Et si l’annualisation des temps de travail était la solution pour votre entreprise et vos salariés ?
Pour certaines entreprises, la gestion de son environnement de travail et des plannings des salariés est un véritable casse-tête : activité saisonnière, pics de commandes imprévisibles, irrégularité de la production, difficultés à embaucher et autres réjouissances RH. 😱
Chaque année, vous faites face aux mêmes dilemmes : embaucher un nouveau salarié ? Passer par l’intérim ? Proposer des heures supplémentaires ? Utiliser le chômage partiel ?
Et si on vous disait qu’une autre voie est possible ? En annualisant le temps de travail de vos salariés, vous simplifiez l’organisation des horaires ET respectez la durée légale du travail.
Tout le monde peut le mettre en place, mais ça demande d’observer certaines obligations bien précises. Suivez le guide pour une (r)évolution des horaires en toute sérénité.✌️
Revenons d’abord sur la notion d’annualisation du temps de travail
Qu’est-ce que c’est ? Définition
L’annualisation du temps de travail est un aménagement des horaires des salariés destiné à s’adapter aux variations d’intensité de l’activité de votre entreprise.
Grâce à ce mécanisme, vous répartissez le temps de travail sur une année civile. En fonction des besoins :
- vous augmentez la cadence pour les périodes de forte activité ;
- vous la ralentissez quand le travail ralentit.
En principe, la durée légale du travail est de 35 heures hebdomadaires. Grâce à l’aménagement annuel des horaires, vous pouvez compenser les heures supplémentaires sur les périodes où vos salariés font moins. Vous restez soumis à la durée légale, mais elle se calcule en fonction d’une moyenne annuelle, et non pas hebdomadaire.
Prenons un exemple tout simple
Un petit hôtel en Bretagne emploie 5 salariés permanents.
- En été, toutes ses chambres sont louées chaque semaine.
- En hiver, les touristes se font plus rares et ils viennent plutôt pour passer un weekend.
- Grâce à l’annualisation du temps de travail, les salariés feront des semaines de 45 heures à la saison estivale et des semaines de 25 heures pendant la période creuse.
💡 Que dit le Code du travail ?
L’annualisation est prévue aux articles L 3121-41 et suivants du Code du travail. La période annuelle de référence est constituée de 1 607 heures (pour un contrat de 35 heures) et 1781 heures (pour un contrat de 39 heures).
Au-delà, il s’agit d’heures supplémentaires devant être payées.
Toutes les entreprises sont concernées ?
Toutes les entreprises peuvent mettre en place le dispositif : PME, TPE ou groupes cotés.
Dans les faits, seuls quelques secteurs sont concernés :
- l’hôtellerie, l’hébergement touristique et la restauration ;
- les activités touristiques et de loisirs ;
- le périscolaire ;
- l’agriculture ;
- l’industrie.
Le Père Noël 🎅est le premier satisfait par la mise en place de l’annualisation des contrats de travail. Pendant le rush de décembre, tous les lutins sont sur le pont. Le reste de l’année, les équipes fabriquent les jouets en fonction des besoins. Et depuis que les ateliers du Père Noël rencontrent des difficultés dans l’approvisionnement en matières premières et en pièces détachées, l’aménagement des horaires prend encore plus de sens.
Annualiser la gestion des horaires : comment ça fonctionne au juste ?
Les 4 étapes pour mettre en place une modulation annuelle du travail
Une convention collective peut définir la procédure pour annualiser les plannings.
Si ce n’est pas le cas, voici les étapes à suivre :
- Consulter les représentants du personnel, c’est-à-dire les membres du Comité social et économique (CSE), sur le projet d’annualisation ;
- Trouver un accord avec le CSE sur les modalités de mise en place. Il doit être formalisé au sein d’une convention écrite.
- Faire valider le dispositif d’annualisation du temps de travail par l’inspection du travail.
- Informer les salariés des modulations d’horaires.
⚠️ Vous pouvez mettre en place, temporairement, un aménagement du temps de travail sans avoir consulté les instances représentatives du personnel. Mais la modulation aura lieu sur 4 semaines pour les sociétés de moins de 50 salariés et maximum 9 semaines au-delà.
Sous quelles conditions ?
- La question doit être discutée avec les délégués du personnel ou le comité d’entreprise.
- Seuls les salariés en CDD ou en CDI sont concernés (cadre ou non, à temps complet ou partiel).
- L’aménagement doit concerner tout un service, ou la totalité des salariés de la société. Ça ne peut jamais être un traitement de faveur (ou de défaveur !) pour un seul employé.
- Un délai de préavis doit être respecté (minimum 7 jours ouvrés).
- Il est nécessaire de limiter au maximum les interruptions de travail au cours d’une même journée. Dans la mesure du possible, évitez de multiplier les déplacements entre le domicile et le lieu de travail pour le bien-être de vos salariés.
☝️ Annualiser les plannings ne veut pas dire que vous pouvez faire travailler vos salariés 24 heures sur 24 pendant quelques jours. La loi fixe des temps maximaux de travail qu’il faut obligatoirement respecter (cumulativement) :
- 48 heures maximum par semaine (et 60 heures en cas de circonstances exceptionnelles) ;
- 10 heures par jour ;
- 46 heures en moyenne sur 12 semaines.
Modifier les contrats de travail
Si vous souhaitez passer à un temps de travail annualisé, vous allez devoir modifier vos contrats de travail. Le document doit préciser :
- les modalités de modulation des heures de travail ;
- les conditions dans lesquelles les modifications de planning peuvent intervenir ;
- le montant de la rémunération et le mode de versement (lissé sur l’année ou ajusté aux heures effectivement travaillées).
Avantages et inconvénients de l’annualisation du temps de travail
Un peu comme pour les montagnes russes, l'annualisation permet de suivre les fluctuations de votre activité selon les périodes. Une répartition des horaires appréciable dans certains secteurs, sous certaines conditions. Attention en effet, l'annualisation n'a pas que des avantages.
Les avantages de l'annualisation
Plus de flexibilité pour l'entreprise et les salariés
Ajuster les horaires de travail des employés en fonction de l'activité, c'est idéal et utile. Personne n'aime rester au boulot pour faire acte de présence ! Une gestion souple du temps de travail effectif qui peut parfaitement s'adapter aux secteurs professionnels qui connaissent une variation élevée de l'activité selon la période de l'année.
Exemple : c'est une bonne méthode pour faire face aux rushs de saison dans l'hôtellerie, la restauration ou le tourisme, ou pour préparer les fêtes dans le commerce par exemple.
C'est aussi une modification facile et ultra-pratique des heures de travail pendant les périodes creuses de votre entreprise. L'accord parfait entre disponibilité des équipes et des besoins de l'employeur ! 🤝
Moins d'heures supplémentaires à payer
Un contrat de travail annualisé est synonyme d'économies pour l'entreprise. En répartissant les heures sur l'année entière, vous évitez les surcoûts liés aux heures supplémentaires grâce à la compensation. ✅
On le sait, les semaines se suivent et ne se ressemblent pas toujours. Ainsi, si vos employés ont eu une semaine chargée, aucun problème ! La durée hebdomadaire de travail peut être supérieure à la semaine précédente, tant que le total reste dans les limites fixées par la loi pour la période de référence.
La même sécurité pour les salariés
Contrairement aux contrats précaires qui dépendent souvent des besoins immédiats en personnel, les salariés ont la certitude de recevoir la même rémunération, peu importe la répartition des heures. Pour eux, pas de stress à la fin du mois !
Les inconvénients et les risques juridiques
Vous songez à la mise en place du temps de travail annualisé ? Excellente idée, mais gardez en tête que ce changement complet a quelques défauts.
Un suivi des heures plus complexes
Là, vous n'aurez pas le choix ! Entre les salariés en absence pour congés ou pour maladie, les employés à temps partiel et ceux à temps plein, vous allez devoir être très rigoureux pour ne pas vous emmêler les pinceaux…
Suivez le temps de travail avec un système adapté pour des heures calculées et décomptées avec précision. Grâce à un suivi de qualité, vous vous évitez d'éventuels litiges avec les salariés.
☝️ Assurez-vous aussi de toujours respecter la durée légale du travail sur la base annuelle, au risque d'encourir des sanctions.
Des difficultés d'organisation du temps de travail pour les salariés
La clé d'une modulation du temps de travail réussie ? L'anticipation !
Si le planning de travail change de manière imprévue suite à des variations temporaires d'activité, difficile de s'organiser.
Notre conseil : définissez les modalités dès le début et communiquez les modifications plusieurs jours à l'avance. Le principe est de ne pas trop bousculer au dernier moment l'équilibre vie perso/vie pro du salarié.
Un encadrement strict par la loi
Attention, avant de vous lancer dans cet aménagement du temps de travail, vérifiez que vous y avez le droit !
👉 En l'absence d'accord collectif ou de convention collective dans lesquels elle serait prévue, le droit du travail ne vous autorise pas à envisager cette option. Vous pouvez passer au temps de travail annualisé ? Parfait, mais restez toujours dans le respect de la durée légale de travail imposée par le Code du travail, soit 1 607 heures maximum par an pour les salariés à temps plein.
Calculer l’annualisation : les questions à se poser pour ne pas se tromper !
Vous suiviez jusque-là ? Tant mieux, parce qu’on arrive aux choses sérieuses… 😟
Il faut maintenant déterminer le planning de chaque salarié en tenant compte de toutes les dispositions de votre convention collective et de la loi.
Et n’oubliez pas de penser :
- aux jours fériés,
- aux congés payés,
- aux RTT (pour les contrats de 39 heures),
- aux jours de repos hebdomadaires,
- et à tout un tas d’autres éléments.
💸 Quel impact sur la rémunération de vos salariés ?
Si les heures de travail de vos salariés sont annualisées, vous pouvez choisir de :
- les rémunérer en fonction de la durée réelle de son travail dans le mois. Chaque salaire sera alors différent de l’autre en fonction de l’activité de l’entreprise ;
- lisser leur rémunération sur l’année. C’est souvent la solution préférée des employés : un revenu fixe est plus sécurisant.
🏝️ Comment gérer les congés ?
Annualisation ou pas, le salarié a droit à 5 semaines de congés payés. La modulation annuelle ne remet pas en cause ce principe.
Dans certaines situations bien précises (et listées dans la convention d’annualisation), les congés payés peuvent faire l’objet d’un report jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
⏲️ Les heures supplémentaires
Dès lors que le plafond annuel est atteint, le salarié effectue des heures supplémentaires qui doivent lui être payées. Le taux légal horaire est augmenté de 25 % entre 1 608 heures et 1 971 heures. Au-delà, c’est un taux majoré à 50 % qui s’applique.
Les heures supplémentaires peuvent être payées ou récupérées.
Et n’oubliez pas : au-delà de la 41e semaine effectuée, une heure de RTT est accordée pour toute heure supplémentaire.
Comment calculer les heures supplémentaires dans le cadre de l’annualisation ?
Les bases du calcul
Dans un système d'annualisation, les heures supplémentaires ne sont pas à prendre en compte sur la base du travail hebdomadaire. Ici, c'est l'ensemble du temps de travail sur une période d'un an qui compte.
👉 À temps complet, le temps de travail annuel ne doit pas dépasser la limite de 1 607 heures. Chaque heure effectuée au-delà de ce contingent constitue une heure supplémentaire qui doit apparaître en plus dans le calcul du salaire.
Exemple de décompte
Un peu perdu face au fonctionnement ? Voici un exemple pour mieux comprendre :
-
Mois 1 : 35h/semaine en moyenne. Le temps de travail effectué est conforme au temps légal.
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Mois 2 : 40h/semaine en moyenne. Une forte activité a nécessité une modulation. Veillez à noter le nombre d'heures travaillées en plus pour le mois 2, mais elles ne seront pas considérées comme des heures supplémentaires si elles sont compensées plus tard.
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Mois 3 : 32h/semaine. L'activité s'est relâchée et le salarié a moins travaillé. Cette période plus creuse dans l'entreprise permet de récupérer les heures du mois 2.
Une bonne maîtrise du volume d'heures mensuelles vous permettra de prévoir les éventuelles heures supplémentaires à inclure sur la paie du salarié à la fin de la période. Si les heures décomptées sont supérieures à 1 607 heures, il faudra payer celles qui dépassent ce plafond.
Obligations légales et délai de prévenance : ce qu’il faut savoir
L'annualisation des temps de travail, ce n'est pas une carte blanche aveugle pour la gestion du personnel. Il existe certaines règles strictes à respecter.
Ce que dit la loi
L'article L3121-44 du Code du travail prévoit que l'annualisation doit être envisagée dans le cadre d'un accord collectif (accord de branche ou accord d'entreprise) ou d'une convention collective. Annualisé, le plafond des heures décomptées ne doit pas dépasser 1 607 heures. Les heures travaillées doivent faire l'objet d'un suivi rigoureux obligatoire dans le but d'éviter les abus, de l'employeur comme du salarié.
Le délai de prévenance pour modifier les horaires
Les horaires de travail des salariés ne peuvent pas être modifiés à la dernière minute. L'accord collectif, la convention collective ou un avenant au contrat de travail doit prévoir cette modalité, qui correspond au délai de prévenance.
En général, le délai de prévenance est fixé à 7 jours, mais il peut être différent selon l'accord. Si l'employeur ne respecte pas ce délai d'information, il s'expose à des sanctions juridiques. On pense à avertir quelques jours à l'avance pour chaque modification prévue.
Les risques en cas de non-respect
Une annualisation mal gérée ou un employeur qui ne respecte pas ses obligations n'auront pas de conséquences que sur l'ambiance au travail. Il s'expose à plusieurs sanctions, telles qu'un redressement de l'URSSAF ou des sanctions judiciaires en cas de litige.
Un faux pas suffisamment caractérisé, et il peut se retrouver au Conseil des Prud'hommes, devant une juridiction civile pour des réparations financières, ou encore devant une juridiction pénale pour les manquements les plus graves (travail dissimulé ou fraude organisée par exemple).
Nos conseils pour mettre en place facilement un aménagement annuel du temps de travail
Pour réussir votre annualisation, il faut nécessairement garder une trace des heures travaillées par vos salariés. La modulation nécessite une organisation rigoureuse des plannings de la part de l’employeur.
Heureusement, il existe plusieurs outils pour suivre les temps et ainsi vous aider à piloter l’annualisation du temps de travail facilement. Les logiciels calculent trois indicateurs :
- le nombre d’heures annuelles prévues pour chaque salarié ;
- le nombre d’heures effectivement réalisées par l’employé ;
- l’écart entre ces deux chiffres.
Vous évitez ainsi les casse-têtes en cas d’arrêt maladie, de départ de l’entreprise, de passage en tête partiel en cours d’année, etc. 👍
Factorial Gestion du Temps, par exemple, propose une pointeuse digitale pour suivre facilement les heures travaillées par vos salariés. Avec une feuille des temps à jour (et signée par le salarié directement en ligne !), les managers RH respirent au moment de calculer les heures travaillées par salarié ou par équipe. Les administrateurs et les managers RH pourront filtrer les données de suivi du temps des employés par périodes quotidiennes, hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles.
Factorial Gestion du Temps
L’annualisation du temps de travail en bref
L’annualisation permet d’aménager les horaires de vos salariés en fonction de l’activité de votre entreprise. Les secteurs du tourisme, de l’agriculture et de l’industrie sont les plus concernés par ces variations d’activité.
Modulés sur l’année, les plannings ne s’improvisent pas. Il faut respecter les conditions fixées par la loi et la convention collective. Mais, le plus gros challenge dans la mise en place de l’annualisation des contrats de travail, c’est le calcul des horaires.
Après avoir déterminé la base horaire annuelle, il faudra ajuster vos décomptes en fonction des heures effectuées, des congés, des arrêts de travail, et de tout un tas d’imprévus sans lesquels la vie de l’entreprise serait ennuyeuse 😉.
Sur le principe, l’annualisation est simple et efficace. La mettre en place relève d’une autre paire de manches. Parce qu’il serait dommage de se passer d’un dispositif aussi pratique, on a sélectionné quelques logiciels du tonnerre pour vous simplifier la vie.
FAQ - Questions fréquentes sur l'annualisation des temps de travail
Un salarié peut-il refuser l’annualisation du temps de travail ?
Si l'annualisation est prévue par sa convention collective ou par un accord collectif, l'accord du salarié n'est pas nécessaire. Il ne peut pas refuser cette répartition de la durée de travail sauf s'il peut justifier d'un motif sérieux. On entend par motif sérieux un changement important de ses conditions de travail, des contraintes personnelles majeures, un non-respect des règles légales par l'employeur, ou encore un impact négatif sur la santé sur salarié.
Que se passe-t-il si un salarié quitte l’entreprise en cours d’année ?
Dans cette situation, deux cas de figure sont possibles : il a travaillé plus d'heures ou moins d'heures que prévu. Si son temps de travail effectif dépasse les prévisions, ces heures lui seront payées. Si au contraire, le salarié doit des heures à l'entreprise, elles seront récupérées sur le solde de tout compte. Pour éviter tout risque de litige, mieux vaut anticiper ce dernier cas.
L’employeur peut-il modifier les horaires d’un salarié en annualisation sans préavis ?
Non. En mettant en place l'annualisation des temps de travail, l'employeur s'est engagé à respecter un délai de prévenance avant toute modification de planning du salarié. Généralement fixé à 7 jours, les accords collectifs, les conventions collectives ou le contrat de travail de l'employé peuvent en décider autrement. Selon la jurisprudence, le non-respect de ce délai autorise le salarié à refuser les changements d'horaires.
Les heures supplémentaires sont-elles toujours payées en cas d’annualisation ?
La loi fixe le plafond légal annuel à 1 607 heures de travail. Les heures supplémentaires ne sont donc payées qu'à partir du moment où ce nombre d'heures est dépassé. Si ce n'est pas le cas, même si le salarié dépasse la limite hebdomadaire des 35h, on considère qu'elles sont compensées sur le reste de l'année.
Quels outils existent pour faciliter le suivi des heures annualisées ?
Pour faciliter le suivi obligatoire des heures annualisées, vous pouvez utiliser un tableau dans Excel ou un logiciel de gestion des temps spécialisé. En calculant automatiquement le cumul des heures travaillées, vous avez un meilleur suivi des horaires de chaque salarié.