À la recherche d’un formulaire de demande de congés ? Voici un modèle gratuit + nos conseils bonus
Si vous cherchez standardiser le processus de demande de congés, ou un employé en quête d’un modèle de demande, n’allez pas plus loin, on a la réponse à vos besoins.
Comment s’y prendre ? En un mot : formulaire.
On vous dit tout sur le formulaire de demande de congés, avec notre modèle en prime. 📝
Si vous avez besoin d'un peu plus d'informations sur comment simplifier la gestion des congés en général, on vous couvre également.
Téléchargez notre modèle gratuit de formulaire de demande de congés
Voici notre modèle de formulaire de demande de congés, fait avec amour. ❤️ Il vous suffit de compléter le document avec les informations adéquates, et à vous les vacances ! Le document est au format Word (.docx), mais n'hésitez pas à le transformer en PDF si besoin.
Si vous souhaitez mettre en place votre propre formulaire, vous pouvez toujours utiliser le nôtre comme exemple.
Le passeport pour vos vacances avec notre modèle de formulaire de demande de congés
Télécharger gratuitementLes informations à inclure dans une demande de congés
D’une entreprise à l’autre, voire d’un manager à l’autre, le processus de demande de congés peut différer. Dans certains cas, le salarié doit envoyer une lettre recommandée, alors que dans d’autres, il suffit de faire une demande informelle par mail.
Quoi qu’il en soit, si aucune obligation légale n’impose de méthode, on peut vite finir perdu sur bonne démarche à suivre. Et comme si ça n’était pas suffisant, les exemples que vous avez trouvés sur internet ne sont pas les mêmes d’un résultat à l’autre.
Mais alors, que faut-il indiquer ? Si notre modèle ne vous convient pas, on arrive à la rescousse pour vous donner les éléments clés à inclure dans votre demande de congés.
Vos informations personnelles
Il n’est évidemment pas question d’indiquer les informations privées du salarié ici, mais voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre demande de congés :
- nom et prénom,
- poste et service.
En bref, il s’agit d’identifier le salarié au sein de l’entreprise d’un seul coup d’œil. De cette manière, il est plus simple pour la personne en charge de répondre à la demande : elle sait dans quel service de l’entreprise la personne se trouve et si sa demande colle avec le calendrier.
Les informations relatives aux congés
Une fois le salarié clairement identifié, il est temps d’indiquer les informations relatives aux congés :
- les dates correspondant au premier et dernier jour de congé,
- le nombre de jours total,
- le type de congés et la raison (maladie, congés payés, RTT, paternité et maternité, mariage, décès…)
Il existe d’innombrables cas pour lesquels on peut faire une demande de congés, il est donc important de préciser la nature de la requête, d’autant plus que certaines absences nécessitent un justificatif (comme la maladie, par exemple).
Une partie supplémentaire pour la réponse du responsable
Comme mentionné précédemment, chaque entreprise a un processus de demande de congés bien différent. Ce qui est sûr, c’est qu’un formulaire simplifie non seulement la demande, mais aussi la réponse.
Alors pourquoi ne pas l’inclure dans votre formulaire ?
Le responsable peut répondre rapidement depuis le même document, en indiquant son approbation, ou non. Il peut même justifier de sa réponse et, pourquoi pas, proposer des dates alternatives au salarié (prenez exemple sur notre modèle 😉).
💡Si l’employeur peut refuser une demande de congés, ce refus ne peut être abusif et doit tout de même respecter les politiques conventionnelles qui s’appliquent. Il est alors d’autant plus important de donner la possibilité au responsable de justifier sa réponse s’il refuse d’accorder les congés au salarié.
Pourquoi passer par un formulaire pour une demande de congés ? 3 avantages principaux
Comme on a pu l’expliquer plus tôt, il n’existe aucun encadrement légal quant à la forme que doit prendre la demande de congés, et les entreprises le font un peu à leur sauce.
D’ailleurs, si vous avez vous-même été salarié dans plusieurs entreprises, vous avez sûrement connu différentes approches et avez vos préférences.
Si on ne peut pas dire quelle méthode est la meilleure (objectivement, on n'aurait pas la prétention de le faire), il n’en reste pas moins qu’un formulaire standardisé fait partie des meilleures. ☝️
- Un formulaire standardisé est indéniablement plus clair. Vous savez où trouver les informations clés en un claquement de doigts, ce qui, in fine, vous permet de prendre une décision plus rapidement. Tout le monde gagne du temps. ⏰
- Avec toutes les informations centralisées, le suivi de la demande est radicalement simplifié. Dans le cas d’un formulaire papier, il vous suffit de jeter un coup d’œil à la feuille pour voir si vous avez déjà répondu (notamment avec notre beau modèle). Dans le cas d’un formulaire via logiciel, tout y est centralisé, il suffit de quelques clics pour savoir où la demande en est (aussi bien pour vous que pour le demandeur). 👁️
- Les salariés n’ont plus à se prendre la tête sur ce qu’il faut dire et la manière dont il faut le faire, il suffit de remplir le formulaire, et le tour est joué. Je vous ai bien dit que ça n’était pas sorcier. 🧙
Faire une demande de congés : les bonnes pratiques à respecter
Concrètement, faire une demande de congés n’est pas sorcier. Cela étant dit, le passeport pour des vacances (bien méritées) doit respecter certaines règles. Pas de panique, on vous dit tout. 🧑🏫
💡Pour rappel, les congés font partie du droit de tous les salariés d’une entreprise ! Chaque personne cumule 2,5 jours de congé par mois, et peut en bénéficier dès l’embauche par anticipation et selon les règles conventionnelles en vigueur.
Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour une gestion des congés qui roule :
1. Remplissez le formulaire avec précision et bon sens
Nom, prénom, service, dates souhaitées, type de congé : ne laissez rien au hasard. Un formulaire mal rempli, c’est un aller simple vers des allers-retours RH inutiles.
Soyez aussi clair sur la période d’absence souhaitée, surtout si elle chevauche des jours fériés ou des ponts.
2. Anticipez votre demande… et respectez les délais !
On comprend, poser ses congés à la dernière minute, c’est parfois tentant… Mais côté RH, ça crée un joyeux bazar.
👉 Aux salariés : respectez un délai raisonnable pour que votre employeur puisse organiser l’activité du service. Anticiper, c’est le secret pour partir l’esprit tranquille (et sans culpabilité).
👉 Aux RH : donnez le moyen aux salariés de le faire ! Comment ? Mettez en place une politique RH claire qui comprend la gestion des congés payés, avec, par exemple, des dates d'échéance pour poser des congés sur une période donnée. Mettez aussi à leur disposition des outils pour simplifier ce processus, comme le formulaire de demande de congés dont il est question dans cet article, mais aussi des logiciels. Ça, on vous en reparle plus bas. 🤫
3. Choisissez le bon moment pour partir
Planifiez les jours de congé en tenant compte du calendrier de l’entreprise : pics d’activité, congés d’équipe déjà validés, deadlines... Partir juste avant la clôture comptable ou au milieu d’un projet critique ? Mauvaise idée !
4. Vérifiez vos soldes de congés avant de demander
Faire une demande alors qu’on n’a plus de droit au congé concerné ? Oups. 🙈 Vérifiez bien vos compteurs : congés payés, RTT, congé parental, sans solde, etc. Les outils RH (ou le logiciel de gestion des absences) vous donnent ces informations en temps réel. Servez-vous-en.
RH et managers, ce conseil s'applique aussi à vous ! Pensez-y lors de la validation des demandes.
5. Privilégiez la transparence entre salarié et manager
Avant de formaliser une demande, établir un échange en amont permet de désamorcer les tensions et d’adapter les périodes d’absence si besoin. En bonus, ça montre que les salariés jouent collectif, et que les managers sont à l'écoute de leur équipe. 👍
Allez plus loin qu'un modèle de demande de congés : passez à un logiciel !
Il n’est pas abusé de dire qu’un logiciel existe pour presque tous les problèmes que l’on peut rencontrer dans notre vie professionnelle.
Et évidemment, notre problématique de demande de congés ne déroge pas à la règle.
Les logiciels de gestion des congés : avantages et exemple
La première option qui s’offre à vous est de vous diriger vers des logiciels de gestion des congés et des absences, destinés aux RH et parfaitement adaptés à la tâche.
Et concrètement, ça change quoi ?
Moins d’erreurs, plus de sérénité
Fini les oublis, doublons ou demandes perdues entre deux feuilles volantes. Le logiciel
- centralise toutes les demandes de congé,
- les valide selon les règles internes de l’entreprise,
- et alerte les employeurs en cas de conflit de dates.
✅ Résultat : une gestion fluide, carrée, et sans prise de tête.
Un gain de temps considérable pour les RH
Au lieu de devoir vérifier manuellement chaque formulaire, chaque jour d’absence, chaque type de congé, l'outil fait le boulot automatiquement. Les RH peuvent enfin consacrer leur énergie à des missions plus stratégiques (ou boire leur café chaud, pour une fois).
Une vision claire pour tous
Employé comme employeur ont accès à un tableau de bord clair : soldes de jours de congés, délai de traitement, périodes d’absence à venir… Plus besoin d’envoyer trois mails pour savoir si on peut poser ce fameux vendredi de pont !
Une couverture complète des types de congés
Ces outils prennent en charge tous les types de congés :
- Congés payés, classiques mais incontournables
- Congé maternité, paternité, parental, pour accueillir un enfant
- Congé sans solde, sabbatique ou interruption de carrière
- Congé pour enfant malade, proche aidant, événement familial
- Congé médical, pour les absences liées à la santé
- Et toutes les absences exceptionnelles prévues par le droit
Exemple
👉 Par exemple, avec Eurécia Congés & Absences, vous gagnez jusqu’à 50 % de temps sur le processus :
- le collaborateur consulte son solde de congés et pose ses jours en quelques clics et en toute autonomie, directement depuis l’interface du logiciel,
- son manager ou son responsable RH est immédiatement notifié afin de valider ou non cette demande,
- le personnel encadrant dispose d’une vue d’ensemble du planning de ses équipes.
Eurécia Congés & Absences
Les logiciels de dématérialisation des formulaires : avantages et exemple
Plutôt que de gérer les congés via un simple tableau ou un modèle Word, votre seconde option est de porter votre attention sur les logiciels de dématérialisation de formulaires. Ces outils permettent de créer des formulaires de demande 100 % en ligne, personnalisables et traçables.
Leurs avantages
- Remplissage rapide sur ordinateur ou mobile
- Centralisation des informations et attestations au même endroit
- Signature électronique intégrée
- Archivage automatique dans le dossier salarié
- Réduction du risque d’oubli ou de perte de feuille de demande
- Intégration possible avec d’autres outils RH (paie, planning…)
Exemple
C'est la force notamment de Kizeo Forms. Avec ses modèles et sa démarche intuitive, l'outil simplifie le processus :
- les demandes de congés se font directement depuis l’application (mobile ou tablette),
- le suivi est clair et rapide,
- le formulaire est prérempli d’après les informations du compte du salarié, et une fois les dates ajoutées et le document signé, les managers et RH sont immédiatement notifiés.
Kizeo Forms
Mais peu importe votre choix, utiliser un logiciel adapté pour ce processus apporte de nombreux avantages :
- la simplification de la démarche pour les salariés et les RH,
- l’automatisation de tout le processus de demande congés,
- la centralisation des demandes et des réponses pour suivre plus facilement l’avancement général,
- une alternative plus écologique permettant d’économiser du papier. 🌱
Le formulaire de demande de congés, en bref
Finalement, les petits inconvénients peuvent être facilement réglés avec efficacité grâce à un formulaire.
Un document standardisé vous facilite la vie (et votre travail par la même occasion) tout en vous faisant gagner du temps, alors pourquoi s’en priver ? Même en cherchant, il est difficile d’y trouver des points négatifs.
Que ce soit avec notre modèle ou à l’aide d’un logiciel, nul doute que vous savez désormais comment mettre en place cette démarche pour vos demandes de congés au sein de votre entreprise !
Après avoir décroché un master en traduction et communication, Coralie a plongé tête la première dans l'univers du SEO et de la rédaction web, séduite par la magie des mots et l'art de l'influence. Avec son expertise en réseaux sociaux, elle navigue dans la communication digitale comme un poisson dans l'eau. Parlant couramment l'anglais et le japonais, Coralie maîtrise les subtilités culturelles et linguistiques pour les appliquer au mieux dans la rédaction, captivant une large audience et un public tout aussi varié.
Fun fact : dans son temps libre, Coralie troque son clavier pour une manette et un tablier, passionnée par les jeux-vidéo et la food. Elle est même à la recherche du meilleur ramen de Paris. 🍜