[Étude de cas] Infopro Digital optimise sa planification et ses ressources

La société leader de l’information automobile pour les méthodes et les pièces détachées budgétise finement ses études.

Infopro Digital (3 600 collaborateurs, 480 M€ de CA, présence dans 15 pays) développe des dispositifs digitaux (plateformes, logiciels, salons professionnels, bases de données, formations) permettant à ses clients issus de six communautés professionnelles (assurance et finance, automobile, construction, distribution, industrie et secteur public) de dynamiser leur performance commerciale.

Son activité automobile est leader sur le marché français de la donnée liée aux méthodes et pièces détachées. Désireuse de développer ce type de services à l’export, la société a tout d’abord eu besoin d’obtenir une vue plus fine de ses temps d’études. Par la suite, elle est passée à une phase d’analyse des temps par recoupement d’informations. Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement, détaille les enjeux organisationnels d’Infopro Digital.

Un marché hexagonal favorable, une ambition internationale

Infopro Digital conçoit des manuels de réparation de voitures destinés aux constructeurs internationaux et aux particuliers. Ces documentations étant désormais au format numérique, la société enrichit des bases de données traduites dans 47 langues sur une application utilisée par ses clients. Elle détaille les pièces, les tarifs, les informations nécessaires à l’élaboration de devis et le chiffrage pour l’assurance suite à des dégâts.

La société est leader sur le marché français de la donnée « Méthodes » et « Pièces » en fournissant un service complet. Sur la seule partie Méthodes, Infopro Digital n’a pas de concurrence dans l’hexagone sur ce marché de niche. Elle a conçu des applications spécialisées sur des pièces de parebrises, rétroviseurs et glaces à destination de réseaux qui travaillent avec des assureurs. Les devis réalisés avec l’outil interne d’Infopro Digital doivent communiquer avec la solution des assurances pour les prises en charge.

La société ambitionne de développer ses méthodes à l’étranger, en plus des pièces, où elle se frottera entre autres à des opérateurs britanniques et allemands.

L’enjeu : la connaissance fine des pièces utilisées et des méthodes

Une énorme base de données (95 000 entrées) constituée majoritairement d’informations constructeurs constitue le cœur de l’activité.

« Le défi du service Production démultiplié sur plusieurs sites — Antony, Orléans, Bordeaux et en Tunisie — consiste à récupérer les informations chez les constructeurs et à les mettre en base en vue de publication sur les outils d’Infopro Digital. La base reste unique, mais les outils prendront des parties spécifiques selon les clients. En tant qu’éditeur, nous bénéficions de contrats spéciaux pour éditer et recréer la documentation technique des constructeurs que nous complétons avec de l’iconographie et des méthodes maison » explique Philippe Sevot, qui est également en charge de l’assistance documentaire.

La construction d’une voiture est un processus complexe

Un véhicule est constitué d’un ensemble complexe de composants. Une carrosserie peut avoir 5 portes et peut exister en versions break, cabriolet, 3-4 ou 5 portes. S’y ajoutent des motorisations, boîtes de vitesse et châssis différents. Des regroupements sont effectués en production. Par exemple, la vidange d’un moteur concernera un ensemble de véhicules. Dans ce cadre-là, une étude consiste à prendre un ensemble de véhicules et à collecter des informations pour chaque moteur, boîte, carrosserie, etc.

Une étude chez Infopro Digital, c’est comme construire un « vrai » véhicule. Ainsi, on injecte un certain nombre de méthodes, de pièces et de temps de main d’œuvre par exemple à une Audi A4 break châssis sport moteur 2l à boîte de vitesses automatique et 7 rapports. Des équipes s’occupent des méthodes de niveau 1 ou 2, d’autres des pièces d’origine constructeur, des temps ou des tarifs.

« L’estimation des temps de fabrication d’une étude était complexe et nous faisions face à des imprécisions et des temps de traitement jugés trop longs. Il nous fallait une solution robuste capable de pointer un nombre d’heures précises sur des parties spécifiques de production. L’outil Beebole a été découpé pour répondre à toutes ces phases. » 

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Beebole : un outil convivial et flexible pour suivre des tendances

Le collaborateur accède à une feuille d’activité via son ordinateur de bureau ou un smartphone. Celle-ci est présentée très simplement selon une vue quotidienne ou hebdomadaire. La « matière première » est une voiture. Le collaborateur choisit une activité dans un menu déroulant de plusieurs dizaines de milliers d’entrées. Chaque modèle a un « code groupe modèle » qui affiche tous les éléments reliés au modèle sélectionné. Infopro Digital a répertorié tous les modèles de voitures sur lesquelles ils travaillent, sachant qu’un modèle peut avoir un moteur différent, exister dans plusieurs versions, etc.

La société avait besoin d’un système robuste, capable de traiter cette masse d’information sous forme de projets. Le collaborateur sélectionne donc une entrée et saisit un nombre d’heures et/ou de minutes. Pas besoin d’une heure de début ou de fin. Une fois la saisie effectuée, le collaborateur peut envoyer sa feuille pour approbation. Le fonctionnement est donc très fluide.

L’administrateur s’occupe quant à lui de deux choses :

• la création de tous les modèles de voitures au fur et à mesure de leur arrivée,
• la création des collaborateurs dans le système et leurs droits accès.

Le système de regroupement des entrées permet de définir des tendances

L’un des points-clés du système : Philippe Sevot a développé un système afin de regrouper les entrées et leur donner une nouvelle dimension. Les modèles de voitures ont donc été structurés par marque, types de moteurs, etc. Il existe une vingtaine de groupes ce qui ajoute des dimensions à chaque entrée de la liste.

La liste des modèles de voitures présente donc les différentes marques, les moteurs, les cylindrées, etc. Lors de la génération de rapports, l’administrateur obtient la vue globale sur tous les modèles de voitures, mais en intégrant les divers critères de groupes prédéfinis. Il lui est donc possible d’analyser le temps passé sur tous les modèles Fiat par exemple, ou le temps moyen de démontage d’une voiture essence, etc. Le système permet donc une analyse poussée et définir des tendances par modèle.

Une gestion des temps complexe en multisites

Des contrôles qualité et de livraison se greffent tout au long de la production. Chaque étape a été détaillée dans l’outil de gestion de temps. Le but : pouvoir identifier précisément, pour chaque création de véhicules, le temps nécessaire pour remplir le niveau « pièces et entretien », le niveau « 600 pièces » et le « niveau couple ». Par exemple, remplir le niveau 600 pièces nécessite 10 % du temps en préparation véhicule, 70 % en production pure et 20 % en contrôle qualité. L’outil de gestion de temps a donc été spécifié ainsi au départ. Déontologiquement, il était hors de question de s’en servir pour mesurer la productivité ni d’en faire usage lors des entretiens annuels.

Aujourd’hui, le personnel français travaille 7 h 30/jour et 6 h 30 le vendredi. La semaine a été bloquée à 36h50. Philippe Sevot a rencontré des difficultés lors de dépassements d’heures : « Nous voulions bloquer la journée à 7 h 30 quotidiennes. En cas de dépassement, le manager devait faire une demande d’heures supplémentaires nécessitant une saisie de régulation spécifique afin de bien borner la journée quotidienne de travail à 7 h 30 ».

L’entité tunisienne, quant à elle, effectue 8 heures quotidiennes. Mais, lors du ramadan, la durée est ramenée à 6 h 30, de même qu’en été pour repasser à 8 heures en septembre.

Un suivi plus fin des temps d’études et des affectations

« Idéalement, nous aimerions affiner notre notion d’horaire quotidien/hebdomadaire et avoir la possibilité de créer des tranches horaires types assignées à des employés ou des équipes. L’avantage actuel avec Beebole, c’est qu’en un clin d’œil, on voit le statut d’une saisie (normal ou anormal) via un code couleur vert ou rouge ».

Par ailleurs, un technicien au sein d’une équipe travaillant sur des parebrises peut momentanément dépanner une autre équipe sur de la filtration. Le système se retrouve donc avec des saisies incohérentes : bien que faisant partie de l’équipe parebrises, il a effectué des tâches liées aux filtres.

« Je sais désormais que Beebole intègre la notion d’équipe. Il suffit de créer deux types d’équipes : les équipes “personnes” et les équipes “projet” ou “activité”. Deux colonnes différentes apparaissent dans Beebole et permettent de visualiser les déplacements inter-équipes. »

Avec un recul de plusieurs années, M. Sevot mesure les temps passés à remplir une base de données et arrive à cerner des tendances de temps en conception d’études notamment grâce à la vue méta non intrusive que procurent les groupes. Cela lui permet de mieux planifier les ressources et le nombre d’études pour les années à venir.

Des gains en termes de précisions

Depuis un an, une nouvelle gouvernance s’est investie d’une mission qualité et procède à des recoupements d’informations : « Beebole me permet de vérifier que les heures sont saisies de façon effective pour chaque étape afin d’aller au-delà du déclaratif. Les chiffres annoncés d’un côté doivent correspondre à la réalité saisie » assure M. Sevot. Comme le système est utilisé par près de 300 personnes, la rigueur est indispensable. D’autant que le coût est bien sûr répercuté sur le prix de la documentation que les clients achètent.

Il explique : « Certains types d’études nécessitaient douze jours, une durée réduite à 9 jours par la précédente direction. La durée effective était finalement de 7 jours. Or, les étapes de préparation permettant de réduire les erreurs subséquentes n’étaient pas saisies. 2 jours additionnels ont donc été demandés. Je veille à ce qu’ils soient bien saisis dans Beebole. Le manque de précision se retourne au final systématiquement contre les saisies imprécises ».

Des évolutions dans l’utilisation opérationnelle de la gestion des temps

Actuellement, M. Sevot travaille avec une extraction mensuelle, puis réalise des tableaux croisés dynamiques. Cela lui permet de faire des recoupements avec d’autres types de tableaux. Pour l’heure, le processus est encore un peu lourd car ces exports mensuels d’environ 5 000 lignes vers Excel vont connaître leurs limites. En effet, Excel lui-même n’a pas vocation à être une base de données et, à moyen terme, il faudra probablement passer par une solution intermédiaire.

Cependant, Beebole propose un tableau de bord couvrant un spectre relativement large de besoins en termes de rapports. Un add on, sous la forme d’un petit menu latéral, permet ainsi de récupérer des données externes de type Google Sheets via un simple clic en temps réel. Nul besoin de retravailler les données ni les graphiques, vlookups, tables pivots, il suffit de rafraîchir les données Beebole à l’aide du bouton adéquat ce qui évite de récréer un rapport à chaque fois et des pertes éventuelles d’informations. Pour l’heure, les add-ons ne concernent que le monde Google.

Le « plus » de Beebole : l’optimisation de la qualité

« La simplification de la gestion des temps au quotidien est le point le plus apprécié dans Beebole. Les modifications sont visibles instantanément ».

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Dans un premier temps, l’outil a servi à budgétiser les études à venir. Désormais, il peut servir également à vérifier que ce qui est avancé en termes d’heures est bien ce qui est fait concrètement, dans le cadre d’une démarche continue de contrôle qualité. Le recul opérationnel de près de 6 ans fait que les moyennes deviennent plus parlantes et fiables avec l’afflux de données dans la durée.

« La simplification de la gestion des temps au quotidien est le point le plus apprécié dans Beebole. Les modifications sont visibles instantanément. Nous allons étudier plus complètement la fonctionnalité d’activation de chronomètre disponible dans les paramètres de la feuille d’activités, ce qui nous permettra un suivi encore plus fin des temps », conclut M. Sevot. Enfin, Infopro Digital se place dans l’optique organisationnelle de la Cour de justice de l’Union européenne qui pousse à l’utilisation d’une solution unique de gestion des prestations dans un but de transparence des horaires et du suivi des heures supplémentaires.