Comment fonctionnent les congés par anticipation ? Guide des obligations, démarches et avantages

Contrairement aux idées reçues, la gestion des congés par anticipation n’est pas forcément synonyme de désorganisation pour un employeur.

Encadrés par la loi Travail dites El Khomri depuis 2017, ils sont principalement réputés pour offrir aux nouveaux salariés une plus grande flexibilité dans la pose des congés suite à leur arrivée dans l’entreprise.

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Les congés par anticipation : qu'est-ce que c'est et comment ça fonctionne ?

Le principe de congé anticipé a toujours plus ou moins existé au sein des entreprises. Mais c’est la loi Travail promulguée en janvier 2017 qui en a réellement délimité les contours.

Congés par anticipation : définition

Les congés par anticipation correspondent à des congés payés pris par un salarié avant la fin de la période d’acquisition, généralement fixée à la date du 31 mai de chaque année.

Autrement dit, un congé anticipé permet à un nouvel employé de poser des congés dès son embauche dans l’entreprise, au fur et à mesure qu’il acquiert des jours de congés (au nombre de 2,5 jours ouvrables par mois).

La loi Travail : les règles à respecter

Introduction de la loi

La loi Travail - également connue sous le nom de loi El Khomri - a largement contribué à démocratiser les congés par anticipation.

Avant sa promulgation le 1^er janvier 2017, un nouveau salarié en entreprise pouvait se trouver dans une situation peu enviable, où il était dans l’obligation d’attendre une longue période avant de prendre ses premiers congés, en général une année de référence entière. ⏲️

👉 Ainsi, si votre contrat débutait le 1er juin, il vous fallait attendre une année pour avoir le droit de profiter de vos premiers jours de congés, la date de la fin de période d’acquisition étant bien souvent fixée au 31 mai.

Quels changements avec la loi Travail ?

Depuis la mise en application de la loi Travail, tout salarié a la possibilité de poser un congé anticipé dès la première année de son arrivée. Il doit toutefois disposer d’un solde suffisant, c'est-à-dire de jours de congé cumulés.

Si ce n’est pas le cas, il doit alors prendre ce que l’on appelle des congés sans solde (période au cours de laquelle vous n’êtes pas rémunéré) 💸.

💡 Bon à savoir : les modalités relatives au congé anticipé peuvent fluctuer d’une entreprise à une autre en fonction des conventions collectives en vigueur.

Les règles introduites par la loi

Les règles encadrant la prise de congés payés par anticipation ne diffèrent pas de celles d’une demande traditionnelle. Autrement dit, il est nécessaire :

• d’obtenir l’accord de la part de l'employeur ;

• de respecter les délais et les usages en vigueur dans l’entreprise (par exemple, une demande formulée via un logiciel interne 2 mois avant la prise effective).

Pour éviter toute confusion, il est fortement recommandé de tenir à jour un agenda de vos demandes et acceptations de congés payés, ce qui constitue une trace écrite.

💡 Bon à savoir : l’entrée en vigueur de la loi Travail donne également le droit à l’employeur d’imposer des congés payés à ses employés en cas de fermeture temporaire ou de toute autre circonstance exceptionnelle.

Congés par anticipation : un exemple pour tout comprendre

Prenons l'exemple de Léa. Léa a signé son contrat d'embauche en janvier, il y a moins de 3 mois, et souhaite participer à un grand mariage en famille en septembre prochain. Problème : elle n'a pas encore acquis suffisamment de jours de congés payés. Léa pourra-t-elle poser quand même une semaine et rejoindre sa famille ? 💒  C'est une possibilité, grâce aux congés anticipés.

1. Concrètement, Léa va formaliser sa demande de congés anticipés à son employeur.
2. Il pourra lui donner son accord, même si elle n'a pas cumulé le nombre de jours ouvrables requis sur la période de référence.
3. En revanche, le nombre de jours d'absence sera déduit de ses futurs congés payés.

👉 Elle "empruntera" donc des jours sur son compteur de l'année suivante.

Cependant, l'employeur de Léa peut aussi lui opposer un refus si la convention collective ou les accords d'entreprise ne prévoient pas de période de prise de congés par anticipation. Dans ce cas, Léa aura la possibilité de poser des congés sans solde ou de négocier avec son employeur.

Attention, si Léa quitte volontairement l'entreprise avant l'acquisition effective de ces jours de congés payés, son employeur pourra lui demander un remboursement, en général retenu sur le solde de tout compte.

Les obligations de l'employeur

Accepter des congés par anticipation implique pour l'employeur de respecter plusieurs obligations. Toutefois, ce type de dispositif permet une certaine flexibilité qui offre des avantages.

Les droits des salariés en congés anticipés

La prise par anticipation d'un congé, ça signifie quoi pour le salarié ? Voici les règles utiles à connaître pour éviter les mauvaises surprises pendant cette période.

Maintien de l'indemnité fixée pour les congés payés

Bonne nouvelle pour le salarié ! La prise anticipée de congés ne le prive pas de son salaire, même en cas d'année incomplète. En effet, un employé en congé pris par anticipation perçoit la même rémunération que pour un congé classique. ✅

Selon la méthode de calcul la plus avantageuse, le salarié reçoit une indemnité compensatrice d'un dixième de sa rémunération brute, ou peut bénéficier du maintien de son salaire.

À noter : si vos employés ont droit à la prime de congés payés, vérifiez votre convention collective. Certaines prévoient en effet son versement même pour les départs en congés anticipés.

Protection contre le licenciement

Un salarié en congé anticipé dispose d'une protection contre la perte de son emploi, comme tous les collaborateurs en congés. Ainsi, un employeur ne peut pas licencier un salarié en raison de ses congés. Toutefois, il existe deux exceptions pour mettre fin à son contrat de travail pendant cette période :

• le licenciement pour faute grave,
• et le licenciement pour motif économique.

Vous décidez de vous séparer d'un salarié qui a pris quelques jours de congés anticipés après leur date effective ? Conformément à la loi, il ne sera pas obligé de vous rembourser son indemnité de congé payé en fin de contrat.

Le rôle des négociations collectives et des conventions

Certains secteurs ont officialisé des négociations spécifiques sur les congés anticipés par un accord de branche ou un accord collectif. Cette possibilité peut aussi être directement abordée par les conventions collectives avec des dispositions qui permettent :

• de prendre plus de jours de congés par anticipation,

• de prévoir l'ouverture à une indemnisation plus avantageuse,

• de définir des règles sur le report des congés.

🤝 Selon votre activité, assurez toujours le suivi des droits de vos salariés en fonction des informations présentes sur ces documents.

Sophie a été embauchée en février et souhaite une semaine de vacances en juin. Comme elle n'a pas travaillé une année complète, elle pose des congés payés par anticipation. Son employeur ne refuse pas cette prise de congés, et grâce à la loi, Sophie peut bénéficier d'un maintien de salaire pendant tout le temps de ses congés.

Par chance, l'entreprise de Sophie relève d'une convention collective encore plus favorable que le Code du travail et elle qui convient du versement d'une prime de congés payés. Malheureusement pour Sophie, son employeur décide de ne plus utiliser ses services à compter de septembre. Dans sa situation, elle n'aura pas tout perdu, puisqu'elle n'est pas tenue de rembourser les congés déjà pris.

Les obligations d'information de l'employeur

En matière de congés payés, l’employeur est dans l’obligation de respecter certaines règles. Ainsi, il doit :

• aviser l’ensemble des salariés de la période de prise de congés au moins 2 mois avant l’ouverture de la période (du 1^er mai au 31 octobre dans la majorité des cas, mais étirable selon les conventions de l’entreprise) ;

• communiquer l’ordre des départs en congé (priorité selon la situation familiale, l’ancienneté, etc.) au moins 1 mois à l’avance.

Il est à noter que la période de prise de congés ainsi que l’ordre des départs peuvent être établis selon deux cas de figure :

• par la convention collective ou par un accord d’entreprise ;

• par l’employeur directement, après avis du comité social et économique (CSE) en cas d’absence de convention collective ou d’accord d’entreprise.

Les avantages et les inconvénients pour l’employeur

Côté employeur, la pose de congés par anticipation des salariés contribue à certains avantages. On peut notamment penser à :

• l’attractivité de l’entreprise auprès des nouveaux salariés ;

• une gestion plus fluide du calendrier des congés (les salariés peuvent prendre des congés plus régulièrement, ce qui permet d’éviter les périodes d'embouteillage où tous les employés souhaitent poser leurs congés en même temps) ;

• une meilleure adaptabilité en cas de congés imposés.

Toutefois, pour une entreprise qui serait mal équipée ou organisée, la démocratisation des congés anticipés peut générer des difficultés dans le suivi des jours de congés des salariés.

Comment simplifier la gestion des congés anticipés ?

Outre la communication de l’entreprise sur le sujet et des rappels réguliers aux salariés sur leurs droits en matière de congés anticipés, il convient pour l’employeur de trouver un système fiable et pratique pour gérer le suivi du calendrier des vacances de ses collaborateurs.

En l’occurrence, il est recommandé d’opter pour un logiciel spécialisé au vu des limites des contraintes imposées par un simple tableur 💻.

Grâce au déploiement d’une solution informatique adaptée, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages :

• gain de temps pour les équipes RH ;
• responsabilisation des salariés ;
• accessibilité à tout moment (un salarié peut effectuer une demande de congés anticipés hors de son temps de travail ou lors d’un déplacement professionnel) ;
• centralisation des documents et informations au sein d’une même plateforme ;
• suivi en temps réel des congés de chaque salarié ;
• élimination des erreurs humaines dans le traitement des congés ;
• accès à l’historique des demandes pour éviter tout conflit ou quiproquo ;
• plus de transparence côté salarié comme côté employeur, etc.

En d’autres termes, passer par un logiciel de traitement des congés est un véritable plus pour une entreprise. Cela contribue à fluidifier le traitement des demandes et offre une meilleure visibilité dans le suivi des congés de l’ensemble des collaborateurs.

⚒️ My Silae, solution de gestion des congés et absences directement intégrée à la paie, vous permet de traiter tout type de demande de congés depuis une seule plateforme, et tout le processus s'en trouve automatisé. Les collaborateurs effectuent leur demande directement depuis le logiciel, les managers valident, et toutes ces données sont ensuite transmises à la paie. Vous gagnez alors du temps tout en minimisant le risque d’erreur, peut-on rêver de mieux ?

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FAQ : tout comprendre sur les congés par anticipation

Vous vous posez des questions sur les congés anticipés et aimeriez en savoir plus ? La FAQ suivante est là pour vous aider ! 👇

Est-il possible de prendre des congés payés la première année ?

Il est parfaitement envisageable de prendre des congés payés dès la première année au sein de l’entreprise. C’est même là tout l’intérêt des congés par anticipation !

Toutefois, notez que pour prendre des congés, vous devez disposer d’un solde suffisant. À titre d’exemple, si votre contrat débute au 1^er juin, alors vous disposerez de 2,5 jours ouvrables à poser à compter du 1^er juillet.

Dans le cas de figure où votre solde est nul ou insuffisant, vous devez faire une demande de congés sans solde.

Peut-on refuser les demandes de congés anticipés ?

Les congés par anticipation sont un droit pour l’employé. En cela, l’employeur est en mesure de les refuser. Cependant, ce rejet doit impérativement être justifié auprès du salarié concerné. Or, il est essentiel de préciser que le critère d’anticipation n’est pas reconnu comme un motif de refus valable.

Parmi les critères pouvant justifier la non-acceptation des demandes de congés anticipés, on peut mentionner une forte période d’activité (saison touristique, par exemple), le besoin d’assurer la continuité du service ou, plus simplement, le respect de l’ordre des départs ✈️.

Le salarié peut-il demander le report des congés d’une année à l’autre ?

Dans le cas où le salarié n’est pas soumis au temps de travail annualisé (cas général), le report des congés d’une année à l’autre est envisageable. Néanmoins, l’acceptation est soumise à la décision de l’employeur, sauf accord ou convention d’usage.

Si la demande de report de l’employé est refusée, les jours de congés ne sont pas perdus. Ces derniers peuvent être pris en charge financièrement par l’employeur en fonction des dispositions conventionnelles.

Pour les salariés concernés par le temps de travail annualisé, la situation diffère quelque peu. En effet, seule une modification de la durée du temps de travail peut conduire à une acceptation du report des congés payés jusqu’au 31 décembre, à défaut du 31 octobre.

Il est à noter que ce report doit être prévu dans les dispositions conventionnelles de l’entreprise 📖.

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Congés par anticipation : ce qu’il faut retenir

En résumé, la démocratisation des congés par anticipation contribue autant à satisfaire les salariés que l’employeur. Reposant sur un modèle plus flexible, les entreprises gagnent en fluidité dans la gestion des absences des collaborateurs.

Mais pour assurer une organisation optimale, le déploiement d’un logiciel de gestion des congés demeure la solution incontournable !