape également que vous allez pouvoir vérifier si votre trame d’entretien professionnel a bien été construite, car vous devriez pouvoir répondre à ces trois questions sans difficulté.

Encore une fois, utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation va permettre de gagner énormément de temps, car retranscrire 50, 100 ou 1000 trames dans un tableur est une mission fastidieuse et pouvant être soumise à l’erreur humaine. Avec le bon outil, tout se fera automatiquement :

• récupération des réponses,
• analyse des résultats,
• liste des formations souhaitées,
• analyse du savoir-être, etc.

Vers la digitalisation des entretiens professionnels

Bien réaliser et suivre ses entretiens professionnels (ou toute autre campagne d’entretien) est un exercice fastidieux sans outil adapté. Entre la mise à jour de la base de données, les échanges avec les managers et la centralisation de l’ensemble des réponses pour analyse, vous risquez d’épuiser vos équipes RH sur des missions sans grande valeur ajoutée.

Des outils permettent désormais de gérer l’ensemble de ces missions chronophages et de se concentrer sur l’essentiel : l’analyse du capital humain au sein de l’entreprise.

Avec un bon logiciel d’entretien d’évaluation, vous allez pouvoir :

• gérer votre base de données collaborateurs,
• gréer vos trames d’entretien,
• planifier les entretiens à réaliser,
• suivre la réalisation de vos campagnes d’entretien et relancer les managers en retard,
• suivre la réalisation des objectifs,
• gérer les demandes de formation,
• réaliser des statistiques poussées sur les réponses aux entretiens,
• réaliser une analyse GPEC avec l’ensemble des informations récoltées.

Si vous recherchez un logiciel de ce type, Skeely est un outil pensé pour simplifier la réalisation des entretiens d’évaluation. Skeely intègre l’ensemble des fonctionnalités listées, possède une interface user-friendly et propose un service client unique composé d’experts RH disponible pour répondre à toutes vos questions.