Comment faire un planning de travail efficace pour organiser le calendrier de vos employés ? (+ 3 modèles)

Vous managez une entreprise ou pilotez le département RH d’une organisation ? Vous travaillez à votre compte et gérez plusieurs équipes ? L’utilisation d’un planning de travail est essentielle pour structurer l’organisation de vos activités ainsi que les diverses missions de vos collaborateurs.

Mais comment assurer la réelle performance de cet outil ?

Pour vous accompagner dans votre quête de productivité, on vous fournit dans cet article un modèle de planning sur Excel, puis on vous explique comment créer le vôtre. Vous découvrirez également les avantages considérables à retirer de l’utilisation de logiciels en ligne, tant en termes de souplesse que de collaboration.

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Qu’est-ce qu’un planning de travail ? Définition

Le planning de travail désigne un document détaillé sur lequel figurent les heures de travail des salariés. Au sein d’une entreprise, le planning de travail définit un outil de gestion clé. Non seulement il permet d’organiser les heures des salariés, mais il garantit également le respect des durées légales de travail (ainsi que les temps de repos et les temps de pause).

En d’autres termes, un planning de travail bien construit aide à maximiser la productivité des collaborateurs.

💡 Au sein d’une entreprise, les emplois du temps sont établis unilatéralement par l’employeur. C’est à lui seul qu’incombe la responsabilité de fixer les jours et les heures pour chaque collaborateur ou salarié.

Ainsi, il détermine le début et la fin de la journée de travail, ainsi que la répartition des heures sur la semaine.

3 types de planning de travail et leurs modèles à télécharger

Si vous êtes à la recherche d’un exemple de planning de travail sur Excel, on vous invite à télécharger gratuitement nos modèles modifiables et prêts à l’emploi, disponibles ci-dessous.

Ainsi, vous profiterez d’une vue d’ensemble sur le calendrier de vos équipes et la disponibilité de vos collaborateurs. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, cet outil vous aidera à mieux gérer votre temps et vos ressources.

Modèle n°1 : la fiche d'heures mensuelle Excel

Si vous cherchez une visibilité mois par mois, dans Excel ou Google Sheet, ce modèle de fiche d'heures vous sera utile :

Modèle n°2 : la fiche d'heures hebdomadaire Word

Vous préférez un format Word, et une vision hebdomadaire ? Alors c'est ce modèle qu'il vous faudra :

Modèle n°3 : le planning projet

Enfin, si vous travaillez en mode projet et que vous cherchez une planification par projet, notre modèle de planning projet est fait pour vous :

Comment faire un planning de travail efficace en seulement 3 étapes ?

Étape 0 : avant de se lancer

Lorsqu’il s’agit d’établir un planning travail efficace, la première étape consiste à déterminer les besoins de l’entreprise. Elle implique de vous concentrer sur certains éléments comme :

• le nombre de salariés nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation ;
• les plages horaires à couvrir et les besoins spécifiques pour chacune de ces tranches horaire ;
• les pics ou les creux d’activité.

Une fois cette réflexion menée, il est possible d’établir un planning travail adapté à la situation de l’entreprise. Selon les cas de figure, il sera ajusté de façon hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

💡 On dénombre de multiples options offertes aux employeurs, allant d’un simple planning à un agenda de travail, en passant par un tableau d’organisation ou encore un planning issu d’un logiciel de gestion de planification.

Étape n° 1 : définir des objectifs clairs et atteignables

Vient ensuite le moment de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce planning de travail.

S’agit-il :

• de disposer d’une vue d’ensemble sur l’avancement d’un projet en cours ?
• d’obtenir une meilleure visibilité concernant les ressources nécessaires à la réalisation des missions de l’entreprise ?
• d’anticiper les congés et les absences des employés, en vue d’optimiser leur temps de travail ?

Étape n° 2 : intégrer les actions à mener au planning travail

Une fois les objectifs de votre planning travail clairement définis, il est temps de passer à la répartition de ces objectifs en tâches et sous-tâches. Si connaissez l’échéance (ou deadline) de tel projet ou mission, il convient d’intégrer les actions à mener dans votre planning travail en fixant des dates précises permettant de tenir ces délais.

☝️ Il importe de répartir ces tâches en fonction de la durée de votre projet et de la disponibilité de vos employés, en établissant un planning hebdomadaire ou mensuel (voire annuel pour les projets de plus longue durée). De cette façon, vous gèrerez plus efficacement votre temps, conformément aux échéances.

Étape n° 3 : prioriser les actions à mener

Le temps alloué à chaque tâche constitue un élément clé à prendre en compte. Afin de garantir une productivité optimale de vos salariés, on vous recommande de planifier chaque temps fort du projet de manière précise, et de définir le nombre d’heures nécessaire à la réalisation de chaque tâche.

💡 Une autre méthode consiste à établir une hiérarchie des actions à mener, en accordant une importance spécifique à chacune d’entre elles, par exemple au moyen d’un code couleur.

Une fois votre planning travail prêt, procédez à la répartition des tâches au sein de votre équipe. Ainsi, chaque collaborateur connaîtra précisément ses objectifs et missions.

Pourquoi utiliser un logiciel pour élaborer un planning de travail ?

Avantages des solutions de planning travail professionnelles

Gérer un planning de travail à la main s’avère souvent risqué. Entre les oublis, les erreurs de saisie et les modifications de dernière minute, la gestion manuelle montre vite ses limites.

Un logiciel de planification, lui, fournit une vision claire des horaires, des tâches et des disponibilités. Il simplifie aussi la répartition du travail entre les équipes.

Avec cet outil, il devient possible :

• de structurer vos emplois du temps en quelques clics ;
• de prendre en compte les règles légales et conventionnelles en vigueur ;
• d’anticiper les conflits d’agenda ;
• d’ajuster la charge de travail en temps réel ;
• de partager facilement le planning avec l’ensemble des collaborateurs

Les solutions numériques intègrent souvent des fonctionnalités collaboratives. Chaque membre de l’équipe accède au même calendrier, et les mises à jour sont visibles immédiatement, ce qui évite les doublons ou les oublis.

Un bon outil de gestion du temps propose également des modèles de planning adaptés à chaque métier. Vous démarrez avec une structure prête à l’emploi, puis vous la personnalisez selon vos besoins.

Enfin, un planning digital centralise toutes les informations. En d’autres termes, finis les fichiers Excel dispersés ou les impressions papier obsolètes !

Exemples de logiciels

• Logiciel RH complet, Factorial Gestion des plannings permet d’organiser simplement les heures de travail de vos collaborateurs, qu’importe la taille de votre entreprise. Côté fonctionnalités, on retrouve la planification automatique des horaires selon différents critères (disponibilités par exemple) ainsi que la gestion centralisée des données des salariés (congés, absences, etc.). Suivez aussi en temps réel leurs heures de travail et leur productivité pour réajuster au besoin les plannings.
  
  
• Kelio est aussi une solution SIRH globale. Elle inclut le module Kelio Gestion des temps, un logiciel conçu, entre autres, pour élaborer votre planning du personnel. Grâce à ses multiples fonctionnalités avancées, comme son système d’alerte en cas de non-respect des contraintes légales ou la planification automatique, vous gagnez du temps tout en pilotant plus intelligemment vos ressources. De plus, votre planning est complètement personnalisable, au niveau de sa structure comme de son apparence.
  
  
• Planning Moduleo, quant à lui, est un logiciel 100 % consacré à la planification, qu’il s’agisse de celle du personnel, des véhicules ou des équipements. Outil collaboratif d’organisation du temps de travail, il dispose d’une interface intuitive et de plusieurs vues vous permettant d’élaborer votre planning sans friction. Configurable, Planning Moduleo propose aussi une application mobile pour Android et iOS, bien pratique si vous souhaitez gérer vos agendas même en déplacement.

Planning de travail : que dit la loi ?

Considérations légales sur les plannings de travail

Selon l’article L.3171-1 du Code du travail, le planning de travail garantit le respect des durées légales de travail et de repos exigées par la loi. Daté et signé par l’employeur (ou un tiers désigné), il doit être affiché en caractères lisibles et de façon apparente sur le lieu de travail concerné.

☝️ Toute modification du planning travail implique également un affichage préalable.

Cependant, sauf accord ou convention spécifique, la loi n’impose pas de délai pour communiquer ce planning aux équipes. Mais par souci de bien-être des salariés, on recommande un minimum de 7 jours.

Par ailleurs, dans le cas d’un dispositif d’aménagement du temps de travail, l’employeur est tenu d’indiquer :

• le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l’accord ou le décret ;
• la répartition et le temps de travail pour chaque semaine incluse à cette période de référence.

Dans ce contexte, en cas de changement d’horaire, il est obligatoire de prévenir les salariés concernés dans un délai raisonnable fixé à 7 jours (en l’absence de dispositions conventionnelles).

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations légales ?

Le non-respect de l’obligation d’affichage du planning de travail entraîne des sanctions financières, notamment une amende s’élevant jusqu’à 750 €.

Par ailleurs, l’employeur qui refuserait de communiquer le planning à l’inspecteur du travail encoure une peine d’un an d’emprisonnement et une amende de 37 500 €.

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Nos 3 derniers conseils pour tenir son planning de travail

L’élaboration d’un planning travail inclut trois notions élémentaires que sont :

• la flexibilité ;
• la transparence ;
• la responsabilité.

Avec un planning flexible, vous évitez que les membres de l’équipe ne soient submergés par une charge de travail quotidienne trop lourde. La transparence constitue un autre élément crucial, car chaque membre de l’entreprise doit connaître ses missions et attributions, que ce soit dans le cadre d’un projet individuel ou en groupe.

La notion de responsabilité importe également : chaque salarié est tenu d’assumer ses responsabilités, qu’il parvienne (ou non) à accomplir ses tâches dans les délais impartis. Il est donc essentiel, pour tout manager, de comprendre comment élaborer un planning travail satisfaisant ces critères.

Enfin, last but not least, le planning de travail idéal garantit, autant que possible, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle pour chaque collaborateur.