Tuto : 3 minutes pour créer un planning de congés sur Excel grâce à notre modèle gratuit
Comment créer un planning de congés sur Excel ? C’est facile : appuyez-vous sur notre modèle gratuit de planning du personnel, mis à jour en 2024 !
Pour mieux comprendre comment faire un planning de congés, ou pour exploiter au mieux le
tableau de suivi des congés payés gratuit que nous proposons, suivez notre tutoriel.
Prêt à optimiser la gestion de votre personnel ? Appvizer va plus loin, et vous conseille plusieurs outils dédiés à la gestion des congés et absences : gagnez du temps comme jamais vous ne pourriez l’espérer avec Excel.
Modèle de planning de congés Excel 2023-2024 gratuit à télécharger
Simplifiez-vous la vie : téléchargez notre modèle de tableau Excel de suivi des congés gratuitement et personnalisez-le sur mesure !
Le fichier est prêt à être utilisé. Bonus : les jours fériés en 2023 sont indiqués.
Modèle de planning de congés et absences au format Excel
Télécharger le modèleNB : ce document peut également faire office de planning de congés Google Sheet.
Tutoriel : comment faire un planning de congés sur Excel en 9 étapes simples
Ce tutoriel à suivre pas à pas vous explique comment réaliser vous-même votre tableau de suivi des congés sur Excel, que votre ordinateur fonctionne sous Windows ou sous Mac OS.
Que vous ayez téléchargé notre modèle gratuit, ou que vous souhaitiez démarrer de zéro, suivez le guide !
| Étape | Élément dans Excel | Actions à effectuer pas à pas |
|---|---|---|
| 1 |
Cellule A1 |
Entrer « Congés 2023 » |
| 2 |
Cellule A2 |
Entrer « NOM Prénom » |
| 3 |
De la cellule A3 à Ax incluse |
Renseigner les noms de vos salariés dans cette colonne |
| 4 |
Cellule B1 |
Dans l’ordre :
|
| 5 |
Cellule B2 |
Dans l’ordre :
|
| 6 | Cellules B1 et B2 |
Pour incrémenter B1 et B2 :
|
| 7 | La fenêtre « nouvelle règle » apparaît |
Dans l’ordre :
|
| 8 | La fenêtre « format personnalisé » apparaît |
Dans l’ordre :
|
| 9 | La feuille complète, cellule par cellule | Pour chaque salarié, rentrer la lettre « c » dans les cellules qui correspondent à leurs jours de congés : les jours de congés apparaissent en couleurs ! |
✅ Votre planning de congés Excel est créé ! Vous devez obtenir un résultat similaire à l’image ci-dessous :
Perfectionner son calendrier congés Excel : tutoriel vidéo
Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez appréhender Excel de manière plus approfondie pour créer votre tableau Excel des congés automatisé avec vos propres données, utiliser les fonctions CHOISIR, NO.SEMAINE, et JOURSEMAINE.
Les limites et les risques d’Excel pour l’entreprise
Excel est l’outil de calcul le plus pratique pour gérer les congés de manière informatisée. Cependant, une feuille de congés Excel pour gérer les congés payés de ses salariés n’est plus optimale.
À l’ère de la dématérialisation et de l’exploitation stratégique des données pour les ressources humaines, Excel est aujourd’hui dépassé en raison de ses faiblesses :
- les risques d’erreurs liées à la saisie multiple et les corrections,
- l’aspect chronophage de son utilisation,
- un paramétrage conséquent pour obtenir des synthèses,
- les limites de l’outil liées aux volumes de données à traiter,
- les limites des capacités de calculs en simultané qui ralentissent voire bloquent le logiciel,
- l’absence de transversalité, il faut créer des onglets et effectuer des mises à jour manuelles,
- l’absence de lisibilité pour utiliser le logiciel comme outil décisionnel, malgré l’implémentation VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.
Créer un planning de congés en quelques clics avec un logiciel en ligne
Les avantages d’un logiciel de gestion des congés et des absences
Les ressources humaines disposent maintenant de logiciels dédiés à la gestion des congés et absences, ou bien de modules prévus à cet effet dans un logiciel SIRH. Leurs avantages :
- le processus de demande et de validation de congés est dématérialisé ;
- un gain de temps énorme pour le responsable des ressources humaines qui peut enfin déléguer certaines tâches chronophages pour se concentrer sur des questions plus stratégiques ;
- le calendrier des congés est disponible pour tous les collaborateurs : un salarié peut effectuer une demande, le manager reçoit une notification pour la valider ;
- les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur agit dans le système d’information ;
- un tel outil s’interconnecte avec un outil de paie et de comptabilité pour exporter les données sans manipulations manuelles chronophages ni erreurs ;
- il offre une vision globale pour anticiper les taux d’absence à certaines périodes, équilibrer les compétences métiers optimales à conserver, et in fine ajuster rapidement le tir en disposant des informations capitales sur un tableau de bord muni d’indicateurs personnalisés ;
- le temps de traitement des demandes, des validations et de comptabilisation des journées d’absence est considérablement réduit par rapport à Excel, et ce, sans erreurs puisque la donnée est saisie une seule et unique fois.
7 outils pour faciliter votre gestion des congés
1️⃣ Eurécia Congés & Absences simplifie de nombreux processus RH et offre de multiples avantages :
- la gestion de tout type d’absence au sein de la même interface,
- l’affichage du solde de congés en temps réel,
- des flux de validation pour les décideurs,
- un historique des congés et absences par salariés,
- un planning des congés lisible,
- un tableau de bord pour suivre l’absentéisme en temps réel.
2️⃣ Le module de gestion des congés du SIRH Factorial a de nombreuses fonctionnalités :
- l’automatisation du process de demande de congés,
- la mise à jour automatique du solde des jours disponibles et des plannings,
- la visibilité en un coup d’œil sur le planning d’une équipe,
- la synchronisation avec Google agenda,
- des tableaux de bord personnalisables pour suivre l’activité,
- l’accès aux fonctionnalités via votre mobile, etc.
3️⃣ Figgo est la solution qui permet aux entreprises dès 30 collaborateurs de gérer les congés et absences plus efficacement grâce à :
- la gestion de tous les types d’absence,
- un processus simplifié au maximum, de la demande de congés à la validation,
- l’automatisation des tâches, par exemple l’approbation des congés depuis le planning d’équipe,
- l’interfaçage avec la majorité des logiciels de paie du marché,
- au module de reporting,
- une application mobile,
- au paramétrage adaptable aussi à l’international, etc.
4️⃣ La solution de gestion des absences et congés qu’est Kammi représente une excellente solution pour le management de ce domaine. Elle permet notamment :
- de faciliter le lien entre les gestions des absences et la paie de façon automatique ;
- de rendre plus fluides les flux de demandes de congés, d’absences ou de télétravail, sur une même interface ;
- d’obtenir une vue d’ensemble sur l’absence des employés, et ainsi de réaliser un meilleur suivi RH ;
- d’améliorer l’encadrement de la période des congés et ainsi de pouvoir faciliter la gestion des remplacements.
5️⃣ oHRis Congés est un logiciel de gestion des congés et absences à l’interface moderne et particulièrement intuitive.
- Dans la vue d’un planning collectif dans oHRis Congés, le manager peut planifier le travail et les congés annuels par service ou individuellement.
- On note un aspect pratique qui profite à chaque collaborateur : les plannings de congés annuels se répercutent automatiquement dans les agendas professionnels des messageries telles qu’Outlook, Zimbra, Gmail, et Lotus.
- Le responsable des ressources humaines peut également définir ses propres règles et les automatiser pour gérer les congés acquis, pris, les RTT, l’ancienneté, etc.
6️⃣ Traxxeo est un logiciel spécifiquement destiné aux secteurs de la construction, des infrastructures ou encore de l’ingénierie. Son objectif ? Fluidifier la gestion des ressources chantier mobiles, dont les ressources humaines. Grâce à son outil Absence Planning, vous :
- effectuez en toute simplicité vos demandes et validations des congés, conformément aux spécificités propres au secteur ;
- centralisez la gestion des plannings d’absences au sein d’un même outil ;
- traitez prioritairement les absences par type ou statut d’approbation ;
- disposez de multiples vues selon les besoins (multi-semaine, quotidien, par personne ou par chantier, etc.) ;
- bénéficiez de l’intégration avec vos outils de gestion.
7️⃣ Vous êtes une TPE ou une PME et vous recherchez une solution pour gérer facilement les congés de vos employés ? Sage Business Cloud Paie et son module Congés et Absences vous offre :
- une plateforme intuitive et très simple à exploiter,
- la saisie des congés par le collaborateur directement depuis son espace personnel,
- des circuits de validation des demandes de congés personnalisables,
- une mise à jour en temps réel des plannings et des soldes de congés,
- le transfert des données vers votre outil de paie vous gagner un temps précieux dans l’édition des fiches de salaire,
- la prise en compte automatique des évolutions légales ou conventionnelles.
Adieu Excel, bonjour la productivité !
Excel est pratiquement le dernier outil d’une autre époque à être utilisé, mais ses jours sont comptés.
De nombreux responsables et gestionnaires estiment avoir déjà perdu d’innombrables heures : ils gèrent désormais leurs activités RH, comme le suivi des congés et absences, au sein d’un logiciel métier dédié à la gestion des absences, qui leur permet d’effectuer un nombre considérable de tâches sans stress.
Ce gain de temps se répercute sur les finances grâce aux erreurs évitées et grâce à un regain de productivité possible, une fois la fatigue répétitive d’Excel éloignée.