Pour booster les performances des salariés, créez un planning travail efficace

Vous managez une entreprise ou pilotez le département RH d’une organisation ? Vous travaillez à votre compte et gérez plusieurs équipes ? L’utilisation d’un planning travail est essentielle pour structurer l’organisation de vos activités, avoir une bonne gestion des temps et les diverses missions que doivent mener vos équipes.

Mais comment faire en sorte que cet outil soit réellement performant ? Dans cet article, nous allons vous expliquer comment créer un planning travail efficace, pour booster votre productivité. 💪 Vous découvrirez également les avantages considérables de l’utilisation de logiciels en ligne, qui vous permettront de modifier votre planning de travail à volonté et de collaborer facilement avec vos équipes sur plusieurs projets parallèles.

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Qu’est-ce qu’un planning travail ?

Au sein d’une entreprise, le planning travail est un outil de gestion clé. Non seulement il permet d’organiser les heures de travail des salariés, mais il garantit également le respect des durées légales de travail (ainsi que les temps de repos et les temps de pause).

En effet, un temps de travail correctement réparti aide à mener à bien de nombreux projets. Grâce à un planning travail adéquat, les managers ont la possibilité de maximiser la productivité de leurs collaborateurs.

Définition d’un planning travail

Le planning travail est un document détaillé sur lequel figurent les heures de travail des salariés. Au sein d’une entreprise, les horaires de travail sont établis unilatéralement par l’employeur. C’est à lui seul qu’incombe la responsabilité de fixer les jours et les horaires de travail pour chaque collaborateur ou salarié.

Ainsi, l’employeur détermine le début et la fin de la journée de travail, ainsi que la répartition des heures sur la semaine. 📅

Planning travail : qu’en dit la loi ?

Selon l’article L.3171-1 du Code du travail, le planning travail garantit le respect des durées légales de travail et de repos imposées par la loi. Daté et signé par l’employeur (ou un tiers désigné), le planning travail doit être affiché en caractères lisibles et de façon apparente sur le lieu de travail concerné.

☝️ Toute modification du planning travail doit faire l’objet d’un affichage préalable.

Enfin, l’employeur doit transmettre à l’inspecteur du travail un double du planning travail et des rectifications apportées.

Dans le cas d’un dispositif d’aménagement du temps de travail, l’employeur doit indiquer :

• le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l’accord ou le décret,
• ainsi que la répartition et le temps de travail pour chaque semaine incluse à cette période de référence.

Les salariés concernés par ce dispositif doivent être prévenus des changements d’horaires éventuels, et ce, dans un délai raisonnable fixé à 7 jours (en l’absence de dispositions conventionnelles).

👉 Le non-respect de ces règles entraîne des sanctions financières, notamment une amende de 750 € si le planning travail n’est pas affiché et une peine d’un an d’emprisonnement et d’une amende de 37 500 € si l’employeur refuse de communiquer le planning travail à l’inspecteur du travail.

Les différents types de planning travail

Les plannings travail varient considérablement en fonction du secteur d’activité, des postes et missions de chaque membre de l’équipe, ainsi que de la localisation géographique de l’entreprise.

• Le planning horaire à la semaine, par exemple, permet de répartir les heures de travail sur une semaine du lundi au dimanche. Ce planning hebdomadaire permet également de superviser la durée maximale hebdomadaire de travail prévue par la réglementation en vigueur.
• Le planning horaire mensuel, quant à lui, offre une vue d’ensemble du temps de travail sur un mois. Il peut également simplifier le calcul de la rémunération des salariés.
• Enfin, le planning horaire journalier permet une répartition des heures de travail durant une journée entière.

Chacun de ces types de planning peut offrir des avantages, mais il est important de prendre le temps de déterminer quel type de planning travail convient le mieux à vos besoins avant de faire un choix.

☝️ On n’oublie pas non plus le planning à l’échelle de l’entreprise pour suivre les congés et absences de chaque personne, et adapter l’organisation au mieux !

Pourquoi est-il important d’avoir un planning travail ?

Les 4 avantages d’un planning travail efficace

Prévoir les besoins et les disponibilités

Une meilleure prestation de services aux clients repose sur des collaborateurs présents au bon endroit et au bon moment. Définissez le nombre d’employés dont vous avez besoin pour le travail à effectuer, répartissez les charges de travail et prévenez les risques de surcharge de travail !

Gérer plus facilement les questions relatives à la productivité des employés

Lorsque le planning travail des employés est correctement organisé, le suivi de leur activité ne pose aucun problème.

Les managers peuvent constater les retards répétés, les absences trop fréquentes et discuter de ces problématiques avec leurs employés pour trouver des solutions.

Garder un œil sur les heures supplémentaires

Le recours régulier aux heures supplémentaires n’est pas considéré comme une pratique de travail judicieuse, tant sur le plan éthique que sur celui de la productivité des collaborateurs. Cela entraîne généralement des dépenses supplémentaires et de la fatigue (voire un burn-out) au sein de vos équipes. Grâce à un planning travail adéquat, vous évitez les litiges, la frustration et le mécontentement.

Améliorer la productivité de son équipe

Au moment de définir le planning travail de vos collaborateurs, répartissez équitablement la charge de travail et attribuez les plages horaires qui correspondent, a fortiori, aux compétences et aux missions de vos équipes. Ainsi, vous pourrez être sûr que chaque équipe de travail fera de son mieux pour assurer la réussite du projet.

Les conséquences d’un manque de planification

La désorganisation peut causer des problèmes considérables dans les entreprises, notamment lorsqu’il s’agit de tâches récurrentes comme la mise en place des plannings travail. Cette situation a un impact direct sur le bien-être des salariés au travail.

Par conséquent, cela peut également affecter la qualité du service à la clientèle et les performances globales de l’entreprise. En effet, une organisation mal gérée peut entraîner des retards dans les projets, une perte de productivité, ainsi qu’une augmentation du stress pour les collaborateurs.

Ces facteurs peuvent avoir des répercussions négatives sur la satisfaction du client et la réputation de l’entreprise. Il est donc essentiel pour les entreprises de veiller à une organisation efficace et cohérente pour garantir la fidélisation de leurs employés, la rétention de leurs clients et la pérennité de leurs activités.

Comment créer un planning travail efficace en seulement 3 étapes ?

Étape 0 : avant de se lancer

Lorsqu’il s’agit d’établir un planning travail efficace, la première étape consiste à déterminer les besoins de l’entreprise. Cela implique de se concentrer sur certains éléments comme :

• Le nombre de salariés nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise ;
• Les plages horaires à couvrir et les besoins spécifiques pour chaque tranche horaire ;
• Les pics ou les creux d’activité.

Une fois cette réflexion menée, il est possible d’établir un planning travail adapté à la situation de l’entreprise. Selon les besoins spécifiques, le planning peut être ajusté de façon hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

Les options qui s’offrent aux employeurs sont multiples, allant d’un simple planning travail à un agenda de travail, en passant par un tableau d’organisation du travail ou encore un planning issu d’un logiciel de gestion de planification.

🤓 Quoi qu’il en soit, c’est sur la base d’un planning travail précis et organisé, que les collaborateurs peuvent avoir une vue d’ensemble de leurs missions, travailler efficacement et atteindre les objectifs fixés.

Étape n° 1 : définir des objectifs clairs et atteignables

Un planning travail permet de planifier les activités et les tâches de vos employés, ainsi que leurs congés et absences. Cela permet une meilleure répartition des tâches au sein de l’équipe et offre plusieurs avantages :

• Une vue d’ensemble sur l’avancement d’un projet en cours.
• La possibilité de comparer les objectifs atteints avec ceux initialement prévus.
• Une meilleure visibilité concernant les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs fixés.
• L’anticipation des congés et des absences des employés, pour optimiser le temps de travail de chaque salarié.

Étape n° 2 : intégrer les actions à mener au planning travail

Une fois que vous avez clairement défini les objectifs de votre planning travail, il est temps de passer à la répartition de ces objectifs en tâches et sous-tâches. Si vous avez connaissance d’une date de fin (ou deadline) pour votre projet, vous devez intégrer les actions à mener dans votre planning travail, en fixant des dates précises pour chaque tâche.

Il est important de répartir ces tâches en fonction de la durée de votre projet et de la disponibilité de vos employés, en établissant un planning hebdomadaire ou mensuel, voire annuel, pour les projets de plus longue durée. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps et de vous assurer que chaque phase du projet est réalisée dans les délais impartis.

Étape n° 3 : prioriser les actions à mener

Le temps alloué à chaque tâche est un élément clé à prendre en compte. Afin de garantir une productivité optimale de vos salariés, il est recommandé de planifier chaque temps fort du projet de manière précise, et de définir le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche.

Une autre méthode consiste à établir une hiérarchie des actions à mener, en accordant une importance spécifique à chacune d’entre elles. L’attribution d’un code couleur à chaque mission est un moyen pratique de faciliter la compréhension des enjeux et des priorités pour vos collaborateurs.

Une fois que votre planning travail est prêt, vous pouvez procéder à la répartition des tâches au sein de votre équipe. Cela permet à chacun de connaître ses objectifs et missions.

Les outils pour simplifier la création d’un planning travail

Les modèles et exemples Excel de planning travail à utiliser

Si vous êtes à la recherche d’un modèle de planning Excel, vous pouvez télécharger gratuitement nos modèles modifiables et prêts à l’emploi ci-dessous.

Ainsi, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur le calendrier de vos équipes et la disponibilité de vos collaborateurs. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, cet outil peut vous aider à mieux gérer votre temps et vos ressources.

Les applications et logiciels de planning travail

Les tableaux Excel sont certes, un bon point de départ pour la planification des activités de vos collaborateurs, mais ils restent cependant assez limités et chronophages, surtout si vous dirigez une PME ou êtes manager dans une grande entreprise.

Dans ce cas là, vous devriez opter pour un logiciel de planification en ligne, davantage adapté à vos besoins. Cela vous permettra de réduire considérablement le temps consacré à la planification des tâches de chacun. On vous a listé les principaux types de logiciels adaptés à une bonne planification de travail :

👬 Les logiciels RH, qui facilitent la gestion d’un planning travail, tout en tenant compte des règles légales et conventionnelles en vigueur, mais trop complet si l’on veut simplement gérer les planning collaborateurs ;

🖥 Les logiciels destinés à la gestion des congés et temps de travail, qui sont plus ciblés et qui incluent un module de plannings travail ;

📱 Les logiciels de pointage, les plus adaptés puisqu’ils incluent un outil de planning travail connectée à une pointeuse digitale sur mobile, qui collecte en temps réel les activités de vos collaborateurs.

🛠️ Exemple de logiciel : Factorial Gestion des plannings. Logiciel RH complet, Factorial Gestion des plannings permet d’organiser simplement les heures de travail de vos collaborateurs, qu’importe la taille de votre entreprise. Côté fonctionnalités, on retrouve la planification automatique des horaires selon différents critères (disponibilités par exemple) ainsi que la gestion centralisée des données des salariés (congés, absences, etc.). Suivez aussi en temps réel leurs heures de travail et leur productivité pour réajuster au besoin les plannings. En somme, avec cet outil, vous gagnez en efficacité, tout en œuvrant à la rentabilité de l’entreprise !

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Nos 3 derniers conseils pour tenir son planning de travail

L’élaboration d’un planning travail inclut trois notions élémentaires que sont :

• la flexibilité,
• la transparence,
• et la responsabilité.

Un planning flexible permet d’éviter que les membres de l’équipe ne soient submergés par une charge de travail quotidienne trop lourde. La transparence est un autre élément crucial, car chaque membre de l’équipe doit connaître ses missions et attributions, que ce soit dans le cadre d’un projet individuel ou en groupe.

Enfin, la notion de responsabilité est également importante : chaque membre de l’équipe doit assumer ses responsabilités, qu’il parvienne (ou non) à accomplir ses tâches dans les délais impartis. Il est donc essentiel pour tout manager de comprendre comment élaborer un planning travail qui répond à ces critères.

En définitive, un bon planning travail doit être suffisamment souple pour permettre aux membres de l’équipe de travailler sur place ou à distance, tout en permettant à chacun de savoir ce qu’il doit faire et à quel moment précis. Last but not least, le planning travail idéal doit garantir, autant que possible, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle pour chaque collaborateur.