Organisation du Travail : 13 pratiques pour gagner en efficacité

L’organisation du travail… Par où commencer ? C’est en effet un vaste sujet, souvent abordé en entreprise avec l’évolution des pratiques managériales mais aussi avec le développement personnel.

Elle touche la structure dans sa collectivité, mais aussi chacun de ses salariés individuellement. La manière dont l’entreprise organise le travail a un impact sur son développement, sa pérennité, son image.
Mais la façon de s’organiser de chacun·e de ses membres influence directement sa réussite aussi.

Employeur·se, employé·e, nous allons aborder ces deux facettes de l’organisation du travail et de la gestion des temps et vous parler des tendances pour vous aider à conjuguer flexibilité avec productivité.

Quel que soit votre poste, si vous avez un problème d’organisation et que vous ne parvenez pas à structurer votre temps de façon optimale et à gérer les priorités, vous trouverez ici des pistes de réflexion !

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Qu’est-ce que l’organisation du travail ?

L’organisation du travail comprend :

• la définition des tâches,
• leur attribution à des ressources humaines,
• leur planification
• et les méthodes et moyens mis en œuvre pour les réaliser.

Mais le cadre est plus large que cela, le concept touchant aussi à la définition de l’environnement de travail, des conditions de travail, de l’emploi du temps des salarié·e·s, leur répartition dans le bon service, etc., bref de l’organisation de la vie en entreprise.

🧐 Il y a là une double dimension :

• pour l’entreprise, il s’agit de concilier performance individuelle et performance collective ;
• au niveau de l’employé·e, il s’agit aussi, dans une certaine mesure, de concilier vie professionnelle et vie personnelle.

L’employeur optera pour une organisation du travail plus ou moins souple, avec horaires flexibles ou non, la possibilité de faire du télétravail, une hiérarchie bien marquée ou plutôt horizontale…

Les enjeux d’une bonne organisation du travail

Les enjeux en détails

Une bonne organisation du travail, et une bonne communication des règles autour de celle-ci, répondent à plusieurs enjeux :

• la division, la coordination et le contrôle du travail ;
• la visibilité et donc le suivi du travail et des missions de chacun·e ;
• la collaboration entre salarié·e·s, au sein d’un service et entre plusieurs services ;
• l’encouragement à l’autonomie et la responsabilisation ;
• la favorisation de l’innovation ;
• la définition de règles communes pour tous ;
• la productivité des équipes et donc la rentabilité, la réduction des délais et des coûts ;
• le respect d’une politique orientée QHSE pour de bonnes conditions de travail ;
• la croissance financière et structurelle de l’entreprise ;
• la veille au bien-être au travail et à la motivation des équipes.

Quels sont les avantages de répondre à ces enjeux ?

Un bon cadre pour le travail, c'est moins de stress et plus de productivité ! Pour vous, organisation rime avec contrôle ? Au contraire, elle donne une place de choix à la flexibilité. Une organisation réussie :

1. limite les crises et les conflits en définissant les rôles,
2. allège la charge de travail de tous les employés qui ne se sentent plus submergés,
3. et laisse donc de l'espace à plus de créativité et d'innovation.

Bien planifier, c'est permettre à toute l'équipe de mieux respirer. ✅

Les 3 piliers d'une organisation du travail efficace

Pour une organisation de travail efficace au sein de l'entreprise, misez sur trois piliers : anticipation, répartition et adaptation. Et pour la mise en œuvre, testez différentes méthodes de gestion du temps de travail à l'efficacité prouvée comme :

• Le principe Eisenhower : donnez la priorité aux priorités. Une nouvelle tâche à réaliser ? Est-ce urgent et important ? Seulement important ? Uniquement urgent ? Ni l'un ni l'autre ? Selon la réponse, il faudra traiter immédiatement, planifier, déléguer ou éliminer (en tout cas, limiter).

• La routine du time blocking : des temps dédiés pour chaque activité (par exemple répondre à des mails, assister à des réunions…). Pas de dispersion et on évite les interruptions.

• La stratégie Kanban : un grand tableau sur le mur du bureau, plusieurs colonnes pour les étapes du processus de travail (comme "À faire", "En cours", "Terminer"). Chaque projet est matérialisé au moyen d'une carte que l'on déplace jusqu'à ce que l'objectif soit atteint.

Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise organisation, juste celle qui vous permet de garder le cap sans vous perdre en route !

Une organisation évolutive

67 % des salariés interrogés désirent pouvoir bénéficier de nouvelles méthodes de travail (organisation du temps et de l’espace de travail, modes de collaboration au sein des équipes).

Source : étude CBRE-Le Moniteur décembre 2018

☝️ Il ne faut pas perdre de vue que l’organisation du travail d’une entreprise dépend de sa structure, son secteur, sa taille et sa culture d’entreprise. Ainsi, un grand groupe historique n’a certainement pas la même vision ni la même politique sur l’organisation du travail qu’une jeune start up.

Avec le développement d’une structure, un réajustement de l’organisation du travail peut aussi s’avérer nécessaire, dans le respect des accords collectifs et d’entreprise, mais aussi dans un esprit de bienveillance quant aux attentes des collaborateurs.

Sans organisation, la résignation ?

Pour transformer leur organisation, les entreprises doivent passer par une phase intermédiaire durant laquelle on ne perçoit pas encore les bénéfices de la transformation : l’organisation, les postes de travail, les modes de collaboration et les lignes hiérarchiques évoluent, sans que cela ne soit encore totalement stabilisé. De ce flottement peut naître une incertitude, voire une résignation.

Catherine Lainé, Directrice de projets et spécialiste des enjeux RH chez Cegos, acteur de la formation professionnelle et continue

L’organisation du travail en pratique

Quelques indicateurs d’une organisation du travail satisfaisante

La qualité de l’organisation du travail est mesurable de plusieurs façons, notamment avec :

• l’engagement de vos collaborateurs ;
• la fluidité de la circulation, du partage de l’information ;
• les relations de travail entre collègues ;
• le climat, le dialogue social ;
• le contenu des missions et leur juste répartition ;
• l’environnement de travail physique ;
• le degré d’autonomie et de responsabilité accordé aux salariés ;
• la conciliation de la vie professionnelle avec la vie personnelle ;
• le respect de l’égalité professionnelle.

Des indices plus négatifs peuvent également être pris en compte comme le taux d’absentéisme ou d’accidents du travail, le turn-over, etc.

Pourquoi être bien organisé·e ?

Selon la flexibilité et le degré d’autonomie que votre structure vous accorde dans la gestion de vos missions, et selon les moyens et les outils mis à votre disposition, vous allez adopter une organisation en conséquence, plus ou moins efficace.

Bien entendu, cela dépend aussi de votre personnalité, de vos aptitudes personnelles, de votre façon de dissocier vie pro et vie perso, etc.

Une chose est sûre : la gestion du temps est centrale. Et l’environnement de travail déterminant. L’objectif étant de ne pas être débordé, et de trouver le juste équilibre entre charge de travail et qualité du travail effectué.

L’enjeu pour l’employeur, en plus d’augmenter la productivité de ses équipes ? Fidéliser ses recrues, attirer les talents et les mobiliser pleinement autour de ses objectifs.

Comment adopter une organisation au travail robuste

L'organisation personnelle : devenez le maître de votre productivité

Avant de vouloir participer à l'organisation du temps des autres membres de votre équipe, posez-vous la question de votre emploi du temps personnel :

• Fixez-vous des objectifs clairs et réalistes. Programmez le GPS et assurez-vous qu'il est suivi. Ces objectifs sont le guide de vos actions. Chaque tâche doit avoir un sens pour le projet et surtout, elle doit être réalisable. Cette stratégie permet de rester focus, et de voir l'évolution des réalisations jour après jour.

• Priorisez vos tâches avec intelligence. Parfois, on a tendance à confondre ce qui est urgent et ce qui est important. Triez les missions, classez-les et apprenez à gérer en priorité les choses qui servent vraiment un but précis.

• Planifiez vos journées, et commencez par la définition des tâches à accomplir. La liste est prête ? Attrapez votre agenda ! Vous pouvez les organiser selon vos contraintes de la journée, de la semaine ou même du mois. En anticipant, vous appréhendez mieux les missions dont vous êtes responsable et vous gérez votre temps en autonomie. 🗓️

• Aménagez des périodes de concentration. Nous n'avons pas tous le même fonctionnement et les mêmes compétences pour avancer en mode multi-tâches. Certaines personnes ont besoin de se mettre en condition pour être plus efficaces. Pendant ces moments, chassez tout objet de distraction et foncez.

• Gérez aussi votre énergie ! Connaître son rythme de travail est une chose importante. Vous n'êtes pas une machine de production. Le cerveau humain surchauffe parfois, laissez-le souffler pour le bien de votre santé mentale. Le travail à la chaîne apporte souvent peu de valeur ajoutée. En pratique, repérez vos phases de plus grande productivité au travail et profitez-en. Repérez aussi les phases plus calmes pour aider votre cerveau à décompresser.

L'organisation collective : le management participatif à la rescousse

Avec une gestion des ressources participative, l'ensemble des collaborateurs s'intègre dans l'organisation de l'entreprise.

• Transmettez votre vision et impliquez les autres salariés. Vous partagez déjà les locaux, partagez aussi les informations ! Si personne ne sait où il va, votre entreprise ressemblera à une troupe de touristes perdus sans guide. Ayez recours à la coopération du groupe. Vous transmettez votre vision, et chacun sait comment participer à l'objectif commun. Résultat ? Plus de motivation, et plus d'efficacité.

• Accordez de l'autonomie et des responsabilités. Il est de temps en temps difficile de déléguer un projet. Mais soyons honnêtes, vous ne pouvez clairement pas tout faire. Un conseil, confiez certaines tâches à d'autres salariés et découvrez comment le travail en autonomie peut améliorer la productivité.

• Favorisez la mise en place de "rituels" collectifs. Il n'est pas question de magie ici, mais bien de rendez-vous de travail. Des réunions, des feedbacks réguliers, des ateliers organisés et des habitudes de communication permettent de renforcer la relation de coopération avec les autres employés et de se réaligner sur l'objectif de l'entreprise.

• Encouragez la communication ouverte. Rien de pire qu'un environnement de travail où personne ne parle… Une communication fluide, voilà l'un des secrets pour le bon fonctionnement d'une collaboration professionnelle. Les messageries internes peuvent être pratiques, mais établissez quelques règles au risque de vous retrouver noyé sous les informations.

Et, bien, utiliser les outils pertinents pour vous assister au quotidien. Mais ça, on vous en reparle plus tard dans cet article !

13 bonnes pratiques d'organisation pour viser la qualité de vie au travail

Les pratiques sont nombreuses. Et toutes ne correspondront pas à votre poste ou à votre entreprise. Mais nous pouvons dégager quelques tendances intéressantes et vous donner quelques conseils.

1 — L’ergonomie de votre poste de travail

Pour être organisé·e et efficace, mais aussi pour pallier les risques professionnels, comme les troubles musculosquelettiques ou les risques psychosociaux, l’environnement physique est très important : position et qualité du matériel informatique, confort de la chaise de bureau sur laquelle vous serez assis·e au moins 7 h par jour… pour être bien dans sa tête, il faut être bien dans son corps.

2 — Le télétravail

Selon Dares analyses, il y aurait 1,8 million de télétravailleurs en France, soit 7 % des salariés.

Le télétravail s’impose comme une nouvelle forme d’organisation qui a de nombreux mérites ; l’employé·e :

• organise son temps de travail, dans le respect des conditions de travail établies par l’employeur,
• gagne du temps sur les déplacements,
• travaille dans un environnement familier et confortable, calme.

Le télétravail est idéal dans les périodes nécessitant un fort besoin de concentration, surtout pour les personnes évoluant en open space. Mais il fonctionne mieux pour certains métiers (par exemple la rédaction, la traduction, le graphisme...).

3 — L’open space

Il peut être bénéfique pour décloisonner les équipes, les faire interagir… attention cependant à établir des règles de bien-vivre ensemble pour que cela ne soit pas contre-productif : dédier un espace pour passer les appels, une pièce pour faire les pauses, etc.

Comme le télétravail, il n’est pas adapté à tous les métiers ni à tous les postes, notamment ceux qui nécessitent beaucoup de concentration ou de confidentialité.

4 — Le flex office

Le flex office désigne une approche où les employés ne sont pas assignés à des bureaux fixes, mais choisissent leur espace de travail en fonction de leurs besoins.

Cela peut inclure des bureaux partagés, des espaces de coworking ou encore leur domicile dans le cadre du télétravail évoqué précédemment.

Les avantages de ce mode d’organisation ?

• la flexibilité, puisque les employés travaillent là où ils se sentent le plus productifs,
• la collaboration accrue grâce à une meilleure interaction entre les équipes,
• une réduction des coûts immobiliers pour les entreprises.

💡 Et le flex office est beaucoup plus facile à mettre en place qu’il n’y paraît, si vous vous appuyez sur les bons outils ! m-work, par exemple, est une solution de gestion de l’espace de travail, permettant aux équipes de réserver en quelques clics leurs bureaux et salles de réunion, mais aussi de déclarer leur télétravail. Le tout conformément aux règles imposées par votre entreprise.

5 — La délégation des tâches

C’est une pratique sous-estimée : par périodes, si vous êtes débordé·e ou vous sentez dépassé·e, vous pouvez déléguer une tâche à un collègue. Votre responsable vous aidera pour celle où vous rencontrez des difficultés, votre homologue sur toute autre, à condition d’avoir du temps disponible.

Il s’agit juste d’oser reconnaître son blocage, de rendre la pareille dès que possible, et de faire confiance !

Déléguer pour ne pas se noyer sous les tâches et s’aider de la matrice RACI pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Téléchargez gratuitement notre modèle de matrice RACI au format Excel :

6 — Le coworking

Si vous êtes freelance, songez au coworking. Il facilite la création d’un réseau et permet de ne pas se sentir isolé·e, de profiter de l’expertise d’autres professionnel·les, de découvrir de nouveaux outils et d’autres façons de travailler. Être indépendant·e ne veut pas dire travailler seul·e.

7 — La planification prudente

Dans tous les cas, éviter la surcharge préserve la productivité en limitant le stress, la fatigue, les erreurs et les baisses de motivation. Si vous ou votre équipe êtes épuisés, vous ne serez pas efficace, et encore moins heureux.

Proposer un plan de charge bien équilibré est la meilleure solution pour anticiper, répartir les tâches et ajuster en fonction d'éventuelles urgences. Une planification bienveillante passe aussi par le respect du rythme physique de chacun.

• On n'échange pas par mail avec les collègues jusqu'à minuit,
• on évite les réunions marathons après 18h,
• et surtout, on respecte le temps de repos nécessaire à la meilleure efficacité !

8 — La fin du multitasking ☞ une tâche à la fois

Faites une seule chose à la fois pour ne pas vous éparpiller et justement, prendre plus de temps que nécessaire. Et alternez les types de tâches pour casser la routine ; votre cerveau a besoin d’être stimulé. C’est fini le travail à la chaîne !

9 — L’importance de la priorisation

Selon Ronan Berthelot, consultant et auteur de Journée efficace, il faut séparer les tâches courantes des objectifs de fond : « Nous avons tendance à intégrer les tâches courantes dans notre emploi du temps sans nous demander s’il y a un intérêt réel à les exécuter ».

Les tâches secondaires sont simplement repoussées, parfois elles deviennent même inutiles.

10 — La coupure avec toute source de distraction

Téléphone, chat, boîte mail… vous dites avoir besoin de concentration mais jetez un œil à votre mobile à la moindre notification ? Les messages peuvent bien attendre la pause. Les interruptions répétées vous font perdre un temps précieux et ajoutent du stress à votre journée déjà bien remplie.

11 — Les bienfaits de la pause

Loin d’être une perte de temps, elles accordent de l’espace à votre cerveau pour digérer ce qu’il vient de lire, d’apprendre, prendre du recul sur le travail fraîchement accompli, réaliser un oubli éventuel, et simplement… faire une transition, se divertir pour mieux attaquer la suite. Ne pas en faire, c’est justement perdre du temps, de la concentration et de la motivation.

12 — Stop à la réunionite aiguë

Nous passons entre 3 et 6 semaines par an en réunion. Outre la perte de temps, il y a le nombre de personnes conviées qui n’ont pas lieu d’être et la sursollicitation de certaines qui y passent leur vie, et cela pour des résultats parfois peu probants. Ayez recours aux réunions chronophages le moins souvent possible et calez-les sur des horaires encourageant la concision (avant la pause déjeuner ou en fin de journée).

13 — Adoptez les bons outils

Agenda, gestionnaire de tâche, application pour la prise de notes, espace de stockage et de partage des documents, CRM… les bons outils peuvent faire gagner un temps précieux.

L’important est qu’ils correspondent aux besoins de ceux qui s’en servent (la direction doit laisser les utilisateurs potentiels les choisir et les tester), et qu’ils répondent à un usage à la fois individuel et collectif.

Pour éviter l’éparpillement et simplifier l’organisation au travail, on recommande aussi d’éviter de multiplier les logiciels et d’opter plutôt pour des solutions tout-en-un. C’est ce que propose par exemple Google Workspace, suite complète d’applications (messagerie, feuilles de calcul, traitement de texte, gestion documentaire, etc.) simplifiant la collaboration et le partage de fichiers en temps réel. Et grâce à leur hébergement dans le cloud, tous ces outils sont accessibles en tout lieu et à tout moment (pratique pour les salariés en télétravail !).

Google Workspace

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La technologie au service des nouveaux usages

Les logiciels en mode SaaS, sur abonnement, à la carte, modulables, sont dans l’air du temps. Flexibles, évolutifs, ils répondent aux nouveaux besoins des entreprises, que ce soit en management ou en exécution.

Ressources humaines, gestion de projet, comptabilité, gestion commerciale ou encore communication interne, de nombreuses solutions existent pour vous aider à mieux vous organiser et avoir une visibilité sur le travail accompli, les objectifs, les ressources à disposition.

• Par exemple, un réseau social d’entreprise (RSE) donne un espace à vos collaborateurs pour échanger en temps réel de la documentation, des informations et des connaissances, dans un esprit d’intelligence collective. La tendance est au décloisonnement.
• Un gestionnaire de tâches vous permet de lister tout ce que vous avez à faire, d’indiquer des priorités, des sous-tâches dépendantes, et de les attribuer au bon collaborateur. Le planning est alors visualisable par personne et par équipe, afin de voir l’avancement de tous et d’envisager des ajustements.
• Un CRM adapté assure la centralisation de toutes les données clients pour les équipes commerciales, marketing, support, qui bénéficient ainsi de toutes les informations à jour pour organiser de façon pertinente les prochaines actions.

Les possibilités sont infinies. Recherchez les défauts organisationnels au sein de votre structure ou dans votre travail quotidien. Quels sont les facteurs de stress ? Les points bloquants ? Parfois, avec un minimum d’investissement dans le bon outil, adapté au besoin et au type d’entreprise, le gain en temps, et donc en argent, est indéniable.

💡 Consultez notre annuaire et notre magazine pour trouver des idées pour optimiser votre organisation, et tester quelques solutions en version d’essai. Vous n’avez rien à perdre, tout à gagner !

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Organisation au travail et efficacité

Une organisation du travail bien pensée est essentielle pour allier performance et bien-être au sein de l'entreprise. En adoptant des pratiques adaptées, tant au niveau individuel que collectif, et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez non seulement améliorer la productivité mais aussi créer un environnement propice à l'épanouissement de vos équipes.

La flexibilité, la planification stratégique et l'adoption des nouvelles technologies sont autant de leviers qui, mis en œuvre de manière concertée, permettent de maximiser l'efficacité tout en préservant l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. N'oubliez pas : une organisation optimale est la clé du succès durable.